Entenda o que é GFIP e como ela pode causar transtornos nas empresas

A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) é um documento pelo qual se recolhem recursos que geram benefícios ao trabalhador. Realizar o pagamento adequado dela, dentro do prazo, é essencial para toda empresa que deseja ter uma boa gestão fiscal a fim de se manter regularizada junto aos órgãos de fiscalização.

Para ajudar você a solucionar dúvidas sobre como essa guia funciona, separamos um pequeno guia com informações sobre ela. Acompanhe!

O que é a GFIP e como ela funciona?

A GFIP é um instrumento pelo qual se recolhe o valor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) de cada trabalhador. Ela contém informações a respeito de vínculos empregatícios e de remunerações, que são produzidas pelo sistema/aplicativo SEFIP.

A Lei Nº 9.528, de 10 de dezembro de 1997, obrigou as organizações a repassarem ao INSS informações sobre fatos geradores de contribuições previdenciárias e outras que integram a base de dados usada para cálculo e concessão de benefícios previdenciários.

A GFIP passou a ter relevância a partir do Decreto nº 3.048, de 06 de maio de 1999. Ele trouxe orientações e normas a respeito da necessidade e obrigação de se apresentar essa guia.

Quem precisa entregar a GFIP?

É preciso ressaltar que, desde janeiro de 1999, toda pessoa jurídica ou pessoa física precisa cumprir com a obrigação dessa guia, conforme:

  • esteja sujeita a recolher FGTS, de acordo com a Lei 8.036, de 11 de maio de 1990 (e legislação posterior);
  • esteja sujeita às contribuições e ou informações repassadas à Previdência Social, conforme a Lei nº 8.212 e a Lei nº 8.213, ambas de 24 de julho de 1991 (e legislação posterior).

Na GFIP, deve-se informar dados dos trabalhadores e da organização, bem como os fatos geradores de contribuições previdenciárias. Também é preciso transmitir os valores devidos ao INSS, as remunerações dos funcionários e a quantia que será recolhida para o FGTS.

Mesmo se não houver recolhimento para FGTS, a empresa precisa entregar a GFIP. Nessa situação, ela será declaratória, tendo informações cadastrais econômicas e financeiras que interessam à Previdência Social.

Aliás, quando não há informações que devem ser prestadas à Previdência Social e tampouco há recolhimento ao FGTS, o contribuinte ou empregador deverá enviar, por meio do sistema Conectividade Social, um arquivo SEFIPCR.SFP.

Esse item deve ter indicativo de ausência de fato gerador, ou seja, inexistência de movimento. Isso é feito na tela de abertura do movimento, após escolher o código 115 (Recolhimento ao FGTS e Informações à Previdência Social). Haverá um campo “Ausência de Fato Gerador (Sem Movimento)” para ser assinalado e dar prosseguimento ao processo.

Vale destacar que esse arquivo precisa ser enviado para a primeira competência da ausência de informações. Nesse caso, dispensando-se o repasse para competências posteriores até existir um fato gerador de contribuição previdenciária ou fatos determinantes que incorram no recolhimento ao FGTS.

Qual é o prazo de entrega?

A GFIP deve ser enviada ou recolhida até o dia 7 do mês subsequente em que a remuneração foi creditada/paga (Art. 15, da Lei 8.036/1990). Também quando se tornou devida ao funcionário ou ocorreu outro fato gerador relacionado à contribuição para a Previdência Social.

Se não houver expediente bancário nessa data limite, é necessário antecipar a entrega para o dia anterior em que haja expediente bancário.

Quais são os principais transtornos que ela pode trazer às empresas?

Quem enviar a GFIP depois do prazo, apresentá-la com erros (omissões e incorreções) ou deixar de apresentá-la está sujeito a multas, previstas na Lei nº 8.212/1991:

Art. 32-A.  O contribuinte que deixar de apresentar a declaração de que trata o inciso IV do caput do art. 32 desta Lei no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões será intimado a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às seguintes multas: (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).  (Vide Lei nº 13.097, de 2015)   (Vide Lei nº 13.097, de 2015)

I – de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas; e (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

II – de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento), observado o disposto no § 3º deste artigo. (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

§ 1º Para efeito de aplicação da multa prevista no inciso II do caput deste artigo, será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para entrega da declaração e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento. (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

§ 2º Observado o disposto no § 3º deste artigo, as multas serão reduzidas: (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

I – à metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

II – a 75% (setenta e cinco por cento), se houver apresentação da declaração no prazo fixado em intimação. (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

§ 3º A multa mínima a ser aplicada será de: (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

I – R$ 200,00 (duzentos reais), tratando-se de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária; e (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

II – R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos. (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009).

