Onboarding digital: o que é, benefícios e como fazer

O onboarding digital é um processo essencial para qualquer empresa que busca crescer, pois diz respeito diretamente à gestão de pessoal.

Antes de mais nada, você sabe o que significa a palavra onboarding? “On board” significa “a bordo”, então “onboarding” seria “embarcando”. No mundo empresarial, pode ser traduzido como integração. 

Este processo de integração de novos colaboradores em uma empresa é também chamado de socialização organizacional e, quando feito de forma remota, utiliza ferramentas e softwares online. 

A abordagem digital se tornou mais popular nos últimos anos. Isso porque oferece às empresas uma maneira mais eficiente e ágil de integrar os profissionais, favorece o compartilhamento de informações e traz outras vantagens. 

E como fazer um onboarding digital? Como fazer um programa de integração de novos colaboradores?

Neste artigo, vamos discutir o conceito deste processo, como ele pode beneficiar o seu negócio, além de dar algumas dicas de ferramentas de onboarding e como realizá-lo com sucesso em sua própria empresa.

Acompanhe!

Onboarding digital: o que é? Como funciona esse processo?

Onboarding digital é o processo de integração de novos funcionários à empresa por meio de recursos tecnológicos, como plataformas de treinamento online, ferramentas de comunicação e identificação virtuais, assim como aplicativos móveis. 

Esse processo visa a proporcionar uma experiência mais eficiente e agradável para o novo colaborador, de modo que o processo de adaptação seja ágil e os riscos de desalinhamento com a cultura e os objetivos da empresa sejam reduzidos.

É um momento crucial para a definição dos relacionamentos do novo profissional com a organização e sua equipe. 

Isso porque são apresentados ao colaborador novato os valores e as missões da empresa, a rotina e o espaço de trabalho, os colegas e outras informações corporativas relevantes. 

Em suma, o onboarding busca concluir alguns objetivos claros, como:

• Estabelecer objetivos e métricas, bem como os modos de avaliação do profissional;
• Informar as políticas internas (sociais, legais, éticas e de segurança) da organização;
• Detalhar as funções da vaga, as tarefas que o profissional realizará e as ferramentas que serão utilizadas;
• Apresentar o profissional ao líder e à equipe para começar a construção da confiança durante a integração;
• Transmitir a missão, a visão e os valores da empresa para que os novos profissionais se integrem à cultura organizacional.

No âmbito digital, o processo também envolve ferramentas que lidam diretamente com os procedimentos burocráticos de captura e validação de identidades e informações dos novos profissionais. 

São soluções específicas de extração, coleta e integração de dados, plataforma de videoconferência, cadastro e verificação de biometria (impressões digitais e reconhecimento facial), certificação de identidade e emissão de identidade digital personalizada.

Esta é uma forma mais simples, rápida e segura de adicionar novos colaboradores à base de dados da empresa, com menor custo administrativo e maior nível de segurança do usuário.

Tudo certo sobre o onboarding digital, o que é e como funciona na empresa? Então vamos conhecer quais são as vantagens deste processo!

Quais são os benefícios do onboarding digital?

O onboarding digital de recursos humanos oferece uma série de benefícios às organizações, entre eles:

Ausência de barreiras geográficas

Com o onboarding digital, as empresas não estão limitadas pela localização geográfica ao obter novos colaboradores. 

Isso permite que elas expandam seu alcance para candidatos qualificados em todo o mundo. Além disso, com a redução das despesas com deslocamento, as organizações economizam tempo e dinheiro.

Processos mais ágeis

Os processos de onboarding podem ser completados mais rapidamente, pois todos os documentos necessários podem ser verificados online e prontamente enviados para o setor responsável. 

Vale pontuar também que os funcionários podem ser adicionados instantaneamente à base de dados da empresa por meio da verificação dos documentos fornecidos.

Outro ponto de agilidade diz respeito ao uso de ferramentas de onboarding para acompanhar e atualizar as informações dos colaboradores.

Acesso facilitado às informações

O processo de onboarding realizado em ambiente digital simplifica o processo de aquisição de novos colaboradores. Um dos pontos principais é facilitar o acesso às informações.

