Comunicação interna: tudo o que você precisa saber

Equipe TOTVS | 05 maio, 2023

A comunicação interna é uma estratégia fundamental para garantir um bom relacionamento e alinhamento entre uma organização e seus colaboradores. Em muitas empresas, ela é inclusive um setor estruturado. 

Afinal, permite que a empresa atue de forma integrada, o que traz maior produtividade, engajamento e resultados.

Uma pesquisa realizada pela agência Ação Integrada em parceria com a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE) aponta para a importância deste tema.

De 285 empresas entrevistadas, 79% dos respondentes possuem um planejamento para orientar as ações deste setor.

Mas o que é uma comunicação interna dentro de uma empresa? Como realizá-la de forma eficaz e quais são os benefícios dessa prática? 

Há muitas perguntas em torno do tema, então vamos respondê-las para que você entenda como a comunicação empresarial interna é importante. Acompanhe!

Desenvolvimento e engajamento by blast

O que é comunicação interna? Qual o seu objetivo?

Comunicação interna (CI) é um conjunto de processos e/ou ferramentas voltadas para a transmissão e o compartilhamento de informações dentro da empresa, tendo como público-alvo os colaboradores. 

Seu objetivo é alinhar as atividades dos profissionais à cultura organizacional, garantindo que todos fiquem bem informados, alinhados e engajados em seu trabalho.

Ela pode se configurar como um setor estruturado ou um grupo de profissionais dentro do RH, mas também pode ser realizada por um único especialista em comunicação ou ainda de maneira informal, entre líderes e liderados.

Qual a importância da comunicação interna nas empresas?

Ter uma boa comunicação interna nas organizações é uma grande aliada dos bons resultados de negócio, uma vez que a circulação de informações define o estado de produtividade, desempenho e engajamento dos colaboradores.

Considerando isso, podemos apontar a importância desta comunicação a partir de inúmeras vantagens, como:

  • Aumenta a produtividade, pois facilita o fluxo de informações importantes, evita ruídos e retrabalhos, otimiza processos e agiliza a tomada de decisões.
  • Reduz a rotatividade, uma vez que gera satisfação, motivação e comprometimento dos colaboradores com os objetivos da organização, o que ajuda a reter talentos na empresa.
  • Fortalece a identidade corporativa, já que reforça a missão, visão e valores da empresa junto aos profissionais e ajuda a criar um senso de pertencimento e orgulho.
  • Estimula a inovação a partir da troca de ideias, sugestões e feedbacks entre os funcionários e gestores, o que favorece o surgimento de soluções criativas e melhorias.
  • Melhora o clima organizacional, pois contribui para criar um ambiente de trabalho harmonioso, transparente e colaborativo, em que os funcionários se sentem valorizados, respeitados e ouvidos.

Percebe como esses benefícios da comunicação interna nas empresas apontam para a relação intrínseca que ela tem com a cultura organizacional?

Não à toa, na pesquisa divulgada pela ABERJE, 88% dos CEOs entrevistados afirmaram que valorizam a comunicação interna.

Vamos então destrinchar os diversos tipos de comunicação empresarial realizada em âmbito interno para entender melhor como ela impacta nos negócios.

Quais os tipos de comunicação interna?

Existem diferentes tipos de comunicação dentro das empresas, que mudam de acordo com o objetivo e o contexto de cada uma. Veja alguns exemplos:

  • Comunicação verbal: feita por meio de reuniões, palestras, treinamentos, feedbacks e conversas informais para trocar ideias, sugestões, orientações e esclarecimentos e aproximar o relacionamento entre os profissionais.
  • Comunicação escrita: realizada por meio de quadros de avisos, blogs internos, e-mails, placas informativas e intranet para o alinhamento dos acontecimentos da organização, como mudanças, metas, resultados e normas.
  • Comunicação horizontal: feita entre colaboradores do mesmo nível hierárquico ou de diferentes áreas, é utilizada para a integração, cooperação e resolução de problemas.
  • Comunicação diagonal: realizada entre os colaboradores que não têm relação direta nem hierárquica, mas que precisam se comunicar para realizar alguma tarefa ou projeto. Geralmente é utilizada para a agilidade, flexibilidade e inovação.
  • Comunicação vertical: feita entre os colaboradores de diferentes níveis hierárquicos, (do subordinado para o superior ou vice-versa) para a delegação, avaliação e reconhecimento, mas também feita para os líderes da organização com fins de planejamentos estratégicos.

Após conhecer os tipos de comunicação interna, os gestores devem saber quais são as ferramentas que podem ser utilizadas nesta estratégia.

