Planejamento operacional: importância e como fazer

Equipe TOTVS | 21 março, 2023

Se você perguntar para qualquer empreendedor sobre o segredo para o sucesso, com certeza muitos responderão: um bom planejamento operacional e estratégico.

Pense no jogo de xadrez: você não deve sair mexendo as peças à revelia. É necessário ter paciência, um olhar preciso e uma visão estratégica do jogo.

O que acontece se eu mover o peão? E se eu decidir mover o bispo?

O planejamento operacional, em um negócio, serve justamente como uma das bases para estabelecer o plano de ação de um negócio.

Neste conteúdo, vamos nos aprofundar no tema: queremos te explicar o que é o plano operacional, sua importância e como criar o seu. Vamos lá?

O que é planejamento operacional? Como ele funciona?

O planejamento operacional é um documento que define o plano de trabalho de uma empresa, detalhando seu fluxo diário de ações, de modo a transformar objetivos em tarefas realizáveis.

Na teoria, o conceito de planejamento operacional se refere ao conjunto de ações e processos que são realizados no nível operacional da empresa, ou seja, no dia a dia dos setores e equipes.

Ele funciona como uma ponte entre o planejamento estratégico e o tático.

Assim, detalha as atividades que devem ser feitas para executar as estratégias e as táticas definidas nos planos superiores de negócio.

Desse modo, ele garante que todos os recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos sejam utilizados de forma otimizada e alinhada com a visão e a missão da empresa.

Algo importante aqui: essa ferramenta não é exclusiva de empresas grandes ou complexas, muito pelo contrário.

Ele pode ser aplicado em qualquer tipo de negócio, desde que haja metas e objetivos claros e mensuráveis.

A complexidade do planejamento varia de acordo com o grau de desafio das metas e objetivos. Quanto mais ambiciosos, mais detalhado e rigoroso deve ser o plano.

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Qual a importância do planejamento operacional?

O plano operacional é muito importante para qualquer empresa que queira concretizar suas ideias e alcançar suas metas.

Ele permite que a empresa saiba como irá executar as estratégias e as táticas definidas no plano estratégico e tático.

E, ao contrário do estratégico, o operacional detalha como a implementação das ações será realizada.

É um plus no que diz respeito à transparência dos processos:

Quais ações devem ser realizadas e como? Quem é responsável? Quais os KPIs utilizados para sua mensuração? Entre outros fatores.

Tudo isso especialmente relacionado ao curto prazo da estratégia, já que normalmente esta leva em conta metas e objetivos de médio e longo prazo.

De acordo com uma pesquisa do Asana, somente 26% dos profissionais entendem totalmente o papel da sua função individual no cumprimento das metas da empresa.

Em termos gerais, falamos de cerca de um quarto do negócio — o resto? Pode-se dizer que ficam em um limbo operacional.

É aí que entra a importância do plano: ele ajuda a empresa a destinar os recursos de forma eficaz, gerenciar os riscos, alinhar os departamentos e as equipes e desenvolver planos de ação detalhados.

Dessa maneira, ele contribui para a melhoria dos resultados e o crescimento do negócio.

A diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional

Já abordamos brevemente os três conceitos, mas saiba: há diferenças significativas entre planejamento operacional, estratégico e tático. Vamos aprender quais?

Planejamento estratégico

Esse é o mais amplo e abrangente.

Ele envolve toda a empresa e define a missão, a visão, os valores e os objetivos a longo prazo (de 5 a 10 anos).

Ele também analisa o ambiente externo e interno da empresa, identificando as oportunidades, as ameaças, as forças e as fraquezas (com análise SWOT).

Sua função é responder à pergunta: onde a empresa quer chegar?

Um exemplo de planejamento estratégico é a definição de um novo segmento de mercado ou de um novo produto que a empresa quer lançar.

Planejamento tático

É o nível mais intermediário.

Ele envolve cada departamento ou área da empresa e define as metas e as estratégias a médio prazo (de 1 a 3 anos). Assim, alinha os planos táticos com o plano estratégico, e garante a coerência e a integração entre eles.

O planejamento tático responde à pergunta: como a empresa vai chegar lá?

Um bom exemplo de plano tático é a definição de um orçamento anual ou de um plano de marketing.

Planejamento operacional 

Esse é o mais detalhado e específico.

Ele descreve cada atividade ou tarefa da empresa e define as ações e os recursos a curto prazo (de 3 a 6 meses).

