Recebe o contrato, imprime, assina, escanea e envia de volta. Pede ao motoboy para levá-lo para a outra parte. Neste processo todo, você gastou pelo menos 30 minutos. É melhor aprender como assinar um documento digitalmente e gastar 5 minutos, certo?
Realizar todo este processo de forma manual é sinônimo de perda de tempo, mais custos e ineficiência. E o que dizer do comprometimento quanto à segurança e à validade dos documentos?
Felizmente, surgiu nos últimos anos uma solução mais prática, rápida e segura: a assinatura digital.
Com ela, você comprova a autenticidade e a integridade de um documento eletrônico, usando técnicas criptográficas e certificados digitais. Ela substitui a assinatura manuscrita em papel, garantindo a mesma validade jurídica.
Mas como faço para assinar um documento de forma digital?
Neste artigo, vamos explicar tudo que você precisa saber. Confira!
Como assinar um documento digitalmente?
Para aprender como assinar um documento digitalmente, é preciso, em primeiro lugar, entender qual o tipo de arquivo, o nível de segurança requerido e a ferramenta que será utilizada.
Como assinar digitalmente um documento com certificado digital? É diferente se ele estiver em PDF ou abrir no Word? E para assiná-lo no celular?
Veja a seguir as principais maneiras!
Assinar documento no Word
O Word permite inserir uma assinatura digital em seus arquivos utilizando um certificado digital. O passo a passo é bem simples:
- Abra o documento que deseja assinar e clique na aba “Arquivo”.
- Selecione “Proteger Documento” e depois “Adicionar uma Assinatura Digital”.
- Na janela que se abre, escolha o certificado digital que deseja usar (você pode clicar em “Obter um Certificado Digital” para adquirir um novo).
- Digite o motivo da assinatura e clique em “Assinar”, digitando seu PIN do certificado.
E se o contrato estiver em PDF? Como faço para assinar um documento de forma digital?
Assinar PDF
Os programas leitores de PDF também permitem inserir uma assinatura eletrônica em seus arquivos. Neste caso, o usuário pode optar por utilizar um certificado digital ou uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Busque pela funcionalidade “Assinar”, “Preencher e Assinar” ou “Certificados”, dependendo do programa que você está usando. Na sequência, basta seguir os passos apresentados na ferramenta.
No entanto, no ambiente corporativo, o ideal é contar com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas para facilitar este processo.
Isso porque ele permite assinar documentos em Word e PDF com poucos cliques e em diferentes níveis de segurança.
Veja também nosso conteúdo sobre como assinar PDF com certificado digital.
Assinar digitalmente um documento com certificado digital
O certificado digital é uma espécie de identidade digital de pessoas físicas e jurídicas que permite comprovar a autoria e a integridade de um documento eletrônico.
E como assinar digitalmente um documento com este recurso? Basta seguir os seguintes passos:
- Obtenha um certificado digital válido e emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI);
- Escolha uma ferramenta que permita aplicar a assinatura digital no documento, como o Word, o PDF ou o TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Siga os passos mencionados na ferramenta utilizada.
O uso desta tecnologia para realizar assinaturas eletrônicas se tornou muito relevante nos dias atuais.
O mercado global de assinatura digital (que é aquela realizada por meio de certificado digital) deve atingir US$16,8 bilhões até 2026, de acordo com dados da Markets and Markets.
Por isso, é fundamental saber como assinar digitalmente um documento com este recurso.
E será que tem como fazer a assinatura pelo celular?
Como assinar um documento digitalmente pelo celular?
Para assinar documentos pelo celular, você pode utilizar os aplicativos destinados para este fim. Existem opções completas, bem como as gratuitas com recursos básicos e limitados.
O iPhone possui uma função nativa chamada “Arquivos” que permite fazer a assinatura sem qualquer aplicativo.
Basta abrir o arquivo, tocar no símbolo da caneta, apertar o símbolo “+” e clicar em “Assinatura”.
E quem não usa iPhone? Como assinar um documento digitalmente pelo celular?
Basta optar pelos sistemas de assinatura eletrônica que apresentam versão mobile, como o app Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS.
