Controle de abastecimento de frota: saiba como fazer

Equipe TOTVS | 16 julho, 2022

Fazer o controle de abastecimento de frota é parte fundamental das empresas da área dos transportes, pois é uma das principais frentes em que se gasta recursos e na qual é possível economizar em grande quantidade.

O combustível é definitivamente o insumo mais importante das empresas de transporte, pois, sem ele, os veículos simplesmente não rodam e as entregas não são feitas.

Portanto, é preciso encontrar maneiras de economizar, seja criando rotas mais eficientes ou fazendo o gerenciamento do abastecimento da sua frota com o auxílio de softwares especializados, como o TOTVS Planejamento de Rotas.

Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre o controle de abastecimento da frota e como começar a implementar essa metodologia hoje mesmo no seu negócio!

O que é controle de abastecimento de frota? Qual a sua importância?

O controle de abastecimento da frota é um método utilizado para medir e controlar os gastos com combustível de cada automóvel da sua frota.

Durante a sua operação, os colaboradores registram o quanto foi gasto de combustível por quilômetro rodado e, dessa forma, geram diversos indicadores importantes para que você faça uma manutenção adequada dos veículos.

Mediante a análise desses dados, sua equipe de gestão de frotas pode sugerir soluções embasadas e agir com precisão, prevendo possíveis problemas de peças do motor.

Ou seja, o controle de abastecimento da frota é fundamental para que a empresa consiga medir o desempenho de cada veículo e, assim, diminuir os gastos com combustível e monitorar a frota para prevenir gastos maiores com trocas de peças, por exemplo.

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Quais os benefícios de fazer o controle de abastecimento de frota?

Fazer o controle de abastecimento da sua frota traz muitos benefícios no curto, médio e longo prazos, pois te ajuda a gastar menos e oferece dados que podem ser analisados para melhorar a performance com o passar do tempo.

No curto prazo, essa prática te ajuda a gastar menos, pois você pode aliar os dados coletados sobre cada veículo com rotas que priorizem os postos de gasolina mais baratos. 

Já no médio e longo prazos, a prática de controlar quanto combustível a sua frota consome vai gerando dados valiosos a respeito de cada automóvel.

Com o auxílio de softwares como o TOTVS Planejamento de Rotas, as empresas podem processar esses dados e gerar indicadores e relatórios importantes para monitorar a performance da frota.

É possível, por exemplo, identificar quando um veículo está gastando mais combustível do que o normal e prever a troca de uma peça fundamental para o desempenho do motor.

Como fazer o controle de abastecimento de frota?

Veja como controlar o abastecimento da frota com as dicas a seguir::

Abasteça apenas em locais confiáveis

A fiscalização no Brasil é bastante eficaz, no entanto, ainda assim diversos postos de combustível ainda conseguem vender gasolina adulterada.

Para garantir que seu veículo vai sempre rodar de acordo com as instruções do fabricante, é fundamental que você se certifique de que o combustível que está utilizando não é adulterado.

Nesse sentido, ir em busca de postos parceiros pode ser um grande aliado para as empresas garantirem que todos os locais onde você vai abastecer são confiáveis, tem um preço bom e locais adequados para alimentação e descanso. 

Uma parceria com uma rede de postos vai permitir que você negocie melhores preços para a sua frota, condições e prazos de pagamento especiais e também envios periódicos de relatórios de abastecimento.

Faça o cadastro de seus veículos

Outro passo muito importante é realizar o cadastro dos veículos, seja em uma planilha ou em um sistema de gestão de frotas.

Você deve inserir as principais informações do seu veículo, como marca, ano, modelo, placa e autonomia média padrão informadas pelo fabricante.

Esses parâmetros serão a referência para avaliar a performance de cada veículo e motorista.

O ideal é fazer um cadastro bem detalhado e, de preferência, em uma plataforma centralizada onde todos podem colaborar com os dados.

Fazendo o cadastro de cada veículo, seu time de gestão vai exercer um controle maior sobre os gastos de cada automóvel individualmente.