De um lado, os novatos podem acessar os materiais e as plataformas da empresa de modo simples, conforme explicado durante a integração. Eles também seguem nas tarefas do processo automaticamente.

De outro, os gerentes têm acesso fácil e imediato a informações importantes sobre seus funcionários, incluindo experiências passadas, habilidades e aptidões técnicas. 

Na prática, as equipes melhoram sua produtividade administrativa pelo armazenamento e acessibilidade centralizada desses dados.

Colaboradores autônomos e mais engajados

O processo de onboarding permite que os colaboradores comecem suas atividades mais rapidamente após a contratação e façam o chamado self-onboarding.

Eles podem começar suas atividades imediatamente após os trâmites da integração sem ter que ficar esperando por reuniões presenciais ou trâmites burocráticos demorados. 

Suas etapas de integração, especialmente as mais informativas, são executadas de acordo com sua disponibilidade.

Com isso, eles tendem a se sentirem mais autônomos e engajados com suas respectivas funções dentro da organização, o que contribui para um maior rendimento da equipe.

Retenção de talentos

O onboarding digital em recursos humanos apresenta grande preocupação com a retenção de talentos. Inclusive, reter funcionários é a segunda maior prioridade do setor de RH, conforme estudo da Think Work de 2021.

Felizmente, este processo trabalha em prol da retenção, pois facilita o desenvolvimento dos talentos na organização por meio das ferramentas e seu engajamento com a companhia. 

Além do treinamento básico, que auxilia os colaboradores na curva do aprendizado inicial, é comum vermos a apresentação de planos de desenvolvimento no momento da integração.

Com esse acolhimento, há uma chance maior de esses profissionais se engajarem no dia a dia da empresa e se sentirem mais valorizados.

Percebe a importância de saber como fazer um programa de integração de novos colaboradores?

Segurança e integridade das informações

A digitalização do onboarding, com o uso de processos digitais ao invés de manuais, permite maior segurança e integridade das informações.

Além de reduzir as chances de erros humanos na hora de lidar com a base de dados, permite integração de vários sistemas que facilitam a coleta de dados e documentos, a verificação e certificação do profissional, além da emissão da identidade digital.

Vale pontuar que boas ferramentas de onboarding apresentam ótimo nível de segurança das informações. 

Assim, as empresas conseguem garantir a integridade dos dados confidenciais de seus profissionais.

Facilidade para acompanhar o desempenho dos funcionários

O progresso de cada profissional no onboarding é individual. Por este motivo, o RH e o gestor responsável precisa ter informações individualizadas do novo colaborador para integrá-lo da melhor forma possível.

Com um processo digital, a empresa usa recursos tecnológicos para monitorar a produtividade de cada um de forma facilitada. 

Assim, o gestor conseguirá se manter informado sobre o desempenho individual dos funcionários em relação a metas e traçar estratégias para melhorar seu desempenho.

Maior competitividade para a companhia

Por fim, uma vantagem que merece destaque no processo de onboarding digital de recursos humanos é a competitividade.

Com a simplificação do processo de aquisição de novos colaboradores, as ferramentas digitais reduzem consideravelmente os tempos processuais inerentes à contratação de pessoal. 

Além disso, proporcionam maior transparência nos procedimentos administrativos e permitem a rastreabilidade fidedigna do processo seletivo. 

Desse modo, as companhias adquirem mais competitividade no mercado devido à rapidez com que reagem às demandas do mercado.

Como fazer um onboarding digital?

Agora que você já entendeu melhor o onboarding digital, o que é e suas vantagens para a empresa, é hora de implementá-lo. 

Por ser um processo, o onboarding é realizado por etapas essenciais à integração de um novo membro na organização. 

Quer saber como fazer um programa de integração de novos colaboradores? Veja a seguir!

Pré-onboarding

O pré-onboarding começa logo após a seleção do colaborador. Neste momento, ocorre a etapa da admissão, quando ocorre a apresentação de documentos e outros trâmites burocráticos, como o cadastro do profissional.

Ele já está ciente das informações sobre seu contrato de trabalho, mas elas podem ser novamente encaminhadas via e-mail.

