Admissão Digital: entenda as vantagens de investir

A admissão digital é a renovação da etapa de contratação de colaboradores. Trata-se da digitalização do processo de formalização de novos funcionários, o que dá mais agilidade, eficiência e transparência para todos os envolvidos.

Você, profissional de RH sabe muito bem o quão complexo e burocrático é o processo de atração e seleção de talentos.

É uma jornada que pode levar tempo, que muitas vezes é desgastante e que só termina no momento em que as vagas abertas são preenchidas.

Porém, é claro, o fluxo não acaba aí, já que é necessário realizar toda gestão do ciclo de vida do funcionário na empresa, alinhando seu crescimento com os objetivos do negócio.

Ufa! Muita coisa, certo?

Sim, e no meio disso tudo, existe o processo de admissão, que pode ser uma verdadeira pedra no sapato do setor de RH e do Departamento Pessoal.

No entanto, a admissão digital surge como uma maneira de revolucionar as antigas práticas de admissão.

Que tal mergulhar no assunto, entendendo tudo sobre a admissão digital, desde o conceito, até seu funcionamento, as diferenças para o processo antigo e como implementá-la em sua empresa?

O que é admissão digital?

A admissão digital e a digitalização de todo  o processo de contratação de um funcionário. Na prática o funcionário envia digitalmente todos os documentos para efetivar sua contratação e um software automatiza todo o resto. Ao time de RH, basta acompanhar o processo.

Tudo isso lhe traz qual palavra-chave à mente? Para nós, não há outra senão “produtividade”.

O processo de contratação e admissão convencional pode levar muito mais do que horas, mas dias, justamente porque o RH precisa conciliar com outras tarefas do seu dia a dia.

Com a admissão digital, você utiliza todos os recursos de um sistema de RH para facilitar a interação do novo funcionário com os responsáveis pela sua formalização.

Desse modo, basta digitalizar os documentos — como sua identidade, certidão de nascimento, carteira de trabalho, entre outros — e enviar para a empresa.

Assim, todo processo admissional ocorre em questão de minutos e com poucos cliques, bastante ao responsável pela sua execução apenas acompanhar através do sistema.

Percebe o quão prática a admissão digital é?

Ela elimina todo o inconveniente que antes obrigava o funcionário a ir à empresa munido de cópias e versões originais de seus documentos.

Dessa maneira, você reduz a carga burocrática, contribui com a assertividade das informações e a conformidade do processo admissional.

Como funciona o processo de admissão digital?

É simples entender a admissão digital: basicamente, o processo admissional passa a ser feito por intermédio de um sistema. A tecnologia permite que o funcionário envie cópias digitalizadas dos seus documentos direto para o sistema.

Desse modo, garante mais qualidade, conformidade e agilidade ao processo admissional.

Responda: na sua empresa, a admissão digital já é uma realidade?

Saiba que em grandes empresas e mesmo nos pequenos negócios mais modernos, toda admissão é feita digitalmente.

Isso ocasiona uma redução significativa da papelada, bem como permite que os responsáveis foquem em atividades mais estratégicas.

Afinal, é o próprio sistema quem confere os documentos, avalia sua conformidade, integra os dados à folha de pagamentos e simplifica toda etapa de efetivação do novo funcionário no sistema da empresa.

Ou seja, um processo que até então poderia levar dias para ser concluído — muitas vezes prejudicando o início imediato de um funcionário — agora pode ser feito em questão de poucas horas.

Além de ser um tremendo auxílio para a empresa, é também um fator que contribui para uma melhor experiência do colaborador — falaremos mais sobre isso logo mais.

Qual  a importância das empresas investirem em processos digitais?

Quando falamos da importância da admissão digital, basicamente nos referimos ao peso da transformação digital como um todo para o seu negócio. Em poucas palavras: reduz a carga operacional dos seus funcionários e permite que dediquem mais tempo ao campo estratégico.

Ok, sabemos que isso é um tanto básico, mas é realmente o motivo que leva cada vez mais empresas a digitalizar seus processos — não tendo apenas um RH digital, mas toda sua estrutura.

A digitalização traz uma série de benefícios para sua empresa, como:

1# Sua empresa fica mais apta a lidar com emergências

Ao arquivar documentos em um sistema baseado em nuvem, sua empresa está preparada para enfrentar qualquer tipo de desastre ou emergência

Desse modo, é muito mais fácil retomar as operações, mesmo após um desastre. Afinal, todos os dados, projetos e servidores essenciais vão permanecer intactos.

2# Economiza o tempo do time

Empresas que dependem da documentação em papel desperdiçam incontáveis horas de trabalho no esforço de manter, localizar e atualizar esses itens.

O setor de RH é extremamente familiarizado com essa rotina, já que grande parte dos seus processos envolve documentos — ou seja, papelada.

