Saiba como calcular e reduzir o custo de armazenagem no seu negócio

Para obter uma boa gestão de estoque, é importante manter o custo de armazenagem sob controle, além de reduzi-lo ao máximo. 

Nesse caso, é preciso tomar algumas medidas, como melhorar a rotatividade de produtos e diminuir o volume de materiais parados.

Lidar com mercadorias encalhadas não é o melhor cenário para quem deseja economizar e ampliar a rentabilidade para manter a saúde financeira do negócio. 

Sendo assim, é importante buscar meios de reduzir esses gastos. Para isso, é preciso, antes, aprender a calculá-los. 

Se quiser saber como isso é feito, continue a leitura para conferir o guia que preparamos para você! 

O que é custo de armazenagem?

O custo de armazenagem representa todas as despesas necessárias para guardar mercadorias ou insumos em centros de distribuição, armazéns ou outros espaços de estoque. 

Isso envolve gastos administrativos, estruturais e de transporte, por exemplo. O cálculo desses fatores é uma ferramenta importante dentro da gestão de estoque, pois tem um impacto na cadeia logística de maneira geral.

Encontrar maneiras de reduzir os custos de armazenamento é uma forma de otimizar os investimentos na área e, com isso, conseguir direcionar ações mais estratégicas a fim de ampliar a eficiência operacional.

Os principais custos de armazenagem

Para realizar um bom controle de estoque, é fundamental saber o seu custo de armazenagem, que é composto por diferentes contas, como:

• aluguel;
• seguros;
• energia elétrica;
• contratos de segurança;
• impostos do local, como IPTU;
• depreciação de equipamentos;
• remuneração e benefícios da mão de obra;
• itens usados para acondicionar as mercadorias – entre eles paletes, estantes, mesas, prateleiras e refrigeradores no caso de bens perecíveis.

Quando juntamos esses itens, podemos perceber que o custo corresponde a todos os gastos que a empresa tem para manter os seus produtos em centros de distribuição, armazéns, almoxarifados e outros locais de armazenagem.

Também é preciso considerar o período de tempo em que isso ocorre e os esforços de colaboradores para manter e transportar as mercadorias em boas condições.

Além disso, é necessário lembrar que a armazenagem consome espaço, pode danificar produtos, requer transporte de itens pela indústria, entre outros processos. 

Outros aspectos que impactam financeiramente o estoque são as perdas por:

• quebras;
• extravios;
• obsolência;
• vencimentos de prazos de validade.

Por que é importante fazer esse cálculo?

Todos os fatores acima devem ser consideradores na precificação dos produtos a serem vendidos, para que o custo geral de armazenagem seja pago sem que impacte negativamente os lucros.

Contudo, quando os gastos com armazenamento são elevados, é preciso cuidado para não repassá-los integralmente nos preços dos produtos, sob risco de praticar valores maiores do que a concorrência e, assim, “afugentar” clientes.

Nesse caso, a solução é reduzir esses gastos. Logo, o valor do produto final poderá ser mantido em um nível competitivo, já que, para ser estocado, não será necessário arcar com custos tão elevados.

Também é importante saber qual é o seu custo de armazenagem, com o intuito de descobrir a rentabilidade geral da área, buscar melhorias e entender quais fatores afetam mais ou menos o seu custo unitário de estoque.

Como calcular o custo de armazenagem?

Não há uma fórmula de custo de armazenagem padronizada, mas sim diversas maneiras de calcular essas despesas. Isso porque existem diferentes tipos de gastos que integram o custo de armazenamento, como listado acima

Para identificá-los, é necessário ficar atento àqueles que são gerados pela produção que não é comercializada e se acumula no estoque.

Além disso, você precisará especificar um intervalo de tempo para calcular os gastos nesse período e estabelecer um critério de comparação.

Afinal, há o custo de armazenagem por pallet, por metro quadrado, o por unidade que foi mantida no armazém, o geral relacionado a todas as vendas etc. 

Com isso, na prática, cada empresa deve adotar o cálculo mais alinhado aos seus objetivos de análise.

