Checklist: para que serve, vantagens, tipos, como fazer + modelo

O checklist é uma ferramenta para a gestão eficiente de processos em qualquer ramo empresarial, incluindo o de transporte e logística. 

A sua utilização serve para garantir que todas as etapas necessárias de uma atividade sejam executadas, o que evita esquecimentos e erros que podem ocorrer quando tais processos são realizados de memória ou sem uma referência escrita.

Existem vários tipos de checklists que variam desde listas simples de tarefas até listas sequenciais e complexas, baseadas em processos que orientam o usuário através de um fluxo de trabalho. 

Neste artigo, explicaremos como implementar a ferramenta na sua empresa, quais as suas vantagens e como ela pode ser utilizada. Vamos lá?

O que é checklist?

Trata-se de uma lista de checagem que serve para verificar as instruções, atividades e itens que precisam ser concluídos ou iniciados para que uma tarefa seja finalizada.

É utilizado em vários segmentos para auxiliar no gerenciamento de demanda e assegurar que todas as etapas sejam cumpridas conforme o planejado e na sequência correta.

Ele pode ser feito de modo tradicional, usando papel e caneta, ou utilizando uma ferramenta tecnológica, como um sistema de gestão.

Para que serve essa ferramenta?

Um checklist serve para organizar várias tarefas e atividades. Assim, ele pode ser utilizado para várias tipos de situações, como:

• controlar atividades;
• lembrar de atividades;
• controlar os materiais;
• monitorar o progresso de um projeto;
• agendar as manutenções, inspeções e vistorias de veículos;
• gerenciar o estoque e resíduos;
• reduzir falhas;
• conferir o fluxo logístico e equipamentos;
• planejamentos;
• padronizar os processos.

Vantagens de contar com um checklist na empresa

No setor de transporte e logística, onde cada etapa do processo precisa ocorrer com precisão, implementar uma lista de checagem na rotina empresarial pode ser o diferencial que coloca uma operação à frente da concorrência. 

Confira as vantagens que ele traz para as empresas que o utiliza:

• produtividade: quando o checklist é implementado, seja na verificação de cargas ou na manutenção dos veículos, os colaboradores passam a gastar menos tempo tentando se lembrar do que precisa ser feito e sendo mais produtivos;
• redução de falhas: os erros são reduzidos drasticamente quando as tarefas são demarcadas e checadas. Uma listagem ajuda a manter todos na mesma página e evita o esquecimento de pequenas etapas das rotinas de trabalho;
• padronização: assegura uma abordagem homogênea para procedimentos complexos, pois padrões claros fazem com que o resultado final seja sempre compatível com os padrões estabelecidos pela empresa;
• melhora na comunicação interna: a ferramenta serve como uma espécie de linguagem universal dentro de uma organização. Ao instituí-la, todos os membros da equipe entendem melhor suas responsabilidades e as etapas necessárias para a atingir as metas comuns;
• melhora na tomada de decisão: contar com um checklist permite avaliar cenários e tomar decisões baseadas em um conjunto estabelecido de critérios predefinidos. Isso minimiza a ambiguidade e permite uma análise mais objetiva dos fatos;
• aumento da segurança: garante que as normas sejam cumpridas e os riscos minimizados. Isso se traduz não apenas no bem-estar dos colaboradores, mas também na integridade da carga e satisfação do cliente.

Que tipo de empresa pode usar o checklist?

Essa é uma ferramenta de organização e gestão versátil o suficiente para ser adotada por uma ampla gama de empresas, de variados setores e tamanhos. Assim, pode ser utilizada nos mais diversos segmentos, como:

• pequenos negócios que podem beneficiar-se da ferramenta para consolidar práticas operacionais e garantir que nenhuma tarefa importante seja ignorada;
• startups e empresas de tecnologia que o utilizam para lançamentos de produtos, atualizações de software e na gestão ágil de projetos, o que ajuda no monitoramento de progressos e no cumprimento de prazos;
• empresas de médio porte podem utilizá-lo para padronizar operações entre departamentos diferentes, o que assegura que a mesma qualidade seja mantida em todas as áreas da companhia;
• corporações maiores que podem empregar checklists em auditorias internas e na conformidade com regulamentações;
• indústrias manufatureiras;
• setor de serviços de saúde;
• educação;
• aviação;
• empresas de transporte e logística.

Vale ressaltar que, independemente do segmento, ele pode ser elaborado pelo gestor responsável da área, como também por outros colaboradores que participam dos processos da empresa.

Conheça os tipos mais comuns de checklist

Agora que você já entendeu o que é um checklist, como ele funciona e as suas principais vantagens, chegou a hora de conhecer sobre os tipos mais comuns.

Confira a seguir:

Verificação de segurança

É utilizado para assegurar o cumprimento das normas regulamentadoras e a legislação do local de trabalho. 

Ou seja, ele garante que as medidas de segurança sejam compreendidas e seguidas. Com isso, é possível reduzir e evitar acidentes e o desenvolvimento de doenças ocupacionais.

Inspeção

Esse modelo tem como objetivo verificar o local e os equipamentos que os colaboradores utilizam. Assim, é possível inspecionar se eles cumprem com as regulamentações do setor e se todos os equipamentos adequados estão sendo usados.

Manutenção

É um tipo de checklist realizado para manutenção de itens e equipamentos, por exemplo. Nele, estão descritos os sistemas e outros itens de verificação que precisam ser averiguados. Assim, é possível verificar se eles estão funcionando e não apresentam riscos.

Processo

Padroniza e assegura as etapas para que elas sejam realizadas, ao mesmo tempo que garante a qualidade no que está sendo entregue.

