Gestão de estoque automatizado: conheça as principais vantagens

Gestão de estoque automatizado é uma tendência que cresce a cada dia entre as indústrias.

Não é à toa. Apostar nesse recurso traz inúmeros benefícios para os negócios, como aumentar a eficiência e melhorar a precisão dos processos.

Investir na gestão automatizada do estoque por meio da adoção de um software de gestão também é uma forma de integrar todas as áreas da manufatura, diminuir o retrabalho, reduzir custos e ter apoio na tomada de decisões.

Outro ponto que beneficia os departamentos responsáveis pelo controle e pela gestão de estoque é que esse tipo de software é escalável, ou seja, pode ser atualizado para acompanhar o crescimento da empresa conforme a necessidade.

Isso faz com que a gestão de estoque automatizado seja acessível para diferentes tipos de organizações, independentemente de seu porte e de sua complexidade.

Apesar de todas essas vantagens, muitas indústrias ainda hesitam em adotar a gestão de estoque automatizado por acharem que o processo leva muito tempo para ser implementado, que o custo é alto ou, simplesmente, que a implantação do software não é prioridade no momento.

Neste post, você terá acesso a tudo o que precisa saber sobre a gestão de estoque automatizado.

Entenderá o que é, realmente, automatização, conhecerá alguns motivos pelos quais as empresas temem investir em um software que conta com uma funcionalidade do tipo e, ainda, por que devem vencer a desconfiança e investir no processo.

Nas próximas linhas, você poderá acompanhar também as principais vantagens da gestão automatizada de estoque e terá acesso a algumas dicas para escolher a melhor ferramenta de controle para a sua empresa.

Continue com a gente e saiba tudo sobre gestão de estoque automatizado!

Automatização de processos: por que aderir

Em linhas gerais, a automatização consiste no uso ou na introdução de um equipamento automático para realizar um processo que, anteriormente, era feito de forma manual.

São diversas as razões pelas quais as organizações decidem automatizar determinados processos:

• otimizar a produção: a automatização permite que as etapas produtivas sejam avaliadas e o ciclo, melhorado;
• controlar e rastrear processos: com a automatização, é possível acompanhar a execução de projetos internos e tarefas;
• centralizar informações: um sistema automatizado permite que todos os dados estejam reunidos em um mesmo ambiente, que pode ser acessado por diversos funcionários;
• monitorar dados: a automatização facilita o acompanhamento de informações e processos por gestores da empresa;
• reduzir o tempo de trabalho com a operação: com o acesso facilitado à informação e rapidez no compartilhamento de dados, as tarefas diárias podem ser realizadas de forma mais rápida, o que otimiza o tempo produtivo no trabalho;
• padronizar: com a automatização, os processos são padronizados, assim como os trabalhos realizados pelos funcionários, o que permite, por exemplo, que outros profissionais executem tarefas que, geralmente, são feitas por colegas;
• facilitar a tomada de decisões: a automatização fornece mais conhecimento empresarial para empresários e gestores por disponibilizar informações detalhadas e precisas sobre o negócio. Ao saber rapidamente os pontos que não estão funcionando, fica mais fácil traçar estratégias para superar obstáculos.

A automatização de processos deve ser considerada pelas empresas, principalmente por oferecer uma visão clara de tudo o que está acontecendo no negócio, permitindo que os gestores tomem decisões com base em dados mais acurados.

A gestão de estoque automatizado, especificamente, permite verificar, entre outros pontos, quais produtos têm mais saída e, também, aqueles que ficam mais tempo do que deveriam nas prateleiras, o que ajuda a gerenciar os recursos e o espaço com mais precisão.

Ter essas informações acessíveis com apenas um clique, permite relatórios mais completos e a oportunidade de saber exatamente em que áreas realizar melhorias.

Por que empresas resistem à gestão de estoque automatizado

As vantagens da automatização são inegáveis.

No entanto, muitas empresas resistem a dar início ao processo em seu estoque por alguns motivos, como achar que é demorado implementar a gestão automatizada, que o custo é alto ou que isso não é prioridade.

Entenda por que muitas empresas resistem à implantação da gestão de estoque automatizado!

Tempo para implementação do sistema

Muitas empresas resistem à automatização do seu sistema de estoque por conta do tempo que leva para a ferramenta ser implantada.

Por mais que esse seja um temor natural, nem sempre ele tem razão de ser.

