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Como utilizar a matriz de responsabilidade nos projetos?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 10 junho, 2020

É fundamental que todo planejamento de algum projeto tenha uma matriz de responsabilidade. Essa ferramenta é essencial para formalizar atribuições no gerenciamento de processos, evitando ruídos na comunicação.

Entenda mais a seguir sobre como aplicar a matriz de responsabilidade em um negócio com sucesso, quais são as etapas necessárias para implementar essa ferramenta e os principais benefícios de sua utilização.

O que é e como funciona a matriz de responsabilidade?

A matriz de responsabilidade é uma ferramenta muito utilizada para atribuir funções em um projeto. Existem diversos modelos de matriz de responsabilidade, contudo, o mais conhecido e utilizado no mercado é o modelo de matriz RACI.

Pode ser feita tanto para determinar funções em estruturas organizacionais e tarefas de rotina quanto para determinar responsabilidades de um projeto. A sigla de modelo de matriz de responsabilidade significa: Responsible, Accountable, Consulted e Informed, que podem ser traduzidos. Veja como funcionam essas atribuições:

  • Responsible (Responsável): se trata do profissional responsável pela execução da tarefa. Portanto, as entregas serão feitas por ele;
  • Accountable (Aprovador): é a pessoa que determinará se a tarefa pode ser iniciada, se foi feita da forma certa e se está dentro dos padrões da companhia;
  • Consulted (Consultado): é alguém que pode ser consultado durante a realização do processo para que seja executado da melhor maneira possível,
  • Informed (Informado): a pessoa que deve ser informada sempre que algum fator gerar consequências importantes para o projeto.

Esse exemplo de matriz de responsabilidade se refere apenas às tarefas que precisam ser realizadas para a conclusão daquele projeto. Entretanto, a mesma técnica pode ser aplicada em atividades rotineiras de equipes em qualquer segmento.

Quais os benefícios de usar a matriz de responsabilidade?

Esse exemplo de matriz RACI, alinhado à gestão de projetos, pode trazer muitos benefícios. Veja a seguir as principais vantagens de utilizar a matriz de responsabilidade:

Transparência

A principal vantagem é a transparência na responsabilização dentro da companhia. Com os deveres de cada pessoa bem expressados em um documento formal, não existe a possibilidade de que alguma tarefa deixe de ser feita porque ninguém sabia que ela deveria ser executada.

Também é uma forma de cada profissional se concentrar em uma questão, otimizando a distribuição de tarefas. Portanto, com uma matriz RACI, é possível assegurar a transparência e evitar situações conflitantes no time.

Comunicação entre a equipe

Outro benefício é a otimização da comunicação entre a equipe, já que a gestão de informações é essencial para as tomadas de decisão. Portanto, ao saber quem é o responsável por cada tarefa, fica mais simples a consulta sobre o andamento da execução.

Além disso, outra função da matriz de responsabilidade é o rastreamento de informação. Assim, é possível saber de forma simples quem são os responsáveis por repassar informações que não foram documentadas.

Resolução rápida de falhas

Quando há um problema com o projeto, é de extrema importância saber quem deve ser comunicado a respeito, já que essa informação precisa chegar rapidamente ao responsável.

Ao utilizar essa ferramenta, é possível identificar os profissionais que devem ser consultados em caso de dúvidas ou outros tipos de tomada de decisão. Assim, é possível reduzir o número de pequenas falhas e resolvê-las rapidamente.

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Como fazer uma matriz de responsabilidade?

Para implementar uma matriz eficiente, é preciso seguir alguns passos simples. Veja a seguir algumas dicas que podem ajudar em como fazer uma matriz de responsabilidade:

Defina as atividades

Primeiro, é importante definir quais atividades farão parte de um processo. Muitas vezes, a própria definição de algumas responsabilidades não existe ou não é clara o suficiente. Aqui, é importante que nada fique de fora e que todo tipo de trabalho seja registrado na planilha ou em algum lugar específico de controle.

É possível que algumas atividades pareçam amplas e vagas demais. Caso isso aconteça, vale a pena fatiar a responsabilidade em blocos menores, que fiquem mais objetivos e breves.

Defina os envolvidos

Também é preciso definir os profissionais que farão parte do processo e quais serão suas atribuições e responsabilidades. Além dos nomes, é importante saber quais são as capacidades técnicas e o cargo de cada um para haver uma gestão de conhecimento.

Desse modo, entende-se melhor como ele contribuirá em cada uma das tarefas. Isso é necessário para que esteja claro os membros da equipe que têm mais capacidade para determinadas funções. Para isso, é possível implementar uma gestão estratégica de pessoas.

Marque as letras na planilha

Cada atribuição deve conter um número qualquer de pessoas C (Consultado) e I (Informado), mas apenas uma pessoa será o aprovador, ou A, do processo. Vale destacar que esse papel não seja dividido em uma mesma tarefa e que todas as atividades tenham pelo menos um aprovador.

Outro ponto importante é que todo processo necessita de, pelo menos, um executor responsável, ou R, mas é possível que exista mais de um por tarefa. É recomendado também que a planilha fique em um local de fácil acesso e visibilidade para o time listado.

Por que contar com a tecnologia?

A matriz de responsabilidades é extremamente importante para a formalização de processos em qualquer empresa ou projeto. Com essa técnica, a organização estrutural é aprimorada em detalhes bem mais representativos que apenas cargos e funções.

Para facilitar todo esse processo, a empresa pode contar com um sistema de gestão empresarial. Essa solução automatiza atividades e facilita a rotina de trabalho da companhia. Entenda mais sobre esse software de gestão e seus benefícios.

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