Projeto

Gerencia os projetos e garante que todas as etapas sejam finalizadas.

O modelo inclui uma lista de verificação de atividades que precisam ser realizadas em cada etapa.

Tarefas

É um tipo de lista de coisas para fazer, onde estão descritas todas as tarefas que precisam ser realizadas dentro de um determinado prazo.

Solução de problemas

Esse tipo funciona para elencar todas as soluções que podem ser aplicadas em um cenário de risco ou quando ocorre algum imprevisto.

Como fazer um checklist?

Você sabe o que deve conter em um checklist? Para fazê-lo, é preciso identificar as tarefas ou processos que necessitam da ferramenta. Isso serve para um checklist de controle de veículo, checklist de máquinas e qualquer outro.

A listagem pode ser utilizada em diversas atividades, desde a preparação de veículos antes de uma viagem até a verificação de inventário em um armazém. 

Uma vez que você tenha escolhido a área, siga os passos seguintes:

• listar as tarefas: liste todas as etapas envolvidas no processo que você está mapeando. Isso inclui ações grandes e pequenas, pois frequentemente são os detalhes que causam problemas se esquecidos;
• consultar a equipe: inclua os colaboradores que executam essas tarefas diariamente no processo de criação da lista. Eles são uma fonte de conhecimento prático e podem ajudar a identificar etapas críticas que a gerência não conhece;
• organizar sequencialmente: ordene as tarefas de forma lógica e sequencial. Isso ajuda a evitar retrocessos desnecessários e assegura que o processo flua de maneira suave e eficiente;
• simplificar as informações: cada item deve ser claro e conciso para garantir que todos entendam exatamente o que é necessário. Evite jargões e termos técnicos que podem ser ambíguos;
• testar e revisar: antes de finalizar, teste e acompanhe o funcionamento da ferramenta durante o dia a dia. Também esteja aberto a feedback dos funcionários para fazer ajustes conforme necessário;
• implementar e treinar: uma vez que ele esteja otimizado, implemente-o formalmente e treine toda a equipe envolvida. Certifique-se de que todos compreendam sua importância e como utilizá-lo corretamente.

Lembre-se: um checklist deve atuar como um guia confiável para a execução de tarefas e a garantia da qualidade em cada passo do processo. 

O objetivo é criar uma ferramenta que agregue valor à operação, aumentando a eficiência e a segurança de todos os envolvidos.

Modelo de checklist

Para os profissionais do setor de transporte e logística, um checklist eficaz não é apenas um conjunto de tarefas a serem marcadas, mas é uma ferramenta vital que garante a execução adequada dos processos críticos e o sucesso da operação. 

Elaborar um modelo adaptável que possa ser personalizado para diferentes situações e tarefas é fundamental.

Confira as principais informações que devem constar em seu modelo: 

1. Cabeçalho:

• Título

• Data/Período de aplicação
• Nome do responsável pela execução
• Setor ou departamento

2. Corpo:

• Identificação da Tarefa ou Processo
• Nome da tarefa/processo
• Objetivo da tarefa/processo
• Lista de Tarefas Detalhada
• Itens a serem verificados/realizados
• Espaço para marcação (√) após a realização
• Coluna para observações, quando aplicável
• Frequência e Ordens Específicas
• Frequência da verificação/atividade (diário, semanal, mensal)
• Ordem específica das tarefas, se necessário

3. Finalização

• Espaço para assinatura e data de quem o realizou
• Espaço para assinatura e data de quem o verificou
• Observações finais ou comentários

Imagine que uma transportadora precisa fazer um checklist antes da saída de um veículo de carga. Para isso, é necessário que inclua os seguintes itens:

• verificações de segurança do veículo;
• conformidade com a regulamentação de cargas;
• documentação necessária tanto para o veículo como para a carga transportada.

Além disso, é crucial que cada item seja acompanhado de uma explicação clara, o que garante que todos os colaboradores entendam a importância de cada passo.

Também é essencial que o modelo seja flexível e possa ser ajustado conforme as necessidades específicas de cada processo.

TOTVS Checklist

Já deu para entender que um checklist pode facilitar vários processos na sua empresa, certo? Mas para automatizá-lo, recomendamos o uso da ferramenta TOTVS Checklist, que controla as suas tarefas, vistorias e conferências.

Trata-se de uma ferramenta 100% SaaS e digital, que tem alta escalabilidade para atender pequenas, médias e grandes empresas.

Com ela, você pode eliminar os processos manuais, organizar todas as rotinas de inspeção e evitar erros de preenchimento.

Também pode criar um roteiro de inspeção com os itens que precisam ser verificados, bem como acompanhar o histórico de todos os checklists já feitos.

Facilite a execução e planejamento das tarefas da sua empresa, conheça a nossa ferramenta TOTVS Checklist!

Conclusão

Como você pode ver, as vantagens de adotar um checklist são numerosas e significativas, pois aumentam a produtividade ao economizar tempo e reduz as falhas operacionais ao assegurar uma abordagem consistente e completa.

Ele é essencial para padronizar processos, melhorar a comunicação interna, e aprimorar a tomada de decisões ao fornecer critérios claros e bem definidos.

A implementação de um modelo personalizado na sua empresa de transporte e logística pode resultar em melhorias notáveis em eficiência e qualidade, o que posiciona sua operação como um exemplo de excelência organizacional.

Para isso, recomendamos a utilização da ferramenta TOTVS Checklist, que ajudará você a padronizar e organizar as tarefas e atividades da sua empresa.

Que tal aprender ainda mais com outros conteúdos em nosso blog? Recomendamos a leitura do artigo sobre a importância da manutenção de veículos!