Usar um parceiro de software para implementar o sistema de estoque automatizado reduz o tempo de implantação da ferramenta, pois conta com uma equipe dedicada a realizar essa tarefa, o que exigirá menos dos recursos internos da empresa.

Custo de implantação

Há, ainda, gestores que acreditam que a implementação da gestão de estoque automatizado é um gasto acima de suas possibilidades.

Ainda que existam soluções que exigem mais investimento, o mercado conta com opções diversificadas.

Para acertar na escolha, é preciso analisar as necessidades do negócio para entender qual é o tipo de ERP que as atende.

Fazer uma ampla pesquisa sobre as empresas que oferecem softwares de gestão de estoque é passo essencial para encontrar uma solução que atenda às necessidades do seu negócio e ofereça um custo/benefício que realmente valha a pena.

Há várias provedoras de soluções que oferecem automação por um investimento que você pode pagar.

Além disso, considere que o valor que será investido agora pela implementação do sistema, no futuro, será revertido em redução de custos para a empresa.

Outras prioridades

Muitas empresas acreditam que, se o sistema de gestão de estoque manual está funcionando e cumpre o seu papel, não há necessidade alguma de atualizá-lo.

No entanto, isso não é necessariamente verdade. Ter uma gestão de estoque automatizado é uma forma de manter o negócio preparado para mudanças. Afinal, toda empresa espera crescer ao longo dos anos.

Por isso, automatizar a forma como o estoque do negócio é gerido deve, sim, ser considerado prioridade pelos gestores, principalmente em momentos de expansão da empresa, por mais que o sistema atual esteja funcionando no exato momento.

Pensar à frente é preciso para preparar o seu negócio para o futuro.

Principais vantagens da gestão de estoque automatizado

Agora que você sabe quais são algumas das resistências das empresas em relação à automatização do seu estoque, é importante conhecer as principais vantagens de investir nesse processo agora mesmo.

Entre elas, estão integração de todas as áreas da empresa, redução do retrabalho, apoio à tomada de decisões e diminuição dos custos. Veja alguns benefícios de investir na gestão automatizada do estoque!

Integração das áreas

Adotar um software de gestão completo, que tenha entre suas funções a automatização do estoque, é passo essencial para integrar todas as áreas da empresa.

Geralmente, cada departamento conta com seu próprio sistema, composto de planilha de custos, contas bancárias, entradas e saídas.

Ao apostar em um software que permita gerir inventário e outros processos relacionados ao estoque, você deixa para trás sistemas diversos, em que as informações ficam descentralizadas.

Dessa forma, melhora a gestão e reduz consideravelmente erros administrativos causados pela falta de visão global de todas as áreas da empresa e, também, das demandas externas relacionadas a elas.

Mais eficiência

Um sistema de gestão de estoque automatizado aumenta de forma considerável a eficiência de uma empresa.

Afinal, não são poucos os esforços dedicados ao gerenciamento do inventário em termos de tempo e dinheiro.

Fazer a gestão manual do estoque, inserindo cada entrada, saída e fazendo o acompanhamento diário, consome valiosas horas dos funcionários, além de aumentar a chance de erros humanos que podem custar caro para a empresa.

A automatização agiliza grande parte dessas tarefas e as conclui de forma mais eficiente e efetiva. Como resultado, o gestor pode investir seu tempo e o de sua equipe em outras atividades mais estratégicas.

Diminuição do retrabalho

Empresas que ainda contam com gestão manual do seu estoque invariavelmente têm que lidar com grande quantidade de retrabalho.

Isso acontece porque quando um funcionário (ou vários deles) são responsáveis por inserir manualmente dados em uma planilha ou outro sistema, a chance de erros acontecerem por distração ou excesso de demandas é enorme.

Ao apostar em um sistema de gestão de estoque automatizado, reduz-se as chances de falhas acontecerem e, com isso, consegue-se diminuir um retrabalho desnecessário, ganhando em produtividade.

Imagine um cenário em que todas as informações inseridas pelos vendedores no momento da realização de um pedido são computadas imediatamente pelo sistema, que já registra que tais produtos deverão sair do estoque.

A área responsável por expedir os pedidos é informada no mesmo momento, podendo começar o processo de separação e entrega para os clientes.

Essa agilidade é positiva para a empresa, que tem aumento considerável na produtividade dos funcionários, e para os clientes, que recebem seus produtos dentro do prazo e com grande agilidade.

Maior precisão

A gestão de estoque automatizado aumenta a precisão, reduz os erros humanos e ajuda a entender quais produtos têm mais saída e os que ficam encalhados no depósito.

