Folha de pagamento: guia completo para gestão

O dia a dia do Departamento Pessoal é marcado por atividades que, embora pareçam burocráticas, são absolutamente essenciais para o bom funcionamento de qualquer empresa. Entre elas, a folha de pagamento ocupa um lugar de destaque.

Esse processo operacional pode até parecer complexo, mas é indispensável — tanto para manter a empresa em conformidade com as obrigações legais quanto para garantir transparência e segurança aos colaboradores, do ponto de vista financeiro, tributário e até de posicionamento de mercado.

Afinal, estamos falando de um sistema que organiza os pagamentos de salários, bonificações, horas extras e benefícios. Além disso, envolve o cálculo correto de encargos e tributos que impactam diretamente a saúde financeira do negócio.

Não é pouca coisa, certo? Por isso mesmo, realizar o fechamento da folha no prazo ideal e com todos os cuidados exigidos é um desafio estratégico para o RH e o DP.

Mas você sabe exatamente o que envolve esse processo além do simples recibo entregue ao colaborador? Entende os passos que acontecem antes e depois do fechamento?

Neste guia completo sobre folha de pagamento, vamos explicar tudo o que você precisa saber, do início ao fim. Continue a leitura e aprofunde seus conhecimentos sobre uma das tarefas mais críticas (e estratégicas) da gestão de pessoas.

Confira também este conteúdo em formato de áudio, se preferir. Basta clicar no play a seguir!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes na gestão de pessoas dentro de uma organização. Ela pode ser compreendida tanto como o registro detalhado dos valores devidos a cada colaborador (como salários, bônus, descontos e benefícios), quanto como o processo operacional e financeiro envolvido no pagamento efetivo desses valores.

Em outras palavras, a folha de pagamento reúne as informações que baseiam o holerite — como carga horária, adicionais, faltas, encargos e descontos — e orienta todas as movimentações financeiras relacionadas à remuneração dos funcionários.

Além de garantir conformidade legal, ela também serve como base para obrigações acessórias, como o envio do eSocial e o recolhimento de tributos.

Na prática, é por meio da folha de pagamento que a empresa demonstra seu compromisso com a transparência, a organização e a segurança jurídica nas relações de trabalho. Por isso, é fundamental entender os dois elementos que compõem esse processo: o holerite e o pagamento em si.

Holerite

É o demonstrativo que apresenta os vencimentos (e seus devidos acréscimos ou descontos mensais) e é disponibilizado ao colaborador.

Basicamente, o holerite relaciona todas as informações sobre a remuneração de um funcionário, de modo que seja legalmente correto e funcional do ponto de vista contábil, fiscal e operacional.

Pagamento

No entanto, muito além de simplesmente realizar as movimentações financeiras, o processo da folha de pagamento é composto de um complexo cálculo que leva em conta:

• Impostos;
• FGTS e INSS;
• Adicionais (noturno, periculosidade, etc);
• DSR;
• Horas extras;
• Bonificações (como o PPR);
• Faltas e atrasos.

Além disso, ainda há outras ações relacionadas à folha de pagamento, como:

• Política de rescisão;
• Política de pagamento;
• Cálculo do salário bruto e líquido, conferindo também as deduções legais.

O que a CLT diz sobre a folha de pagamento?

Do ponto de vista legal, a elaboração da folha de pagamento é uma obrigação formal das empresas, conforme previsto no Decreto nº 3.048/1999, que regulamenta a Previdência Social. O artigo 225, incisos I e II, estabelece que:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e os recibos de pagamento;

II – Lançar mensalmente, em títulos próprios de sua contabilidade e de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.

Essas determinações reforçam que a folha de pagamento não é apenas um instrumento interno de organização da empresa, mas sim um documento com função operacional, contábil e fiscal.

Ela serve como comprovação legal do vínculo empregatício, além de embasar o cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Como funciona o processo de folha de pagamento?

O processo de elaboração da folha de pagamento envolve uma série de etapas interdependentes que vão muito além da simples emissão do holerite. Ele começa com o acompanhamento rotineiro da jornada de trabalho dos colaboradores e termina com a devida quitação das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Na prática, o ciclo pode ser dividido em três grandes fases. Saiba mais sobre cada uma delas!

1. Coleta de informações

A primeira etapa é a consolidação de dados mensais dos colaboradores. Isso inclui:

• registro de ponto (horas trabalhadas, atrasos, faltas e horas extras);
• lançamentos de adicionais (periculosidade, insalubridade, noturno etc.);
• descontos legais (INSS, IRRF, vale-transporte, plano de saúde, pensão alimentícia e outros);
• eventuais bonificações (comissões, premiações, gratificações etc.).

Esses dados precisam ser precisos, pois qualquer erro pode impactar diretamente o valor líquido pago ao funcionário e os encargos incidentes sobre a folha.