Antes do início das atividades, o setor de RH será responsável por acolher o colaborador, e isso pode envolver:

• planejamento das etapas do onboarding e repasse de informações sobre ela ao profissional;
• disparo de mensagens com orientações e manifestações de felicidades sobre a chegada do profissional na empresa;
• adição do novo funcionário aos canais de comunicação e colaboração digital da empresa, como Slack, Asana, Feedz, Zoom etc.;
• kit de boas-vindas, com os equipamentos necessários para o trabalho remoto e objetos criativos com a logo da empresa para que ele se sinta integrado.

Entendeu como fazer um onboarding digital? Esse é só o primeiro passo, porque, a partir de agora, o profissional já estará trabalhando!

Primeiro dia de trabalho

A principal atividade no primeiro dia de trabalho é o evento virtual de boas-vindas, seja da empresa toda ou do setor específico de trabalho. Ele é fundamental para a socialização dos profissionais novatos.

No evento de boas-vindas, os responsáveis devem:

• passar informações sobre a empresa e seus setores para que ele saiba quem acionar quando for preciso;
• informar o profissional sobre o  perfil dos times, os desafios, as especificidades, as metas, os colegas de trabalho, o ambiente da equipe;
• apresentar os demais funcionários, em especial dos líderes e CEOs, responsáveis por divulgar e fortalecer a cultura organizacional;
• passar informações sobre os documentos que norteiam a atividade econômica, como princípios, diretrizes e normas empresariais, bem como termos de confidencialidade e privacidade. 

Além do evento, a empresa deve situar o profissional quanto ao ambiente de trabalho. Como estamos falando de um modelo remoto ou, ao menos, híbrido, o novo colaborador deve conhecer:

• quais são os canais de comunicação e colaboração digital da empresa;
• como funciona o fluxo de trabalho e informações dentro das equipes e dentro do negócio;
• qual será seu e-mail padrão e a senha disponível de acesso à rede e aos softwares empresariais, se for o caso.

Por fim, ele deverá conhecer sua programação da rotina de trabalho, com apresentação de cronograma com os compromissos e metas diárias. 

Dessa forma, ele poderá se organizar para desenvolver suas tarefas.

Primeiro mês de trabalho

O onboarding é um processo que não termina no primeiro dia de trabalho. Ele vai além da simples apresentação e envolve o acompanhamento do novo profissional.

Esse  treinamento personalizado pode durar até 3 meses. Portanto, a empresa não pode apenas definir como ele será executado, e deve se colocar à disposição para ajudá-lo no processo e tirar eventuais dúvidas.

Para que isso seja eficiente, a melhor maneira de entender se a estratégia deu certo é pedir o feedback dos colaboradores.

Pergunte-o sobre a rotina, os dias de trabalho, as dificuldades, os pontos de melhorias e tudo que for interessante para aprimorar o onboarding. 

Uma das maneiras de otimizar o processo é por meio das ferramentas tecnológicas. Afinal, estamos falando de algo realizado no meio digital.

Ferramentas necessárias para um onboarding digital de sucesso

Para que o onboarding digital seja eficaz e garanta a agilidade no processo de contratação, a empresa deve usar ferramentas que otimizam o processo. 

As principais soluções que garantem segurança e eficiência são:

• soluções de gestão de produtividade de equipes e indivíduos;
• sistemas de gestão de vida do contrato de trabalho e outros documentos empresariais;
• softwares de feedbacks, que trabalham para a melhoria contínua de gestão de pessoas;
• apps para onboarding digital, especializadas em processos de onboarding, e sistemas de gestão de aprendizagem;
• sistema de gestão de assinatura de documentos, o que facilita e traz agilidade na hora de assinar termos e contratos de forma remota;
• canais de comunicação e colaboração, e envio de informações e conteúdos para novos colaboradores, como Slack, Asana, Trello, Feedz, Confluence etc.

Com essas ferramentas de onboarding, é certo que seu processo será mais eficiente e ágil. 

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Conclusão

Onboarding digital é o processo pelo qual os novos funcionários são integrados à empresa remotamente. 

Quando bem realizado, traz diversos benefícios à organização, como competitividade, retenção de talentos e autonomia dos colaboradores.

Para que isso aconteça, as ferramentas de onboarding são fundamentais, pois dão suporte a todo o processo.

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