Com esse tipo de software, é possível produzir dados em tempo real e diretamente da fonte.

Muitos sistemas podem, até mesmo, gerar pedidos com base no histórico de determinado cliente ou métricas preestabelecidas.

A automatização ajuda a garantir que as suas informações estão sempre atualizadas.

Apoio à tomada de decisões

Muitas vezes, os gestores têm dificuldades na hora de definir que produtos têm mais saída e aqueles que não vale a pena investir.

O mesmo vale para as áreas da empresa. Afinal, quais são os departamentos que precisam de mais investimento?

Com a implantação de um software para auxiliar a gestão do estoque, as decisões gerenciais ficam mais simples e rápidas.

Graças à ajuda do sistema, o gestor pode, por exemplo, identificar falhas em determinados processos e conhecer o que causa alguns dos principais obstáculos enfrentados pela empresa.

E, melhor, tudo isso de forma prática e rápida, sem ter que acessar planilhas.

Outra vantagem de contar com a gestão automatizada do estoque é ter acesso a visualização de relatórios de algumas das principais informações da empresa.

Com o sistema, você pode analisar indicadores de desempenho e configurar a ferramenta para monitorar automaticamente aqueles que considera mais estratégicos.

A análise detalhada ajuda não só nas tomadas de decisão, como permite que você aja diretamente na solução dos principais problemas relativos ao seu estoque.

Mais escalabilidade

Com a automatização, o seu estoque pode crescer junto à empresa.

Quando um negócio está em expansão, é natural que a complexidade do seu sistema de estoque aumente.

Contar uma ferramenta escalável contribui para uma transição estável, mantendo a confiabilidade dos dados.

Investir agora na gestão de estoque automatizado ajuda a mitigar questões que possam surgir no futuro por conta do crescimento rápido da empresa.

Por que resolver o problema lá na frente se você pode agir agora para preveni-los?

Redução dos custos

Apostar na gestão automatizada do estoque ajuda a aumentar a eficiência operacional.

Esse passo permite que o negócio foque no relacionamento com os clientes e busque aumentar as suas vendas.

É possível, ainda, direcionar a força de trabalho para o desenvolvimento de inovações e para a busca de diferenciais competitivos para superar a concorrência e se destacar no mercado.

Esse cenário leva também a redução de custos com as atividades internas da empresa, já que as áreas atuam de forma integrada, o que otimiza o dia a dia de trabalho, evitando refações e problemas de comunicação comuns nas indústrias.

Outro benefício que as empresas que investem em automatização ganham é o aumento da produtividade de suas equipes que, na maioria das vezes, se reflete na qualidade dos serviços prestados por ela.

Com um sistema automatizado, reduz-se a chance de, por exemplo, ter que reenviar um produto para um cliente porque algum dado foi inserido errado manualmente.

Com a redução de custos, acontece também, indiretamente, o aumento da margem de lucro da empresa.

Visão mais precisa dos canais de venda

Muitas empresas contam com diversos canais de venda: lojas físicas, e-commerce, vendedores internos, externos etc. Ter várias formas de vender os seus produtos é positivo.

No entanto, essa diversidade requer controle maior de processos e do estoque da empresa.

Isso é essencial porque um dos maiores problemas que um negócio pode enfrentar é vender produtos sem tê-los armazenados para entregar para o cliente.

Com um sistema que faz a gestão automática do estoque, todos os canais de venda da empresa são integrados. Com isso, dificilmente o problema de falta de produto (ou de reposição de itens) acontece.

Assim que uma venda é realizada, a ferramenta é atualizada em tempo real para todos os canais. Dessa forma, os vendedores sabem na hora a quantidade de cada item disponível no estoque.

É possível, ainda, a criação de alertas para que a equipe responsável pelo estoque fique sabendo rapidamente os níveis dele. Assim, pode solicitar rapidamente a reposição de produtos que tiveram grande saída.

Como escolher um software para controle de estoque

Agora que você já conheceu algumas das vantagens de apostar na gestão de estoque automatizado, o próximo passo é escolher a solução certa para ajudar a gerir essa parte dentro da sua empresa.

Entre os passos indispensáveis para contratar a tecnologia certa para as necessidades do negócio, estão:

• saber exatamente as peculiaridades da sua empresa,
• fazer uma pesquisa de mercado,
• descobrir qual é a capacidade de integração da ferramenta.

