O imposto sobre locação de equipamentos pode ser um verdadeiro desafio para empresas que trabalham com o aluguel de máquinas, veículos, ferramentas ou estruturas, especialmente quando falta conhecimento sobre as obrigações envolvidas.
A tributação pode mudar conforme o contrato, o regime fiscal e até o estado onde a operação acontece, por isso, a gestão desses contratos exige muita atenção.
Com a Reforma Tributária mudando as rotinas fiscais das empresas, entender os processos é ainda mais importante para evitar riscos e garantir a conformidade mesmo em meio às mudanças.
Ao longo deste conteúdo, você vai conhecer os tributos envolvidos no aluguel de equipamentos, aprender como fazer as declarações e descobrir como a tecnologia pode simplificar toda a gestão fiscal. Aproveite a leitura!
Quais os impostos sobre locação de equipamentos?
A locação de equipamentos pode envolver diferentes impostos, a depender da natureza da operação. Em geral, os principais tributos relacionados são o Imposto de Renda e a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).
Além deles, PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) também entram na lista, com incidência sobre a receita da atividade.
Em alguns casos, o ISS (Imposto sobre Serviços) pode ser obrigatório. Entenda como cada tributo se aplica a seguir.
IR (Imposto de Renda)
No caso do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) incide sobre o lucro obtido pela empresa que realiza a locação de equipamentos.
A diferença fica na forma de cálculo, que varia de acordo com o regime tributário:
- Lucro Presumido: a base de cálculo é um percentual fixo sobre a receita bruta da locação;
- Lucro Real: cálculo sobre o lucro líquido ajustado, considerando despesas e deduções permitidas;
- Simples Nacional: o IRPJ é recolhido de forma unificada, dentro do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
A CSLL segue a mesma base de cálculo do IRPJ e também incide sobre o lucro das empresas.
É importante entender alguns pontos sobre essa tributação:
- As alíquotas variam conforme o regime tributário: no Lucro Real e Presumido, aplicam-se percentuais diferentes sobre o resultado. Já no Simples Nacional, está inclusa no DAS;
- Tanto IRPJ quanto CSLL incidem mesmo que a empresa não preste serviços, desde que haja receita proveniente da locação.
PIS e COFINS
O PIS e a COFINS também incidem sobre a receita da locação, independentemente de haver prestação de serviços envolvida na operação.
Aqui, há uma diferença conforme o regime adotado pela empresa:
- Regime cumulativo: aplicam-se alíquotas fixas sobre a receita total;
- Regime não cumulativo, a empresa pode aproveitar créditos fiscais relacionados a despesas operacionais.
ISS (Imposto sobre Serviços)
Segundo a Súmula 31 do STF (Supremo Tribunal Federal), o ISS não incide sobre a locação de equipamentos por se tratar de uma operação com bens móveis.
No entanto, a Súmula prevê uma exceção: casos em que há prestação de serviços envolvida.
Isso significa que se uma empresa de construção civil, por exemplo, contratar uma escavadeira com operador para manobrá-la no canteiro de obras, terá incidência de ISS sobre o serviço prestado por este operador.
Caso o contrato de locação de equipamentos para obra seja apenas relacionado a escavadeira, não há incidência do tributo.
Qual nota fiscal deve ser emitida para locação de equipamentos?
A locação de equipamentos, por si só, não exige emissão de Nota Fiscal. Isso porque a operação não é classificada como circulação de mercadoria nem como prestação de serviços.
O documento fiscal utilizado para comprovar o aluguel de equipamentos é a fatura de locação.
Ela comprova o valor cobrado, o período contratado e as condições comerciais acordadas, além de especificar a arrecadação de imposto sobre locação de equipamentos.
Vale destacar que a fatura é um documento obrigatório, que funciona como registro fiscal da operação e garante segurança jurídica aos envolvidos.
Quando a locação envolve qualquer tipo de serviço agregado, como montagem, instalação e operação supervisionada de equipamentos, é preciso emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço).
Além disso, é importante ficar atento a dois pontos:
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)
Mesmo sem Nota Fiscal, algumas operações de locação de equipamentos podem exigir documentos auxiliares ou CFOP específico, especialmente para controle de entrada e saída de bens do ativo.
O principal CFOP para locação é o CFOP 5.949 ou 6.949, utilizado para remessa e retorno do equipamento locado, caso não exista outro CFOP específico adequado para a operação.