Portanto, faz sentido convertê-los para o digital, utilizando de recursos avançados de busca para localizá-los quando necessário.

É uma renovação completa do processo, já que você resolve em segundos algo que, com documentos de papel em armários de armazenamento, levaria horas.

3# Facilita o compliance e adequação às leis

A maioria das empresas precisa correr contra o tempo para se adequar às leis e normas (seja de âmbito legislativo como setorial).

São regulamentos que falam sobre a proteção aos dados dos funcionários e clientes, responsabilidade financeira ou métodos de manutenção de registros.

Imagine se você não possuísse uma cópia digital de cada documento, contrato e certificado em seu sistema?

Ao menor sinal de perda, seu compliance poderia ser terrivelmente afetado.

É claro: hoje em dia, são poucas as empresas 100% analógicas.

Mas não se engane, pois a maioria ainda não é 100% digital — e essa é a meta!

Com a digitalização do RH, você tem em um banco de dados seguro e acessível de qualquer dispositivo as informações sobre cada funcionário.

Assim, diante da menor necessidade de enviá-los para os órgãos de fiscalização (como no eSocial!), basta procurar no seu sistema!

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4# Flexibiliza sua operação

A digitalização é capaz de flexibilizar toda sua operação, tornando o dia a dia da equipe mais fácil de gerenciar.

Isso quer dizer algumas coisas, como:

• Com a digitalização de processos, você automatiza uma série de tarefas antes puramente operacionais e repetitivas;
• Você favorece novos modelos de trabalho, como o home ou o anywhere office.

No caso da admissão, as vantagens são evidentes:

Sua equipe de RH não vai precisar receber os documentos, verificá-los um a um, fazer cópias, enviá-los à contabilidade, digitar o contrato e os termos de responsabilidade, etc.

Basicamente, é o software que se encarrega disso tudo, enquanto sua equipe apenas valida, envia aos envolvidos e imprime as cópias que for necessário.

5# Fortalece sua governança corporativa

Com uma governança corporativa digitalizada, você organiza e acessa os documentos mais relevantes para o seu negócio com poucos cliques.

Uma boa estratégia de governança corporativa garante que todos os documentos importantes da empresa estejam seguros no banco de dados, com cópias digitais acessíveis.

É uma ação que aumenta a qualidade da informação, bem como capacita a gestão eletrônica de documentos, fortalecendo seus mecanismos de segurança, compliance e organização interna.

6# Aumenta a eficiência operacional

A digitalização pode melhorar muito o tempo de resposta da empresa a situações comuns no dia a dia, como consultas de clientes, problemas logísticos e de vendas, bem como questões referentes ao RH.

Essa maior capacidade de resposta está diretamente relacionada à eficiência operacional — afinal, contamos com a digitalização e as funcionalidades tecnológicas para lidar com os problemas.

7# Reduz custos e otimiza o potencial da sua empresa

A digitalização pode reduzir a quantidade de pessoal necessário para processar e lidar com cópias em papel dos documentos.

Vale dizer que os arquivos digitais também minimizam ou mesmo eliminam os custos de logística, armazenamento e conservação dos documentos.

Processos digitalizados significam exatamente isso: o fim da papelada como conhecemos.

Uma benção não apenas para o RH e alguns de seus processos, como o admissional, mas para toda a empresa!

Admissão digital X Admissão tradicional

A admissão digital é totalmente diferente da admissão tradicional. É uma forma mais moderna de conduzir essa importante etapa do processo de contratação de um novo funcionário, agregando mais agilidade para a rotina do RH.

Mas vamos pelo começo:

Como é a admissão tradicional?

Saiba que esse processo foge completamente das diretrizes de flexibilidade que o mercado de hoje impõe em seus processos internos.

Se você entrou no mercado de trabalho há alguns anos, provavelmente passou por isso:

Após a contratação, teve que tirar cópias de alguns documentos e levar as versões originais de outros, organizá-los em uma pastinha, deslocar-se até a empresa, simplesmente para entregá-los nas mãos do responsável pelo RH.

Porém, não pense que o trabalho para por aí.

A formalização de um novo colaborador segue uma série de procedimentos que visam regularizar sua atuação, bem como permitir diante dos olhos da lei que a pessoa preste serviços para sua empresa.

Basta conhecer um pouquinho mais da lei para entender, mas há diversos mecanismos que o RH deve ficar de olho.

O registro do funcionário, inclusive, é um dos mais delicados deles.

Por exemplo, se a empresa não realizar a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do funcionário, ela é passível de multas de até R$ 3.000,00.

Além disso, se a sua organização errar na formalização de contratos temporários, saiba que esses vínculos podem ser convertidos em definitivos.

São questões que o RH deve se preocupar, garantindo máxima conformidade no processo de admissão.

