A rotina empresarial se tornou menos burocrática com o advento dos documentos eletrônicos e do assinador digital.
De forma rápida, segura e legalmente válida, os profissionais assinam contratos, ordens de compras e outros documentos empresariais sem precisar de papel, caneta ou impressora.
“Mas como faço para assinar digitalmente um documento? Como obter um assinador digital?”
Essas são apenas duas das perguntas que responderemos neste artigo!
Acompanhe!
O que é um assinador digital?
Um assinador digital é um software, aplicativo ou plataforma que permite a realização de assinaturas eletrônicas em documentos digitais.
Estas assinaturas, que variam de acordo com o nível de segurança, validade jurídica e requisitos técnicos, identificam o signatário de forma única e inequívoca, o que garante a sua autoria e integridade do documento.
Quando usar um assinador digital?
O assinador online pode ser utilizado sempre que as partes desejarem formalizar um acordo, contrato ou compromisso de forma eletrônica.
Contratos de prestação de serviços, termos de adesão, propostas comerciais, orçamentos, notas fiscais, recibos, laudos, declarações, procurações, atas, certificados e diplomas são exemplos de documentos que podem ser assinados digitalmente.
Conheça os tipos de assinador digital
“Como faço para assinar digitalmente um documento?”
Você já ouviu falar em assinatura digital ICP-Brasil, certo? De igual maneira, conhece a assinatura escaneada (ou digitalizada) e a assinatura digital ITI, do governo federal.
Esses diferentes tipos de assinatura eletrônica podem ser utilizados para assinar um documento e dão origem aos tipos de assinador digital. Vamos conhecê-las?
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é a mais básica e fácil de usar.
Ela consiste em um dado que associa o signatário ao documento, como um nome digitado, um clique em um botão ou uma imagem escaneada da assinatura manuscrita.
Ela tem validade jurídica para documentos que não exigem um alto grau de segurança ou formalidade, como aquelas com confiança entre as partes envolvidas ou que não envolvem riscos financeiros ou legais significativos.
Termos de uso, políticas de privacidade, solicitações de orçamento, avaliações de satisfação e confirmações de presença são bons exemplos.
Assinatura eletrônica avançada
Mais segura e confiável do que a simples, a assinatura eletrônica avançada utiliza meios de verificação que comprovam a identidade do signatário e a integridade do documento, como um código de acesso, um token ou uma biometria.
A mais conhecida atualmente é aquela realizada por meio do assinador digital do governo federal (assinatura GOV.BR), que utiliza um certificado não emitido pela ICP-Brasil.
Ela é recomendável para documentos que exigem um médio grau de segurança ou formalidade, como contratos de trabalho, aluguel ou compra e venda, termos de compromisso e autorizações de uso de imagem.
Assinatura eletrônica qualificada
Se o assunto é assinatura digital e validade jurídica 100% garantida, nada melhor do que a assinatura eletrônica qualificada.
Ela utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que garante a identidade do signatário e a integridade do documento.
A assinatura digital ICP-Brasil é recomendável documentos que exigem um alto grau de segurança ou formalidade, como contratos societários, escrituras públicas, testamentos e laudos médicos.
Como obter um assinador digital?
Para obter uma ferramenta para assinar seus documentos eletrônicos, você deve, em primeiro lugar, entender suas necessidades.
Em uma empresa, o volume de documentação é enorme e diário, com diversos graus de segurança ou formalidade exigidos.
Para casos intermediários, em que há uso de assinatura eletrônica qualificada, é possível utilizar o assinador digital do governo federal.
No entanto, o ideal é ter uma plataforma completa e integrada para você gerenciar qualquer documento digital, certo?
Diante disso, o melhor para o gestor é buscar um fornecedor que ofereça uma solução que ofereça segurança, praticidade e eficiência para a rotina.
A ferramenta da TOTVS, por exemplo, permite a escolha de assinaturas conforme a necessidade e muitos recursos que facilitam o dia a dia empresarial.
Por fim, escolha uma solução que permita a realização de um teste gratuito por algum tempo, com todas as funcionalidades.
Ao realizar um trial completo, sem limitações, você conseguirá entender se a ferramenta é ou não a solução mais adequada para sua demanda, ok?
Qual o melhor assinador digital gratuito?