Ele terá acesso à previsões de consumo, por exemplo, uma informação muito importante para a gestão financeira da empresa.

Tenha uma frota padronizada

Simplifique o controle da sua operação apostando em uma frota de veículos iguais, pois isso te permitirá ter um maior controle sobre a frota.

Se todos os automóveis da empresa forem da mesma marca e modelo, será gerado um tipo de dado mais confiável, uma vez que, em teoria, como todos os veículos são iguais, todos devem apresentar a mesma média de eficiência.

Os dados se tornam mais completos, pois você estará medindo veículos idênticos e poderá saber exatamente o que é um desempenho bom e quais são os sinais de que há algum problema no caminho.

Invista na manutenção periódica dos veículos

Investir na manutenção periódica e preventiva da sua frota é parte fundamental de uma estratégia de gestão economicamente viável.

Você precisa sempre checar se a saúde dos carros e caminhões está em dia, pois assim consegue prever problemas no motor, realizar substituições simples e uma série de outras práticas que aumentam a vida útil do motor e do veículo.

Atente-se ao estado dos pneus

Outra dica importante para economizar gasolina é fazer uma gestão de pneus eficiente.

A gestão de pneus envolve monitorar cada peça individualmente, deixando registradas informações como o desgaste e a necessidade de reparos.

Pneus defeituosos, carecas ou descalibrados, por exemplo, dificultam o controle do veículo e exigem mais do motor, gastando mais combustível.

Então lembre-se de aplicar a gestão de pneus junto ao controle de abastecimento da frota.

Faça o controle da carga

Outro aspecto importante para garantir a economia é fazer o controle correto da carga que você precisa carregar.

Isso porque a quantidade de peso sendo transportada em qualquer viagem interfere na eficiência e autonomia do veículo.

Faça o controle de velocidade

Uma das formas de controlar os gastos com combustível da sua frota é monitorando em tempo real a velocidade de cada veículo e condução dos motoristas, dado que a velocidade média de um veículo interfere no consumo de combustível. 

Sendo assim, é fundamental manter o veículo sempre em uma velocidade média, pois assim é possível controlar melhor os gastos.

Além disso, você pode utilizar um roteirizador para entrar em contato com seus motoristas em tempo real e propor alterações no trajeto com base em informações coletadas em tempo real por outros condutores.

Realize o controle de quilometragem

Como vimos em tópicos anteriores, um dos indicadores mais importantes para fazer o controle dos gastos com combustível é a quantidade de quilômetros rodados por litro de combustível consumido.

Para calcular esse indicador, é fundamental coletar dados sobre a quilometragem rodada por cada veículo, afinal, não é possível saber quantos quilômetros um veículo faz por litro sem saber, primeiramente, quantos quilômetros esse veículo rodou.

Avalie o comportamento do motorista

O modo de condução de seus motoristas é um dos principais fatores na integridade física dos veículos, cargas e pessoas envolvidas no transporte.

Seus gestores podem utilizar um sistema de telemetria veicular para monitorar o RPM do veículo, direção na banguela, aceleração, curvas e frenagens bruscas para avaliar a performance de cada motorista no desempenho de sua função.

A partir daí, é necessário utilizar esses indicadores para treinar os motoristas nas melhores práticas para garantir a eficiência da sua operação.

Capacite os condutores

Mesmo aplicando as melhores práticas, metodologias e sistemas na sua gestão de frotas, é importante que você saiba que o fator humano é fundamental no controle de abastecimento.

Sua equipe de gestão precisa convencer os colaboradores a contribuírem, ou então fica muito difícil aplicar mudanças e sistemas de gerenciamento.

Por isso, sempre invista na qualificação do seu time de motoristas e demais funcionários.

Você pode promover essa cultura na empresa por meio de palestras, cursos de qualificação e participações em eventos, por exemplo.

A ideia aqui é conscientizar seus colaboradores sobre a necessidade de reduzir o consumo de combustível, quais as práticas recomendadas e como utilizar as soluções da empresa para fazer isso.

Diminua o tempo ocioso da frota

Veículos parados em congestionamentos gastam mais gasolina do que um veículo rodando.

