Sistema de roteirização: o que é, quem deve usar e como escolher

O sistema de roteirização é um software que ajuda as empresas a definirem as melhores rotas para realizar de maneira bem-sucedida suas entregas. É uma solução capaz de apoiar todos os tipos de organizações.

Com um sistema de roteirização, a empresa conquista vários benefícios em relação ao serviço de entrega de seus produtos.

Em especial, falamos de uma considerável otimização deste processo, que impacta também na redução de custos e em uma melhor experiência do cliente.

A gestão logística de uma empresa envolve vários fatores. No entanto, quando falamos de entregas, o aspecto da ‘volatilidade’ se destaca.

Portanto, providenciar uma ferramenta capaz de organizar e estruturar processos, de modo que as entregas sejam realizadas de maneira precisa, sem atrasos e sem custos exorbitantes, é uma necessidade para empresas que buscam crescer de maneira sustentável.

Que tal conhecer mais sobre o assunto? Preparamos um guia completo sobre o que é sistema de roteirização de entregas, como funciona, os benefícios e qual o melhor software para seu negócio. Confira!

O que é roteirização?

A roteirização em si é o processo de definir e estruturar rotas e trajetos de entrega para empresas de maneira estratégica, baseada em objetivos e seguindo indicadores claros, como redução de custos logísticos, otimização de tempo e distância percorrida ou mesmo a qualidade das vias transitadas.

Ao pensar em roteirização, a empresa não simplesmente busca encontrar um caminho que leve um produto do centro de distribuição à casa do cliente.

Pelo contrário, trata-se de olhar para esse processo por uma lente macro, considerando objetivos como produtividade e eficiência logística.

Quando uma empresa estrutura sua estratégia de roteirização, ela olha para vários fatores ao definir uma rota para sua entrega:

• o tipo de transporte;
• as estradas preferenciais;
• a hora do dia, bem como a previsão do tempo;
• o número de semáforos, interseções e curvas no caminho;
• entre muitos outros.

A roteirização nada mais é do que o esforço e os processos para otimizar as rotas de entrega, de modo a tornar a gestão logística cada vez mais eficiente e a par das diretrizes de experiência do cliente.

O que é um sistema de roteirização?

O sistema de roteirização é uma ferramenta de grande ajuda na aplicação de uma estratégia de roteirização. Com sua tecnologia, é capaz de auxiliar as empresas a planejar suas rotas de entrega da maneira mais eficiente possível, utilizando algoritmos avançados.

É uma tecnologia logística que toma as rédeas dos processos de roteirização, evitando que os profissionais tenham que fazê-lo manualmente.

Assim, automatiza o planejamento de rotas eficiente, com base em variáveis definidas pela empresa (como as que citamos no tópico acima).

A necessidade de um sistema de roteirização se dá justamente pela evolução do mercado e pelas mudanças nos comportamentos dos consumidores, muito instigados pela transformação digital.

Ao considerar todas as variáveis possíveis a um único dia de operações logísticas de uma empresa, é possível perceber a necessidade da tecnologia.

Com processos automatizados por um sistema de roteirização de entregas, é possível cumprir e mesmo superar as expectativas definidas, contribuindo para a satisfação dos clientes.

Na prática, como funciona o sistema de roteirização?

Muitos fatores podem afetar quais veículos são atribuídos a quais rotas, quais motoristas e em quanto tempo levarão as entregas. É a combinação desses fatores que pode ser tanto a solução como um problema para a empresa.

Fato é que a mente e a capacidade humana, por mais que sejam surpreendentes, não conseguem processar tantas informações — e tão rapidamente — quanto uma máquina, um software poderoso e um algoritmo inteligente.

O sistema de roteirização funciona de diferentes maneiras, mas geralmente começa com a inscrição de cada pedido no banco de dados.

Em seguida, com base em algoritmos, é possível analisar todos os fatores para descobrir e muitas vezes criar rotas que atendam aos requisitos da empresa e do cliente, reduzindo o tempo de entrega, bem como cumprindo com outros objetivos definidos.

Tudo isso em questão de segundos ou, no máximo, minutos.

O sistema de roteirização permite que a empresa chegue rapidamente às melhores combinações de rotas a partir de milhões de opções possíveis.

Tudo isso com uso de algoritmos complexos que buscam fazer a melhor combinação de fatores conhecidos pela sua empresa, como:

• O endereço dos seus clientes;
• Os produtos a serem entregues;
• A data e o horário em que os pedidos são esperados;
• As velocidades médias em diferentes horas do dia de acordo com aplicativos de GPS;
• A localização de pontes baixas ou outras barreiras que exigem uma rota diferente.
• Entre várias outras variáveis.

