Sistema para lojas: benefícios e como escolher o ideal

Possui um comércio e ainda não tem nenhum sistema para lojas? Cuidado, você pode estar perdendo tempo e dinheiro. 

Afinal, um sistema de gestão ajuda a melhorar a comunicação entre os funcionários, auxilia na conclusão de tarefas e no aumento das vendas. Consequentemente, isso pode tornar sua empresa mais lucrativa e duradoura.

Um bom sistema pode ser a solução que seu negócio precisa para se destacar da concorrência e crescer. 

Neste conteúdo, vamos falar sobre as principais funcionalidades de um software de qualidade, seus benefícios e como escolher o mais adequado para a sua empresa. Continue a leitura para conferir!

Sistema para lojas: quais são as principais funcionalidades?

Um sistema de gestão de loja é uma ferramenta tecnológica capaz de automatizar e otimizar processos como vendas, atendimento ao consumidor e controle de estoque. 

Mais especificamente, trata-se de um programa de computador ou online (baseado na nuvem) que oferece diversas funções interessantes para lojas físicas e online. 

Um bom software de vendas também pode tornar seu comércio omnichannel, permitindo que você venda, troque e devolva itens por meio de diferentes canais. 

Nesse aspecto, um software para comércio eficiente precisa suprir as necessidades da empresa. Para isso, é crucial que ele possua funcionalidades específicas:

• Controle das finanças: a gestão financeira da empresa deve ser completamente integrada, a fim de melhorar o fluxo de caixa, identificar despesas desnecessárias, fazer um registro otimizado das vendas e melhorar os investimentos; 
• Gestão de estoque: os produtos podem ser categorizados de acordo com os fornecedores, tipos de tecido e coleções. Além disso, o software fornece informações exatas de armazenamento, entrega, troca e devolução;
• Emissão de boletos: forma de pagamento prática e eficiente, que atende a um público mais amplo. Confiável, o boleto é uma forma de atrair novos clientes e fidelizar os antigos;
• Cadastro de produtos: o registro do produto via nota fiscal torna o processo muito mais simples e fácil. Além de serem inseridos nos estoques, os movimentos também são contabilizados no financeiro;
• Atendimento ágil: organiza os dados em um só lugar, possibilitando um atendimento mais rápido e personalizado, o que implica na melhor experiência para o cliente. Esses benefícios aumentam a probabilidade de fidelização;
• Tomada de decisões: transforma dados em informações precisas, atualizadas e de fácil interpretação, para que os gestores adotem estratégias mais decisivas e evitem perdas e prejuízos;
• Integração com lojas virtuais: permite a integração de lojas físicas e online para que operem em inúmeros canais, com departamentos unificados. Assim, os clientes poderão comprar no ambiente virtual e trocar os produtos na loja física, por exemplo;
• Redução nas fraudes: facilita a identificação de lacunas entre as vendas pagas previstas e reais, diminuindo a ocorrência de fraudes. Tais erros geram prejuízos incalculáveis para qualquer comércio.

Quais são os benefícios de contar com um sistema para lojas?

Ter um sistema de gestão de loja levará seu negócio para o próximo nível. Para o varejo, um software oferece maior flexibilidade, agilidade, economia financeira e de tempo, além de melhores oportunidades de negócio.

Um sistema especializado traz inúmeros benefícios para a operação e o crescimento do negócio. Alguns dos principais são:

• Automatização de processos fiscais, como emissão de notas;
• Tomada de decisão mais estratégica, com base em dados atualizados em tempo real;
• Maior controle de estoque, com atualizações automáticas, evitando perdas e rupturas;
• Gestão financeira mais eficiente, com acompanhamento centralizado de receitas, despesas e fluxo de caixa;
• Melhor experiência do cliente, graças à agilidade no atendimento e personalização de ofertas.

De acordo com dados da TOTVS, a visualização eficiente de estoque é o principal benefício observado por empresas do setor do varejo que adotam sistemas de gestão. 