Ferramentas de comunicação interna que podem ser usadas

Para traçar um plano de comunicação interna eficaz, é preciso escolher as ferramentas adequadas para cada tipo e objetivo de comunicação. Veja algumas opções:

  • Aplicativos de mensagens: são os apps voltados para troca rápida de mensagens, como WhatsApp, Telegram, Slack e outros.
  • Mural de comunicação interna: é o painel físico onde são fixados avisos, recados ou informativos da empresa. É usado para comunicar informações simples, rápidas e visuais.
  • Podcast: ferramenta de áudio onde são abordados temas relevantes para a empresa ou o mercado. É ideal para transmitir conteúdos informativos, educativos ou inspiradores.
  • Newsletter: os envios periódicos de boletim informativo por e-mail é ideal para divulgar as novidades, conquistas e eventos da empresa, além de reforçar a cultura organizacional.
  • Jornal ou revista interna: veículo impresso ou digital em que são publicadas matérias sobre a empresa ou o mercado. Serve para informar, educar e entreter os colaboradores.
  • TV corporativa: canal de televisão interno onde são transmitidos vídeos sobre a empresa ou o mercado. É uma ferramenta que capta a atenção, emociona e motiva os colaboradores.
  • E-mail: envio de mensagens rápidas, formais e personalizadas para um ou mais destinatários. É ideal para comunicar informações importantes, solicitar documentos ou confirmar reuniões.
  • Blog interno: espaço em que os colaboradores podem publicar conteúdos sobre temas relacionados à empresa ou ao mercado. É interessante para estimular a participação, o conhecimento e a criatividade dos profissionais da empresa.
  • Intranet: a rede interna exclusiva da empresa permite que os colaboradores acessem informações relevantes, como políticas, procedimentos, manuais e formulários, sendo ideal para centralizar e organizar as informações empresariais.
  • Rede social corporativa (RSC): é a plataforma online onde os colaboradores podem interagir entre si por meio de mensagens, comentários, curtidas e compartilhamentos. Promove integração, engajamento e feedback dos funcionários.

De acordo com a pesquisa da ABERJE, os canais internos mais eficientes são o e-mail (88%), o teams e o WhatsApp corporativo (84%), a newsletter (77%), tv corporativa/mural digital (74%) e rede social corporativa (67%).

Conhecer os canais de comunicação interna não basta para executar um plano com eficiência. Para isso, é fundamental considerar também a linguagem.

Como deve ser a linguagem utilizada na comunicação interna?

A linguagem utilizada na comunicação dentro da empresa deve ser adequada ao público, ao canal e ao objetivo da mensagem. 

De modo geral, a linguagem deve ser:

  • Direta: transmitir a informação de forma clara e objetiva, sem rodeios ou ambiguidades.
  • Respeitosa: usar um tom cordial e educado, sem ofensas, ironias e sarcasmos, respeitando a diversidade e a inclusão.
  • Organizada: estruturar a informação de forma lógica e coerente, seguindo uma ordem cronológica, temática ou hierárquica.
  • Sem ruídos: evitar erros de ortografia, gramática ou digitação, que podem comprometer a credibilidade e o entendimento da mensagem.
  • Atraente: usar recursos visuais, como imagens, gráficos ou vídeos, para ilustrar e enriquecer a mensagem, despertando o interesse e a atenção do público.
  • De fácil compreensão: usar palavras simples e conhecidas, evitando termos técnicos, estrangeiros ou rebuscados, a menos que sejam necessários ou explicados.

Comunicação interna e endomarketing: qual a diferença?

A comunicação dentro da empresa é o processo de transmitir e compartilhar informações dentro da organização. O endomarketing é o conjunto de ações de marketing voltadas para o público interno.

O objetivo do marketing interno é conquistar a confiança, a satisfação e o engajamento dos colaboradores com a marca da empresa, transformando-os em embaixadores e defensores da organização. 

Para tanto, ele utiliza diversas ferramentas de comunicação interna. Por isso, podemos dizer que a comunicação dentro da empresa é um meio para o marketing interno alcançar seus fins. 

Portanto, saber o que é comunicação interna e endomarketing é importante para criar um clima organizacional favorável e uma cultura corporativa forte. 

Ciente das diferenças, o próximo passo é saber como melhorar a comunicação interna na empresa.

Como melhorar a comunicação interna nas organizações?

Uma comunicação interna eficaz depende de um plano de ações que aborda vários aspectos da organização.

Para aprimorá-la, é preciso seguir alguns passos essenciais. Veja quais são eles:

Tenha pleno conhecimento sobre a empresa e os funcionários

Conhecer bem a empresa significa saber qual é a missão, visão e valores da organização, quais são os objetivos estratégicos, quais são os produtos ou serviços oferecidos, quais são os clientes e parceiros.

