Process mining: saiba o que é e como funciona

O process mining, ou mineração de processos, tem como principal objetivo compreender os processos de uma empresa, bem como seus fluxos de atividade do início ao fim.

Ao colocar essa abordagem em prática, é possível contar com análises mais precisas, com uma visão real, ampla e imparcial sobre o negócio e o que dá suporte a ele. 

Se você quer saber mais sobre o assunto e como funciona a gestão por processos, continue com a leitura deste artigo e descubra.

O que é o process mining?

O process mining, ou mineração de processos, é uma metodologia de mapeamento, que usa informações coletadas nos bancos de dados das empresas. Essa mineração é obtida por meio de movimentações sistêmicas.

Veja um exemplo prático: no setor de contabilidade, um determinado movimento é capturado. Usando o conceito de engenharia reversa, é visto que esse dado foi gerado pelo pagamento de um boleto. O boleto está relacionado a uma nota fiscal, lançada de um fornecedor. 

Essa nota fiscal foi gerada após um pedido de compra, que foi aprovado por estar vinculado a uma cotação. No final do processo, a cotação foi obtida graças a uma solicitação de compra, gerada por determinado departamento.

Esse conceito de engenharia reversa, ou seja, olhar de trás para frente, é um dos maiores ganhos na coleta de informação. 

Utilizando técnicas como data science e inteligência artificial, esses registros são organizados e mostram de forma prática como o processo é executado dentro da empresa.

Funcionamento do process mining

Agora que sabemos o que é process mining, podemos dividir a abordagem em três fases principais. Para entender melhor essas etapas, descrevemos cada uma delas a seguir. Confira.

Descoberta

Na fase da descoberta, as informações são organizadas para a construção dos processos, ainda de forma “bruta”, sendo moldados somente com os dados apresentados pelo sistema.

É criado o cenário real, ou seja, como acontecem efetivamente as atividades. Essa etapa é essencial para criarmos uma relação com o processo esperado pela empresa. 

Usualmente, segundo a experiência TOTVS, o processo executado na prática é bem diferente das expectativas dos executivos ou gestores dos processos analisados.

Confirmação

Na confirmação, são comparados alguns cenários: o teórico, esperado pela organização, e o modelo real, a partir de dados coletados. Como destacamos anteriormente, os cenários são montados com a “engenharia reversa”, aplicada para cada processo analisado. 

Esse é um dos maiores ganhos do process mining: a possibilidade de fazer uma análise ampla e profunda do fluxo de informação corporativo.

Na fase de confirmação, ainda há a criação de hipóteses, que são geradas pela inteligência artificial, de uma possível ferramenta de process mining ou por uma consultoria especializada no tema. 

Quanto maior a experiência nos processos analisados e em práticas de mercado, mais hipóteses são testadas e analisadas.

Melhoria

Com base no que acontece de fato dentro da empresa, essa etapa identifica mudanças mais eficientes do que aquelas apontadas em teoria, possibilitando aplicar amplas soluções na prática.

Outro diferencial do process mining se dá pela possibilidade de priorizar as melhorias em função de sua volumetria. Ou seja, atacar de forma efetiva os maiores ofensores da produtividade nos processos analisados.

Aplicações práticas do process mining

Imagine uma empresa que precisa entender por que seus pedidos demoram a ser entregues. O sistema diz uma coisa, os gestores suspeitam de outra, e os clientes seguem insatisfeitos. 

É nesse tipo de cenário que o process mining mostra sua força. Ele extrai dados dos sistemas corporativos e reconstrói o processo real, revelando gargalos, desvios, retrabalhos — tudo com base em registros reais, não em achismos.

Na prática, vemos o process mining sendo usado para:

• Otimização de processos logísticos: empresas conseguem identificar, por exemplo, que o atraso não está na entrega, mas sim na aprovação do pedido;
• Compliance e auditoria: ao mapear o processo real, é possível identificar se ele está aderente às normas regulatórias e políticas internas;
• Redução de custos operacionais: ao visualizar claramente onde há redundância, desperdício ou ineficiência, os times conseguem agir com precisão;
• Atendimento ao cliente: ao analisar o fluxo de atendimento, empresas de telecom, saúde e bancos melhoram o tempo de resposta e reduzem o número de chamadas repetidas;
• Setor público: órgãos governamentais têm utilizado process mining para identificar onde processos burocráticos emperram e em que áreas é possível digitalizar etapas sem comprometer a legalidade.

Quais são os benefícios do process mining?

O primeiro ganho é a clareza. Com o mapeamento visual e objetivo dos processos, os gestores passam a enxergar o que realmente acontece no chão da operação. 

