A eficiência operacional é a capacidade de uma empresa de produzir bens ou serviços da melhor forma possível, utilizando os recursos disponíveis de maneira otimizada.
Imagine que Adolfo tem uma empresa com vários problemas de ineficiência operacional. Ele não consegue organizar sua equipe, planejar suas metas, acompanhar seus resultados ou resolver conflitos.
Para melhorar isso, é necessário reduzir custos, desperdícios, erros e retrabalhos, aumentando a qualidade, a produtividade, a satisfação dos clientes e a lucratividade.
No entanto, é preciso definir alguns pontos importantes e saber como garantir a eficiência das operações na sua empresa. Para ajudar Adolfo e você, separamos um passo a passo de como fazer isso. Vamos lá?
O que é eficiência operacional?
Trata-se da capacidade de aprimorar os processos da empresa para reduzir os custos, aumentar a qualidade e a produtividade.
Ela possibilita que as empresas consigam exercer atividades semelhantes com os concorrentes, mas melhores que eles. Assim, o foco é a otimização dos processos para fornecer os produtos e serviços com poucos gastos para o negócio, mas com qualidade e eficiência.
Vale ressaltar que aproximadamente 68% das empresas investem em eficiência operacional, o que mostra que elas estão avançando no nível de maturidade operacional.
Por que a eficiência operacional é importante para as empresas?
Quando a empresa analisa e acompanha a eficiência operacional da sua empresa consegue ter uma visão muito melhor da estratégia que estão utilizando e avaliar o que pode ser melhorado.
Além disso, é possível aprimorar continuamente o desempenho do negócio e aproveitar todas as oportunidades, o que torna a empresa mais competitiva no mercado e oferece produtos ou serviços de alto valor agregado.
Ela também contribui para o desenvolvimento sustentável da empresa, pois reduz o impacto ambiental e social das suas atividades.
Para alcançá-la, é preciso adotar algumas medidas, como:
- definir objetivos e indicadores claros e mensuráveis para avaliar o desempenho dos processos;
- mapear e padronizar os processos, o que elimina as atividades que não agregam valor ao cliente ou à empresa;
- implementar ferramentas e metodologias de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir) e o Six Sigma;
- investir em tecnologia e inovação, como soluções que automatizam, integram e simplificam as operações;
- capacitar, motivar e estimular os colaboradores;
- analisar os resultados e identificar as causas dos problemas e as oportunidades de melhoria.
O papel de Michael Porter dentro deste contexto
Michael Porter é um economista e consultor de estratégia de várias empresas e é conhecido por suas teorias de negócio, como as 5 forças de Porter. Elas são um modelo de análise da competitividade entre as organizações de um mercado.
Assim como elas, Porter tem um papel significativo na metodologia de uso da eficiência operacional, que é definida como a capacidade de desempenhar atividades parecidas mais de forma superior aos concorrentes.
Ou seja, a capacidade de uma empresa de utilizar seus recursos de forma otimizada, com redução de custos, desperdícios e erros, e aumento de qualidade, produtividade e satisfação dos clientes.
Segundo Porter, a verdadeira fonte de vantagem competitiva é a estratégia, que consiste em escolher um posicionamento único e valioso para a empresa, com base em suas competências distintivas e nas necessidades dos clientes.
Assim, ele defende que a eficiência operacional deve ser combinada com a estratégia, para que uma empresa possa alcançar um desempenho superior e se manter à frente da concorrência.
A diferença entre estratégia e eficiência operacional
A estratégia tem como objetivo executar atividades diferentes da concorrência, inclusive as que são parecidas. Com isso, conseguem se destacar e ter uma característica única para se posicionar no mercado.
Já a eficiência operacional, como explicamos anteriormente, é a capacidade de executar as atividades da empresa melhor do que os concorrentes.
Ambas são essenciais para o desempenho de uma empresa, mas não são suficientes por si só. Uma empresa pode ser muito eficiente, mas se não tiver uma estratégia clara e diferenciada, ela corre o risco de ser superada pela concorrência.
Por outro lado, uma empresa pode ter uma estratégia inovadora e atraente, mas se não tiver uma eficiência adequada, ela pode não conseguir implementá-la ou sustentá-la ao longo prazo.
Portanto, o ideal é que uma empresa busque combinar as duas e criar um equilíbrio entre elas.
Como medir a eficiência operacional?
A eficiência operacional pode ser medida ao considerar os valores das entradas pelas saídas que uma empresa tem.
Por exemplo: ela pode considerar as entradas, os pagamentos de salários e a matéria-prima. Enquanto as saídas podem ser o faturamento com a vendas dos produtos.
Assim, a divisão do valor da entrada pelo da saída é o resultado considerado eficiência operacional. Também é possível calcular o índice de eficiência operacional com as despesas e receitas, utilizando a seguinte fórmula:
Índice de Eficiência Operacional = Despesas / Receitas
Para ficar mais claro, explicaremos com um exemplo com o nosso personagem Adolfo, lembra dele?
Imagine que ele, ao longo de um determinado período, obteve uma receita de R$ 70 mil. Os custos para financiar as suas atividades operacionais foram de R$ 35 mil reais.
