digitalizacao-do-acervo-academico

O que é e como fazer a digitalização do acervo acadêmico?

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO | 06 agosto, 2020

Foi estipulado pela legislação que em 2020 as instituições de ensino superior públicas e privadas façam a digitalização do acervo acadêmico, ou seja, todos os documentos produzidos e recebidos. 

Com o passar do tempo, o acervo acadêmico não para de crescer. Sejam documentos financeiros, diplomas, trabalhos de conclusão de curso… Os arquivos ocupam cada vez mais espaço. Se você quer entender melhor esse assunto, continue com a leitura do artigo e descubra!

O que é a digitalização do acervo acadêmico?

A virtualização já é uma realidade há um bom tempo, pautando diversos setores sociais e econômicos. A digitalização do acervo acadêmico não é diferente, e se coloca como adequação do segmento educacional à legislação, baseando-se na transformação digital e mudança de abordagem em relação à tecnologia nas instituições de ensino.

A digitalização atinge não somente a área administrativa e o setor de segurança da informação da IES, mas também exige a colaboração do setor administrativo, pedagógico e acadêmico, com um alinhamento estratégico frente às mudanças regulatórias.

O objetivo do acervo acadêmico também é potencializar os níveis de sucesso na educação, seja para a própria instituição ou para o aluno, uma vez que é fundamental desenvolver a forma de ensino, considerando as mudanças dos comportamentos, hábitos culturais e os novos rumos do mercado de trabalho.

Nova call to action

Vantagens da digitalização do acervo acadêmico

Logo de cara, um dos benefícios mais expressivos da digitalização do acervo acadêmico é a redução de documentos em formato físico, que ocupam um grande espaço e dificultam a localização e consulta de informações.

Produzir documentos, assim como enviar, registrar e tomar decisões, se torna muito mais simples, ágil e seguro. Dessa forma, processos internos e atendimentos são otimizados, melhorando a satisfação e retenção de alunos. Entre outras vantagens que podemos citar estão:

  • Menor risco de perda de documentos;
  • Acesso imediato a qualquer informação;
  • Otimização do espaço físico da instituição,
  • Maior segurança de informações e dados sigilosos.

Como fazer a digitalização do acervo acadêmico?

Assim como em qualquer empresa, a rotina administrativa de uma instituição de ensino deve contar com processos cuidadosos, principalmente referindo-se a documentos. Em pontos como emissão de notas, registro de presença e trabalhos acadêmicos, os registros oficiais são de extrema relevância.

Para atender o decreto 9235, a IES deve fazer a migração da digitalização do acervo acadêmico no prazo estipulado, que pode ser consultado na portaria 325 do MEC.

A instituição deve contar com um ERP eficiente, que seja capaz de integrar dados e fazer a gestão eletrônica de documentos, completamente alinhado à legislação brasileira. Ao buscar por um sistema dessa natureza, é importante que a ferramenta:

  • Gerencie a base de dados adequadamente, preservando o acervo acadêmico;
  • Utilize a certificação digital ICP-Brasil, assegurando a integridade, autenticidade e validade judicial do acervo;
  • Conte com um formato de indexação que possibilite a recuperação do acervo acadêmico em qualquer circunstância;
  • Seja eficiente ao atender solicitações administrativas e acadêmicas exigidas pelo MEC com produtividade e rapidez;
  • Não somente faça o recebimento de materiais digitais, mas também possibilite estudos e análises que auxiliem o pesquisador e gestor em sua rotina;
  • Conte com uma interface clara e intuitiva, com visualização simples das informações buscadas,
  • Possibilite determinadas buscas que facilitem a compreensão do avaliador durante as fiscalizações feitas pelo MEC.

Conte com a tecnologia na sua instituição de ensino

O descumprimento das regras estipuladas pela legislação, em sua exigência da migração de acervo acadêmico em formato físico para digital, pode trazer penalidades à instituição de ensino. Em razão disso, é essencial contar com um sistema de gestão que esteja em conformidade com todas as normas.

Ao longo deste conteúdo, explicamos o que é a digitalização do acervo acadêmico, como impacta as IES e as vantagens trazidas pela prática. Abordamos também os pontos de destaque que devem ser considerados ao fazer a transição, com características importantes que devem estar presentes no sistema escolhido.

A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, referência em tecnologia, desenvolvimento e inovação com sistemas atendem organizações de diversos segmentos, em negócios de pequeno, médio e grande porte.

Se você gostou deste conteúdo e quer trazer as melhores práticas à sua instituição, confira agora os diferenciais que um ERP educacional pode oferecer e dê um passo à frente na gestão da sua instituição. Assine a newsletter para ficar por dentro de todas as novidades e receber posts diretamente em seu e-mail.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.