O IPT (Índice de Produtividade Tecnológica) do setor mostra que 87% das empresas entrevistadas apontaram esse como aspecto mais notado na performance do negócio. 

Além dele, as empresas também destacaram fatores como maior agilidade nos processos internos (86%), conformidade com normas regulatórias (85%) e controle entre vendas, produção e estoque (85%). 

Como escolher o melhor software para loja?

É importante ressaltar que cada empresa é diferente e, portanto, tem necessidades específicas – ainda que atuem dentro do mesmo segmento. 

As necessidades de varejo de uma grande rede são diferentes das de um pequeno varejista com apenas uma loja e um caixa, por exemplo.

Por isso, um sistema para loja pequena deve trazer algumas funcionalidades específicas para atender o contexto do negócio, como emissão automática de notas fiscais e controle de estoque simplificado.

Já um software para empresas maiores deve contar com ferramentas mais robustas, como relatórios gerenciais avançados e controle de múltiplos centros de custo.

A seguir, daremos algumas dicas objetivas para que você faça uma escolha bem embasada. Confira!

Entenda o que o seu negócio precisa

Antes de tomar qualquer decisão, é importante ter clareza sobre o problema que deseja resolver. 

Cada solução lida com tarefas distintas. Alguns sistemas, como o software de gerenciamento de estoque, fornecem recursos que permitem aos gestores rastrear o estoque e a distribuição de mercadorias diretamente do depósito. 

Outros ajudam as empresas a automatizar transações financeiras e executar outras funções contábeis. Já um software CRM ajuda você a gerenciar o relacionamento com seus clientes, a fim de melhorá-lo. 

Portanto, entenda bem o que o seu negócio precisa e faça sua escolha baseada nessas informações.

Escolha um software específico para seu segmento

Encontrar um sistema para lojas que se concentre no seu nicho é crucial. Por exemplo, se você atua no setor varejista de alimentos, procure por um software específico para supermercados. 

Cada empresa é única e ter um sistema que atenda a as características específicas da sua operação pode aumentar significativamente sua produtividade. 

Além de considerar o segmento da sua loja, pense também no seu modelo de operação. Um e-commerce com alto volume de pedidos, por exemplo, precisa de um sistema com integração entre canais, controle de logística e gateways de pagamento. 

Já uma loja física com grande fluxo no caixa deve priorizar funcionalidades robustas no PDV, como velocidade de atendimento e integração com o estoque para acompanhamento e atualizações em tempo real. 

Para franquias ou redes de lojas, é fundamental que o software permita uma gestão centralizada, com visão clara de todas as unidades

Pesquise sobre a fornecedora do software

Você precisa avaliar os fornecedores do software antes de firmar um negócio. Busque conhecer a história da empresa, referências de outros clientes e seu nível de aceitação no mercado. 

Uma empresa de credibilidade oferece ótima estrutura, profissionais bem treinados e produtos de qualidade.

Além disso, um sistema de gestão completo também deve oferecer o recurso de atendimento ao cliente e desenvolvedores que podem ser chamados quando você precisar. 

Por isso, estude com atenção os fornecedores do sistema de gestão que você irá implementar em sua empresa.

Busque uma solução que atenda à legislação brasileira

Ao escolher um software para sua loja, procure um que esteja de acordo com a legislação brasileira. 

Isso é muito importante porque no Brasil temos altos impostos e uma legislação complexa, e o descumprimento dessas leis pode gerar problemas como multas e falta de conformidade em documentos fiscais.

Portanto, é imprescindível que você escolha um software de gestão que esteja em conformidade com as obrigações fiscais do seu PDV, o que evitará dores de cabeça e novos custos de formalização. 

O cadastro de mercadorias é a principal fonte de informação sobre a circulação de produtos. Por isso, ao selecionar um software de gestão, é fundamental considerar se ele atende às exigências fiscais desse processo.

