Faturamento hospitalar: guia completo para otimizar a gestão

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA INSTITUIÇÕES DE SAÚDE | 17 junho, 2021

O faturamento hospitalar é uma das áreas mais exigentes, complexas e desafiadoras na gestão de hospitais e clínicas de saúde.

Repleta de atributos e de diferentes responsabilidades, cabe ao faturamento hospitalar garantir a rentabilidade da instituição médica.

No entanto, administrar contas hospitalares não é apenas uma questão de enviar Notas Fiscais ou boletos aos clientes e operadoras de planos de saúde.

Muito pelo contrário, no ambiente hospitalar, esses são procedimentos que exigem muita atenção aos detalhes A boa notícia é que hoje é possível contar com  ferramentas inovadoras, capazes de otimizar o andamento das tarefas.

Afinal, a luta contra a inadimplência e também a busca pela redução das glosas passa pela rotina operacional do faturamento hospitalar.

Porém, veja só, o setor ainda precisa se ocupar com outras atividades além da administração de convênios e contas a receber.

É preciso que o faturamento hospitalar gerencie custos e receitas, de modo que possa melhorar a qualidade do atendimento e otimizar a utilização de recursos.

Ou seja, já deu para perceber que o faturamento hospitalar é muito mais do que o nome indica, correto?

É por isso que ele deve ser o mais eficiente possível, especialmente para estabelecimentos e clínicas de saúde que buscam crescer em um mercado cada vez mais competitivo.

A grande dúvida é, justamente, como otimizar a gestão de modo que o faturamento hospitalar seja um motor para o crescimento do seu negócio?

É o que vamos responder hoje, neste guia completo sobre o assunto. E então, que tal aprender ainda mais sobre faturamento hospitalar?

Siga a leitura para enriquecer os seus conhecimentos e obter insights que vão melhorar o seu estabelecimento de saúde!

O que é o faturamento hospitalar?

Faturamento hospitalar é uma área de atuação dentro da gestão estratégica da instituição responsável pelas contas enviadas às operadoras de plano de saúde.

Ou seja, é função do faturamento hospitalar comprovar para as operadoras que determinados recursos foram utilizados ao prestar seus serviços aos pacientes conveniados.

Com isso, a operadora é capaz de analisar as contas e realizar os pagamentos ao estabelecimento de saúde, clínica ou hospital.

Vale ainda destacar que, até pouco tempo atrás, a ocorrência de glosas médicas era comum — uma situação completamente relacionada com a atuação do setor de faturamento hospitalar.

Você sabe o que são glosas hospitalares?

A explicação é bem simples: trata-se da recusa do pagamento a um procedimento, medicamento, materiais utilizados no atendimento de um paciente conveniado.

O não recebimento da fatura de determinados procedimentos por parte da operadora (por falhas de comunicação, erro humano, etc) também pode ser considerado como uma glosa.

São divergências que podem impactar o caixa como um todo — e evitar que eles aconteçam é função do faturamento hospitalar.

Para isso, é comum também que essa área emita alguns documentos (como você verá no tópico seguinte) e se posicione como ponte entre o atendimento e os pagadores, desenvolvendo não apenas relatórios financeiros, mas clínicos.

Em algumas instituições, esse processo todo é conhecimento gerenciamento do ciclo de receitas ou “healthcare revenue cycle”.

No entanto, o faturamento hospitalar não age apenas em relação às contas das operadoras de saúde.

A área pode também analisar a cobrança direta dos clientes, buscando maior conformidade no processo, de acordo com os procedimentos realizados, o contrato firmado e as informações do prontuário.

O que faz o setor de faturamento hospitalar?

Entre as tarefas rotineiras do setor de faturamento hospitalar, destacam-se algumas bastante burocráticas e operacionais. Porém, são necessárias para que o hospital possa receber os pagamentos o mais rápido possível.

Afinal, grande parte das operadoras de planos de saúde possuem algumas regras em relação ao encaminhamento das contas, como datas limites.

Portanto, manter-se alinhado às tarefas e obrigações operacionais é uma necessidade do setor de faturamento hospitalar. Entre essas ações, destacam-se:

Notas Fiscais

Uma vez que os serviços foram levantados e as guias de faturamento sejam criadas, o setor de faturamento hospitalar deve organizar as informações e emitir as Notas Fiscais para as operadoras de planos de saúde.

Esse é um dos serviços mais comuns do setor — algo compartilhado por basicamente todos os hospitais.

As NFs possuem múltiplos destinos: tanto às operadoras, como também ao setor de contabilidade para garantir a conformidade fiscal.