Para tornar mais claro essa soma, precisamos levantar alguns dados para um exemplo:

• o tamanho do depósito de armazenamento. Digamos que a sua medida seja de 10m x 10m, o que dá 100 m²;
• o prazo a ser considerado no cálculo. Nesse caso, usaremos 1 ano;
• o valor de despesas/custos no armazém, o que inclui os itens mencionados no primeiro tópico, como salários, energia elétrica, aluguel etc. Você encontrará essas informações em demonstrativos contábeis e documentos de controle gerencial. Digamos que tudo deu R$200.000,00 em um ano. Isso já é o custo de armazenamento total;
• a quantidade de produtos vendida no ano e o número de itens armazenados no momento, para saber quantos produtos foram alojados no estoque. No nosso caso, digamos que houve 3.000 itens comercializados e ainda há 2.000 estocados, totalizando 5.000 mercadorias armazenadas em um ano.

Com esses dados, podemos dividir o gasto total pelo tamanho do depósito. Nesse caso, teremos R$2.000,00, que corresponde ao custo de armazenagem por metro quadrado.

Se dividirmos os R$200.000,00 pelos 5.000 itens estocados, teremos um custo de armazenagem unitário de R$40,00.

Como reduzir o custo de armazenagem?

Existem ações que você pode implantar na sua empresa para reduzir o custo de armazenagem. Veja algumas:

Revisar processos

O primeiro passo é revisar os processos envolvidos na cadeia de suprimentos do seu negócio a partir de uma análise minuciosa da operação.

A função dessa análise é identificar gargalos financeiros, oportunidades de investimentos inteligentes com foco na eficiência dos processos e gastos desnecessários que podem ser eliminados, reduzidos ou redirecionados.

Na prática, aquele planejamento perfeito que você fez há alguns anos atrás para a operação logística pode não ser o ideal para o momento atual. 

A empresa pode ter crescido, a produção e os pedidos aumentado, novas tecnologias podem ter surgido para otimizar tarefas, enquanto outras atividades podem ter perdido a eficiência.

Por isso, essa revisão é fundamental para evitar que os processos fiquem obsoletos e acabem como gastos desnecessários na empresa.

Gerenciar os níveis de estoque

É importante manter os níveis de estoque sob controle, isto é, com margens mínimas e máximas de produtos. Dessa forma, você evita encalhes e situações em que a indústria produz mais do que a capacidade de absorção do mercado.

Para tanto, será preciso combinar gestão de matéria-prima e de compras, além de integrar o gerenciamento de vendas e o de transporte.

Esses setores devem trocar informações e manter uma boa comunicação, para que não se compre insumos acima do necessário em épocas de poucas vendas.

Afinal, produtos encalhados tendem a gerar mais custos com armazenamento, mão de obra e refrigeração (no caso dos perecíveis). Também aumentam as chances de prejuízos devido a perdas, obsolescência e quebras.

Reduzir o lead time

Lead time pode ser traduzido para “tempo de espera”. No caso do armazenamento de produtos, isso significa o período em que o estoque fica na empresa, isto é, o seu ciclo.

Para conseguir reduzir custos na área, é importante que esse ciclo seja curto, ou seja, que o intervalo entre o recebimento de matérias-primas, a produção e a venda/envio de mercadorias seja rápido.

Mas lembre-se: esse período usa a data de quando, efetivamente, o insumo chegou no estoque (e não o dia da sua compra) e a data em que ele saiu da empresa (e não a da sua venda).

Estratégias que ajudam nisso são as liquidações e as ofertas, pois incentivam a demanda. Caso não seja possível realizar ações promocionais, uma das soluções será reduzir a produção até que os estoques existentes sejam “queimados”.

