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Controle de caixa: Qual a importância para o negócio?

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 12 dezembro, 2019

A saúde financeira de uma empresa é essencial para promover o seu crescimento, permitir investimentos e, até mesmo, garantir a sua sobrevivência. Para isso, é recomendável que o gestor adote algumas boas práticas de acompanhamento dessa área, sendo que uma das principais é o controle de caixa.

Entenda mais sobre o assunto e como ele pode ajudar sua empresa a se desenvolver ainda mais, evitando prejuízos.

Conceito de controle de caixa

O controle de caixa é um procedimento administrativo muito simples. Para que ele aconteça, o gestor ou responsável por essa atividade deve registrar todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente na empresa.

Sua principal função é fazer com que a pessoa que analisa o controle veja rapidamente a situação atual do caixa. Ou seja, ela consegue identificar o dinheiro que está à disposição do negócio naquele momento, bem como as fontes recentes de receitas ou despesas.

Outra função do controle de caixa é permitir uma análise rápida dos resultados da empresa. As informações sobre fluxo de caixa diário, ou até do mês, já apontam se o negócio está caminhando rumo ao lucro ou ao prejuízo nesse período.

Diferença entre controle e fluxo de caixa

O fluxo de caixa parte do mesmo princípio que o controle de caixa. No varejo, tem como objetivo mostrar todas as entradas e saídas, mas é um procedimento mais detalhado, pois considera outras fontes além do dinheiro disponível na empresa.

Fluxo de caixa

Incluem-se no cálculo de fluxo de caixa financeiro os saldos das contas bancárias do negócio, os pagamentos realizados, bem como os compromissos financeiros e as dívidas que o negócio precisa honrar. Portanto, esse procedimento realmente mostra todos os recursos que a empresa possui. 

Controle de caixa

Já o controle diário de caixa tem uma função imediata. Ele ajuda na gestão financeira do dia a dia, mas ainda é um indicativo importante. Se a empresa, constantemente, registra mais saídas do que entradas em um dia, o administrador deve prestar atenção a isso. O ideal é elaborar um plano estratégico para resolver esse problema.

Assim, o gestor que faz o controle de caixa fica atento a essas situações. Se ele gerencia uma loja e percebe que, naquela semana, o movimento está atipicamente baixo, pode elaborar alternativas para chamar a atenção dos clientes. O que tem o potencial de aumentar as vendas e, consequentemente, as entradas.

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Por que fazer o controle de caixa?

Existem alguns motivos que justificam a importância de fazer um bom controle de caixa. Elaboramos cada um deles abaixo:

Gerenciamento de gastos

Todo negócio precisa gastar para ganhar, e isso é fato. O problema é que muitas empresas perdem a noção de suas despesas e assumem gastos incompatíveis com as suas receitas. O resultado é um balanço que registra o prejuízo ou os lucros decrescentes ao final de cada período.

O primeiro passo para solucionar essa situação é o gerenciamento dos gastos. O controle de caixa obriga o registro de cada despesa realizada ao longo do dia. Assim, o gestor consegue visualizar os fatores que consomem os recursos financeiros da empresa. Deste modo, é possível cortar os gastos excessivos.

Controle financeiro

Depois de descobrir qual é o destino do dinheiro, o gestor precisa analisar cada saída. É essencial identificar despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas para equilibrar novamente o orçamento e garantir a lucratividade do negócio.

Nesse momento, a palavra de ordem é controle. É necessário resistir ao impulso de realizar gastos desnecessários, ser firme para cortar despesas e conscientizar as pessoas de que a saúde financeira da organização favorece a todos.

Planejamento financeiro

A prática de realizar o controle de caixa durante um período mais extenso facilita o planejamento financeiro. Ele funciona como um diagnóstico, que mostra ao gestor quais são as receitas e as despesas médias referentes a um dia, semana ou mês, tornando o movimento de caixa previsível.

Essa previsibilidade é a base para um bom planejamento. Deste modo, o gestor tem ideia do que esperar em termos de receita e lucro, inclusive quanto às variações sazonais. Com isso, ele pode programar investimentos para promover o crescimento do negócio ou torná-lo mais lucrativo.

Apoio à tomada de decisão

Finalmente, o controle de caixa fornece dados importantes para a tomada de decisão. Ele mostra a movimentação da empresa e a tendência do mercado, o que pode sinalizar se é hora de investir sem medo em um projeto ou ser mais cauteloso.

Além disso, o controle de caixa mostra o resultado imediato de iniciativas pontuais. O impacto de promoções, as liquidações e as ações de marketing no faturamento podem ser vistos rapidamente por meio desse instrumento. Ele é, portanto, uma boa fonte de avaliação nesses casos.

Como fazer um bom controle de caixa?

Sem uma noção clara da situação financeira da empresa, começam a surgir  problemas como gastos indevidos e decisões tomadas sem um bom fundamento em dados.

Para gerenciamento preciso e simples você pode contar com um sistema de controle de caixa. Os softwares de gestão (Enterprise Resource Planning, ou ERPs) centralizam todas as informações financeiras do negócio.

O ERP automatiza uma série de tarefas, dentre elas: compra, venda, pagamentos e recebimentos são registradas instantaneamente. Isso facilita a elaboração do controle de caixa e o conhecimento sobre a situação e a saúde financeira do negócio. O software também é útil para analisar o fluxo de caixa. 

Isso porque ele permite fazer a conciliação de dados de faturamento, estoque, departamento financeiro, extratos bancários, entre outros. O resultado é um relatório preciso e consistente, gerado rapidamente e pronto para ser usado na tomada de decisão.

Novidades em tecnologia

A tecnologia cada vez mais facilita a rotina de trabalho e auxilia no desenvolvimento dos negócios. Por isso, é sempre bom se manter informado sobre as novidades dessa área. 

Entenda mais sobre como uma solução tecnológica pode ajudar a alavancar seu negócio de ajuda a conquistar o sucesso da sua empresa.

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