Em seguida, o sistema de roteirização calcula a maneira mais eficiente de entregar e atender às expectativas do cliente.

As vantagens de usar um sistema de roteirização

Agora, como definir os benefícios práticos de utilizar um sistema de roteirização na empresa? Para simplificar seu entendimento, separamos em alguns pontos específicos. Que tal seguir a leitura para aprender mais? Confira!

Otimização das entregas

O objetivo principal do sistema de roteirização é otimizar as entregas, de modo a planejar com eficiência o planejamento das rotas com antecedência.

Você pode determinar quanto tempo uma determinada rota leva para ser concluída, qual é a rota mais curta e quanto tempo os motoristas levam para entregar os itens, levando em consideração todos os fatores possíveis, como o tempo para estacionar, descarregar e preencher os documentos.

Desse modo, baseado em dados, o sistema realiza todos os cálculos para você, de modo a otimizar ao máximo as entregas dentro do raio logístico desejado.

Mais segurança

Com o sistema, você possivelmente vai rastrear todos os seus veículos. Esse é um adicional de segurança que protege tanto o motorista, bem como a carga que ele carrega.

Além disso, o software poderá seguir instruções claras de evitar estradas e regiões historicamente perigosas, evitando mesmo os menores riscos de assalto e roubo da carga.

Diminuição dos custos

Aqui, vale destacar também a questão da redução de custos.

Na prática, esse é o principal motivo pelo qual a maioria das empresas busca um sistema de roteirização.

De acordo com dados da Aptean, a automação do processo de roteirização pode diminuir de 10 a 30% os custos operacionais logísticos. 

Exatamente, o valor economizado pode chegar a quase um terço do que a sua empresa gasta no momento.

Em quais áreas essas reduções ocorrem? Explicamos:

• Redução dos custos relativos à combustível;
• Redução da necessidade de veículos, já que você poderá utilizar sua frota de maneira mais eficiente;
• Redução de horas dos motoristas para cada entrega (o que aumenta sua produtividade ao longo de um expediente);
• Evita que os motoristas se encontrem em áreas passíveis de multa, bem como permite à empresa monitorar a velocidade média;
• Redução do número de manutenções, já que é possível planejar as rotas por estradas consideradas mais novas ou de melhor qualidade (com menos curvas acentuadas, lombadas, entre outros fatores).

Melhora na gestão de dados e informações

Com essa tecnologia, você centraliza dados cruciais para o planejamento de rotas, de modo que cada entrega seja realizada de acordo com as informações atualizadas sobre as vias.

Imagine que, dentro do seu raio de entregas, uma das principais vias seja interditada por uma obra pública ou por conta de um problema, como deslizamento?

Sem ter dados centralizados e atualizados, você pode encaminhar seus motoristas para horas e mais horas de atraso que podem prejudicar seu planejamento.

Rapidez na entrega

Ao otimizar suas rotas, você pode reduzir o tempo que cada motorista investe em cada entrega, maximizando sua capacidade produtiva ao longo de seu expediente.

Além de tornar as entregas mais rápidas, você reduz os custos relacionados ao tempo perdido no meio de congestionamentos.

Economia de tempo

Por conta de um melhor planejamento de rotas, a empresa também reduz o tempo para cada entrega.

Na prática, falamos de uma operação mais eficiente — o que não quer dizer que os motoristas andem mais rápido, mas que utilizem rotas que permitam que eles façam mais entregas a cada expediente.

Desse modo, é possível economizar tempo, evitar obstáculos e vias complicadas, bem como maximizar o número de pedidos entregues durante o dia.

Integração com CRM

O sistema de roteirização pode ser integrado ao seu CRM, de modo a unificar os dados e permitir que o time de atendimento visualize a situação de entrega do pedido.

Assim, em caso de dúvidas do próprio cliente, o atendente pode rapidamente verificar o status do seu pedido e informá-lo ao cliente.

Diminuição de danos nos veículos

Por fim, vale pontuar que uma roteirização mais sustentável das rotas de entrega também leva em consideração fatores como a segurança e a qualidade das estradas.

Assim, é possível reduzir os danos aos veículos, conservando sua vida útil e mitigando a necessidade de manutenção, o que também gera maior economia.

Sistema de roteirização: quais empresas devem usar?