Guias de faturamento

As guias de faturamento são documentos enviados às operadoras de planos de saúde, descrevendo todos os procedimentos realizados no atendimento ao paciente.

Em muitos casos, as guias são criadas diretamente pelos responsáveis pelo procedimento. É o caso de médicos em consultas ou exames.

Com isso, eles encaminham o documento ao setor de faturamento do hospital, que o revisa e envia à operadora do plano de saúde, que então realiza o pagamento de honorários ao profissional.

Boletos

Nesta etapa, não há segredos: os boletos são uma das formas de pagamento mais comuns adotadas pelas operadoras de plano de saúde.

Para gerá-los, os hospitais normalmente fazem por seus próprios sistemas de gestão, com módulo financeiro que possibilita a emissão.

Duplicatas

Outra opção de pagamento, que costuma ser adotada nos setores de faturamento hospitalar é a duplicata.

Ou seja, a emissão de uma ordem de pagamento por parte do hospital junto da nota fiscal.

A duplicata é uma ordem que prova a necessidade do pagamento da prestação de serviço em determinado vencimento (igual ou superior a 30 dias da data de entrega da duplicata).

Nova call to action

Qual é a importância do setor de faturamento hospitalar?

Cada vez mais, o setor de faturamento hospitalar cresce em importância para a manutenção e a melhoria da saúde financeira do estabelecimento de saúde.

Veja bem: um dos principais desafios dos hospitais e clínicas é a demora para receber os pagamentos (abordaremos mais sobre o tema no tópico adiante).

Como boa parte dos pacientes são, de fato, conveniados a algum plano de saúde, é missão do faturamento que o gerenciamento do ciclo de receitas seja o mais ágil possível.

Afinal, é comum que o valor atribuído aos procedimentos feitos hoje possam ser pagos daqui a 30, 40 ou mesmo 60 dias.

Agora, muito além da organização de informações e da agilidade nas tarefas, é função do faturamento agir de modo que os custos sejam reduzidos.

Hoje em dia, após os efeitos adversos ocasionados pela pandemia de Covid-19, estima-se um aumento nos custos médicos e hospitalares. Os dados estão presentes no relatório MMB Health Trends.

Por isso, os hospitais não podem mais sofrer com a ocorrência de glosas ou erros de análise no envio de contas.

O faturamento hospitalar, assim como toda gestão financeira do hospital, devem se ater a um planejamento contábil eficaz.

É através desse plano de ações que é possível reduzir desperdícios e controlar corretamente as entradas e saídas.

Entre os objetivos do bom faturamento hospitalar, podemos mencionar:

  • Controle de faturas já recebidas;
  • Envio de contas às operadoras de planos de saúde;
  • Emissão de relatórios de faturas emitidas e pendentes;
  • Análise das glosas médicas para identificação de causas e suas correções.

Com isso, os gestores podem avaliar tanto o trabalho do faturamento como de outros setores dentro da gestão financeira, identificando gargalos e reduzindo erros.

Quais são os maiores desafios no setor de faturamento hospitalar? 

O dia a dia do setor de faturamento hospitalar é repleto de desafios, como você já pôde perceber. Em geral, eles têm um ponto em comum: o desencontro de informações.

Falta conhecimento ao setor para realizar o controle dos serviços prestados — e sua correta cobrança e faturamento.

É o que ocasiona erros, como a falta de lançamento de serviços, itens, produtos e taxas.

Além disso, a falta de comunicação com as operadoras de planos pode ocasionar o surgimento de glosas hospitalares por conta de valores desatualizados ou desconhecimento.

De forma simples, é possível apontar tudo isso como uma série de erros básicos, que carecem de padronização e controle — em especial, de um sistema realmente eficaz — que possibilite a centralização de dados e informações.

E há outro desafio bem particular: a demora das operadoras em realizar pagamentos.

Como você já aprendeu, a maioria das operadoras de planos de saúde estipula uma data limite para o envio das faturas.

Se o hospital falhar em cumprir com esse prazo, o pagamento pode ser atrasado em cerca de 30 dias.

E veja bem: os pagamentos às instituições de saúde já costumam ser bastante demorados.

Um levantamento da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp) observou que o tempo de recebimento médio pode ser de cerca de 2 meses.

Por isso, otimizar o tempo de recebimento é um dos maiores desafios do setor de faturamento hospitalar.

Para evitar a demora por mais tempo, é importante contar  com uma gestão hospitalar unificada e com utilização de tecnologia que melhore a comunicação do hospital com as operadoras.

5 Dicas para otimizar a gestão do setor de faturamento hospitalar

O faturamento hospitalar sempre foi encarado como aquele setor isolado do financeiro, quase esquecido. Cada vez mais, no entanto, se faz notar sua importância na estrutura do negócio e em seu sucesso.