Esses códigos ajudam a manter a rastreabilidade do bem e a regularidade contábil e fiscal da operação.
CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas)
Quando entendemos a incidência de imposto sobre locação de equipamentos, fica claro que a operação não é uma prestação de serviços. Por isso, não se deve adotar um CNAE de prestação de serviços para classificar a atividade.
Os principais CNAE para locação são:
| CNAE | Descrição Oficial |
| 77.32-2/01 | Aluguel de máquinas e equipamentos para construção sem operador, exceto andaimes |
| 77.39-0/02 | Aluguel de equipamentos científicos, médicos e hospitalares, sem operador |
| 77.39-0/99 | Aluguel de outras máquinas e equipamentos comerciais e industriais não especificados anteriormente, sem operador |
| 77.39-0/03 | Aluguel de palcos, coberturas e outras estruturas de uso temporário, exceto andaimes |
| 77.33-1/00 | Aluguel de máquinas e equipamentos para escritórios |
Como a locação de equipamentos deve ser declarada?
A declaração de operações envolvendo imposto sobre locação de equipamentos depende do regime tributário da empresa e da forma como a receita é registrada na contabilidade.
Como mencionamos, o aluguel não é considerado prestação de serviço, mas a operação gera obrigações acessórias e exige uma boa gestão fiscal para evitar inconsistências e autuações no cruzamento de dados da Receita Federal.
A seguir, entenda como funciona a declaração em cada regime e os cuidados essenciais para manter a conformidade no seu negócio.
Declaração no Simples Nacional, Lucro Real e Presumido
No Simples Nacional, o aluguel de equipamentos não integra o cálculo do DAS, mas a receita deve ser informada no PGDAS-D na parte de “Outras Receitas”.
Vale lembrar que a operação de locação não é considerada serviço tributável pelo Simples Nacional.
No regime deLucro Real, as receitas ligadas à locação de equipamentos devem ser registradas na contabilidade e compor o lucro líquido para apuração do IRPJ e CSLL.
Já no Lucro Presumido, a receita de locação compõe a base do IRPJ e CSLL, conforme os percentuais de presunção.
Quando há serviços agregados (ex.: operação do equipamento), o faturamento precisa fazer a divisão correta entre aluguel e serviço.
Registros e documentos fiscais obrigatórios
Mesmo que não haja obrigatoriedade de emissão de notas fiscais, a operação precisa ser registrada e documentada para garantir a segurança jurídica e eliminar riscos no recolhimento do imposto sobre locação de equipamentos.
Confira os principais registros:
- Fatura de locação: documento obrigatório que comprova a operação;
- Registros contábeis: registro de despesa operacional para o locatário e de receitas para o locador;
- Contrato de locação de equipamentos: formaliza regras de uso, prazos, valores e responsabilidades;
- Registro correto do CNAE e CFOP: essencial para evitar autuações e falhas de enquadramento da atividade.
Cuidados com retenções e cruzamento de dados
A locação pura não sofre retenções tributárias (INSS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL), mas o cenário muda quando há algum serviço agregado.
Por isso, é importante seguir alguns passos para evitar problemas de conformidade:
- Segregar receitas entre locação e serviços;
- Verificar se há retenção quando o contrato incluir operação do equipamento;
- Fazer a conciliação financeira para evitar divergências entre faturamento e declaração;
- Manter contratos e faturas organizados para cruzamentos de informações e fiscalizações.
Como gerenciar o imposto sobre locação de equipamentos?
Para gerenciar o imposto sobre aluguel de equipamentos, é importante manter um bom controle das suas receitas, além de fazer a correta classificação fiscal da operação e estar atento às obrigações acessórias.
Com uma gestão eficiente, você consegue evitar autuações, reduzir riscos contábeis e trazer mais previsibilidade financeira ao negócio.
Reunimos algumas dicas práticas para ajudar você a tornar esse processo mais organizado e seguro no dia a dia. Confira a seguir.
1. Mantenha contratos e faturas padronizados
A padronização de processos e registros ajuda a evitar erros, além de trazer maior segurança à operação.
Um contrato claro, acompanhado da fatura de locação corretamente emitida, evita divergências entre faturamento e contabilidade, o que mantém a consistência dos registros fiscais.
Isso não só evita penalidades, como também otimiza o controle interno das operações de aluguel e a gestão de contratos.
