Por que optar por um sistema de folha de pagamento?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 28 outubro, 2020

Dentre os principais desafios do setor de Recursos Humanos estão tarefas como o registro de entrada e saída de colaboradores, cálculo de horas extras, atribuição de gratificações, mudanças salariais, entre outros. Para que esses desafios possam ser superados e tornarem-se um processo eficiente, é preciso contar com um sistema de folha de pagamento.

Essa tecnologia tem o potencial de facilitar a gestão da folha de pagamento, dando mais eficiência e tornando seu RH 4.0. Veja a seguir como esse software funciona e quais as principais vantagens de tê-lo em sua empresa.

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Motivos para implementar um sistema de folha de pagamento

A gestão da folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes do setor de RH de uma empresa e, por isso, deve ser feita com eficiência. Para ajudar nesse processo, o sistema de gestão empresarial possui funcionalidades vantajosas. Veja algumas delas:

Centralização de dados

A primeira facilidade de contar com um software de folha de pagamento é encontrar todos os dados dos colaboradores em um único lugar. Com isso, ao contabilizar o pagamento, verificar se houve faltas ou atrasos, é possível ter acesso às informações de forma mais rápida e fácil.

Essa centralização facilita a realização das atividades do setor, gerando mais organização, produtividade e agilidade. Essas são características essenciais para a elaboração da folha de pagamento de forma mais eficiente.

Diminuição de erros

Com o sistema também é possível diminuir o índice de erros por digitação ou cálculos errados. Assim, evita-se erro na folha de pagamento e retrabalho que pode gerar atrasos em sua entrega.

A automação de processos de RH permite mais precisão na contabilização dos salários dos colaboradores, mesmo que haja comissões ou outros benefícios a serem adicionados. Assim, a empresa ganha mais segurança e confiabilidade também no cumprimento das obrigações trabalhistas.

Emissão de relatórios

Outro diferencial desse software é a geração de relatórios detalhados com base nos dados gerados pelo sistema. Com essas informações é possível acompanhar, por exemplo, o desempenho dos colaboradores e outros indicadores que a empresa desejar.

É uma forma de tornar o setor de Recursos Humanos mais estratégico, além de facilitar as tomadas de decisão por parte da gestão. Essa análise de dados é importante para que a empresa se desenvolva com mais facilidade.

Controle sobre a jornada de trabalho

Com os registros de entrada e saída dos colaboradores, o controle da jornada de trabalho se torna mais eficiente, assim como a contabilização de horas extras realizadas por cada um.

Ao contar com uma tecnologia automatizada, a empresa dispensa a marcação manual desses horários. O software funciona de maneira integrada ao relógio de ponto, que captura o arquivo txt gerado na marcação e registra esses dados no sistema de gestão. 

Registro de cargos e salários

Outro processo que pode ser automatizado com o software de folha de pagamento é o registro de cargos e salários dos colaboradores. Nessa função é possível registrar todos os cargos disponíveis na companhia, assim como seus respectivos salários.

Quando a empresa contratar um novo colaborador, não será preciso registrar seu salário, basta colocar qual será seu cargo e as informações serão vinculadas a ele de forma automática, facilitando o pagamento e também a gestão de benefícios.

Comunicação interna

O sistema de folha de pagamento ainda conta com o portal do colaborador, onde ele pode visualizar informações como suas avaliações de desempenho, consulta de contracheque, inscrição em treinamentos, entre outros.

O RH pode definir quais processos estarão disponíveis no portal, além dos níveis de acesso. Dessa forma, é possível fortalecer o relacionamento entre empresa e profissional, dando mais autonomia para os colaboradores. 

TOTVS RH: conheça nosso sistema de gestão

Como vimos neste artigo, a tecnologia pode ser um grande diferencial para o setor de recursos humanos de uma empresa. Por isso, conheça o TOTVS RH, o sistema de gestão 9 vezes campeão do TOP of mind RH, que automatiza diversos processos, como a gestão da folha de pagamento. 

Além disso, essa tecnologia possibilita mais integração entre os setores administrativos da companhia, para que as informações estejam centralizadas em um único lugar. Isso facilita a comunicação e troca de dados entre áreas como o RH  e o financeiro, por exemplo.

As funcionalidades de nosso sistema facilitam a realização das tarefas diárias, além de ser um aliado para tornar o RH mais estratégico na gestão de pessoas. Conheça mais detalhes sobre nosso sistema TOTVS RH e quais suas vantagens para sua empresa.

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