A fatura comercial é um documento essencial nas transações de comércio internacional, funcionando como um contrato formal entre o exportador e o importador.
Ela não só formaliza a venda de bens e serviços, como também serve como base para evitar problemas alfandegários e garantir a conformidade com as exigências legais das operações.
Por isso, saber como emitir esse documento corretamente é um passo indispensável no contexto das transações internacionais.
Neste conteúdo, você vai entender os detalhes do processo de emissão e os principais erros cometidos para preveni-los na sua rotina. Aproveite a leitura!
O que é fatura comercial?
A fatura comercial, também chamada de commercial invoice, é um documento utilizado em transações internacionais, responsável por detalhar a negociação de mercadorias entre o vendedor e o comprador.
Ela descreve informações importantes sobre os produtos ou serviços vendidos, como quantidades, preços unitários e totais, condições de pagamento e entrega.
Qual a importância da fatura comercial?
A commercial invoice é um documento fundamental para assegurar a transparência e a conformidade com as regulamentações comerciais e fiscais tanto no país de origem quanto no de destino.
Ela funciona como um comprovante de venda, garantindo clareza e segurança na transação. Isso ajuda a evitar disputas, desentendimentos ou até mesmo fraudes na operação comercial.
Com ela, todas as partes envolvidas têm um registro detalhado das condições da transação, que pode ser utilizado em auditorias e para confirmações de pagamentos, por exemplo.
Além disso, esse documento ajuda a calcular impostos e taxas de importação, servindo como base para o processo de desembaraço aduaneiro.
A fatura também serve como um registro financeiro e contábil, o que contribui para o controle financeiro e logístico das operações de importação e exportação.
Quem emite a fatura comercial?
A fatura deve ser emitida pelo exportador, ou seja, pelo vendedor da mercadoria. Trata-se de um documento internacional, que normalmente deve ser descrito em inglês conforme as normas estabelecidas pelo país.
Como o principal responsável pela criação do documento, o exportador deve garantir que todos os dados relevantes sobre a transação estejam corretamente detalhados e em conformidade com a legislação antes de enviar a fatura ao importador.
Fatura comercial x fatura proforma
Antes de entender o processo de emissão da commercial invoice, é essencial esclarecer as diferenças entre outro importante documento no comércio internacional: a fatura proforma.
A fatura comercial confirma a venda e é utilizada para o registro e pagamento das mercadorias. Esse é um documento final e obrigatório na negociação, emitido pelo exportador após a conclusão da transação.
Já a fatura proforma é um documento opcional preliminar, fornecido pelo exportador antes da transação ser formalizada. Ao contrário da commercial invoice, ela é um documento mais informativo, que funciona como uma proposta comercial.
Ela visa apresentar ao comprador uma estimativa dos custos e detalhes das mercadorias – uma espécie de orçamento, que pode ser aceito ou não pelo importador.
A fatura proforma, diferentemente da comercial, não é um documento oficial. Seu propósito é apenas facilitar a negociação e ajudar na tomada de decisões de compra.
Quais dados devem constar na fatura comercial?
Para garantir a conformidade legal da commercial invoice e evitar problemas no processo de importação e exportação, é importante saber quais dados devem constar no documento. Anote os principais:
- Descrição detalhada das mercadorias (unidade de medida, quantidade, peso líquido e bruto, valor unitário e total);
- Condições e local de entrega conforme o Incoterm (International Commercial Terms) acordado, incluindo detalhes de fretes e outras despesas;
- Dados do importador e do exportador (nome, endereço, telefone, CNPJ ou CPF);
- Condições e prazos para pagamento, incluindo moeda utilizada na negociação;
- Número e data de emissão da fatura.
O documento também deve ter um espaço dedicado às assinaturas e carimbos, quando necessário.
Principais erros na emissão do documento
Como vimos, é fundamental emitir e preencher corretamente a fatura para garantir uma transação legal e evitar problemas na importação e exportação de produtos.
No entanto, existem alguns erros comuns que podem comprometer a validade do documento e causar transtornos na operação. Entre eles, vale se atentar aos seguintes pontos:
- Erro na numeração da fatura;
- Dados equivocados ou incompletos do Incoterm;
- Dados incorretos do exportador ou do importador;
- Descrição incompleta ou imprecisa das mercadorias negociadas;
- Valores incorretos ou ausência de informações sobre a moeda utilizada;
- Falta de informações obrigatórias, como número da fatura, condições de pagamento e termos de entrega.
Como emitir de forma correta?
Antes de qualquer coisa, é importante saber que a fatura comercial segue o regulamento aduaneiro. Ou seja, você precisa conhecer as especificações previstas nessa legislação, determinada pelo Decreto 6.759/2009.
Nele, é possível encontrar as informações obrigatórias, sobre as quais já comentamos neste conteúdo.
Além desses dados obrigatórios, a orientação é seguir um procedimento bem definido para evitar erros e atrasos na emissão do documento. Aqui estão algumas dicas para ajudar:
- Verifique os requisitos legais: conheça as exigências legais do país de origem e de destino;
- Reúna as informações necessárias: além de dados completos do exportador, importador e detalhes da transação, lembre-se de reunir informações detalhadas das mercadorias;
- Preencha o formulário da fatura: para evitar erros, utilize um modelo internacionalmente reconhecido ou software apropriado para inserir todas as informações necessárias;
- Revise a fatura: antes de assinar o documento, certifique-se de que todas as informações estão corretas e completas. Se identificar algum erro ou campo não preenchido, corrija o dado antes de prosseguir;
- Assine e envie a fatura ao importador: com todos os dados confirmados, assine e, se necessário, adicione o carimbo do exportador para autenticar o documento. Depois, é só enviá-lo ao comprador, geralmente junto com outros documentos de importação.
Lembre-se de manter uma cópia armazenada do documento para controle e referência futura. Tanto para o armazenamento como para garantir agilidade na tramitação da fatura, vale contar com o apoio da tecnologia.
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Conclusão
Como vimos, as faturas comerciais são documentos obrigatórios e indispensáveis no comércio internacional. Por isso, é necessário entender como emiti-las corretamente.
Além de ser importante para o desembaraço aduaneiro, esse documento garante a transparência entre as partes envolvidas e evita atrasos na operação de importação e exportação.
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