Já parou para pensar que a forma como sua empresa emite, armazena e controla cada documento fiscal eletrônico pode definir se a operação vai prosperar ou se afundar em problemas tributários?
Quando a gestão falha, o prejuízo pode aparecer rápido: multas, retrabalho e até bloqueios fiscais podem comprometer sua operação.
Muito além de uma obrigação fiscal, os documentos fiscais são fontes de dados estratégicos para decisões financeiras, logísticas e tributárias — e devem ser tratados com a devida importância.
Por isso, dominar a emissão, o armazenamento e a gestão desses documentos são passos básicos para o sucesso de qualquer negócio.
Neste conteúdo, vamos falar sobre os principais documentos e compartilhar dicas que vão te ajudar a estruturar um processo de gestão fiscal ágil, seguro e alinhado às exigências legais. Aproveite a leitura!
O que são documentos fiscais eletrônicos?
Um documento fiscal eletrônico é um registro digital que formaliza uma operação comercial, como a venda de produtos ou prestação de serviços. Esse tipo de arquivo tem validade jurídica garantida por assinatura digital.
Na prática, eles substituem os documentos físicos tradicionais, impressos em papel.
Quando uma loja de roupas realiza uma venda, por exemplo, deve emitir a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica), que pode ser enviada por e-mail ao cliente.
Além da assinatura digital, esses registros também são validados pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada Estado para manter a segurança das transações.
Por que sua empresa deve emitir documentos fiscais?
A emissão de documentos fiscais é obrigatória para a maioria das empresas brasileiras. Sem eles, a operação pode ser considerada irregular e sofrer prejuízos, como multas ou até mesmo a interrupção das atividades.
Mesmo a conformidade legal se destacando como um dos principais motivos, vale destacar que esses documentos desempenham um importante papel no funcionamento operacional como um todo.
São eles que formalizam transações, permitem a circulação de mercadorias, facilitam o pagamento de impostos e asseguram os direitos da empresa e do consumidor.
Um documento fiscal eletrônico traz ainda mais benefícios para o negócio ao digitalizar diferentes processos. Entre essas vantagens estão:
- Maior controle sobre a tramitação de arquivos: com acesso digital fácil e gestão otimizada, a empresa consegue acompanhar com facilidade o status de cada operação;
- Redução de erros: automatizar a emissão de documentos fiscais minimiza falhas manuais, como digitação incorreta de valores ou dados do cliente, além de garantir maior segurança;
- Transações mais confiáveis: formalizar as transações em um ambiente seguro, com autenticação da assinatura digital, é fundamental para transmitir credibilidade aos clientes, fornecedores e outros stakeholders;
- Economia de tempo e recursos: arquivos digitais eliminam a necessidade de impressão e, como são acessados online (normalmente por armazenamento em nuvem), ajudam a economizar com espaço físico e transporte de documentos.
Os principais documentos fiscais eletrônicos no Brasil
Cada tipo de operação possui um modelo específico de documentação, com funções específicas e alinhados à natureza de cada transação.
Eles variam conforme a atividade da empresa e o tipo de operação. É importante conhecer os diferentes documentos fiscais eletrônicos existentes para evitar erros no processo de emissão.
Por isso, listamos os mais utilizados no Brasil para compartilhar com você. Conheça as características e descubra quando usar cada um deles a seguir.
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal eletrônica, também conhecida pela sigla NF-e, é um dos modelos mais utilizados. Essencial para a gestão fiscal, ela registra operações de circulação de mercadorias.
Isso inclui vendas entre empresas (B2B) e também para pessoas físicas (B2C), sendo obrigatória para diferentes setores, como serviços, varejo e indústria.
Este modelo de documento fiscal eletrônico formaliza as vendas e reúne informações importantes para o cálculo de tributos, controle de estoque e comprovação da operação.
Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)
A NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços eletrônica, formaliza a prestação de serviços. Ou seja, deve ser emitida por empresas como agências de marketing, escritórios de contabilidade e advocacia.
Diferente da NF-e, que é estadual, a NFS-e é gerida em nível municipal. Por isso, as regras de emissão e os sistemas utilizados podem variar de uma cidade para outra.
Vale destacar que MEIs (Microempreendedores Individuais) que prestam serviços também devem emitir este modelo de nota fiscal.
Para quem é MEI, a emissão da nota fiscal deve ser realizada, obrigatoriamente, nos emissores públicos nacionais.
Segundo dados do Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, 70% das capitais já aderiram à emissão da NFS-e pelo sistema emissor nacional, que padroniza o documento.
Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é o principal documento fiscal eletrônico usado no varejo. Esse modelo de nota fiscal registra as vendas feitas diretamente aos consumidores finais.
Como o documento é autorizado em tempo real, o processo de emissão é mais ágil, especialmente em pontos de venda.
Após a emissão, o consumidor recebe o DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) impresso ou por e-mail, com um QR Code para consulta.
Esse modelo é ideal para lojas físicas, farmácias, supermercados e restaurantes, por exemplo, principalmente pela praticidade e agilidade.
Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é um documento fiscal eletrônico emitido por pessoas físicas ou jurídicas que não têm inscrição estadual ou não são obrigadas a emitir nota fiscal regularmente.
É muito utilizada por pequenos produtores, artesãos, MEIs que vendem para pessoas físicas ou para registro de vendas pontuais.
A emissão é feita diretamente no portal da Sefaz de cada Estado e pode exigir autorização prévia, por isso é importante consultar as normas da sua região.
