Não é novidade que a digitalização está transformando a maneira como trabalhamos e organizamos informações.
Desde a migração de arquivos físicos para formatos digitais até a organização eficiente desses dados, o avanço tecnológico possibilita um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente.
Uma dessas inovações fundamentais é o sistema de Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR (Optical Character Recognition).
Muitas vezes despercebida no dia a dia, a tecnologia desempenha um papel fundamental na conversão de documentos físicos em digitais, tornando-os pesquisáveis e editáveis.
Mas o que é OCR, como ele é aplicado na leitura de documentos e quais os benefícios que traz para esse processo?
Vamos ver agora!
O que é o sistema OCR?
O OCR é uma tecnologia que permite a conversão de diferentes tipos de documentos, como arquivos em papel, PDFs ou imagens capturadas por um scanner, em dados pesquisáveis.
Ao invés de digitalizar apenas uma imagem do documento, o OCR ‘lê’ o conteúdo e o transforma em texto editável.
É como se um olho humano estivesse percorrendo as linhas em alta velocidade, reconhecendo padrões e interpretações complexas para traduzir físico em digital.
Esta tecnologia, uma fusão entre software e hardware, usa algoritmos sofisticados que aprendem e se adaptam às peculiaridades dos documentos, melhorando continuamente sua precisão.
Na prática, como funciona o reconhecimento óptico de caracteres?
Na prática, ele funciona a partir da capacidade de decompor uma imagem em elementos menores e analisá-los.
Quando um documento é digitalizado, ele está, essencialmente, transformado em um mapa de bits cheio de pixels.
O OCR entra em ação e analisa cada píxel para identificar caracteres específicos, usando algoritmos avançados e inteligência artificial para reconhecer padrões de letras, números e símbolos.
Como é feita a leitura automatizada de documentos?
Essa leitura automatizada começa com o pré-processamento da imagem. A partir daí, o Reconhecimento Óptico de Caracteres realiza ajustes, como eliminação de ruídos e clarificação de bordas, para assegurar que a qualidade da entrada seja a melhor possível.
Esta fase é bem importante, pois uma base limpa garante um processamento mais preciso. Depois disso é hora de usar as técnicas de identificação de linhas e segmentação de palavras, reconhecendo palavras e contextos com a ajuda de bancos de dados linguísticos.
Ferramentas-chave para o funcionamento do OCR
Para o funcionamento eficaz de um Reconhecimento Óptico de Caracteres, algumas ferramentas e componentes são essenciais:
- Algoritmos de segmentação: segmentam a imagem em elementos menores como linhas, palavras e caracteres para facilitar a análise;
- Redes neurais e Aprendizado Profundo (Deep Learning): algoritmos de aprendizado de máquina, como redes neurais convolucionais (CNNs), são utilizados para melhorar a precisão do OCR, especialmente em documentos manuscritos ou com fontes incomuns;
- Mecanismos de PNL (Processamento de Linguagem Natural): essenciais para correção e interpretação do texto após o reconhecimento. PNL ajuda a corrigir erros e a identificar o contexto das palavras, aumentando a precisão e compreensibilidade do texto digitalizado;
- Sistemas de treinamento customizados: para um caso que se precisa reconhecer fontes específicas ou até mesmo grafias únicas, é necessário treiná-lo para essas particularidades.
Tipos de programas de OCR
Os programas podem variar em termos de intuito e complexidade. Aqueles básicos transformam simplesmente texto em papel para texto editável. São eficazes para documentos simples e fontes padrão, mas têm dificuldade com layouts complexos ou fontes manuscritas.
Um programa de Reconhecimento Óptico de Caracteres inteligente utiliza inteligência artificial e aprendizado de máquina para aprimorar a precisão do reconhecimento, inclusive com letras manuscritas, fontes variadas e documentos de múltiplas colunas.
Já os programas focados em reconhecer textos manuscritos são mais complexos devido à variabilidade da escrita. Esses programas utilizam redes neurais para melhorar o reconhecimento.
Além disso, vale dizer que serviços na nuvem permitem processar documentos sem instalar software localmente. Esse tipo é ideal para quem precisa de OCR esporadicamente ou para empresas que processam grandes volumes de documentos.
Qual a importância do OCR para as empresas?
Para empresas, OCR significa acesso rápido à informação.