O sistema para roteirização pode ser uma ferramenta essencial para negócios próprios do setor logístico, tal qual distribuidoras e transportadoras.

Médias e grandes empresas do varejo B2B ou B2C, sejam lojas físicas ou e-commerces, que buscam internalizar a entrega dos pedidos ou ao menos a distribuição interestadual dos itens, também podem se aproveitar dos benefícios de tal tecnologia.

Isto porque, dependendo da estratégia do seu negócio, pode ser mais benéfico controlar a entrega dos pedidos, incorporando esse serviço às suas responsabilidades.

E claro, para empresas cuja atividade-fim seja o transporte de carga, o sistema é um componente essencial para o sucesso e crescimento do seu negócio, bem como para a garantia de segurança de seus profissionais e das cargas que transporta.

Quais são os riscos de não investir em um sistema de roteirização?

Você pode ter chegado a esse ponto e continuar pensando: “Ok, o sistema de roteirização é interessante. Mas é realmente necessário realizar esse investimento?“. Existem vários riscos atrelados à falta de tecnologia no seu negócio.

Muitos deles têm a ver, especialmente, com os desafios que o mercado vem enfrentando em relação à competitividade crescente.

Com isso, o gerenciamento eficiente das frotas se tornou mais complexo e mais crítico.

Afinal, as expectativas dos clientes só aumentam a pressão sobre as empresas. Para uma transportadora, por exemplo, não existem benefícios em manter seus processos “à moda antiga”.

É necessário se adaptar, pois existem riscos inerentes ao seu negócio caso você relegue a transformação digital, como:

Menores janelas de tempo

Cada vez mais, os clientes buscam por prazos menores e maior conveniência.

Em muito, isso foi instigado por grandes empresas repletas de recursos, como é o caso da Amazon. Às demais empresas, cabe tentar se equiparar, tornando suas entregas mais eficientes.

As entregas estão cada vez mais frequentes

Conforme as cadeias de suprimentos ficam mais enxutas, isso significa menos estoque na prateleira, no depósito e na linha de produção.

Isso também significa que remessas menores e mais frequentes devem ser entregues na hora certa para cumprir com a demanda.

Por isso, as empresas devem estar preparadas para lidar com as novas necessidades das empresas e dos clientes finais.

Os clientes querem estar por dentro do tempo estimado de entrega

Os sistemas modernos já são capazes de oferecer ao cliente maior transparência sobre o tempo estimado de entrega (ou Estimated Time of Arrival – ETA).

Às empresas responsáveis pelo transporte, cabe fornecer um sistema capaz de ser integrado às demais plataformas da organização, de modo a fornecer o tempo estimado exato aos clientes, para que se preparem para receber os itens.

Altos e crescentes custos de combustível

Não é mistério que um dos principais custos relativos à gestão logística de um negócio é o gasto com combustível. Com o preço cada vez maior, otimizar as rotas é essencial para que se possa economizar ao máximo.

Não se adequar à Logística 4.0

Quando falamos do investimento em tecnologia, trata-se inerentemente do passo em direção à evolução da gestão logística, a Logística 4.0.

Cada vez mais, as empresas buscam otimizar seus processos de modo a tornar as entregas mais e mais rápidas.

Como mencionamos acima, é um reflexo natural de um movimento que tem origem na forma que outras organizações tratam sua logística.

No caso de gigantes como a Amazon, trata-se de um diferencial competitivo que as destaca de possíveis rivais.

Às demais organizações, cabe se atentar a essas evoluções e buscar as melhores ferramentas para se adequar, como é o caso do sistema de roteirização.

Como a empresa deve se preparar para implementar um software de roteirização?

E agora, como preparar sua organização e os seus processos para implementar um sistema de roteirização completo e capaz de transformar sua gestão logística?

Separamos alguns passos que você deve fazer antes de começar a avaliar as melhores opções de sistemas para o seu negócio. Que tal conferir?

Entenda a situação atual da empresa

Primeiro, é essencial compreender a situação do seu negócio. Como é o processo de planejamento de rotas atualmente?

Se aparentemente sua empresa não possui problemas, recomendamos que você olhe de maneira mais cuidadosa: quais os desafios inerentes da sua operação e quais os riscos futuros ao seu negócio?

É hora de avaliar demandas e metas para entender como uma melhor gestão de rotas de entrega.