No entanto, não basta apenas dar mais atenção ao setor, mas sim contribuir para que ele se torne mais eficiente.

A cultura da melhoria contínua deve ser uma das bases para que você possa otimizar sua gestão, melhorar os resultados de faturamento e ver uma melhor margem de lucro em curto prazo.

Mas qual o segredo para alcançar esse patamar?

Bom, não há uma receita de bolo, mas investimentos pontuais e ações específicas podem ajudar o setor de faturamento hospitalar a melhorar de forma exponencial. 

O ideal é contar com um planejamento em saúde, que sirva de base para implementação de outras melhorias.

Quer saber quais? Preparamos uma lista de dicas essenciais, veja só!

Tenha uma equipe qualificada

A base operacional para o sucesso do setor de faturamento hospitalar você já conhece: a sua equipe.

Ela deve estar atenta, ser produtiva e não cometer falhas durante a rotina de trabalho.

Afinal, é comum que o setor seja constantemente alimentado de informações acerca dos atendimentos, com guias para encaminhar, glosas para revisar e faturas para acompanhar.

Para que isso seja possível, o time deve possuir os meios de se comunicar entre si, com o resto do hospital e com as operadoras de planos de saúde. Um software para planos de saúde é uma alternativa.

Além disso, ela deve dominar a ferramenta de gestão que utiliza.

O manuseio da tecnologia pode fazer toda diferença na qualidade do trabalho e na eficácia dos registros feitos.

Afinal, lembre-se: a gestão de informação é um dos elementos mais importantes para o bom funcionamento deste departamento.

Padronize processos 

Seu hospital visa o crescimento, certo? Conforme ele conquistar esse objetivo, mais importante se torna a padronização dos processos.

Assim, é possível estabelecer um controle de qualidade mais eficaz e alinhar as entregas de forma geral, de modo que toda execução se torne mais fácil e intuitiva.

Dessa maneira, todas as tarefas — como a simples confirmação de um exame ou o uso de um material extra em um procedimento de urgência em um paciente — são registrados, o que garante maior índice de conformidade e compliance na saúde.

Tenha um controle das informações

Finalmente, dados e informações: você precisa ter tudo em mãos, sob controle, com fluxos definidos de compartilhamento entre setores e toda segurança no seu armazenamento.

Tarefa difícil, certo?

Apenas se feito de maneira analógica ou mesmo informatizada, mas descentralizada.

Aqui, o uso de um sistema de gestão hospitalar pode ser a melhor solução: com a integração de dados que a tecnologia possibilita, o setor de faturamento pode agilizar várias tarefas, conferindo mais segurança e eficácia.

Invista em automatização 

Falamos muito de informações e da importância do setor de faturamento hospitalar precisar dar um sentido a todo esse volume.

O sistema de gestão surge como uma resposta a essa necessidade, mas não apenas isso: ele promove a implantação de recursos de automação de processos.

Algo que solidifica a gestão estratégica, elimina do checklist de atividades àquelas muito repetitivas e proporciona maior exatidão nas entregas.

Com a automação, o hospital tem, por exemplo, acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente.

É um recurso digital que substitui as fichas de papel e permite maior dinamismo no acesso às informações do paciente, como os procedimentos aos quais foi submetido.

Desse modo, todo processo de guias de faturamento e contas pode se tornar muito mais ágil e orgânico, cabendo à equipe revisar as informações e enviar o documento.

Faturamento Hospitalar: a importânciade um sistema de gestão no setor

A cada dia que passa, especialmente em uma realidade pós-pandemia, o mercado de saúde se torna mais competitivo. Por isso, os recursos de um sistema de gestão são essenciais para máxima eficiência operacional do hospital, inclusive para o setor de faturamento.

Normalmente, o uso de um sistema de gestão não se limita apenas a um setor, mas se estende por toda coluna vertebral da organização.

É assim que se torna possível integrar e centralizar informações e agilizar a comunicação entre departamentos e stakeholders.

Neste tipo de investimento, aliás, há diferentes tipos de ganhos para o hospital.

Primeiro, dos mais operacionais: você substitui as planilhas e centraliza as informações dos setores em um único sistema — que se adequa sob medida para atender sua operação.

Desse modo, é possível criar relatórios aprofundados e precisos, com dados atualizados em tempo real — tudo à distância de um ou dois cliques.

Segundo, que o sistema age nos níveis mais estratégicos, possibilitando não apenas visões aprofundadas — micro e macro — dos processos, mas também sua padronização.

Desse modo, é possível lapidar a gestão dos processos hospitalares, como no caso do faturamento, o fechamento das faturas, de modo que evite-se a ocorrência de glosas.