Confira como fica o cálculo com a fórmula:
Índice de Eficiência Operacional = 35.000 / 70.000 = 50%
Existe ainda outra maneira de fazer o cálculo, que é o número de vendas pelas horas dos colaboradores. Com isso, você saberá quantas horas de trabalho geram uma venda.
Como melhorar a eficiência operacional?
Agora que você já sabe como calcular eficiência operacional e como ela pode facilitar os processos da sua empresa. Confira alguns pontos que devem ser considerados para melhorá-la no seu negócio. Vamos lá?
Faça o mapeamento de processos
O mapeamento de processos é o primeiro passo e onde deve ser registrado todas as falhas e atividades que possam atrapalhar a produtividade da equipe.
É importante verificar todos os custos e o que está gerando mais gastos para a empresa, bem como as atividades que estão demorando mais do que o esperado.
Assim, você pode visualizar o fluxo de trabalho e detectar os pontos críticos, as falhas, os gargalos e as oportunidades de melhoria.
Foque na reestruturação dos processos
Depois de mapear todos os processos, é necessário fazer a reestruturação deles para verificar os métodos que otimizam os resultados e resolvam os problemas. Ela pode ser feita aos poucos e corrigir os gargalos maiores no começo.
Você deve eliminar as atividades desnecessárias, simplificar as tarefas, padronizar os procedimentos e definir as prioridades e os objetivos de cada processo.
Além disso, é importante sempre controlar o estoque, realizar as manutenções quando necessário, ter ferramentas de gestão de processos e de pessoas.
Imagine que Adolfo identificou que a sua empresa tem custos elevados e precisa fazer alguns cortes estratégicos. Para isso, ele precisa trocar de fornecedores, mas manter a qualidade dos produtos e os prazos.
Avalie os custos de produção
Faça uma relação com todos os custos de produção e o que é necessário para atingir a eficiência das operações.
Para isso, é preciso considerar os gastos com matéria-prima, mão de obra, equipamentos, energia, transporte, impostos, entre outros.
Assim, é possível identificar quais são os produtos ou serviços mais lucrativos e quais são os que geram prejuízo.
Tenha parcerias estratégicas
As parcerias estratégias aumentam a eficiência e agregam valor ao seu negócio. Para isso, é necessário terceirizar algumas atividades que não fazem parte do seu core business, como contabilidade, marketing ou logística.
Também é possível fazer parcerias com fornecedores que ofereçam melhores condições de preço, qualidade e prazo.
Busque a melhoria contínua
Sempre procure analisar os processos e buscar melhorias contínuas. Assim, você saberá o que está dando certo e o que precisa ser melhorado. Isso deve ser um processo dinâmico e constante.
Para isso, é necessário monitorar os resultados e implementar ações corretivas ou preventivas sempre que necessário. Assim, é possível utilizar ferramentas que direcionam os planos de ação de maneira mais eficiente.
Monitore os resultados
Para saber se todas as etapas anteriores deram certo, é preciso monitorar os resultados e calcular a eficiência das operações. Com isso, saberá se atingiu os resultados esperados e o que ainda precisa melhorar.
Isso é o que Adolfo começou a fazer porque sabe que monitorar os resultados é uma forma de motivar a sua equipe e garantir a qualidade dos seus produtos.
Por isso, utiliza ferramentas que possam ajudar na verificação das atividades e em todos os cálculos que ele precisa para melhorar a eficiência operacional.
Conte com soluções tecnológicas
A tecnologia proporciona sempre mais facilidade e agilidade nos processos de uma empresa e, por isso, deve ser uma aliada em qualquer situação.
Contar com ferramentas tecnológicas que facilitam o cálculo e processos para verificar a eficiência das operações, é muito importante. Pois, elas podem auxiliar no acompanhamento das atividades de forma centralizada.
Para isso, faça pesquisas de sistemas que atendam às necessidades da empresa e possam agilizar as atividades.
Foi exatamente isso que Adolfo fez: contratou um sistema para organizar as operações logística, otimizar os processos e melhorar a eficiência operacional da sua empresa.
No próximo tópico, explicaremos sobre uma solução que pode ajudar você também.
Suíte Logística da TOTVS
As soluções Suíte Logística da TOTVS possuem as ferramentas necessárias para garantir a eficiência das operações da sua empresa.
Com as suas soluções, é possível fazer o planejamento das operações logística, o rastreamento dos processos e organizar o fluxo operacional.
Além disso, acompanhar todas as operações em tempo real, bem como organizar tarefas, processos e vistorias.
Tudo isso com um sistema que é fácil e ágil para acessar e fazer todos os procedimentos que você deseja.
Garanta a eficiência operacional da sua empresa com as soluções da Suíte Logística da TOTVS!
Conclusão
Neste artigo, você entendeu que a eficiência operacional é um conceito dinâmico e contínuo, que exige um comprometimento de toda a empresa com a busca pela excelência.
Assim, ao adotar essa filosofia de gestão, a empresa se torna mais ágil, flexível e adaptável às mudanças do mercado, o que garante a sua sobrevivência e crescimento.
Abordamos também como medir eficiência operacional, as suas vantagens, como melhorá-la e como Porter define a sua utilização junto com a estratégia.
Caso queira saber mais sobre assuntos de logística e de gestão, recomendamos a leitura de outro artigo em nosso blog: como montar um plano de ação!
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