O melhor assinador digital gratuito atualmente é o assinador digital ITI do governo federal. Seu único porém é que ele utiliza exclusivamente a assinatura eletrônica avançada.
Como você já sabe, na rotina corporativa, há atos que demandam o uso da assinatura digital ICP-Brasil (feita com certificado digital ICP-Brasil). Então o assinador não seria suficiente.
Além dele, há diversas opções gratuitas no mercado que apresentam funcionalidades limitadas.
Elas também não oferecem a qualidade, a segurança e a confiabilidade necessárias para a demanda empresarial.
Por isso, o gestor deve avaliar suas necessidades e alguns critérios antes de escolher o melhor assinador para o seu negócio.
O que considerar para obter a melhor solução para sua empresa
Existem alguns fatores que você deve considerar para obter a melhor solução de assinatura eletrônica para a sua empresa. Veja quais são eles:
Segurança e autenticidade nos processos
Escolha uma solução que utilize tecnologias como criptografia, certificação digital, biometria, geolocalização e blockchain.
Elas permitem verificar a identidade dos signatários, preservar a integridade dos documentos, rastrear as operações realizadas e evitar fraudes ou alterações indevidas.
Assim, você consegue ter uma assinatura digital com validade jurídica sem percalços.
Facilidade de uso
A melhor solução de assinatura eletrônica para a sua empresa é aquela intuitiva, simples e prática, que permite às partes assinarem os documentos com poucos cliques, sem necessidade de instalação ou download de programas.
Além disso, ela é compatível com diferentes dispositivos e funciona em diferentes sistemas operacionais e navegadores.
Integração de dados entre setores
Escolha uma ferramenta que se comunique com os outros sistemas que você utiliza na sua gestão, como ERP, CRM, RH, contabilidade, fiscal, entre outros.
A integração de dados entre setores otimiza os processos internos e externos, e evita retrabalhos, erros e inconsistências.
Em outras palavras, você consegue automatizar o envio e o recebimento de documentos, sincronizar as informações e gerar relatórios.
Suporte técnico
Por fim, o suporte técnico é outro aspecto que você deve levar em conta na hora de escolher o melhor assinador digital para a sua organização.
O fornecedor deve oferecer um atendimento ao cliente eficiente e qualificado, disponível em diferentes canais e horários, e capaz de resolver as suas demandas com rapidez e cordialidade.
Quer reunir todos esses critérios em uma só plataforma? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Por que escolher a solução TOTVS Assinatura Eletrônica?
A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil e líder no segmento de software de gestão.
Com mais de 30 anos de experiência no mercado, oferece soluções inovadoras e personalizadas para diversos setores e portes de empresas.
O assinador digital TOTVS é uma prova disso.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma completa e integrada para você gerenciar os seus documentos digitais com segurança, praticidade e eficiência. Com ela, você pode:
- Escolher entre os tipos de assinatura eletrônica;
- Contar com alto padrão de criptografia (SHA 256);
- Acompanhar o status dos documentos em tempo real;
- Integrar com outros sistemas da TOTVS e de terceiros;
- Armazenar os documentos em nuvem (TOTVS Cloud) com backup automático;
- Proteger os dados dos signatários e dos documentos, garantindo sua validade jurídica;
- Assinar documentos em poucos minutos, a qualquer hora e de qualquer lugar, inclusive do smartphone;
- Organizar contatos e grupos de contato, como equipe jurídica e testemunhas, que podem ser utilizados para agilizar as assinaturas, e muito mais!
Não perca tempo e experimente agora mesmo, gratuitamente e por 30 dias, o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
O assinador digital é uma ferramenta que facilita a assinatura eletrônica de diversos tipos em documentos digitais.
Em uma empresa, ele traz agilidade, eficiência e economia de recursos, além de validade jurídica, economia e sustentabilidade.
Para tanto, é preciso escolher bem sua solução, certo? Em algumas situações, o assinador do governo federal pode ser suficiente.
Mas o melhor é contar com uma ferramenta completa e funcional para todos os casos.
Por isso, avalie a segurança e a autenticidade nos processos, a facilidade de uso, a integração de dados entre setores, e o suporte técnico.
Ccomo você viu, a TOTVS reúne tudo isso em sua plataforma.
Aproveite para conhecer os benefícios de uma plataforma de assinatura digital e saiba como escolher!
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