Como escanear um documento: confira o passo a passo completo!

Equipe TOTVS | 19 fevereiro, 2024

Você já precisou guardar na nuvem uma versão física de uma nota fiscal mas não sabe como escanear um documento? Ou então, queria mandar um documento por e-mail, mas não sabe como enviar uma cópia digital dele? 

Nesses casos, você pode usar o seu scanner ou o seu celular para transformar o documento em um arquivo digital. 

Mas como fazer isso de forma rápida e eficiente? 

Neste post, vamos te ensinar o passo a passo de como escanear um documento usando diferentes dispositivos e formatos. 

Acompanhe!

Afinal, como escanear um documento?

Escaneamento é o processo de capturar uma imagem de um documento físico e transformá-la em digital. Existem várias formas de fazer isso, dependendo do equipamento que será utilizado. 

Como faço para escanear um documento na impressora? Como escanear um documento com o celular? Como escanear documentos a PDF?

Confira:

Usando a impressora

Muitas impressoras multifuncionais possuem a função de scanner, que permite escanear um documento na própria máquina e enviá-lo para o seu computador ou para um pen drive. 

E como escanear um documento na impressora? Confira o passo a passo:

  1. Conecte a impressora ao computador ou ao notebook;
  2. Coloque o documento na bandeja ou no vidro da impressora, com o lado que você quer escanear virado para baixo;
  3. Selecione a opção de escanear no painel da impressora ou no programa do computador;
  4. Escolha o formato, a resolução e a qualidade do arquivo;
  5. Inicie o escaneamento e aguarde a conclusão;
  6. Salve o arquivo no local desejado.

Além de saber como escanear um documento no pc por meio da impressora, você pode também utilizar o celular.

Usando o celular

Se você não tem uma impressora com scanner, você pode usar o seu celular para escanear um documento. 

Existem vários aplicativos que permitem fazer isso, como o Google Drive e o CamScanner. Em geral, o procedimento é o seguinte:

  1. Baixe e instale o aplicativo de sua preferência no seu celular;
  2. Abra o aplicativo e selecione a opção de escanear;
  3. Posicione o celular sobre o documento, de forma que ele fique bem enquadrado na tela;
  4. Tire uma foto do documento ou deixe que o aplicativo faça isso automaticamente;
  5. Ajuste os recortes, os filtros e as cores da imagem, se necessário;
  6. Escolha o formato, o nome e a pasta do arquivo;
  7. Salve o arquivo no seu celular ou na nuvem.

Com esses passos, você já sabe como escanear e editar um documento, pois as ferramentas permitem edições, certo?

E se houver necessidade de ter um contrato em PDF, por exemplo?

Como escanear um documento em PDF?

PDF é um dos formatos mais usados para arquivos digitais, pois é compatível com vários dispositivos e programas, além de preservar a qualidade e a integridade do documento original. 

Para aprender como escanear um documento em PDF, basta seguir os mesmos passos que explicamos acima.

Porém, na hora de escolher o formato do arquivo, você deve selecionar PDF. 

Alguns aplicativos permitem ainda que você escaneie vários documentos em um único arquivo PDF, o que facilita o envio e o armazenamento.

Como escanear vários documentos em um único arquivo?

Se você precisa escanear vários documentos que fazem parte de um mesmo conjunto, como um contrato, um relatório ou um currículo, você pode querer juntá-los em um único arquivo.

Para isso, você pode usar alguns recursos, como:

  • No computador, você pode usar um programa que permita juntar vários arquivos em um único arquivo. Nesse caso, você deve escanear os documentos separadamente e depois importá-los para o programa, seguindo as instruções do mesmo;
  • No celular, você pode usar um aplicativo que permita escanear vários documentos em um único arquivo, como o Google Drive e o CamScanner. Nesse caso, você deve tirar uma foto de cada documento e adicionar ao arquivo, seguindo as orientações do aplicativo;
  • Na impressora, você pode selecionar a opção de escanear vários documentos em um único arquivo, se ela tiver essa função. Nesse caso, você deve colocar os documentos na bandeja ou no vidro da impressora, um por um, e seguir as instruções do painel ou do programa do computador.

Como editar um documento escaneado?

Agora que você já sabe como escanear um documento na impressora e no celular, pode se deparar com a necessidade de editar algumas informações, certo? 

Para isso, você precisará utilizar alguns recursos que permitam essa edição de acordo com o formato do arquivo salvo. 

Se for o caso de documentos no formato PDF, há inclusive ferramentas online que permitem editá-los a partir da própria plataforma. Ela oferece funcionalidades diversas, como recortar, girar, desenhar, escrever e apagar.

Agora que você já sabe como escanear um documento, que tal conhecer uma solução que pode facilitar ainda mais a sua vida? 

Estamos falando do TOTVS Assinatura Eletrônica, um produto da TOTVS, a maior empresa de tecnologia do Brasil, que permite que você assine documentos digitais de forma rápida, segura e legal.

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Conclusão

Escaneamento é uma técnica que permite transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que facilita o envio, o armazenamento e a edição dos mesmos. Por isso, aprender como escanear um documento usando diferentes dispositivos e formatos é fundamental.

Seja pela impressora ou pelo celular, basta seguir o passo a passo que apresentamos. É possível, inclusive, escanear vários documentos em um único arquivo, e até mesmo editá-los.

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