2. Cálculo e conferência

Com as informações apuradas, o setor de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos realiza o cálculo da remuneração bruta, descontos e benefícios, gerando o valor líquido a ser pago a cada colaborador.

Nesse momento, também são calculadas as contribuições patronais e obrigações acessórias, como:

• FGTS (8% do salário bruto, geralmente);
• INSS patronal;
• contribuições ao sistema “S” (SENAI, SESI, SEBRAE, entre outros, a depender do setor).

Antes de fechar a folha, é essencial que os dados passem por uma validação rigorosa, que pode incluir conferência por liderança, contabilidade ou uso de sistemas de ERP com automações e alertas.

3. Fechamento e envio das obrigações

Após a conferência, a folha é oficialmente fechada. Isso inclui:

• emissão dos holerites ou contracheques;
• pagamento de salários e demais verbas via sistema bancário;
• envio das obrigações acessórias ao eSocial, SEFIP, DCTFWeb e outros sistemas exigidos pelo governo;
• armazenamento seguro dos registros para fins legais e de auditoria.

O calendário de entrega dessas obrigações é rigoroso e varia conforme o tipo de empresa, regime tributário e legislação trabalhista vigente. A não conformidade pode gerar multas e penalidades severas.

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento exige atenção aos detalhes e domínio sobre a legislação trabalhista e tributária. Afinal, além de somar o salário base e aplicar descontos, é necessário considerar diferentes variáveis, como encargos obrigatórios, adicionais, benefícios e regras específicas de cada regime de contratação.

Para facilitar, confira a seguir os principais cálculos obrigatórios que integram a folha de pagamento.

Cálculo do INSS

O cálculo da contribuição ao INSS segue uma lógica de faixas salariais progressivas. Isso significa que o valor não é descontado de forma fixa sobre o salário total do colaborador, mas sim aplicado proporcionalmente em cada faixa de rendimento.

As alíquotas atualizadas para 2025 são:

• 7,5% para salários de até R$ 1.412,00
• 9% para a faixa entre R$ 1.412,01 e R$ 2.666,68
• 12% para a faixa entre R$ 2.666,69 e R$ 4.000,03
• 14% para a faixa entre R$ 4.000,04 e R$ 7.786,02

Essas faixas vêm acompanhadas de um fator de dedução, que deve ser subtraído do valor calculado. Assim, a fórmula correta é:

• Desconto do INSS = (Salário x Alíquota) – Parcela a deduzir

Quer um exemplo para facilitar? Imagine que um funcionário tem um salário de R$ 4.000, valor que se encaixa na faixa de 12%. O cálculo, então, seria:

• R$ 4.000 x 0,12 = R$ 480
• R$ 480 – R$ 101,18 (parcela dedutível) = R$ 378,82

Ou seja, o colaborador teria R$ 378,82 descontados de INSS.

Cálculo do IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) também segue uma tabela progressiva, de acordo com a faixa salarial do colaborador. Abaixo, você confere as alíquotas e deduções válidas a partir de maio de 2025, conforme dados da Receita Federal:

Base de cálculo (R$)	Alíquota do IR (%)	Parcela a deduzir (R$)
Até 2.428,80	0%	0,00
De 2.428,81 até 2.826,65	7,5%	182,16
De 2.826,66 até 3.751,05	15%	394,16
De 3.751,06 até 4.664,68	22,5%	675,49
Acima de 4.664,68	27,5%	908,73

O cálculo funciona da seguinte forma:

1. subtrai-se o valor do INSS da remuneração bruta do colaborador para obter a base de cálculo do IRRF;
2. identifica-se em qual faixa a base de cálculo se encaixa;
3. aplica-se a alíquota correspondente e, depois, subtrai-se a parcela a deduzir.

Por exemplo, um colaborador com salário bruto de R$ 4.000, após o desconto de INSS de R$ 378,82, terá uma base de cálculo de R$ 3.621,18.

Essa base se enquadra na faixa de 15%, com parcela dedutível de R$ 394,16. O cálculo do IRRF, então, seria:

• (Base de cálculo x Alíquota) – Parcela a deduzir = IRRF
• R$ 3.621,18 x 15% = R$ 543,18
• R$ 543,18 – R$ 394,16 = R$ 149,02

Esse será o valor descontado a título de imposto de renda na folha de pagamento.

Esse é um exemplo simplificado, sem benefícios, adicionais ou descontos como vale-transporte ou plano de saúde. 

Na prática, cada folha de pagamento pode ter múltiplas variáveis que devem ser consideradas para garantir conformidade com a legislação e transparência com o colaborador.

Quais são os descontos da folha de pagamento?