Aprimore e organize o armazém

A gestão do armazém é essencial na hora de organizar suas entregas. É necessário, antes de tudo, criar um sistema de armazenamento compatível com a sua demanda e que seja ágil o suficiente para atender às necessidades de entrega.

Nesse caso, tenha sua empresa um único armazém ou vários centros de distribuição, é necessário pensar em uma infraestrutura de dados que possa ser integrada.

Analise as características operacionais do negócio

Além disso, busque colocar no papel todas as principais características operacionais do seu negócio.

Ou seja, qual o raio de entrega estimado? Qual o tamanho da frota disponível? Quantos motoristas sua empresa possui? Qual a capacidade atual de entregas e qual a capacidade desejada?

São pontos cruciais para entender qual sistema implantar e como fazê-lo.

Defina políticas de transportes

Políticas de transportes e da sua frota é um documento essencial, pois estipula diretrizes e normas acerca do uso dos veículos, operações de transporte e objetivos gerais por trás da gestão logística do negócio.

É como qualquer documento de política, definindo diretrizes que visem promover melhores resultados, redução de custos, maior segurança aos profissionais e a satisfação dos clientes.

Sistemas de roteirização e motoristas: como evitar desconfortos por parte dos colaboradores?

Na prática, a implementação do sistema de roteirização pode resultar em alguns desconfortos por parte dos motoristas. Afinal, com essa tecnologia, todos os metros que percorrem são rastreados.

Afinal, a empresa precisa ficar de olho se o trajeto planejado está realmente sendo seguido.

Sim, em um primeiro momento, a implantação do sistema pode parecer um pouco “criteriosa”. Afinal, os motoristas devem seguir as rotas de modo restrito, de forma a cumprir com as expectativas do negócio.

A dica é que a empresa trabalhe, junto com a implementação da tecnologia, em treinamentos que visem mostrar os benefícios e conscientizar.

É algo que traz vantagens para os próprios motoristas, que podem maximizar seus resultados e aproveitar os benefícios que o negócio oferece — caso a empresa realmente faça isso.

Quais são os melhores sistemas de roteirização? Como escolher?

Os melhores sistemas de roteirização são, claro, aqueles mais completos, que oferecem uma ampla gama de funcionalidades e várias possibilidades para o seu negócio e sua gestão logística.

A dica é buscar por sistemas capazes de contribuir com o planejamento de rotas, com recursos de automatização de processos, análise de indicadores logísticos e centralização de dados e muito mais.

Lembre-se que você deve buscar um sistema de roteirização que contribua com sua operação — por isso, deve ser robusto como tecnologia, mas flexível em questão de usabilidade.

E se, de repente, houver mudanças em relação às rotas? O sistema deve ser capaz de alterar as rotas, mantendo a qualidade e precisão das mesmas.

Além disso, priorize empresas que oferecem suporte técnico de ponta, capazes de atender suas dúvidas em curto espaço de tempo para dar continuidade às suas operações.

Existe algum sistema de roteirização gratuito?

Uma opção que muitas empresas buscam são os sistemas de roteirização gratuitos.

Embora não existam softwares próprios para a tarefa e que sejam gratuitos, é comum que as organizações utilizem aplicativos como o Waze ou Google Maps para criar rotas.

Esse pode ser um erro, já que esses são sistemas próprios para uso doméstico e pessoal, que não visam nenhum dos objetivos de um negócio — eficiência, produtividade, agilidade e segurança relacionada ao modal.

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O sistema, que faz parte do portfólio de produtos da TOTVS, é capaz de transformar sua gestão de entregas de pedidos.

Ele pode ser integrado a qualquer ERP do mercado e, de forma bem fácil, pode ser implementado para otimizar a gestão de entregas, reduzindo custos operacionais e alavancando a experiência do cliente.

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Conclusão

Alcançar a excelência nas entregas é um desafio que, a cada dia, se torna mais difícil.

Com a necessidade de realizar entregas mais rapidamente, bem como reduzir custos, extrair maior produtividade da sua frota e ainda assim conservá-la, é essencial contar com estratégia e ferramentas de roteirização adequadas.

Neste guia completo, explicamos a você tudo sobre o assunto, desde o que é um sistema de roteirização de entregas, até os benefícios e como implementá-lo.

Além disso, mostramos como um sistema como o TOTVS Planejamento de Rotas pode ser essencial para o sucesso da sua operação, bem como para facilitar que sua empresa alcance seus objetivos! Agora, que tal seguir lendo e aprendendo aqui no blog da TOTVS? Aprenda como garantir um frete retorno eficiente!