Janela de entrega logística: como funciona e desafios

Equipe TOTVS | 12 agosto, 2022

Entender o que é janela de entrega logística e como driblar as restrições de horários são conhecimentos fundamentais para que sua empresa tenha uma gestão de frotas mais eficiente.

Para se ter uma noção da importância do tema, imagine o seguinte exemplo: o motorista da sua empresa se desloca até o destino planejado na roteirização, mas, ao chegar lá, descobre que não pode fazer o descarregamento no horário em questão.

Aqui, uma solução seria esperar até uma nova janela de entrega ou, outra alternativa, seria fazer a volta para a garagem da empresa ou o próximo destino da rota.

Em ambos os casos, o seu negócio acaba tendo diversos prejuízos, como desperdício de tempo e recursos.

Por isso, se você deseja evitar esse problema na sua empresa, siga com a leitura. Apresentamos algumas dicas que vão te ajudar.

Janela de entrega logística: o que é?

Janela de entrega logística é um mecanismo que certifica a qualidade do atendimento nos envios de mercadorias e abastecimentos de insumos.

Trata-se de um sistema capaz de cortar custos logísticos sem deixar de melhorar a efetividade operacional das transportadoras.

Nas janelas de entrega logística, existem dados que a organização pode utilizar para fazer a roteirização pré-programada, e assim planejar a sua distribuição de cargas.

Afinal, esse é o passo inicial para organizar a carga e viabilizar uma entrega efetiva, diminuindo as chances de perder o prazo por conta de problemas.

Isso porque, nesse mecanismo, a distribuição das janelas é baseada no montante de horas disponíveis da sua força de trabalho e na legislação vigente.

Um exemplo disso é o banco de horas de seus motoristas e legislações locais, que proíbem veículos como caminhões e pequenos caminhões de circular em certas regiões da cidade durante o dia ou noite.

Antigamente, a janela de entrega logística não era um sistema tão conhecido, mas, atualmente, com a fixação de horários dos estabelecimentos comerciais, existe uma urgência maior para se controlar os momentos em que as cargas são entregues ou carregadas.

Por exemplo, no caso de shopping centers, normalmente há uma janela que vai das 10h às 17h que limita a operação do motorista a uma janela específica.

A verdade é que cada cliente tem sua particularidade e preferências na hora de receber bens, e é importante respeitar as preferências de seus clientes para mantê-los fiéis.

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Como funciona a janela de entrega logística?

A janela de entrega logística nada mais é do que uma agenda específica para o recebimento de produtos, definindo horários para o recebimento das mercadorias.

Por este motivo, é fundamental investir em softwares de roteirização para garantir a eficiência da frota e evitar cenários como quando um caminhão chega para realizar uma entrega, mas não pode fazê-la, pois está fora da janela de entrega desses estabelecimentos.

Exemplo de janela de entrega logística

Uma janela de entrega normalmente é definida por estabelecimentos gastronômicos ou do varejo, pois ela ajuda a garantir que o atendimento ao público não entre em conflito com o abastecimento de insumos.

Um exemplo claro é um restaurante que atende às pessoas no almoço e no jantar.

Nesse caso, esse estabelecimento vai estabelecer uma janela de entrega logística que não coincida com os seus horários de pico.

Assim, os momentos em que o restaurante tem mais clientes não será interrompido por uma entrega sendo feita e impedindo que as pessoas se locomovam livremente pelo local.

Quais são os desafios da janela de entrega logística?

Os fornecedores e suas respectivas equipes logísticas sabem que as janelas de entrega são um grande desafio.

Isso porque é preciso fazer um processo de mapeamento de rotas baseado nos horários em que os estabelecimentos podem receber os produtos.

A grande dificuldade do processo se encontra justamente nas restrições: todo o processo de distribuição deve ser baseado nos horários em que o motorista deve chegar em cada cliente para realizar as entregas da mercadoria sem atrapalhar a operação de cada um deles.

Como as janelas de entrega podem ser melhor coordenadas e administradas?

Existem algumas técnicas e metodologias que você pode começar a aplicar na sua empresa hoje mesmo para garantir uma melhor administração e coordenação.