No Art. 32-C, há ainda menção à Lei nº 8.036/1990, que especifica sanções financeiras por erros, não pagamento ou atraso na quitação do valor devido ao FGTS:

§ 6º Os valores não pagos até a data do vencimento sujeitar-se-ão à incidência de acréscimos e encargos legais na forma prevista na legislação do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza para as contribuições de caráter tributário, e conforme o art. 22 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990, para os depósitos do FGTS, inclusive no que se refere às multas por atraso. (Incluído pela Lei nº 12.873, de 2013)  (Vigência)

Também é preciso conferir o Art. 22, da Lei Nº 8.036/1990, que traz mais considerações em relação a multas. Veja melhor a seguir:

 Art. 22. O empregador que não realizar os depósitos previstos nesta Lei, no prazo fixado no art. 15, responderá pela incidência da Taxa Referencial – TR sobre a importância correspondente. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 1º Sobre o valor dos depósitos, acrescido da TR, incidirão, ainda, juros de mora de 0,5% a.m. (cinco décimos por cento ao mês) ou fração e multa, sujeitando-se, também, às obrigações e sanções previstas no Decreto-Lei nº 368, de 19 de dezembro de 1968. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 2º A incidência da TR de que trata o caput deste artigo será cobrada por dia de atraso, tomando-se por base o índice de atualização das contas vinculadas do FGTS. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 2º-A. A multa referida no § 1º deste artigo será cobrada nas condições que se seguem: (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

I – 5% (cinco por cento) no mês de vencimento da obrigação; (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

II – 10% (dez por cento) a partir do mês seguinte ao do vencimento da obrigação. (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 3º Para efeito de levantamento de débito para com o FGTS, o percentual de 8% (oito por cento) incidirá sobre o valor acrescido da TR até a data da respectiva operação. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

Vale destacar que quem for autuado com multa por atrasar a entrega da GFIP deverá impugnar ou recolher o crédito tributário em um prazo de 30 dias, contando a partir do momento em que tomou ciência do Auto de Infração. A quitação do débito será efetuada por meio de DARF, empregando o código de receita 1107.

Caso não pague a multa por atraso na entrega da GFIP dentro do prazo, ocorrerá um impedimento para emitir a Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.

Como evitar multas e outros problemas?

Para evitar multas, primeiramente, é preciso se organizar para pagar a GFIP de cada trabalhador dentro do prazo de vencimento. Nos casos em que houver erros, é necessário realizar a retificação deles por meio do sistema SEFIP, conforme consta no Capítulo V, do Manual da GFIP/SEFIP.

Para tanto, será gerada uma nova GFIP/SEFIP em substituição àquela que apresentou dados incorretos. Se tiver omitido trabalhadores no documento anterior, nesse novo será possível incluí-los, a fim de corrigir a omissão. GFIPs incorretas poderão ser excluídas por meio do sistema. Para informações mais detalhadas, é necessário conferir o Capítulo 5, do Manual da GFIP/SEFIP.

Qual é a relação da GFIP com a DCTFWeb?

A GFIP tem sido substituída gradativamente por duas novas obrigações fiscais: a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) e a Guia de Recolhimento do FGTS (GRFGTS). A primeira é responsável pela parte de arrecadação previdenciária e substituirá a guia GPS pelo novo documento de arrecadação, a DARF Numerada; e a segunda, administrada pela Caixa Econômica, será responsável pela parte de arrecadação regular e rescisória do FGTS.

Existe um cronograma para implementação das obrigações que vem sendo adequado de acordo com a implantação do eSocial. Por exemplo: as empresas do Grupo 1, cujo faturamento é superior a R$78 milhões, foram obrigadas a aderir à DCTFWeb a partir do mês de agosto de 2018. Para as demais organizações, públicas e privadas, as datas limites ocorrem em diferentes épocas de 2019.

Para saber até quando o sua Empresa deve migrar, é importante consultar a Instrução Normativa da RFB nº 1.787/2018, que trata desse e de outros pontos da DCTFWeb. Enquanto ela não se torna obrigatória para todos, a GFIP poderá ser usada por organizações que ainda têm prazo para a mudança. O recomendado é manter as suas áreas contábil, fiscal e de RH sempre atualizadas.

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Atenção: este artigo foi atualizado em julho de 2019.

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