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
A emissão de CT-e é obrigatória para todas as empresas que prestam serviços de transporte de cargas no Brasil, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
Além de documentar a contratação do serviço de transporte, esse documento permite a emissão integrada com a NF-e, otimizando o controle logístico e fiscal da operação.
Para emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico, transportadoras e operadores logísticos devem estar habilitados junto à Sefaz do seu Estado.
Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e)
O MDF-e, é emitido para consolidar informações de vários documentos fiscais, como NF-e e CT-e, em uma única operação de transporte.
Muito utilizado por empresas que realizam o transporte de cargas com múltiplos destinatários e notas fiscais, o MDF-e facilita a fiscalização nas estradas, garante segurança nos serviços e agiliza o processo logístico.
Quais são os requisitos para realizar a emissão?
Para emitir um documento fiscal eletrônico, a sua empresa precisa atender algumas exigências legais e preencher alguns requisitos tecnológicos que vão assegurar a autenticidade, integridade e validade jurídica das informações.
Na prática, é essencial estar alinhado a normas de cadastro, além de ter a infraestrutura adequada para enviar os documentos aos órgãos competentes.
Confira os principais requisitos para a emissão:
- Cadastro regular na Secretaria da Fazenda (Sefaz): a empresa precisa ter um CNPJ ativo e inscrição estadual ou municipal devidamente regularizada;
- Certificado digital: muitos documentos fiscais eletrônicos exigem um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, para assinatura eletrônica;
- Sistema emissor compatível: é necessário ter um software de gestão ou ERP integrado à Sefaz, capaz de gerar o documento conforme o padrão definido e realizar a transmissão automática ao órgão competente;
- Credenciamento na prefeitura: no caso de alguns documentos, como a NFA-e, pode ser obrigatório fazer um credenciamento prévio para a emissão (na prefeitura ou na Sefaz do seu Estado, a depender do documento).
Além desses pontos, é importante treinar a sua equipe para garantir que todos os colaboradores conheçam os processos e saibam utilizar o sistema emissor.
Como esses documentos devem ser geridos e armazenados?
Após a emissão dos documentos fiscais, é importante ter processos bem definidos para armazenar e gerenciar esses registros com segurança.
Sem uma boa gestão de documentos, você pode ter dificuldade para acessar informações essenciais, além da possibilidade de enfrentar problemas fiscais e até multas.
Para evitar esses cenários, listamos algumas boas práticas de gestão e armazenamento:
- Centralize os dados em um ERP: contar com um sistema de gestão integrado, que concentre todos os documentos fiscais emitidos e recebidos, facilita busca por informações e elaboração de relatórios;
- Armazene os arquivos em segurança: guarde os arquivos XML e os respectivos DANFEs de cada documento em servidores seguros, com backup automático e criptografia de dados;
- Faça auditorias frequentes: realize conferências periódicas para garantir que todos os documentos obrigatórios estão armazenados corretamente e com a integridade preservada;
- Padronize a organização dos arquivos: para facilitar a localização e o compartilhamento de documentos, crie nomenclaturas e pastas padronizadas;
- Limite os acessos: para ampliar a segurança e prevenir acessos indevidos a informações sensíveis, estabeleça níveis de permissão.
Por quanto tempo armazenar um documento fiscal eletrônico?
O prazo de guarda de documentos fiscais eletrônicos é de 11 anos. O tempo mínimo foi alterado em maio de 2025 pelo Ajuste SINIEF Nº 2/2025 — antes era de 5 anos.
Ou seja, é necessário manter os arquivos XML e seus respectivos DANFEs armazenados em ambiente digital, disponíveis para apresentação à fiscalização durante todo esse período.
Esse prazo mínimo é válido para arquivos como NF-e, CT-e e MDF-e, e reforça a importância de contar com um sistema de gestão que garanta armazenamento seguro e organização eficiente dos documentos.
TOTVS Transmite
Depois de entender como emitir, gerenciar e armazenar corretamente cada documento fiscal eletrônico, o próximo passo é garantir que todo esse processo seja ágil, eficiente e seguro.
Aqui, o TOTVS Transmite entra em ação para facilitar a gestão e o armazenamento de documentos na sua empresa.
O sistema permite monitorar a emissão e o recebimento de documentos fiscais, incluindo notas fiscais, CT-e e MDF-e.
Além disso, o TOTVS Transmite armazena todos os arquivos XML de forma centralizada, garantindo acesso fácil às informações e maior segurança na nuvem TOTVS.
Tudo isso em uma plataforma fácil de usar, integrada de forma nativa ao TOTVS Backoffice – Linha Protheus e com API que possibilita a integração a softwares de terceiros.
Conheça todos os recursos do TOTVS Transmite e transforme a forma como sua empresa gerencia documentos fiscais!
Conclusão
Emitir um documento fiscal eletrônico faz parte da rotina das empresas, mas é importante pensar nesse processo como algo que vai além do cumprimento de obrigações legais.
Afinal, esses documentos são fundamentais para o controle interno, a gestão financeira e, principalmente, para o crescimento sustentável do negócio.
Neste conteúdo, você conheceu os principais arquivos eletrônicos utilizados no Brasil e conferiu boas práticas para gerenciá-los e armazená-los corretamente.
Além disso, você também entendeu como a tecnologia pode facilitar esse processo.
Com sistemas como o TOTVS Transmite você transforma a gestão fiscal, trazendo mais agilidade, automação e segurança para as tarefas do dia a dia.
Se você quer ir além, leia também nosso conteúdo sobre documentos digitais e descubra como usar a tecnologia para elevar a gestão documental.
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