Classificação de documentos: importância e formas de fazer

A gestão documental é uma atividade essencial para qualquer empresa que deseja organizar, preservar e acessar as informações que produz e recebe. E os critérios e métodos de classificação de documentos administrativos, financeiros e de outras naturezas são essenciais para isso.

E por que classificar documentos? 

Neste artigo, vamos falar sobre essa questão e também sobre seu conceito, os tipos existentes e como criar um plano de classificação de documentos empresariais. 

Acompanhe!

O que é classificação de documentos?

A classificação de documentos administrativos, financeiros e demais documentos empresariais é o processo de identificá-los e agrupá-los conforme suas semelhanças e diferenças, atribuindo-lhes códigos, títulos e categorias que facilitam a sua localização e recuperação. 

Esta é uma etapa fundamental da gestão documental, pois permite ordenar, controlar e racionalizar o fluxo e o armazenamento dos documentos.

Perceba que essa prática possui uma finalidade importante para uma gestão eficaz da informação na organização, certo? E ela traz muitas vantagens! 

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Por que classificar documentos?

Ter um plano de classificação de documentos traz diversos benefícios para as empresas, tais como:

• Otimizar o espaço físico e digital: a classificação permite eliminar documentos duplicados, desnecessários e que já cumpriram o seu prazo de guarda, o que libera espaço nos arquivos e nos servidores.
• Facilitar o acesso e a consulta: ao classificar os documentos, é possível encontrar as informações desejadas de forma rápida e precisa, sem perder tempo com buscas infrutíferas ou documentos desorganizados.
• Cumprir as normas e as leis: a classificação é uma maneira de atender às exigências legais (LGPD, por exemplo) e regulatórias que determinam a forma, o prazo e o destino dos documentos, o que evita multas, penalidades ou processos judiciais.
• Garantir a segurança e a confidencialidade: é desejável realizar a classificação de documentos sigilosos e não sigilosos para que se defina os níveis de acesso e de restrição para cada tipo de documento, o que evita o vazamento, a perda ou a alteração indevida das informações.

Entendeu por que classificar documentos? Para adotar a prática em sua empresa, é fundamental conhecer os tipos de classificação existentes.

Leia também: Tratamento de dados: o que é e o que diz a LGPD

Quais os tipos de classificação dos documentos?

Existem vários tipos de classificação, que podem ser combinados ou complementados de acordo com as necessidades e os objetivos de cada empresa. 

Alguns dos tipos mais comuns são:

• Forma: diz se o documento é um rascunho (pré-original), original ou pós-original;
• Espécie: refere-se à natureza e à forma de disposição das informações do documento, que pode ser ata, ofício, contrato etc.;
• Gênero: refere-se à forma de expressão do documento, que pode ser textual, iconográfico, cartográfico, sonoro, audiovisual, informático;
• Formato: refere-se ao suporte material do documento (papel, microfilme, CD etc.) e às características físicas e técnicas (cadernos, fichas, livros etc.);
• Data: refere-se ao momento de produção ou de recebimento do documento, que pode ser classificado por critérios cronológicos, como ano, mês, dia, hora;
• Tipo: refere-se à configuração do documento conforme o trabalho que o gerou, como certidão de nascimento, contrato de trabalho ou de prestação de serviço e outros;
• Natureza do assunto: refere-se ao tema ou ao conteúdo do documento, que pode causar prejuízo à empresa (classificação de documentos sigilosos) ou não (documentos ostensivos);
• Relevância: refere-se ao grau de importância ou de valor do documento para os processos administrativos, que pode ser classificado por critérios como urgência e prioridade.

A importância da temporalidade documental dentro desse cenário

A temporalidade documental é o período de tempo em que um documento deve ser mantido sob a guarda da empresa, seja para fins administrativos, legais ou históricos. 

Ela é definida de acordo com a natureza, a função e a relevância do documento, e pode variar de alguns dias a alguns anos, ou até mesmo ser permanente.

E qual a sua relação com a classificação documental? Por que ela é importante? 

Porque ela determina o destino final dos documentos, que pode ser a:

• Eliminação: descarte dos documentos que não têm mais valor ou utilidade para a empresa
• Recolha:  é a transferência dos documentos de valor histórico ou cultural para um arquivo permanente, onde ficam preservados e disponíveis para a pesquisa.
• Transferência: mudança dos documentos de um arquivo corrente para um arquivo intermediário, onde ficam armazenados temporariamente até a sua destinação final. 

Diante desse cenário, é fundamental criar um plano para classificar documentos empresariais.

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O que é e como criar um plano de classificação de documentos empresariais

Um plano de classificação de documentos empresariais é um instrumento que estabelece as regras e os procedimentos para classificar documentos produzidos e recebidos pela empresa. 

Este plano deve conter os seguintes elementos:

1. Tabela de classificação: representação gráfica ou tabular dos tipos de documentos, organizados em classes, subclasses, grupos e subgrupos, com os respectivos títulos e códigos de classificação de documentos.
2. Glossário: explicação dos termos e das abreviaturas utilizados na tabela;
3. Manual de classificação: orienta e padroniza a aplicação da tabela, indicando os critérios, os métodos e os exemplos de classificação.
4. Tabela de temporalidade: é a especificação dos prazos de guarda e de destinação dos documentos, de acordo com a sua classificação.

Para criar um bom plano de classificação documental, é preciso seguir alguns passos, tais como:

1. Analisar o contexto e o perfil da empresa (missão, visão, valores, objetivos, atividades, processos, produtos e serviços);
2. Identificar e agrupar os tipos de documentos conforme suas características e finalidades;
3. Definir os critérios e os métodos de classificação de acordo com os tipos escolhidos;
4. Elaborar a tabela, o glossário e o manual de classificação;
5. Estabelecer os prazos e os destinos dos documentos conforme sua natureza, função e relevância
6. Elaborar a tabela de temporalidade.

Para facilitar não só o plano, mas toda a classificação documental, o uso de ferramentas tecnológicas que automatizam e simplificam o processo é fundamental.

E uma dessas ferramentas é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que facilita a gestão documental, pois é focada em garantir a integridade e a autenticidade dos documentos digitais empresariais por meio do uso de assinaturas eletrônicas.

Com os diversos tipos de assinatura eletrônica, é possível criar, enviar, receber, armazenar e controlar os documentos de forma eficaz. 

Veja como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode ajudar a sua empresa a classificar e gerenciar os documentos digitais de forma prática e segura!

Conclusão

A classificação de documentos é uma atividade essencial para a gestão documental, pois permite organizar, preservar e acessar as informações que a empresa produz e recebe. 

Para classificar os documentos, é preciso adotar critérios e métodos que levem em conta as características e as finalidades dos documentos, bem como os prazos e os destinos dos mesmos. 

Aproveite para entender tudo sobre a gestão eletrônica de documentos: o que é e como fazer!