Entre as etapas de admissão de um novo funcionários, podemos mencionar como principais:

• Criação da oferta de empresa: uma maneira de comprovar que a oferta foi redigida, com os devidos termos e condições, de modo a proteger a empresa.
• Elaboração do contrato: além da anotação em carteira, o contrato é ideal para descrever todas as responsabilidades do novo funcionários, bem como sua remuneração, jornada de trabalho, direitos e deveres, etc.
• Anotar na CTPS: é onde as anotações mais importantes estarão. É uma das etapas que ainda permanece manual do processo.
• Realizar o cadastro da admissão no eSocial: trata-se de uma forma de comunicar os órgãos competentes da contratação. A documentação a ser enviada já está pronta na própria plataforma do governo, bastando apenas preenchê-la e enviá-la. Mas atenção: o prazo para isso é sempre no dia anterior ao início da prestação de serviços.

Como funciona a admissão digital?

A admissão digital conta com todos esses passos acima, mas a grande diferença é que a operacionalização de toda essa carga é feita pelo software. Ou seja, via automação de processos.

O funcionário de RH requisita os documentos do novo colaborador — via e-mail, WhatsApp ou mesmo aplicativo para RH.

Assim que ele envia as cópias digitalizadas, o próprio sistema as recebe, valida e armazena os dados pessoais.

É um método que dispensa totalmente a necessidade de dezenas de folhas impressas.

A partir daí, vai depender da solução de admissão digital que sua empresa possuir.

Existem alternativas mais completas, que descomplicam toda jornada do colaborador: da digitalização dos documentos até a assinatura eletrônica do contrato.

Além disso, esses sistemas possuem funcionalidades diversas, como:

• Painel Geral: visualização e transparência acerca de todos os processos de admissão digital abertos, bem como o andamento das assinaturas de contratos.
• Histórico de Processos: acompanhamento das etapas do processo de admissão, com visualização sobre responsáveis, datas e documentos envolvidos em cada processo diferente.
• Gestão de Documentos do Colaborador: alguns sistemas permitem que você personalize a organização dos documentos do colaborador, facilitando a rotina dos time de RH.
• Personalização Aprofundada: você pode também personalizar configurações de diferentes tipos, automatizando o envio de documentos ou mensagens de requisição aos novos colaboradores.
• Integrações: quer saber de algo bacana? Alguns softwares de admissão digital podem ser integrados ao seu sistema de RH, conectando-se à folha de pagamento, Receita Federal e também ao eSocial.
• Mobilidade: e se você puder centralizar toda comunicação com o novo colaborador por dispositivos móveis? Os principais softwares de admissão digital do mercado possibilitam isso!

5 Vantagens de investir em processos de admissão digital

Agora que você já conhece o conceito de admissão digital e a diferença do processo inovador e moderno para seu par tradicional, já sabe quais as vantagens de investir na digitalização da etapa de admissão de novos colaboradores?

Veja bem: muitas empresas caminham pelo processo de transformação digital atuando de maneira cautelosa.

Elas investem em sistemas-chave, como um ERP ou um sistema de gestão de RH, mas acabam não olhando para o todo. Ou seja, os processos que circulam os principais e mais estratégicos.

Desse modo, toda sua estrutura de RH pode ser digitalizada, mas na hora de admitir um novo funcionário, lá vai sua equipe se virar nos 30 para fazer tudo à mão.

Bom, algo está errado aí, não acha?

É por isso que investir em um sistema de admissão digital é tão importante, pois fecha a lacuna de digitalização da sua empresa, trazendo benefícios como:

Aumento da produtividade

Assim como qualquer advento tecnológico, a admissão digital é muito mais rápida que o processo tradicional.

Isso significa que tanto a etapa que cabe ao funcionário, como a que cabe ao RH pode ser feita muito mais rapidamente.

É uma forma de reduzir o tempo de espera de dias para horas, permitindo o início imediato do novo colaborador.

Além disso, é um ganho enorme de produtividade: imagine quantas admissões um único funcionário pode supervisionais com auxílio de uma ferramenta digital?

Sustentabilidade

Não há como falar da tecnologia e da digitalização de processos sem mencionar um dos aspectos mais importantes aqui: a sustentabilidade.

Sem a necessidade de imprimir, armazenar e cuidar de dezenas de documentos impressos a cada admissão, você reduz os impactos ambientais da sua empresa.

De longe, pode parecer pouco, mas lembre-se que qualquer contribuição é necessária para a preservação da natureza.

Imagine em uma empresa média, que planeja dobrar de tamanho em doze meses, quanta papelada relacionada à contratação existiria?

Falamos de uma grande ajuda ao meio ambiente, bem como uma forma de se manter em conformidade com as diretrizes internacionais de sustentabilidade.

