A emissão de CTe é uma prática muito comum entre a gestão de cargas e frotas. Afinal, este documento, conhecido como Conhecimento de Transporte eletrônico, é um dos mais importantes para fins de fiscalização.
Por isso, entender como funciona a emissão, quem é obrigado a emitir e como fazê-lo é essencial para ter um bom fluxo de trabalho e informações no ramo de transportes.
Sem ele, comprovar as informações acerca da carga transportada e otimizar os processos de gestão interna da empresa se torna praticamente impossível.
Então, vale a pena entender mais sobre o tema! Para te ajudar, desenvolvemos este conteúdo completo, com informações didáticas e práticas sobre a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Continue a leitura e confira!
Afinal, o que é CTe?
CTe, ou Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento obrigatório, que serve para registrar e oficializar toda prestação de serviços relacionado ao transporte de cargas em território nacional.
A emissão do CTe deve acontecer sempre que um serviço de transporte de cargas for prestado entre Estados ou municípios brasileiros.
Vale lembrar que essa regra começou a ser obrigatória desde meados de 2012. Mas, apenas após 2017, todas as modalidades de transporte foram declaradas obrigadas a emitir o CTe, como informa o Portal da Fazenda de SP.
Entender qual o significado de CTe é essencial para o seu negócio no ramo de transportes, a fim de evitar penalidades fiscais e regularizar todo o seu processo de trabalho.
Para que serve o CTe?
O CTe serve para facilitar a fiscalização nacional, substituindo os arquivos em papel – já obsoletos –, economizando espaço e evitando a perda de informações.
Neste documento, estão presentes todos os detalhes acerca do transporte da carga e do serviço prestado, como:
- Dados do remetente e destinatário;
- Peso da carga;
- Produto transportado;
- Data e hora da emissão;
- Valor total da mercadoria.
Ainda, por ser um documento digital, ele também apresenta uma chave de acesso para consultar a autenticidade e autorização de uso no próprio portal nacional do CTe, na Secretaria da Fazenda.
Desde que sua utilização passou a ser obrigatória, vários outros documentos do ramo de transportes de cargas, antes impressos e arquivados em espaços físicos, puderam ser substituídos.
Assim, não é mais necessário emitir outros documentos secundários, antes caracterizados segundo a modalidade de transporte.
Os registros que o CTe substituí são:
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
- Conhecimento Aéreo.
Quando é obrigatório emitir CTe?
Todas as empresas que contratam serviços de transporte ou são transportadoras são obrigadas a emitir o CTe sempre que realizarem prestações de serviços de transporte de cargas no território brasileiro.
A emissão de CTe deve ocorrer independente se o serviço prestado for entre Estados ou entre municípios, qualquer que seja a modalidade de transporte.
É importante que o responsável por emitir o documento seja contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que apresenta taxas e valores diferentes em cada Estado.
Por fim, os órgãos que podem emitir o CTe, são:
- Empresas Transportadoras de Cargas (ETCs);
- Transportadores Autônomos de Cargas (TACs);
- Cooperativas de Transporte de Cargas (CTC);
- Embarcadores de Cargas, que contratam o transporte;
- Escritórios de Contabilidade.
Quem é responsável por controlar a emissão do CTe?
Tanto a emissão quanto o controle e fiscalização do CTe acontecem pela Receita Federal, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada Estado.
É necessário solicitar seu credenciamento junto à Sefaz para viabilizar a emissão. Além disso, é possível consultar e verificar a autenticidade do seu documento emitido também pelo portal da Secretaria.
Se todas as informações estiverem corretas, você não terá nenhuma pendência com o Fisco ou com qualquer outro processo de fiscalização.
Qual o prazo para emissão de CTe?
O site oficial da Secretaria da Fazenda de São Paulo esclarece que o tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até três minutos.
Já o tempo de consulta ao CTe emitido tem o prazo de 180 dias após ser recebido pela Sefaz. Ao final do período, só estarão disponíveis dados parciais do CTe, para fins de identificação do documento.
O portal também esclarece que tanto o emitente quanto o tomador devem manter em arquivo próprio os CTes emitidos pelo tempo estabelecido pela legislação tributária.
O que é necessário para emitir este documento?
Existem algumas regras para emissão de CTe, como:
- Fazer a solicitação de credenciamento junto à Secretaria da Fazenda;
- Ter um certificado digital;
- Contratar um sistema para emissão de CTe;
- Configurar sua transportadora no sistema emissor;
- Fazer a importação do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica para a emissão de CTe;
- Preencher e verificar todos os dados do documento, tais como remetente, destinatário, tipo de carga, peso e valor total da nota;
- Realizar a impressão do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTE).