Por esse motivo, é fundamental que você busque soluções para diminuir o tempo ocioso dos veículos.

Você pode fazer isso com o auxílio de um roteirizador profissional. Assim, conseguirá sugerir alterações de rota para evitar que os veículos fiquem muito tempo parados consumindo combustível.

Analise o histórico de todos os abastecimentos

Faça um histórico de todos os abastecimentos, pois esse é o ponto chave para qualquer controle de consumo de combustível.

Por isso, utilize um sistema de gestão de frotas completo, para automatizar a coleta dessas informações por meio de um sistema integrado em todas as frentes de atuação da sua empresa.

Faça o registro de todas as informações relevantes sobre o abastecimento, como o motorista, o veículo, a data, a hora, o posto, o tipo de combustível, o valor pago, a quantidade de litros abastecida e a quilometragem do veículo no momento do abastecimento.

Outra informação muito importante e que não pode ficar de fora é se o abastecimento foi feito até que o tanque fosse completado.

Esse dado é muitas vezes negligenciado, mas o cálculo da autonomia dos veículos entre dois abastecimentos só pode ser feito de maneira precisa e oferecer dados confiáveis se o veículo sempre for abastecido até completar o tanque.

Com essas informações em mãos, seu time de gestão poderá fazer uma série de cálculos e análises, como a média de cada motorista, a média real do veículo, a quantidade abastecida por mês, o valor gasto mensalmente, qual o melhor combustível e muito mais.

Planeje as rotas

Por fim, uma das melhores dicas para economizar combustível é utilizando-se de um roteirizador profissional.

Assim, sua equipe vai poder criar itinerários otimizados, que são capazes de gastar a menor quantidade de combustível possível.

Fora isso, sua empresa ainda terá acesso a um sistema de monitoramento dos veículos por geolocalização em tempo real.

Sua equipe de gestão vai poder entrar em contato com os motoristas em tempo real para sugerir alterações no trajeto e garantir que a carga chegue em seu destino no tempo combinado.

É possível fazer o controle de abastecimento de frota no Excel?

É possível fazer uma planilha de abastecimento de frota no Excel e utilizar isso como base para um controle simples de gastos.

No entanto, se você realmente deseja aproveitar dos principais benefícios de fazer o controle dos gastos de combustível da sua frota, então você deve utilizar uma solução mais potente, integrada a outros sistemas de gestão e aplicações.

Se sua empresa fizer o controle de abastecimento em um sistema integrado a um roteirizador, por exemplo, então vai poder ter dados ainda mais confiáveis sobre quais trajetos gastam mais ou menos gasolina.

Por isso, pense bem antes de utilizar somente o Excel, pois as soluções disponíveis no mercado hoje permitem que você potencialize os benefícios dessa prática.

TOTVS Planejamento de Rotas

O TOTVS Planejamento de Rotas é um sistema de roteirização e controle de frota que é integrado a diversos outros ERPs de gestão.

É a solução TOTVS para as empresas que trabalham com transporte e precisam de um software capaz de centralizar a gestão de suas frotas.

Além disso, você também terá acesso a um sistema de geolocalização para acompanhar cada automóvel em tempo real.

Você terá controle total sobre a sua operação, podendo entrar em contato com os motoristas a qualquer momento para sugerir mudanças de trajeto e garantir que a entrega vai chegar dentro do prazo.

Experimente grátis o TOTVS Planejamento de Rotas!

Conclusão

O controle de abastecimento de frota é fundamental para que as empresas de transporte consigam controlar o seu maior gasto mensal.

E, como vimos, existem várias práticas, metodologias e tecnologias que você pode aplicar na sua empresa para diminuir os seus gastos com combustível.

Com o TOTVS Planejamento de rotas, por exemplo, é possível criar trajetos que consomem menos gasolina e gerenciar as principais informações sobre seus veículos em um sistema integrado.Sua equipe de gestão terá muito mais facilidade para gerar relatórios, indicadores, prever problemas e criar soluções para o dia a dia do seu negócio. Experimente grátis!

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