Aquilo que antes era invisível — como pequenas falhas repetidas ou caminhos alternativos não mapeados — agora está documentado.

Além disso:

• Agilidade na tomada de decisão: ao saber exatamente onde está o problema, as soluções são mais rápidas e eficazes;
• Maior alinhamento entre áreas: marketing, operações e TI passam a falar a mesma língua, baseados em dados reais extraídos dos sistemas corporativos.
• Melhora contínua baseada em evidências: o ciclo de melhoria contínua deixa de ser uma proposta vaga e se torna mensurável;
• Aumento da produtividade: quando o processo flui como deveria, as equipes conseguem focar no que importa.

Outro ponto relevante é a previsibilidade. Ao conhecer o comportamento histórico dos processos, torna-se possível antecipar riscos, prazos e impactos operacionais com mais precisão.

Como implementar o process mining na sua empresa

O primeiro passo não está na ferramenta, mas na mentalidade. Process mining não é mágica: exige cultura orientada a dados e abertura para rever práticas antigas. Comece assim:

1. Defina um processo crítico a ser analisado. Evite querer mapear a empresa inteira de uma vez. Escolha um fluxo que cause impacto real — como faturamento, compras ou atendimento;
2. Garanta o acesso aos dados. As ferramentas de process mining precisam de event logs, ou seja, registros digitais de atividades. Certifique-se de que os sistemas utilizados gravam essas informações com precisão;
3. Escolha uma ferramenta robusta. Há boas opções no mercado. A escolha vai depender da complexidade dos seus processos e do nível de detalhamento necessário;
4. Configure os eventos e inicie a análise. Isso inclui definir o que será considerado como início, transição e fim de processo. Com isso, o sistema conseguirá reconstruir o fluxo;
5. Interprete os dados com um time multidisciplinar. Envolver pessoas de diferentes áreas — TI, processos, operação — é essencial para contextualizar as descobertas;
6. Implemente melhorias de forma incremental. O objetivo não é revolucionar tudo de uma vez, mas ajustar pontos críticos com base em evidências concretas;
7. Monitore continuamente. O process mining não é um projeto pontual, mas um aliado da gestão contínua. Refaça análises periodicamente e acompanhe os resultados.

Diferenciais do process mining

Ao longo deste conteúdo, evidenciamos os diferenciais da metodologia de process mining. Se elencarmos de maneira mais objetiva, entretanto, podemos citar:

• Evolução e melhoria dos processos: a partir de uma visualização mais ampla, é possível analisar os processos críticos da cadeia de valor;
• Priorização: quando os dados reais coletados são analisados por uma consultoria especializada, ou por um conhecedor do processo e suas melhores práticas, é possível atuar diretamente nos ofensores principais. Em um cenário de recursos limitados, sejam financeiros ou de pessoal, essa priorização pode ser um fator crítico de sucesso. Como o mapeamento de processos destaca, gerar maior valor agregado no produto é o objetivo de qualquer processo corporativo;
• Auditoria e compliance de processos: o process mining consegue ajudar na verificação dos pontos de controle e compará-los com as regras estipuladas. Essas regras podem ser políticas corporativas, regulamentações de mercado ou mesmo normativas do segmento de atuação. Empresas grandes e pequenas devem se preocupar com a segurança dos seus processos, garantindo a mitigação de fraudes e evitando multas ou outras penalidades,
• Automatização de processos: com a ajuda da engenharia reversa, é possível verificar as atividades manuais. Essas tarefas impactam diretamente na produtividade das pessoas, o que torna clara a necessidade de automação, que pode contribuir efetivamente na produtividade, e ainda garantir itens de auditoria.

Faça a mineração de processos na sua empresa

Em um cenário de rápidas mudanças, alta competitividade e escassez de recursos, o process mining pode trazer ganhos reais e ágeis nos processos corporativos. 

Como a tomada de decisão se baseia de forma objetiva, clara e confiável, a base de dados gerada pelo process mining torna-se um grande aliado.

Atualmente, é possível contar com softwares que atuam com essa metodologia. Assim, pode ser mais simples e ágil entender o passo a passo de cada processo do seu negócio e gerar resultados efetivos.

Ao longo deste conteúdo, você descobriu o que é process mining, e acompanhou os benefícios trazidos por essa metodologia, que dialoga com a tecnologia e expande sua utilização.

A TOTVS acredita no Brasil que faz, e é referência em inovação, gestão e desenvolvimento há mais de três décadas, com sistemas que atendem 12 segmentos de mercado e se encaixam nas necessidades de cada organização, independentemente de seu porte.

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