Otimizar o armazenamento

Existem formas de otimizar o armazenamento de produtos e promover a redução de custos na área. Por exemplo, ao estabelecer mecanismos de:

• rotatividade de estoques: como o “primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS)”, importante em indústrias que produzem alimentos e itens com prazos de vencimento menores. Nesse caso, os primeiros produtos que são armazenados também são os primeiros a ser comercializados;
• endereçamento logístico: consiste em identificar prateleiras, corredores, módulos, colunas, níveis e sequências como se fossem ruas, casas, andares e outros elementos urbanos. Essa estratégia ajuda na localização e na movimentação de produtos, reduzindo a perda de tempo nas buscas;
• priorização de mercadorias com maior saída: os produtos que mais vendem passam a compor a maioria do estoque. Isso diminui as chances de encalhe;
• produção baseada em sazonalidade: em épocas de menor vendas, fabrica-se menos e, consequentemente, estoca-se menos.

Treinar os colaboradores

A capacitação da equipe é uma etapa fundamental para garantir o alinhamento de processos e, consequentemente, uma redução no custo de armazenagem de estoque.

Com treinamentos, workshops e qualificação, os colaboradores conseguem executar suas funções com maior eficiência, agilidade e qualidade. 

Além de contribuir para a produtividade do seu negócio, essa também é uma maneira de manter os profissionais engajados e motivados, o que reflete no desempenho diário da equipe.

Evitar desperdícios no armazém

Desperdícios geram gastos extras e dificultam a redução de custos, por isso é importante criar ações estratégicas para aproveitar os recursos de maneira otimizada. 

Isso inclui o uso do espaço, por exemplo, que deve ser bem planejado para evitar o acúmulo de mercadorias e a desorganização do estoque, fatores que podem prejudicar a gestão.

Sem a organização adequada e o bom aproveitamento do espaço, a equipe pode gastar mais tempo do que o necessário para buscar um produto ou até mesmo não encontrá-lo e cometer erros, como tirar da venda itens que ainda estão em estoque. 

Além de evitar desperdício de espaço, busque medidas para reduzir o desperdício de materiais. A dica é fazer um inventário de estoque e dar um destino para itens encalhados ou desnecessários que estão ocupando espaço e não gerando retornos.

Investir em tecnologia

Os sistemas de gestão são uma ótima forma de ampliar a precisão operacional, otimizar tarefas e melhorar a tomada de decisões, e, com isso, reduzir o custo de armazenagem.

De acordo com relatório da TOTVS, realizado em parceria com a H2R Pesquisas Avançadas, a agilidade em processos internos é a principal mudança sentida pelas empresas que adotaram sistemas de gestão e ERPs.

Segundo os dados, 88% dos entrevistados apontaram que esse ganho impactou totalmente ou muito na performance do negócio.

Com esses sistemas, é possível obter relatórios mais completos que ajudam a identificar gargalos, assim como a controlar os processos logísticos com maior assertividade.

Suíte Logística da TOTVS

Quando o assunto é tecnologia voltada para a operação logística, a TOTVS tem uma solução que reúne as funcionalidades necessárias para garantir a eficiência dos processos, desde o recebimento de mercadorias até o armazenamento e a gestão de frotas.

Essa solução é o sistema Suíte Logística da TOTVS, desenvolvido para otimizar o controle da sua operação com procedimentos mais fluídos e integrados.

Com o sistema logístico da TOTVS, é possível reduzir o lead time, melhorar o planejamento da demanda e aumentar a rentabilidade, assim como aprimorar as diferentes fases da cadeia a fim de alcançar melhores resultados.

A partir da otimização desses pontos, você pode observar uma redução não apenas nos gastos com armazenagem, mas na operação de maneira geral. 

Conheça todas as funcionalidades do Suíte Logística da TOTVS e reduza custos na operação logística

Conclusão

O custo de armazenagem na logística é um indicador importante para qualquer negócio, mas quando muito alto pode impactar toda a cadeia de suprimentos e a gestão financeira da empresa.

Por isso, o ideal é avaliá-lo com atenção e encontrar maneiras de reduzir os gastos para ampliar a eficiência operacional e manter a saúde financeira da organização. 

Ao aplicar as dicas compartilhadas neste conteúdo, você não só poderá diminuir custos de armazenagem, como também beneficiará o gerenciamento da cadeia de suprimentos do seu negócio.

Isso porque as medidas descritas também otimizam outros processos, por exemplo, agilizando a movimentação de mercadorias dentro da companhia e aumentando o controle de cada item presente no almoxarifado.

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