Entender os descontos aplicados à folha de pagamento é essencial para garantir a conformidade legal e a transparência com os colaboradores. Esses descontos correspondem a valores deduzidos da remuneração bruta do funcionário e envolvem desde tributos obrigatórios até adiantamentos e benefícios opcionais.

Veja os principais descontos que devem ser considerados:

• Adiantamentos salariais: quando o colaborador solicitar o adiantamento de parte do salário, esse valor será descontado do pagamento do mês seguinte;
• Vale-transporte (VT): desconto de até 6% do salário para custeio de transporte público, obrigatório quando solicitado pelo colaborador;
• Vale-alimentação (VA): não é obrigatório por lei, mas muitas empresas oferecem esse benefício, descontando até 20% do salário;
• INSS (Previdência Social): a contribuição ao INSS é obrigatória e descontada diretamente da folha, conforme a faixa salarial do colaborador;
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): a empresa é responsável por reter e repassar o valor à Receita Federal;
• Contribuição sindical: esse desconto é opcional e só ocorre com autorização expressa do trabalhador. O valor equivale a um dia de trabalho por ano;
• Faltas e atrasos injustificados: a empresa pode descontar do salário os dias ou horas não trabalhados sem justificativa válida, incluindo o DSR (descanso semanal remunerado) proporcional;
• Empréstimo consignado: em casos autorizados, o colaborador pode comprometer até 30% do salário com parcelas de empréstimos descontadas diretamente em folha.

O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é uma política criada para reduzir os encargos trabalhistas pagos pelas empresas sobre os salários de seus funcionários. Em vez de recolher a contribuição patronal de 20% sobre a folha de pagamento tradicional, a empresa pode optar por recolher um percentual sobre a receita bruta.

Essa substituição tem como objetivo estimular a formalização do emprego e aliviar o custo da mão de obra para determinados setores da economia.

Na prática, a desoneração representa um incentivo tributário temporário, que beneficia segmentos específicos, como tecnologia da informação, call centers, transporte coletivo, construção civil, entre outros.

O objetivo é que, com a economia gerada, as empresas tenham mais fôlego financeiro para contratar, manter postos de trabalho e investir em crescimento.

Vale lembrar que a legislação sobre o tema é frequentemente atualizada. Por isso, é essencial acompanhar as regras vigentes para saber se sua empresa tem direito ao benefício!

Erros comuns na folha de pagamento e como evitá-los

A gestão da folha de pagamento exige atenção a detalhes técnicos, prazos e obrigações legais. Por isso, alguns erros acabam sendo mais frequentes do que se imagina — e podem gerar prejuízos financeiros e trabalhistas para a empresa. A seguir, veja os equívocos mais comuns e como evitá-los na sua rotina.

Falta de conferência de dados

Um erro de digitação no salário, uma jornada de trabalho incorreta ou a inclusão de um desconto indevido podem comprometer toda a folha. A ausência de uma checagem criteriosa pode gerar atrasos no pagamento e insatisfação dos colaboradores, além de erros contábeis.

Como evitar: implementar rotinas de conferência com dupla verificação, integrando os dados com sistemas de ponto e folha. Também é importante manter os cadastros de colaboradores sempre atualizados.

Cálculo incorreto de encargos

INSS, IRRF, FGTS, adicionais, descontos legais… São muitos os elementos que compõem a remuneração do colaborador, e errar no cálculo de qualquer um deles pode gerar problemas com o Fisco e com a Justiça do Trabalho.

Como evitar: utilize sistemas automatizados que façam os cálculos com base nas faixas atualizadas e nas regras vigentes. Além disso, mantenha-se informado sobre mudanças na legislação trabalhista e tributária.

Desrespeito aos prazos legais

Atrasos no fechamento da folha, no pagamento de salários ou no envio de obrigações acessórias (como o eSocial) podem resultar em multas e em uma imagem negativa da empresa perante os colaboradores.

Como evitar: estabeleça um calendário fixo de fechamento da folha, com prazos internos para cada etapa. Automatizar os processos também ajuda a reduzir o risco de atrasos.

Não registrar corretamente horas extras e adicionais

O não pagamento ou o pagamento incorreto de horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade é uma das principais causas de ações trabalhistas no Brasil.

Como evitar: adote ferramentas de controle de ponto integradas ao sistema de folha, garantindo que todas as variáveis sejam consideradas no cálculo da remuneração.

Falta de controle sobre benefícios

Vale-transporte, alimentação, plano de saúde e outros benefícios precisam ser bem geridos para evitar descontos indevidos ou pagamentos duplicados.

Como evitar: mantenha um controle centralizado e digital dos benefícios, com relatórios automatizados que permitam acompanhar os valores concedidos e descontados mês a mês.

Sistemas de folha de pagamento

Se você chegou até aqui, temos uma boa notícia: já existem soluções tecnológicas capazes de tornar a gestão da folha de pagamento muito mais simples e eficiente.