Como enviar um documento assinado digitalmente?
Após assinar um documento online, o usuário pode enviá-lo para outras pessoas por diferentes meios, como e-mail, aplicativos de mensagem, nuvem, entre outros.
É certo que você já sabe como enviar em cada uma dessas ferramentas, pois basta anexar o arquivo ou fazer o upload na plataforma.
No entanto, se o usuário deseja otimizar o processo de envio de documentos, ele deve utilizar a plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas.
Isso porque ela permite o envio com detalhamento do que cada destinatário deve fazer, a ordem de assinatura e outros recursos que só existem neste tipo de solução.
Dessa forma, otimiza o processo do início ao fim e proporciona ao usuário maior eficiência e produtividade em sua rotina de trabalho.
Como saber se um documento foi assinado digitalmente?
Para saber se um documento foi assinado digitalmente, você precisa verificar se ele possui uma assinatura digital válida e reconhecida.
Isso pode ser feito de diferentes formas. Veja:
- No Word: clique na aba “Arquivo” > “Informações” > “Proteger Documento” > “Exibir Assinaturas”.
- No PDF: clique em “Assinar” ou “Preencher e Assinar” > “Exibir Assinaturas” ou “Painel de Assinaturas”.
- No Verificador de Conformidade do ITI: a ferramenta confirma se a assinatura digital está em conformidade com os padrões.
- No e-Assina RFB: é o validador de assinatura digital da Receita Federal, que se destina a documentos emitidos pelo órgão ou juntados a processo digital.
Também é possível saber se um documento foi assinado digitalmente nos sistemas de assinatura eletrônica. Basta fazer o login, selecionar o documento e ver os aceites nele presentes.
Quais as vantagens de assinar um documento digitalmente?
Assinar digitalmente um documento traz diversas vantagens para você e sua empresa, como:
- Economia: há redução de custos com papel, tinta, impressora, scanner, envio e custos com cartório, além de economia de tempo e recursos humanos envolvidos no processo de assinatura.
- Agilidade: a prática permite assinar documentos em poucos minutos, sem precisar imprimir, escanear ou enviar por correio ou motoboy. É possível também fazer assinaturas pelo celular, de onde estiver.
- Sustentabilidade: você contribui para a preservação do meio ambiente, pois evita o desperdício de papel e outros materiais de escritório, bem como reduz as emissões de carbono na troca manual de documentos.
- Segurança: os documentos eletrônicos são mais protegidos contra fraudes, alterações ou perdas. Com a assinatura digital, há também garantia de autenticidade e integridade dos documentos com técnicas criptográficas e certificados digitais.
Quer aproveitar todas as vantagens ao aprender como assinar um documento digitalmente de forma fácil, rápida e segura? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para empresas que buscam simplificar o processo de assinatura de documentos de forma ágil e segura.
Com garantia de 100% de validade jurídica aos documentos, esta plataforma oferece uma redução significativa no tempo e recursos gastos com o “vai e vem” de contratos, diminuindo em até 80% esse retrabalho.
Uma das grandes vantagens do sistema é sua flexibilidade e integração.
Com integrações nativas a cada release e uma API para conexão com softwares de terceiros, o TAE se adapta às necessidades da sua empresa e já está em conformidade com a LGPD.
E o melhor de tudo, o custo é até 6 vezes mais barato do que os concorrentes, tornando-o acessível para empresas de todos os tamanhos!
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Conclusão
Nos dias atuais, aprender como assinar um documento digitalmente é encontrar uma forma de ser mais eficiente na rotina corporativa.
É uma maneira moderna, prática e segura de validar e compartilhar documentos eletrônicos, seja em Word ou PDF, pelo notebook ou pelo celular.
Com o uso de certificado digital, o usuário garante a autenticidade e a integridade de contratos, termos de adesão, propostas comerciais e muito mais.
E as vantagens não param por aí. Você e sua empresa podem contar com agilidade, economia de recursos, maior segurança e sustentabilidade ao utilizar este processo de assinatura.
Com uma solução completa para a gestão e a assinatura de documentos eletrônicos, isto se torna ainda mais factível!
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