Uma delas é investir em um roteirizador, como o TOTVS Planejamento de Rotas, que vai te ajudar em rotas inteligentes que, além de te ajudar a lidar com as janelas de entrega logística, também podem diminuir seus gastos com gasolina e horas extras.

Confira a seguir algumas dicas para melhorar o controle e administração das suas frotas para lidar com as janelas de entrega de seus clientes:

Tenha o controle total da operação

Para coordenar melhor a sua frota e garantir que as janelas de entrega de seus clientes sejam respeitadas, é fundamental exercer um controle preciso sobre a operação.

Uma das melhores formas de exercer esse controle é com um sistema de geolocalização, que vai permitir identificar endereços e marcar os principais pontos de entrega no mapa.

Em um roteirizador inteligente, você poderá unir a geolocalização com um sistema de gestão de pedidos que permite fazer a análise das janelas de entrega e definir as melhores rotas para passar o pedido às mãos do cliente dentro do horário delimitado.

Defina janelas para outras etapas logísticas

Uma solução interessante para conseguir gerir melhor a logística da sua empresa para conseguir atender as demandas de janela de entrega de outras empresas que contratam a sua é estabelecendo janelas logísticas dentro da sua própria empresa.

Você deve estabelecer janelas para as suas próprias etapas logísticas internas, adaptando a rotina da sua própria empresa às necessidades de seus clientes.

Em outras palavras, você vai organizar a sua empresa para que os processos organizacionais, como o transporte de cargas do estoque, por exemplo, não interfira com etapas como o carregamento dos veículos.

Dessa forma, você consegue cumprir os horários de uma maneira muito mais eficiente, e evitar que dificuldades nos seus processos internos interfiram com os prazos estabelecidos pela sua base de clientes.

Conte com a tecnologia

Por fim, uma das melhores maneiras de otimizar a rotina da sua empresa para respeitar as janelas de entrega logística de seus clientes é com o auxílio da tecnologia, em especial de soluções como roteirizadores profissionais.

O TOTVS Planejamento de Rotas é um sistema de roteirização inteligente que permite que você use a geolocalização e uma tela de pedidos para organizar suas entregas de acordo com a janela de entregas dos seus clientes.

Além disso, você pode usar a ferramenta para criar rotas otimizadas que gastam menos tempo e consomem menos combustível.

Como um roteirizador pode garantir a eficiência na frota?

Como você viu até aqui, um roteirizador é uma ótima solução para garantir a eficiência da sua frota e garantir que as janelas de entrega dos seus clientes sejam respeitadas, aumentando a reputação da sua empresa no longo prazo.

O melhor roteirizador disponível hoje no mercado é o TOTVS Planejamento de Rotas, que conta com várias funcionalidades que vão permitir que você faça mais entregas, mais rápido, gastando menos combustível e evitando erros.

Confira a seguir os principais benefícios de utilizar um roteirizador para lidar com suas entregas:

Facilidade para incluir restrições de horários

Com soluções inteligentes, você tem acesso a uma tela com os principais pedidos e pode facilmente incluir restrições de horários para que toda a sua equipe fique alinhada e programe as entregas para o horário correto.

O sistema é simples e intuitivo e é integrado a diversos outros ERPs do mercado para que você possa fazer a sua gestão de frota ao mesmo tempo.

Sequenciamento adequado das entregas

Uma das coisas que mais pode comprometer as entregas é sequenciá-las da maneira incorreta.

Imagine o seguinte exemplo: você deve entregar em três restaurantes em pontos diferentes da cidade.

Dependendo da ordem das entregas, é possível que o veículo utilizado tenha de refazer muitos trajetos, ou até mesmo trafegar por distâncias muito longas, comprometendo o compromisso com o horário que a sua empresa assumiu quando aceitou o serviço.

Com um roteirizador, você pode criar rotas otimizadas, em que o veículo vai circular de modo a não precisar refazer caminhos.

Se você tem uma frota maior e opera em múltiplos setores da cidade, o sistema se faz ainda mais útil, pois você pode segmentar as entregas por região, evitando que os veículos tenham de fazer grandes trajetos dentro da cidade e enfrentar trânsito.