Inovação 

A inovação é combustível dos negócios de sucesso — e a admissão digital é um passo sólido em direção a uma estrutura corporativa mais inovadora.

Afinal, a presença da tecnologia, da automatização e de uma ferramenta capaz de integrar tantos setores e tarefas, é suficiente para fazer sua operação subir de nível!

E claro, significa um diferencial para o próprio funcionário, que não precisa passar por todo estresse (e as idas e vindas) apenas para levar documentos ao RH.

Segurança

Uma das grandes exigências de compliance interno e externo hoje é a segurança de dados.

Muitas vezes, as pessoas podem achar que no papel, as informações ficam melhor protegidas do que no ambiente digital. Isso não é verdade, lembre-se.

Documentos físicos podem facilmente ser violados, extraviados e destruídos — inclusive por desastres, como incêndios, ou pela ação da natureza, como cupins.

Já os documentos digitais são mantidos com diferentes camadas de proteção em bancos de dados na nuvem.

Ou seja, com cópias de segurança descentralizadas, que permitem acesso irrestrito às pessoas com permissão para tal, mesmo diante de quedas de energia.

É uma forma eficaz de se manter à par com as diretrizes da LGPD, inclusive.

Redução da burocracia

Você viu como o processo admissional convencional pode ser moroso, certo? Há incontáveis burocracias a serem seguidas. Manualmente, pode ser um grande estorvo, limitando o tempo da sua equipe. E claro, é suscetível a erros!

Com a admissão digital, a burocracia não existe mais?

Veja bem, não é isso: na verdade, uma ferramenta digital automatiza todos os processos operacionais do processo.

Desse modo, à equipe, cabe apenas verificar o resultado final e validar a admissão do novo colaborador.

Além disso, a própria plataforma pode ser integrada aos sistemas fiscais, como o eSocial, agilizando a formalização do funcionário na empresa.

O que é preciso para colocar em prática a admissão digital em uma empresa?

Na prática, a admissão digital depende de um elemento-chave: um software.

É ele quem vai complementar seu sistema de gestão de RH e tornar possível que sua empresa digitalize o processo admissional.

É claro: sua empresa precisa ter a estrutura necessária para isso. Mas com o sistema de gestão de RH já implementado, o próximo passo tende a ser super simples.

Como implementar o processo de admissão digital?

Agora, com o software de admissão digital a postos, como dar início ao novo processo admissional?

Bom, se você não souber por onde começar, sempre há Suporte Técnico da desenvolvedora da ferramenta para auxiliar.

Mas basicamente, após sua implementação e a integração da ferramenta com o sistema de RH, não há mistérios:

• Você solicita, via dispositivo móvel, os documentos ao seu novo funcionário.
• Ele envia as versões digitais e o próprio sistema analisa, retirando os dados para completar seus cadastros. O software utiliza tecnologia de leitura de caracteres  (OCR) para isso.
• Então, o cadastro do funcionário no eSocial é feito.
• Após isso, todos os documentos são centralizados no próprio sistema, que também emite o contrato de trabalho e envia ao funcionário uma cópia digitalizada.

Algumas ferramentas de admissão digital ainda contam com tecnologia de assinatura eletrônica, que permite que o colaborador assine eletronicamente o contrato.

Ou seja: em questão de poucas horas, você pode passar por todas as etapas de contratação de um novo funcionário!

Admissão Digital by Digte

A melhor solução para modernizar o processo admissional na sua empresa é Admissão Digital by Digte!

Esse sistema, integrado à família de produtos TOTVS RH facilita a admissão e agrega valor ao processo de gestão da experiência humana (HXM), antes mesmo do dia 1 dos funcionários.

Que tal descomplicar e desburocratizar todo processo admissional, com uma ferramenta que permite toda digitalização dos documentos e até mesmo a assinatura eletrônica de contratos?

O Admissão Digital by Digte é completo, extremamente seguro e repleto de funcionalidades para seu RH se tornar realmente moderno!

Que tal conhecer mais sobre a ferramenta, bem como seus diferenciais e benefícios? Conheça o Admissão Digital by Digte!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, te contamos tudo sobre a admissão digital e porque essa inovação vem ganhando tanto espaço no mercado.

Nos dias atuais, as empresas necessitam de toda força estratégica que puderem ter — ou seja, contam com seu capital intelectual para torná-las cada vez mais competitivas.

A admissão digital é um passo para isso, reduzindo as burocracias de um processo tradicionalmente lento, e agregando valor à experiência do funcionário!

Agora, você já sabe como colocar essa inovação em prática? Se pensou no Admissão Digital by Digte sistema parceiro da TOTVS para esta jornada, está no caminho certo! Antes de finalizar o conteúdo, que tal seguir de olho nas outras novidades aqui do Blog da TOTVS? Assine nossa newsletter!