Veja como não errar na hora de escolher a tecnologia para a gestão automatizada de estoque!

Entenda as necessidades da sua empresa

O primeiro passo para acertar na escolha da ferramenta para a gestão de estoque automatizado é entender quais são as necessidades do seu negócio.

O que uma empresa de pequeno porte precisa é diferente do que uma grande organização necessita, por exemplo.

Por isso, avalie as reais necessidades da sua indústria em termos de gerenciamento de estoque para não correr o risco de contratar um sistema com uma infinidade de recursos que não serão usados no dia a dia ou, então, escolher uma ferramenta que não vá acompanhar o crescimento da sua empresa.

Faça uma pesquisa de mercado

Depois de entender as reais necessidades da empresa na gestão de estoque e listar os recursos que farão a diferença no dia a dia da operação, é hora de partir para o mercado para checar o que as empresas oferecem.

Procure uma solução que ofereça os recursos que você precisa e, claro, por um preço que a sua empresa possa pagar.

Cheque a tradição e reputação da fornecedora no mercado. É importante verificar, ainda, o quanto a solução pode ser customizada de acordo com as necessidades do seu negócio.

Verifique aspectos relativos à segurança

Todas as informações relativas ao estoque de uma empresa são estratégicas. Por isso, ao investir na automatização da área, é importante garantir que esses dados estarão seguros.

Confira como é feito o armazenamento das informações e como se dá o acesso a elas.

É importante garantir que nada seja perdido em caso de uma pane tecnológica, por exemplo.

Verifique também a questão do acesso aos dados: se pode ser feita de forma remota ou por diversos devices, como tablet e celular.

Para um bom desempenho na gestão de estoque, é importante que esse acesso seja feito de forma simples e rápida por todos os funcionários envolvidos no processo.

Confira a integração

O melhor software para a gestão de estoque deve oferecer também a integração entre as diversas áreas da empresa.

É essencial que o sistema se relacione bem com vendas, administrativo, financeiro e demais departamentos envolvidos no processo de gerenciamento de estoque.

O compartilhamento de informações eficaz é parte indispensável para o sucesso da automatização.

A gestão de estoque automatizado é fundamental para manter a organização do banco de dados da empresa e assegurar que todos os processos relativos ao controle e gerenciamento dos produtos de um negócio sejam feitos de forma rápida, prática e mitigando os erros.

Contar com uma solução de gestão de estoque garante a reposição correta dos itens armazenados e, ao mesmo tempo, evita que determinados produtos fiquem muito tempo parados no depósito.

Entre as diversas vantagens de adotar já a gestão automatizada do estoque, estão:

• o aumento da produtividade dos funcionários, que podem se dedicar a atividades estratégicas da empresa;
• maior precisão nas informações, já que o sistema pode criar relatórios baseados em histórico de compras e saídas de produto;
• redução de erros humanos na inserção e no controle de dados.

A facilidade no acesso e na análise das informações é outro ponto a favor da automatização. Com uma ferramenta específica, todos os dados constam no sistema de forma acessível e organizada.

Caso você ou alguém da sua equipe precise consultar uma informação específica, não precisará perder tempo procurando o dado em diversas planilhas ou cadernos.

A redução de custos é outro benefício de investir na gestão de estoque automatizado.

Com a redução do retrabalho e menor quantidade de erros humanos, aumenta-se a produtividade e eficiência. Com isso, os funcionários e gestores podem investir mais tempo na criação de inovações e diferenciais competitivos em relação à concorrência.

Considere, ainda, que a automatização da gestão de estoque permite que ele cresça junto à empresa. Ou seja, se o seu negócio estiver em expansão, você não terá que preocupar, no futuro, em adaptar o seu estoque a ele.

A gestão automatizada do estoque traz inúmeras vantagens para as empresas.

No entanto, para o processo dar certo, é essencial escolher um bom fornecedor e um sistema que esteja alinhado com as suas necessidades e possibilidades.

Faça uma ampla pesquisa de mercado, analise se os recursos oferecidos atendem ao que você precisa e não deixe de checar o tempo de mercado e a reputação da fornecedora da solução.

Assim, você garante que terá o parceiro ideal para automatizar a gestão do seu estoque com qualidade e segurança.

Agora que você entende a importância de contar com um sistema de gestão completo, que auxilie, entre outros pontos, a automatizar o estoque da sua indústria, entre em contato com um de nossos especialistas para conhecer soluções sob medida para o seu negócio.