De igual maneira, é preciso conhecer os perfis, as necessidades, as expectativas e as preferências dos profissionais. Para isso, é preciso realizar pesquisas de clima organizacional, entrevistas individuais ou em grupo, avaliações de desempenho e feedbacks.

A partir disso, é possível criar um plano de comunicação interna.

Crie um planejamento

Para saber como melhorar a comunicação interna na empresa, é preciso criar um planejamento.

Ele deve trazer objetivos, metas, estratégias, ferramentas, canais, públicos-alvo e indicadores da comunicação dentro da empresa. 

Além disso, ele deve estar alinhado com o planejamento estratégico da empresa e com as demandas dos colaboradores, e ser divulgado para todos os envolvidos.

Diversifique os canais de comunicação

Na sequência, é preciso diversificar os canais de comunicação interna que serão usados para transmitir as informações aos colaboradores de forma adequada.

É mais adequado comunicar uma mudança na política da empresa ou um novo projeto estratégico por um canal formal e oficial, como o e-mail ou a intranet. 

Mas uma comemoração ou uma dica de saúde pode ser comunicada pela rede social corporativa, certo?

A diversificação também serve para atender às diferentes preferências e necessidades dos colaboradores, motivo pelo qual se deve conhecer o perfil deles.

Priorize a transparência

Uma comunicação interna eficaz depende diretamente da transparência nas informações que são transmitidas aos colaboradores. 

Isso significa não omitir, distorcer ou manipular os fatos que são relevantes para eles e para a organização.

Ela é fundamental para gerar confiança, credibilidade e respeito entre a empresa e os colaboradores, evitar boatos, fofocas ou especulações que podem prejudicar o clima organizacional e a imagem da empresa.

Lembre-se das dicas sobre como deve ser a linguagem utilizada na comunicação interna, ok?

Não se esqueça da inclusão

Outra ação de comunicação interna muito importante é considerar a inclusão.

Isso garante que todos os colaboradores tenham acesso às informações e possam participar da comunicação interna, independentemente de suas características pessoais ou profissionais.

Ela é essencial para promover a diversidade, a equidade e o respeito na empresa, e contribui para o desenvolvimento, a criatividade e a inovação, pois valoriza as diferentes perspectivas e experiências dos colaboradores.

Escute os colaboradores

Para aprimorar qualquer ação que diga respeito aos profissionais, nada melhor do que escutá-los. Isso significa dar voz aos funcionários e considerar suas opiniões, sugestões e feedbacks na comunicação interna.

A escuta é importante para entender expectativas, necessidades e desafios dos profissionais, bem como para reconhecer seus talentos, potencialidades e contribuições para a empresa.

Para tanto, crie canais de diálogo abertos e democráticos, como caixa de sugestões, pesquisa de satisfação, fórum de discussão, ouvidoria interna etc. 

E, claro, dê retorno aos colaboradores sobre as demandas recebidas e implemente as melhorias propostas sempre que possível.

Estimule a comunicação clara e sem atritos

Outro importante passo para melhorar a comunicação dentro da empresa é estimular a comunicação clara e sem atritos entre os colaboradores. 

Isso significa incentivar o respeito mútuo, a empatia, a assertividade e a escuta ativa nas interações entre os funcionários.

O resultado é evitar mal-entendidos, conflitos e desgastes nas relações de trabalho, além de estimular a cooperação, a colaboração e o trabalho em equipe.

Para que essa comunicação ocorra, oriente os profissionais sobre as boas práticas de comunicação, como: 

  • Atenção à fala do outro;
  • Empatia para compreender o ponto de vista e a situação do outro;
  • Assertividade, firmeza e confiança na fala, sem arrogância ou autoritarismo;
  • Honestidade e sinceridade ao expressar suas opiniões, sentimentos e necessidades etc.

Remova as barreiras de contato entre as áreas

Uma das ações de comunicação interna mais importantes para sua eficácia é remover as barreiras de contato entre as áreas da empresa. 

Essa medida ajuda a integrar os processos, as atividades e os projetos da organização, e a promover a sinergia, a troca de conhecimentos e a inovação na empresa.

Para tanto, é preciso criar mecanismos que favoreçam a interação entre os colaboradores de diferentes áreas, como comitês ou grupos de trabalho multidisciplinares, reuniões periódicas, eventos internos e outros.

Promova eventos internos

A comunicação interna nas organizações se torna mais eficaz quando há atividades que envolvam os colaboradores em momentos de descontração, celebração ou aprendizado.

Esses eventos internos fortalecem o vínculo entre eles e a empresa, melhora o clima organizacional, aumenta a motivação e reconhece o trabalho dos funcionários.

Confraternizações em datas comemorativas, campanhas, gincanas, palestras, workshops, premiações e homenagens devem integrar o calendário da organização.

