O aceite digital é um processo atual que permite que documentos e contratos sejam validados eletronicamente de forma segura e eficiente.
A substituição das assinaturas tradicionais por formas eletrônicas de aceite não apenas acelera processos, mas também reduz custos operacionais e impactos ambientais.
Além disso, a adoção dessa tecnologia melhora a segurança e a rastreabilidade das transações, garantindo que cada aceite seja devidamente registrado e autenticado.
Neste artigo, exploramos o seu funcionamento, validade jurídica e as principais vantagens para empresas e organizações de diversos portes e segmentos de atuação.
Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!
O que é um aceite digital?
Aceite digital refere-se ao processo de consentimento ou concordância de partes envolvidas em uma transação, ou contrato, efetuado por meios eletrônicos.
Ao contrário do método tradicional de assinaturas em papel, o aceite é realizado em plataformas online, onde o consentimento é registrado e armazenado digitalmente.
Assim, essa tecnologia permite que tanto empresas quanto indivíduos autentiquem documentos com rapidez e segurança, sem a necessidade de impressões físicas.
Como funciona o processo de aceite digital?
O processo é bem simples, sendo realizado em poucas etapas, mas com integridade e autenticidade garantidas.
Primeiro, a parte que requer o aceite envia um documento por meio de uma plataforma de assinatura digital. O destinatário, por sua vez, recebe um link seguro para acessar o documento.
Ao abrir o documento, o usuário pode revisá-lo e, se estiver de acordo, clicar em um botão que indica sua aceitação.
Esse clique é registrado de forma segura pelo sistema, muitas vezes com detalhes como o endereço IP do usuário e o horário exato do aceite, servindo como prova de consentimento.
Aceite digital tem validade jurídica?
Sim, o aceite digital tem validade jurídica, desde que cumpra com os requisitos legais estabelecidos.
No Brasil, por exemplo, a Medida Provisória 2.200-2/2001 assegura a validade jurídica dos documentos eletrônicos, desde que possuam a certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Essa validação permite que documentos firmados de maneira digital sejam reconhecidos em termos legais, equiparando-os aos acordos assinados manualmente.
Assinatura eletrônica x aceite digital
Embora o aceite digital e a assinatura eletrônica sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles não são o mesmo.
A assinatura eletrônica é um termo mais amplo que engloba qualquer método eletrônico usado para assinar documentos, que pode incluir uso de senhas ou certificações digitais mais complexas.
Por outro lado, este tipo de aceite representa o ato de concordar ou dar consentimento a um documento, ou transação de maneira eletrônica, muitas vezes sem a necessidade de uma assinatura formal, mas com um simples clique de aceitação.
Os benefícios do aceite digital em contratos
A adoção do aceite em contratos traz uma série de benefícios para negócios de todos os tamanhos.
Primeiramente, há a vantagem da dinamicidade. Com o aceite, transações que antes levavam dias para serem concluídas podem ser finalizadas em questão de minutos.
Além disso, há uma redução nos custos associados ao uso de papel, impressão e envio de documentos. Impactando, também, em maior sustentabilidade ambiental.
Outro benefício é a segurança aprimorada; sistemas digitais monitoram e registram cada etapa do processo de aceite, oferecendo um histórico auditável que pode ser consultado a qualquer momento.
Tipos mais comuns de aceite digital
Dentre os tipos mais comuns, destacam-se três principais categorias.
- Clique para aceitar: utilizado frequentemente em termos de uso e políticas de privacidade, onde o usuário marca uma caixa para confirmar que aceita os termos;
- Assinatura eletrônica avançada: utiliza métodos de autenticação mais robustos, como cartões inteligentes ou hardware de segurança;
- Assinatura digital: emprega criptografia para garantir a segurança e integridade do documento, sendo comum em transações financeiras e documentos oficiais.
Em quais situações esta ferramenta pode ser usada?
Este tipo de aceite via meios digitais pode ser empregado em diversas situações dentro do contexto empresarial.
Ele é particularmente útil em contratos de prestação de serviços, acordos de confidencialidade e licenciamento de software, onde a rapidez e segurança do processo são críticas.
Além disso, ele pode ser utilizado em operações internas, como políticas de recursos humanos e aprovações de investimentos, permitindo que decisões empresariais sejam tomadas de maneira mais ágil e eficiente.
Como fazer um contrato com aceite digital?
Criar um contrato utilizando este tipo de aceite envolve alguns passos simples. Primeiramente, redija o contrato em um formato eletrônico, usando um software de edição de texto.
Depois, carregue o documento em uma plataforma de assinatura digital confiável, onde você poderá definir onde e como o aceite será registrado.
Compartilhe o documento com todas as partes envolvidas, garantindo que cada uma tenha acesso e possa revisar o conteúdo.
Ao final do processo, cada parte deve dar seu aceite eletrônico, que será então registrado pela plataforma, validando o contrato.
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Assinatura Eletrônica da TOTVS
A solução TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma moderna e eficiente para autenticar documentos digitais, garantindo segurança e validade jurídica em todas as operações.
Desenvolvida como uma solução SaaS, a ferramenta simplifica e otimiza os processos internos.
Com integração nativa às soluções TOTVS e API RESTful disponível para conexão com sistemas de terceiros, o TOTVS Assinatura Eletrônica promove uma experiência centralizada e otimizada.
Totalmente compatível com dispositivos móveis e em conformidade com a LGPD, a solução oferece funcionalidades como assinatura manuscrita digital, personalização de e-mails, notificações e login com biometria e reconhecimento facial.
Além de aumentar a eficiência operacional, o TOTVS Assinatura Eletrônica facilita o trabalho remoto, com gestão e assinatura de documentos a partir de dispositivos móveis.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu sobre o aceite digital, uma evolução na forma como contratos e transações são formalizados, trazendo agilidade, segurança e redução de custos para empresas e indivíduos.
Sua validade jurídica está assegurada por regulamentações específicas, garantindo confiabilidade e reconhecimento legal para documentos assinados eletronicamente.
A diversidade de métodos disponíveis permite que diferentes setores encontrem a solução mais adequada às suas necessidades, o aceite de termos de uso até transações de alto nível de segurança.
Portanto, ao adotar essa tecnologia, empresas otimizam seus processos internos, assim como fortalecem a confiança e a transparência em suas relações comerciais, garantindo mais eficiência e conformidade legal.Gostou do artigo? Aproveite e saiba mais sobre segurança digital!
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