2. Use relatórios fiscais e conciliações periódicas
Monitorar a operação é uma forma de identificar qualquer problema com um imposto sobre locação de equipamentos. Com relatórios frequentes, você consegue detectar divergências ainda no início, evitando falhas maiores.
A conciliação entre faturas, lançamentos contábeis e obrigações acessórias ajuda a manter todos os registros alinhados e reduz o risco de inconsistências em fiscalizações.
3. Automatize o cálculo e a apuração de tributos
A automação minimiza falhas humanas e garante que cada operação siga as regras corretas conforme regime tributário, classificação contábil e enquadramento fiscal da empresa.
Sistemas especializados integram faturamento e contabilidade, cruzando dados e atualizando tabelas fiscais automaticamente.
Dessa forma, é possível reduzir retrabalho e simplificar a conferência mensal da tributação de locação de equipamentos.
4. Utilize sistemas especializados
Softwares voltados para gestão de locação oferecem funcionalidades que simplificam toda a operação, desde regras fiscais por tipo de equipamento e UF até a geração automática de faturas e relatórios para auditoria.
Além disso, o controle fiscal automatizado agiliza a rotina da empresa e garante que todos os lançamentos estejam alinhados às exigências legais.
Como a Reforma Tributária impacta o imposto sobre locação de equipamentos?
Com a Reforma Tributária, prevista para entrar em vigor gradualmente a partir de janeiro de 2026, o recolhimento de tributos deve passar por diversas mudanças, inclusive o mercado de locação de equipamentos.
O novo modelo unifica tributos, substituindo PIS, COFINS, ISS, ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) pelo IVA Dual, composto por:
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), de competência de estados e municípios.
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de competência da União.
Para o mercado de locação, é importante se atentar ao cálculo, já que as mudanças impactam operações que envolvem bens e serviços.
Segundo a Sobratema (Associação Brasileira de Tecnologia para Construção e Mineração), a carga tributária do setor de locação de equipamentos e máquinas pode chegar aproximadamente a 25% ao longo da implementação gradual do novo sistema tributário.
Para garantir uma transição mais tranquila, vale acompanhar:
- Ajustes nos sistemas de faturamento, contabilidade e cadastro de itens;
- Possíveis mudanças na forma de declarar as operações e gerar obrigações acessórias;
- Regulamentações complementares que podem definir pontos específicos do aluguel de equipamentos dentro do IVA Dual.
Quer saber mais sobre os impactos da Reforma Tributária? Em episódio exclusivo do Fora de Órbita, Elisângela Damasco, Coordenadora de Consultoria Tributária na TOTVS, fala sobre as mudanças e oportunidades que já estão influenciando todos os setores, confira:
Como um sistema especializado pode ajudar no controle fiscal?
Uma boa gestão do imposto sobre locação de equipamentos exige total integração entre fiscal, contábil e operações.
Com um sistema especializado para empresas de locação, é possível simplificar esse processo.
A tecnologia permite aplicar regras automáticas por item, UF e regime tributário, reduzindo erros e garantindo conformidade.
Além disso, centraliza documentos fiscais, facilita auditorias, integra-se à contabilidade e gera relatórios completos para apuração e tomada de decisão.
Com o TOTVS Rental, por exemplo, você não só centraliza a gestão, como também garante a automação de processos, o controle de contratos e manutenção, e, consequentemente, a redução de custos e maior produtividade na rotina operacional.
Se você quer mais segurança e agilidade nas operações, conheça o melhor sistema de locação de equipamentos e leve eficiência ao seu negócio com a TOTVS!
Conclusão
Compreender e gerenciar corretamente o imposto sobre locação de equipamentos é essencial para manter a saúde fiscal do negócio, especialmente com a chegada da Reforma Tributária.
Neste conteúdo, você entendeu quais impostos incidem sobre a operação, como gerenciar esse processo e as mudanças que a reforma pode trazer para o setor de aluguel.
Em meio à complexidade e às mudanças tributárias, contar com soluções tecnológicas robustas, como o TOTVS Rental, faz toda a diferença.
Além de automatizar cálculos, sistemas especializados ajudam a organizar documentos e fornecem uma visão completa das obrigações, garantindo maior controle fiscal e compliance nas suas operações.
Para seguir aprimorando sua gestão, confira também nosso conteúdo sobre cláusulas de contrato de locação e fortaleça ainda mais a segurança jurídica das suas operações.
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