Pense nos contratos, comprovantes e correspondências que ocupam espaço físico em escritórios. O uso dele não apenas libera fisicamente esse ambiente, mas também melhora significativamente a capacidade de busca e recuperação de informações, permitindo decisões baseadas em dados.
Junto a isso, elimina o erro humano na inserção de dados, o que, consequentemente, reduz custos operacionais e otimiza a produtividade.
Em setores como o jurídico, por exemplo, a agilidade proporcionada pelo Reconhecimento Óptico de Caracteres pode ser a diferença entre perder ou fechar um negócio valioso.
Onde a tecnologia OCR pode ser aplicada?
A flexibilidade do OCR permite que ele encontre aplicações em diversas áreas!
Finanças
No setor financeiro, a precisão e a agilidade são cruciais.
OCR desempenha um papel vital ao converter dados de transações, relatórios e declarações em formatos digitais, permitindo não apenas uma organização melhor, mas também rápidas análises de tendências e anomalias.
Um banco, por exemplo, pode usá-lo para processar centenas de faturas comerciais em questão de minutos, algo que manualmente levaria dias.
Além disso, ao detectar padrões em faturas ou declarações, o OCR auxilia na prevenção de fraudes, garantindo maior segurança financeira.
Saúde
No campo da saúde, o OCR auxilia na gestão eficaz de registros médicos. Transformar prontuários e manuscritos em registros digitais pode literal e figurativamente salvar vidas.
Esses documentos digitalizados facilitam o compartilhamento seguro de história clínica entre profissionais de saúde, melhorando a coordenação do tratamento e resultando em melhores desfechos para os pacientes.
Imagine um cenário em que um profissional de saúde precisa acessar de imediato o histórico de um paciente em uma emergência; o Reconhecimento Óptico de Caracteres torna essa situação menos crítica e mais manejável.
Logística
A eficiência é o sustentáculo da logística, onde OCR se aplica amplamente em verificações de inventário, processamento de documentos de embarque e otimização de cadeias de suprimentos.
Com ele, empresas conseguem identificar rapidamente o estado de cargas ao analisar automaticamente relatórios de inspeção e documentos guia, economizando tempo que pode ser crucial em ambientes de entrega rápida.
Em cadeias de suprimento globais, contexto em que documentos frequentemente atravessam fusos horários e idiomas, o OCR também age como um ponto de encontro unificador para dados dispersos.
Varejo
No varejo, ele transforma a maneira como as empresas lidam com inventário e interagem com clientes. O reconhecimento de rótulos e etiquetas permite atualizações automáticas nas bases de dados dos produtos e dos preços, facilitando a gestão dinâmica do estoque e promoção de vendas em tempo real.
Além disso, feedbacks dos clientes podem ser processados rapidamente, ajudando o varejo a ajustar estratégias conforme a necessidade com uma rapidez surpreendente.
Exemplos vão desde reduzir tempo de checkout em caixas eletrônicos a personalizar recomendações de produtos com base em compras anteriores documentadas.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e a assinatura digital de documentos trabalham em perfeita sinergia, especialmente em fluxos de trabalho digitais que incluem documentos escaneados e assinatura eletrônica.
Para empresas que precisam dessa funcionalidade, o TOTVS Assinatura Eletrônica oferece uma plataforma completa para gerenciar e realizar assinaturas eletrônicas com total segurança e validade jurídica.
A solução, com tecnologia mobile, agiliza o processo de assinatura e validação de documentos e foi desenvolvida em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo que sua empresa atenda a todos os requisitos de proteção de dados sensíveis.
Disponível por assinatura, o TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser acessado via portal web, permitindo que você organize a preparação dos documentos, acompanhe as assinaturas e disponibilize os arquivos assinados (manifesto) com facilidade.
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Conclusão
De forma resumida, o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) “lê” o texto contido em imagens e o converte em caracteres digitais, tornando o conteúdo pesquisável, copiável e editável.
Essa funcionalidade transforma o Reconhecimento Óptico de Caracteres em uma ferramenta indispensável para a gestão moderna de informações, o que é especialmente valiosa para empresas que trabalham com grandes volumes de documentos, como contratos, formulários e registros.
Contratos e outros documentos podem ser facilmente organizados, categorizados e recuperados, otimizando fluxos de trabalho que envolvem assinatura digital e validação.
Aproveite agora para entender o que é um sistema de gestão de documentos e quais os benefícios para as empresas!
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