Além disso, também monitora e avalia os resultados das ações, fazendo os ajustes necessários.

Em essência, busca responder à seguinte pergunta: o que a empresa vai fazer?

Um exemplo de plano operacional é a definição de um cronograma de produção.

Como fazer um planejamento operacional?

E aí, quais os passos para criar seu próprio plano operacional? Como você viu, é o mais detalhado entre todos, pois descreve as ações que a empresa vai tomar para conquistar suas metas.

Separamos esse processo em um passo a passo, veja só:

Compreenda os objetivos da empresa

Quando se trata de planejamento operacional, o passo mais importante é compreender completamente os objetivos de uma empresa.

Ora, sem entender as metas da organização, é difícil criar um plano eficaz para alcançá-los.

Mesmo assim, compreender os objetivos não se trata simplesmente de memorizar fatos — trata-se de se familiarizar com as minúcias de como seu negócio específico funciona, para que você possa elaborar estratégias sob medida para o contexto único.

Defina os responsáveis

A definição de papéis e responsabilidades é uma peça importante desse quebra-cabeças.

Assim, você assegura que todos estejam cientes de seus próprios processos individuais e de como eles contribuem para o projeto como um todo.

Levando o tempo necessário para definir adequadamente quem deve ser responsável pelo quê, há menos chances de aumentar os erros ou a confusão no caminho

Considere as tarefas a serem feitas

Dividir os objetivos gerais do plano em passos menores e gerenciáveis permite uma direção mais clara e aumenta a eficiência. Embora possa parecer assustador no início, é uma parte importante para garantir o sucesso.

Estabeleça o orçamento necessário

Quando se trata de planejamento operacional, o orçamento é uma parte crucial. Ele permite que você determine os parâmetros financeiros do seu plano para melhor alocar os recursos.

Estipule os prazos para execução

Você não quer deixar a implementação para qualquer dia, certo?

Ou seja, ter noção de quando cada parte deve ser feita fornece um incentivo para permanecer na tarefa.

Além disso, ver o progresso em direção ao objetivo geral pode dar motivação extra naqueles momentos em que parece que nada está sendo feito.

Prazos são especialmente importantes se você estiver trabalhando com outros, já que eles fornecem estrutura e responsabilidade.

Preveja e gerencie os riscos do projeto

O sexto passo neste processo é indiscutivelmente um dos mais importantes: antecipar e gerenciar os riscos do projeto.

Identificar todos os riscos possíveis que seu projeto pode assumir pode economizar uma quantidade significativa de dinheiro, tempo e energia mais adiante.

Uma estratégia do tipo deve ser adaptada para cada projeto único, ponderando as recompensas propostas em relação aos riscos potenciais.

Envolva a equipe

O envolvimento de cada membro é importante para assegurar que cada passo do desenvolvimento dos objetivos à avaliação do progresso seja coberto com sucesso.

Isso permite que especialistas e recém-chegados ao time contribuam com ideias e colaborem, assegurando que todos estejam na mesma página quando se trata de executar o plano.

Avalie quais métricas serão monitoradas

Uma vez que você tenha feito um plano operacional, o último passo crucial é descobrir que métricas precisam ser monitoradas.

Isso pode significar qualquer coisa, desde números difíceis como economia de custos e ganhos de eficiência, até indicadores mais estratégicos, como a satisfação do cliente e o moral dos funcionários.

Esse é um passo importante para que você saiba onde está em relação aos objetivos, bem como quais ações de correção são necessárias.

Sistemas de gestão da TOTVS

Se você quer melhorar o seu planejamento operacional, estratégico e tático, você precisa contar com a tecnologia e os recursos de gestão da TOTVS.

Líder no segmento e pioneira em sistemas de gestão no Brasil, a TOTVS oferece soluções personalizadas para cada segmento de mercado, independente do tamanho do seu negócio.

Com os sistemas da TOTVS, você pode automatizar processos, integrar dados, gerar relatórios, acompanhar indicadores, tomar decisões mais assertivas e alcançar seus objetivos com mais eficiência e qualidade.

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu sobre a importância do planejamento para o sucesso de um negócio e sobre a diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional.

Você também viu como a TOTVS pode te ajudar a melhorar o seu planejamento com a tecnologia e os recursos de gestão que ela oferece.

Esperamos que você tenha gostado e que tenha ficado mais claro para você como planejar o seu negócio de forma eficaz e inteligente.

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