Sistema de gestão de documentos: benefícios para empresas

Imagine uma empresa em crescimento, com centenas de documentos divididos entre papéis, pastas e arquivos digitais. 

Organizar e gerenciar tudo isso pode ser um desafio diário, e até pode resultar em perda de tempo, falhas de comunicação ou mesmo problemas de compliance.

Nesse contexto, o sistema de gestão de documentos surge como um grande aliado e transforma o modo como as empresas lidam com informações essenciais.

Mas como ele funciona e quais os benefícios de adotá-lo? Continue a leitura para descobrir!

O que é um sistema de gestão de documentos?

O sistema de gestão de documentos é uma solução digital que permite o armazenamento, a organização, o controle e o acesso centralizado a arquivos da empresa. 

Com ele, todos os documentos empresariais importantes ficam disponíveis de forma estruturada e podem ser facilmente acessados. 

Dessa forma, é possível eliminar o uso de papéis e de múltiplas plataformas.

Principais funções de um sistema de gestão de documentos

O principal objetivo de um sistema de gestão eletrônica de documentos é otimizar o fluxo de trabalho e, dessa forma, aumentar a eficiência das empresas.

Para isso, ele automatiza processos manuais, como a criação, edição, compartilhamento e armazenamento de documentos. 

Entre as principais funções desse tipo de sistema, destacam-se:

• Pesquisa rápida: permite localizar documentos com apenas alguns cliques por meio de palavras-chave ou filtros;
• Armazenamento centralizado: o sistema armazena e mantém os documentos acessíveis em um único lugar;
• Permissões de acesso: possibilita definir quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinados arquivos; 
• Automatização de fluxos de trabalho: oferece ferramentas para a gestão da aprovação e revisão de documentos;
• Controle de versões: permite gerenciar e acompanhar as diferentes versões de um documento, garantindo melhor controle sobre o histórico de edições.

Motivos para empresas adotarem um sistema de gestão de documentos

A adoção de um bom sistema para gerenciar documentos na empresa traz uma série de benefícios, especialmente em termos de organização, produtividade e segurança. 

Listamos alguns dos principais motivos para investir nessa solução a seguir, confira. 

Ganhos de produtividade e eficiência

Manter documentos em diferentes plataformas ou até em papel físico pode ser uma grande barreira para a produtividade. 

Colaboradores gastam tempo buscando arquivos, conferindo versões e compartilhando documentos de forma manual – tempo que poderia ser utilizado para ações mais estratégicas.

O apoio de um sistema de gestão torna esse processo muito mais ágil e centralizado, o que reduz o tempo dedicado a tarefas operacionais e libera as equipes para se concentrarem em atividades voltadas ao crescimento do negócio.

Organização

Se você lida com um grande volume de informações, sabe o quanto é difícil manter tudo organizado de maneira otimizada. 

Sem uma estrutura eficiente, isso fica ainda mais complexo, além de dificultar a localização de dados críticos quando necessário, bem como aumentar os riscos de perda de documentos importantes.

Com um sistema de gestão de documentos e arquivos, todas essas informações ficam centralizadas em um único local, devidamente classificadas para facilitar a busca por arquivos.

Maior segurança

Documentos em papel ou em plataformas desatualizadas estão sujeitos a extravios, acessos não autorizados ou até mesmo a falsificações.

Um dos grandes benefícios de contar com o apoio de sistemas específicos para gerenciar arquivos é justamente o aumento da segurança da informação.

Isso porque um sistema de qualidade oferece várias camadas de proteção, como criptografia de dados, controle de acesso e auditorias automáticas, que garantem a integridade e a confidencialidade dos dados.

Esse cuidado adicional com a segurança também contribui para a conformidade com normas e regulamentos de segurança, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Redução de falhas humanas

Processos manuais estão mais suscetíveis a erros, seja a perda ou danos a um documento, ou até mesmo a confusão de arquivos e versões. A automatização oferecida por um sistema de gestão minimiza essas falhas.

Ao disponibilizar funções como o controle de versões, fluxos de aprovação automáticos e registros de atividade, as ferramentas de gestão de documentos ajudam a reduzir a margem de erro humano.

Como consequência, é possível observar uma melhora na qualidade do trabalho, assim como uma maior proteção contra riscos legais ou prejuízos financeiros que poderiam ser causados por essas falhas. 

Sustentabilidade e economia de custos

A adoção de um sistema para gerenciar documentos também traz benefícios em termos de sustentabilidade, uma vez que a digitalização de processos reduz o uso de papel.

Além de gerar um impacto positivo na preservação do meio ambiente, isso também pode representar uma economia significativa nos custos operacionais direcionados a impressão, armazenamento e gestão de arquivos físicos.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Para deixar a gestão de documentos ainda mais eficiente, um sistema de assinatura eletrônica é o complemento perfeito. 

Além de economizar tempo, a assinatura eletrônica garante validade jurídica para os documentos, além de permitir o rastreamento das etapas de assinatura e ampliar a proteção contra fraudes, com autenticação e criptografia dos dados. 

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica você não só controla o envio de documentos, como também consegue gerenciar, de forma centralizada, as assinaturas e devoluções de arquivos.

A solução permite que você confirme e valide as assinaturas, gerenciando essas etapas com os documentos armazenados na nuvem, com maior segurança. 

No aplicativo, você ainda consegue criar documentos, acompanhar o andamento dos contratos e localizar arquivos de forma rápida, diretamente no seu celular.

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e simplifique a gestão de documentos na sua empresa!

Conclusão

Depois de conhecer os benefícios de um sistema de gestão de documentos, fica claro que esse investimento traz resultados significativos a curto e longo prazo.

Essa solução permite automatizar tarefas, armazenar informações de maneira centralizada, reduzir as falhas humanas e ainda manter a conformidade com regulamentações vigentes sobre tratamento de dados. 

Com isso, os funcionários podem trabalhar de forma mais produtiva, focando em funções estratégicas para o desenvolvimento sustentável do negócio.

Esses são passos essenciais para empresas que buscam mais eficiência, segurança e organização no dia a dia. 

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