Reconheça o bom trabalho

Com qual frequência seus líderes elogiam, agradecem, premiam ou bonificam os funcionários que se destacam pelo seu desempenho ou pela sua contribuição para a empresa?

Reconhecer o bom trabalho dos colaboradores é fundamental para ter uma comunicação interna eficaz. 

Essa ação simples serve também para valorizar, motivar e engajar os funcionários. E ela pode acontecer em público ou em privado, de forma material (como um bônus) ou imaterial (uma homenagem).

Monitore o desempenho

Por fim, o último passo para melhorar a comunicação interna nas empresas é monitorar seu desempenho. 

As ações estão sendo efetivas e eficientes para atingir os objetivos propostos? As informações estão sendo transmitidas e recebidas de forma adequada? Os colaboradores estão satisfeitos e engajados com a comunicação?

Para responder a essas perguntas, os responsáveis podem usar indicadores quantitativos ou qualitativos, tais como:

  • Número de participantes, feedbacks ou avaliações nos eventos internos;
  • Número de acessos, visualizações ou interações nos canais de comunicação;
  • Nível de satisfação, compreensão ou envolvimento dos colaboradores com a comunicação;
  • Impacto da comunicação nos resultados da empresa, como produtividade, qualidade ou lucratividade.

Agora você já sabe o que é comunicação interna, como aprimorá-la em sua empresa e garantir os benefícios que ela proporciona.

Então vamos ver na prática alguns exemplos de ações!

totvs rh

Comunicação interna: exemplos de ações efetivas para se inspirar

A importância da comunicação interna nas organizações é tão evidente que grandes empresas brasileiras possuem ações voltadas só para aprimorá-la.

A Natura possui iniciativas de comunicação dentro da empresa baseadas em sustentabilidade.

Um bom exemplo é o Programa Carbono Neutro (redução de emissões), que envolve os colaboradores em diversas ações, como o uso de transporte coletivo ou bicicleta. 

A Magazine Luiza traz ações baseadas em inovação. A Lu, a assistente virtual, também é usada para a comunicação dentro da empresa. O Hackathon Magalu reúne colaboradores no desenvolvimento de soluções inovadoras para os desafios da empresa.

Há muitas ações possíveis para comunicação interna. Exemplos mais simples também não faltam, veja só:

  • Tenha uma cultura de feedback rotineiro na organização.
  • Envie uma newsletter mensal com todas as notícias relevantes da empresa;
  • Promova periodicamente eventos de interação entre novos profissionais e antigos;
  • Crie manuais de boas práticas de comunicação e especifique quais são os canais oficiais;
  • Mantenha canais abertos e exclusivos para esclarecer dúvidas e receber sugestões e reclamações (ouvidoria).

RH da TOTVS

Para facilitar e otimizar a comunicação interna nas empresas, é fundamental contar com um software de gestão de recursos humanos que integre e automatize os processos do setor.

Entre as opções disponíveis no mercado, estão as tecnologias para RH da TOTVS, que vão além do transacional e focam na evolução, no protagonismo e na autonomia do colaborador.

Assim, é possível gerenciar desde o departamento pessoal até a gestão da experiência humana dos funcionários.

Os sistemas de RH da TOTVS apresentam recursos exclusivos para a experiência do colaborador, que envolvem:

  • Atração de talentos;
  • Mapa de competências sócio-comportamentais;
  • Gestão de metas com base nas diretrizes da organização;
  • Construção de planos de desenvolvimento individuais e feedbacks;
  • Gestão de aprendizagem (com gamificação), que possibilita o uso inteligente do tempo;
  • Performance, para criação de uma cultura de excelência e visão mais assertiva sobre o colaborador, e muito mais.

Em suma, o gestor tem em mãos dados de people analytics e insights para melhorar toda a gestão de pessoas e o clima organizacional.

Portanto, se você quer melhorar a comunicação na sua empresa, vale a pena conhecer as tecnologias de RH da TOTVS. 

Conheça mais agora mesmo e se surpreenda!

Conclusão

A comunicação interna é uma área fundamental para o sucesso de qualquer empresa, pois é responsável por transmitir e compartilhar informações entre os colaboradores, alinhando-os à cultura e aos objetivos da organização.

Para ter uma comunicação interna eficaz, é preciso realizar uma série de ações.

Conhecer a empresa e os funcionários, ter um planejamento, diversificar os canais de comunicação, escutar os colaboradores são apenas algumas delas.

O importante é colocá-las em prática para que sua organização aproveite os benefícios da comunicação interna eficaz: maior produtividade, redução de rotatividade, identidade corporativa forte, estímulo à inovação e melhoria do clima organizacional.

Aproveite para se inspirar em ações e empresas que realizam ações de comunicação interna de forma criativa e eficiente, como a Natura e a Magazine Luiza.

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