Um bom exemplo são os sistemas de gestão para RH, que integram os processos do Departamento Pessoal, Recursos Humanos e setor Financeiro, facilitando desde o cálculo da folha até a geração de relatórios e o fechamento contábil da empresa.

Essa integração é fundamental para superar um dos principais desafios relatados pelas empresas: a elaboração de relatórios gerenciais.

Com o apoio de um sistema especializado, sua empresa pode contar com recursos de automação, inteligência integrada e conectividade entre áreas, o que torna todo o processo mais ágil, confiável e estratégico. O resultado é a redução de erros, mais previsibilidade no financeiro e, claro, economia de tempo e recursos.

5 Motivos para investir em um sistema para folha de pagamento

O sistema para folha de pagamento pode contribuir para implementação do RH digital, com otimização dos processos dentro da empresa, melhorando significativamente sua eficiência operacional.

É uma forma segura de automatizar a tornar mais fluida uma tarefa essencial para sua organização, garantindo mais agilidade na prestação de contas com seus funcionários.

O que, invariavelmente, impacta na satisfação dos colaboradores e pode melhorar a qualidade das entregas.

No entanto, há muitos outros benefícios que podem ser os motivadores para sua decisão de investir em uma tecnologia do tipo.

Integração com outras áreas

Ao integrar áreas como o setor Contábil e o Financeiro através de um único sistema, você centraliza o acesso aos dados.

Desse modo, tudo sobre cada colaborador se encontra no mesmo banco de dados, o que agiliza o acesso às informações de cada profissional, facilitando o desenvolvimento de cada folha de pagamento.

Automatização de processos de gestão de férias

Se os cálculos referentes à folha de pagamento já são complexos, espere até ter que lidar com a gestão de férias e seus descontos.

Ao administrar uma grande equipe, essa pequena tarefa pode se tornar uma verdadeira bola de neve.

Felizmente, o sistema de gestão de RH resolve isso, automatizando processos como todo o cálculo dos descontos referentes às férias dos profissionais.

Além disso, você centraliza tudo referente a essa questão: pedidos de férias, bem como aprovação ou recusa da mesma, sem mencionar nas notificações e avisos de férias vencidas ou a vencer.

Orçamento de pessoal

Sabe todo aquele cálculo que você precisa fazer toda hora que quer fazer alguma mudança no time? Seja em caso de contratação, promoção ou mesmo demissão.

Trata-se do orçamento de pessoal da empresa.

Com um sistema de folha de pagamento, você pode otimizar a gestão do seu plano de contas, entendendo de forma mais transparente os movimentos que pode realizar.

Afinal, cada contratação ou promoção incide em novos custos para a empresa — além do salário, como benefícios, local de trabalho, carro, moradia, entre outros!

Validação de registros para envio do eSocial

Contar com um sistema de RH também permite que você centralize as informações da folha de pagamento para preenchimento e envio do eSocial e Sped Fiscal.

Relatórios gerenciais flexíveis

Com tantos dados integrados em um mesmo sistema, é possível emitir relatórios gerenciais complexos e aprofundados, que permitam melhor entendimento sobre o desempenho financeiro, produtivo e estratégico da empresa.

Desse modo, você torna o RH cada vez mais forte dentro da estrutura organizacional, proporcionando maior qualidade em sua tomada de decisão.

Conheça a solução as soluções da TOTVS para o RH 

Definitivamente, para que uma empresa seja competitiva não apenas diante do mercado, como também internamente, a tecnologia é um must have.

É por isso que as soluções da TOTVS para o RH são a escolha ideal para rotinas que vão do departamento pessoal à gestão do capital humano!

Nosso sistema de gestão já foi eleito 11 vezes o campeão do Top of Mind RH, e permite que você automatize praticamente todos os processos dentro do RH, entre eles a gestão de folha de pagamento.

Centralize os setores, aproxime as rotinas da área contábil e financeira, melhore a comunicação interna e otimize a execução de todas as tarefas do RH!

Conclusão

Não há dúvidas de que a folha de pagamento é um processo com imenso valor operacional e também estratégico.

Conhecer todos os detalhes e meandros por trás de sua execução é um conhecimento que enriquece a sua gestão e pode evitar problemas pela frente.

Sabe o que mais ajuda a combater essas situações e otimizar sua gestão do RH? Um sistema que automatiza toda folha de pagamento!

Neste conteúdo, você leu tudo sobre esse software e como ele pode impactar o seu negócio. Por isso, se você escolher um sistema de gestão para verdadeiramente melhorar suas operações, você já sabe: a TOTVS é a melhor escolha!

E agora, que tal aprender mais sobre gestão de RH, com dicas e novidades para você melhorar a forma que você gerencie seus funcionários? Continue lendo o Blog.