Vale lembrar que, desde 2017, a Secretaria da Fazenda deixou de disponibilizar seu sistema gratuito de emissão de CTe, já que mais de 96% das empresas emitiam em sistemas particulares.
Por isso, hoje é preciso adquirir um bom sistema emissor de CTe, que ajude também a otimizar suas operações logísticas como um todo.
O passo a passo para a emissão de CTe em sua empresa
A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico exige o cumprimento de algumas etapas. Confira o passo a passo para garantir que sua empresa realize o processo corretamente.
1. Obtenha um certificado digital
O primeiro passo é adquirir um certificado digital para garantir a autenticidade e validade jurídica das emissões.
Ele pode ser obtido por meio de uma Autoridade Certificadora de sua escolha, devidamente credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
2. Escolha um sistema para emissão de CTe
Para facilitar o processo, utilize um sistema especializado que seja confiável, intuitivo e ofereça um bom suporte ao cliente.
Vale a pena considerar a possibilidade de um “trial” ou um teste gratuito no sistema por um período específico, de modo a se familiarizar e experimentar a plataforma.
3. Solicite o credenciamento na Sefaz
É necessário solicitar o credenciamento na Sefaz do seu estado para ser habilitado a emitir o CTe e outros documentos fiscais inerentes ao transporte de cargas.
Basta acessar o portal da Secretaria do seu Estado e solicitar o credenciamento, opção que geralmente fica disponível no menu “Serviços”.
4. Configure o sistema e insira os dados da empresa
Com o sistema de emissão contratado e todas as etapas burocráticas completas, é preciso configurá-lo e informar todos os dados da sua transportadora, bem como informações sobre o frete ou serviço de transporte.
Esse processo pode variar conforme o sistema contratado – é por isso que ele deve oferecer um bom suporte e atendimento.
5. Gere o CTe a partir da NFe
Para concluir a emissão do CTe, importe o arquivo XML da NFe e preencha no documento todos os dados que faltarem, incluindo informações sobre o destinatário, remetente e carga.
Após revisar as informações, finalize o processo.
Dúvidas frequentes sobre o tema
Você ainda tem dúvidas sobre a emissão de CTe? Não se preocupe! Abaixo, você encontra todos os detalhes acerca do tema.
MEI precisa emitir CTe?
O MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir o CTe, mas pode optar pela emissão desde que tenha uma Inscrição Estadual (IE) devidamente registrada na Sefaz do seu estado.
Vale destacar que alguns estados ainda não permitem o cadastro de IE para microempreendedores individuais. Por isso, é importante checar as regras de cada região.
É possível fazer a emissão de CTe gratuito?
Não é mais possível encontrar um sistema de emissão de CTe gratuito, como era disponibilizado até 2017 pela Sefaz.
Hoje, é preciso contratar um sistema pago de emissão de CTe, que pode ser testado gratuitamente por um período antes de realizar a compra ou assinatura.
Como escolher o sistema para emissão de CTe?
Para escolher o seu sistema de emissão de CTe ideal, é preciso considerar pontos como:
- O tamanho da sua empresa, “budget” disponível e quantas emissões são feitas mensalmente;
- Quais as funções disponíveis no sistema – verifique se ele permite importar arquivos XML de notas fiscais, por exemplo;
- Qualidade do atendimento e suporte ao cliente do sistema, como a existência de um chat ou canal 24 horas;
- Possibilidade de testar gratuitamente, a fim de avaliar os recursos e ferramentas disponíveis, além de conferir se o sistema é intuitivo de usar.
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Conclusão
Como você percebeu, a emissão de CTe é indispensável para o sucesso e crescimento saudável do seu negócio no setor de transporte de cargas.
Sem este Conhecimento de Transporte eletrônico obrigatório, sua empresa está sujeita a multas e penalidades pelo Fisco e Receita Federal.
Neste artigo, você entendeu todos os detalhes acerca da emissão de CTe — desde para que ele serve até o passo a passo completo para emiti-lo.
Continue acompanhando o blog da TOTVS para ficar por dentro das principais exigências, burocracias e tendências do universo de gestão para frotas!
Deixamos como sugestão a leitura do nosso conteúdo sobre manifestação de desacordo do CT-e para ampliar o conhecimento sobre o documento.
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