Ao investir no sistema de gestão certo, você pode ter alguns recursos bem interessantes à mão, como a identificação dos padrões de glosas.

Assim, de maneira automática, o sistema alerta se há itens com códigos ou valores incorretos, valida as autorizações e também a elegibilidade dos pacientes.

Outro ponto importante é a possibilidade do faturamento ter recursos que possibilitem não apenas o fechamento de contas relativas às operadoras, mas também ao SUS e particulares.

Trata-se de uma atuação ampla que garante maior conformidade na obtenção de receita!

Por que investir em um sistema de gestão para o setor de faturamento hospitalar?

Se você busca otimizar o setor de faturamento hospitalar, saiba que investir em um sistema de gestão é o primeiro passo para o sucesso. A tecnologia vai servir de base para que o hospital organize seus processos.

Em qualquer departamento de um estabelecimento de saúde, do financeiro ao estoque, a organização é um elemento essencial, e acredite, com tempo hábil, tudo organizado, é a melhor maneira de oferecer tratamento humanizado focado na experiência do paciente.

O sistema de gestão facilita o acesso às informações, integra departamentos e automatiza vários processos operacionais e repetitivos.

Desse modo, agrega valor à gestão estratégica do hospital.

Agora, você sabe como isso impacta, na prática, o estabelecimento de saúde? Vamos destrinchar alguns dos benefícios de adotar o sistema de gestão em sua operação, veja só!

Redução de erros

Um dos principais recursos do módulo de Faturamento de um sistema de gestão é a fiscalização de erros nas faturas. Desse modo, todo processo de auditoria é agilizado e eficaz.

Para reduzir o erro humano nos processos de envio de contas, os profissionais podem programar o sistema para fazer a varredura automática em busca de erros, bem como definir alertas para os mesmos.

Com a inteligência de software, o hospital pode descobrir padrões em reivindicações negadas pelas operadoras, ajudando a recuperar a receita perdida.

Além disso, o sistema pode criar as contas médicas de acordo com as regras de cada operadora.

É uma maneira inovadora de reduzir a estatística de glosas hospitalares, o que por si só já contribui tremendamente para a rentabilidade do negócio.

Segurança das informações   

As informações e dados sensíveis dos pacientes devem ser protegidos de invasões e vazamentos de qualquer ordem.

A simples mudança para a saúde digital, que permite a digitalização das fichas em prontuários eletrônicos completos, já é um tremendo ganho para as organizações.

Porém, há mais a ser levado em conta: o sistema de gestão, além de centralizar esses dados, possui uma estrutura de segurança repleta de camadas.

Ao escolher um sistema para clínica médica na nuvem, você adiciona outro fator de proteção, garantindo que as informações estejam blindadas de acessos indesejados.

Maior produtividade

Há incontáveis recursos e ferramentas em um sistema de gestão que agregam mais produtividade à rotina do hospital.

O repasse médico, por exemplo, pode ser automatizado a partir do momento em que uma conta é faturada e reconhecida pelo financeiro.

Desse modo, sua instituição se mantém em dia com os profissionais que prestam serviços de qualidade.

Alguns softwares ainda facilitam o dia a dia, com a geração de cobranças automáticas dos itens previamente cadastrados e taxas fixas definidas no sistema.

Tudo isso permite que o time responsável pelo faturamento, ou o faturista do hospital, foque na auditoria, enquanto o sistema em si se encarrega de desenvolver as contas, respeitando as regras pré-estabelecidas pelos convênios e operadoras de planos de saúde.

Mais controle

Todo esse potencial tecnológico permite que o hospital possua maior controle sobre as informações, processos e sobre o faturamento.

Desse modo, a instituição deixa de perder receitas e passa a estabilizar o seu fluxo de caixa, o que viabiliza investimentos em melhorias operacionais e estratégicas!

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu tudo sobre faturamento hospitalar e a importância deste setor para um estabelecimento de saúde.

Além de mergulhar na rotina desse braço da gestão financeira hospitalar, você pôde compreender mais sobre os seus desafios e como a gestão otimizada do setor pode trazer resultados incríveis para o hospital.

E claro, durante o guia completo, você também leu sobre o impacto que um sistema de gestão pode ter no dia a dia do setor de faturamento.

O valor que a automação de processos e a integração de informações agrega é capaz de revolucionar toda operação.E agora, que tal aplicar essas dicas em seu estabelecimento de saúde? Esperamos que nossas indicações ajudem seu negócio a crescer e se desenvolver! Para mais dicas, acesse a nossa Newsletter (confira aqui as edições anteriores).

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