Agilidade e produtividade

Um roteirizador é a melhor ferramenta para garantir agilidade para suas entregas, pois esse software consegue analisar diversas variáveis ao mesmo tempo, como a dimensão da carga, as características de cada veículo, zonas e horários de restrição etc.

Em outras palavras, essa solução torna muito mais fácil planejar o trajeto e, consequentemente, aumentar a produtividade dos profissionais envolvidos, fazendo com que realizem mais entregas ou serviços ao longo do dia.

Economia de custos

A devolução de itens e cargas não gera apenas a frustração no cliente que deseja receber na data combinada. 

Para a empresa, também há o prejuízo financeiro de voltar as mercadorias ao armazém, sem contar que pode ser um problema para organização de estoque e armazenamento.

Considerando casos mais específicos, como a entrega de mercadorias perecíveis, como alimentos e bebidas, cargas perigosas ou itens que exigem um armazenamento em temperatura específica, essa má gestão pode acarretar em prejuízo de matéria-prima.

Além disso, há o tempo ocioso provocado, em que a empresa terá de aguardar para efetuar uma nova emissão.

Por isso, respeitar os horários, datas e outras condições de entrega é tão importante para as transportadoras, pois existe um custo que pode afetar o orçamento da empresa.

Fora a mercadoria, a empresa deve considerar o peso extra no consumo de combustível e no pagamento de pedágios.

Gerenciamento da equipe e da frota

Um roteirizador é capaz de ajudar os gestores responsáveis pelo setor de entrega a avaliar e acompanhar a operação logística das entregas.

Dessa forma, essa ferramenta permite que o gerenciamento da frota e da equipe envolvida no transporte de cargas seja feita de maneira mais eficiente.

É possível, por exemplo, acompanhar fatores como a eficiência dos veículos e o perfil de cada motorista para fazer análises de desempenho e implementar melhorias.

Monitoramento das entregas e coletas

Roteirizadores permitem o monitoramento em tempo real do cumprimento da janela de entrega, permitindo que gestores analisem as brechas das janelas para estabelecer mensagens diretas com motoristas, evitando paradas desnecessárias e autorizando desvios.

Esse monitoramento e coleta de dados produtivos, por sua vez, permite uma rápida resolução de problemas, aumentando a segurança e prevenindo roubos ao evitar áreas de risco ou sugerir proteção especial com escolta armada.

Melhora no relacionamento com o cliente

Um dos pontos mais importantes para a satisfação do cliente e para um bom relacionamento com fornecedores é o respeito ao prazo definido.

Por isso, se a sua empresa tem o compromisso de entregar as encomendas na data estabelecida e demonstra isso ao cliente, será ainda mais um ponto positivo para uma relação duradoura.

Atrasos ou problemas na entrega são alguns dos motivos que mais geram reclamações dos consumidores, por isso é importante considerar sempre a janela de entrega logística!

TOTVS Planejamento de Rotas

A maneira mais eficiente e prática de organizar o setor de distribuição logística para aproveitar as janelas de entrega e não correr o risco de ter prejuízo é contando com um sistema de roteirização.

Com o TOTVS Planejamento de Rotas, sua empresa consegue automatizar a gestão de rota ponto a ponto de acordo com as restrições de horários de seus clientes.

Não é necessário depender de planilhas, anotações ou até mesmo contar com a sorte. 

Com o uso dessa solução, os motoristas conseguem sair da garagem da sua empresa para realizar as entregas de destino com maior produtividade e gestão de tempo, já que o roteirizador faz todo o trabalho de cálculo de destinos.

Saiba mais sobre as funcionalidades do TOTVS Planejamento de Rotas e entenda como essa solução pode ajudar a reduzir até 30% dos custos logísticos da sua empresa.

Conclusão

Neste artigo, vimos que a janela de entrega logística é um recurso utilizado principalmente por restaurantes e lojas do varejo para evitar que as entregas de fornecedores coincidam com os horários de maior circulação de pessoas nos estabelecimentos.

É muito importante que as empresas de entrega respeitem os intervalos de tempo de seus clientes, pois assim evitam a devolução de mercadorias e aumentam a reputação da empresa no mercado.

A melhor solução para conseguir cumprir as janelas de entrega de seus clientes é um roteirizador, que ajuda a programar suas entregas de acordo com a janela de entrega de seus clientes.

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