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Process mining: Saiba o que é e como funciona

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 01 junho, 2020

O process mining, ou mineração de processos, tem como principal objetivo compreender os processos de uma empresa, bem como seus fluxos de atividade do início ao fim.

Ao colocar essa abordagem em prática, é possível contar com análises mais precisas, com uma visão real, ampla e imparcial sobre o negócio e o que dá suporte a ele. Se você quer saber mais sobre o assunto e como funciona a gestão por processos, continue com a leitura deste artigo e descubra.

O que é o process mining?

O process mining, ou mineração de processos, é uma metodologia de mapeamento, que usa informações coletadas nos bancos de dados das empresas. Essa mineração é obtida por meio de movimentações sistêmicas.

Vamos acompanhar um exemplo: no setor de contabilidade, um determinado movimento é capturado. Usando o conceito de engenharia reversa, é visto que esse dado foi gerado pelo pagamento de um boleto. O boleto está relacionado à uma nota fiscal, lançada de um fornecedor. Essa nota fiscal foi gerada após um pedido de compra, que foi aprovado por estar vinculado à uma cotação. No final do processo, a cotação foi obtida graças à uma solicitação de compra, gerada por determinado departamento.

Esse conceito de engenharia reversa, ou seja, olhar de trás para frente, é um dos maiores ganhos na coleta de informação. Utilizando técnicas como data science e inteligência artificial, esses registros são organizados e mostram de forma prática como o processo é executado dentro da empresa.

Funcionamento do process mining

Agora que sabemos o que é process mining, podemos dividir a abordagem em três fases principais. Para entender melhor essas etapas, descrevemos cada uma delas a seguir. Confira.

Descoberta

Na fase da descoberta, as informações são organizadas para a construção dos processos, ainda de forma “bruta”, sendo moldados somente com os dados apresentados pelo sistema.

É criado o cenário real, ou seja, como acontecem efetivamente as atividades. Essa etapa é essencial para criamos uma relação com o processo esperado pela empresa. Usualmente, segundo a experiência TOTVS, o processo executado na prática é bem diferente das expectativas dos executivos ou gestores dos processos analisados.

Confirmação

Na confirmação, são comparados alguns cenários: o teórico, esperado pela organização, e o modelo real, a partir de dados coletados. Como destacamos anteriormente, os cenários são montados com a “engenharia reversa”, aplicada para cada processo analisado. Esse é um dos maiores ganhos do process mining: a possibilidade de fazer uma análise ampla e profunda do fluxo de informação corporativo.

Na fase da confirmação, ainda existem as criações de hipóteses, que são geradas pela inteligência artificial, de uma possível ferramenta de process mining, ou por uma consultoria especializada no tema. Quanto maior a experiência nos processos analisados e em práticas de mercado, mais hipóteses são testadas e analisadas.

Melhoria

Baseado no que acontece de fato dentro da empresa, essa etapa identifica mudanças mais eficientes do que aquelas apontadas em teoria, possibilitando aplicar amplas soluções na prática.

Outro diferencial do process mining se dá pela possibilidade de priorizar as melhorias em função de sua volumetria. Ou seja, atacar de forma efetiva os maiores ofensores da produtividade nos processos analisados.

Diferenciais do process mining

Ao longo deste conteúdo, evidenciamos os diferenciais da metodologia de process mining. Se elencarmos de maneira mais objetiva, entretanto, podemos citar:

  • Evolução e melhoria dos processos: a partir de uma visualização mais ampla, é possível analisar os processos críticos da cadeia de valor;
  • Priorização: quando os dados reais coletados são analisados por uma consultoria especializada, ou por um conhecedor do processo e suas melhores práticas, é possível atuar diretamente nos ofensores principais. Em um cenário de recursos limitados, sejam financeiros ou de pessoal, essa priorização pode ser um fator crítico de sucesso. Como o mapeamento de processos destaca, gerar maior valor agregado no produto é o objetivo de qualquer processo corporativo;
  • Auditoria e compliance de processos: o process mining consegue ajudar na verificação dos pontos de controle e compará-los com as regras estipuladas. Essas regras podem ser políticas corporativas, regulamentações de mercado ou mesmo normativas do segmento de atuação. Empresas grandes e pequenas devem se preocupar com a segurança dos seus processos, garantindo a mitigação de fraudes e evitando multas ou outras penalidades,
  • Automatização de processos: com a ajuda da engenharia reversa, é possível verificar as atividades manuais. Essas tarefas, como comentamos no artigo anterior, impactam diretamente na produtividade das pessoas, o que torna clara a necessidade de automação, que pode contribuir efetivamente na produtividade, e ainda garantir itens de auditoria.

Faça a mineração de processos na sua empresa

Em um cenário de rápidas mudanças, alta competitividade e escassez de recursos, o process mining pode trazer ganhos reais e ágeis nos processos corporativos. Como a tomada de decisão se baseia de forma objetiva, clara e confiável, a base de dados gerada pelo process mining torna-se um grande aliado.

Atualmente, é possível contar com softwares que atuam com essa metodologia. Assim, pode ser mais simples e ágil entender o passo a passo de cada processo do seu negócio e gerar resultados efetivos.

Ao longo deste conteúdo, você descobriu o que é process mining, e acompanhou os benefícios trazidos por essa metodologia, que dialoga com a tecnologia e expande sua utilização.

A TOTVS acredita no Brasil que faz, e é referência em inovação, gestão e desenvolvimento há mais de três décadas, com sistemas que atendem 12 segmentos de mercado e se encaixam nas necessidades de cada organização, independentemente de seu porte.

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