Assim, evitará retrabalhos e problemas com a Receita Federal.

Analise a estrutura necessária para utilizar o sistema 

Que tipo de estrutura é necessária para usar o software? Considere os equipamentos indispensáveis para o uso do sistema para lojas e verifique o que precisará de adaptação na empresa.

Esse aspecto varia de software para software, especialmente porque hoje existem vários na nuvem, que não requerem um servidor local, o que pode representar uma economia infraestrutura. 

Se você prefere um sistema simples, as opções de software em nuvem são ótimas porque não exigem investimentos em servidores e backups (cópias de segurança).

Caso possua uma loja de grande porte e com operações mais complexas, o software local tem suas vantagens, porque não depende da internet para funcionar. 

Ou seja, sua loja não para – mesmo que haja algum problema de conexão.

Nesse caso, é importante contar com pessoal qualificado para solucionar problemas do dia a dia, como configuração de estações de trabalho, redes, etc. Avalie também as licenças de software necessárias, como Windows e bancos de dados.

Avalie a segurança das informações

Quando você está procurando o melhor sistema para lojas, é essencial pensar em segurança da informação. 

Quão seguros são os dados e informações pessoais de seus clientes? Eles são protegidos por protocolos e criptografia padrão da indústria? Que tipo de política o software da loja tem quando se trata de proteger os dados do cliente? 

Dedique tempo suficiente para pesquisar estas questões, assim como quaisquer outras relacionadas à segurança do sistema de gestão.

Com algum planejamento e consideração, você será capaz de encontrar um software que atenda às suas exigências de segurança e mantenha as informações particulares dos clientes e do seu negócio protegidas.

Atente-se ao processo de implantação

Chegou o momento de pensar na ação; dê atenção especial ao processo de implantação. 

Um sistema de gestão é uma simples ferramenta – são as pessoas que o utilizam e criam valor com ele. Portanto, preste atenção especial a esta etapa. 

Participe do processo e envolva seus funcionários. 

Nosso conselho é implementar o básico para começar: melhorias e implantação de novos processos são definidas ao longo do tempo. É preciso se acostumar com a ferramenta e observar seus benefícios na prática.

Soluções para lojas de diferentes perfis

Contar com um sistema de gestão adaptável ao perfil do seu negócio é essencial para garantir eficiência, controle e competitividade.

Um bom sistema para lojas deve acompanhar o seu modelo de operação. Para ajudar na escolha da tecnologia certa, vamos entender como isso funciona em diferentes perfis de negócio. 

Lojas Físicas

Em estabelecimentos físicos, o gerenciamento de caixa e a emissão fiscal são tarefas rotineiras que demandam agilidade e precisão.

Nesse cenário, um bom sistema para lojas contribui para o controle de vendas no caixa, acompanhamento de estoque em tempo real, gestão de promoções e cadastro de clientes.

Soluções específicas para lojas físicas integram esses processos em uma única plataforma, otimizando o gerenciamento.

Uma rede de lojas de roupas pode usar o software para controlar o estoque entre filiais, monitorar o faturamento diário de cada unidade e agilizar a reposição de peças, por exemplo. 

O gestor também pode aproveitar as funcionalidades de um sistema para lojas de roupa especializado para centralizar as informações de diferentes unidades, o que facilita a gestão da rede e permite avaliar o desempenho do negócio de forma precisa. 

Lojas Online / E-commerce

Para quem atua no digital, os sistemas para lojas oferecem um fator muito importante para garantir uma gestão eficiente: integração.

Além de oferecer integração com plataformas de venda online, marketplaces e gateways, um sistema voltado para o e-commerce otimiza a gestão de estoque, a emissão de notas fiscais eletrônicas e o acompanhamento de pedidos em tempo real.

Muitos também disponibilizam ferramentas voltadas ao controle logístico e à experiência do cliente, como gestão de frete, rastreio de entregas e CRM.

Um e-commerce de cosméticos que vende pelo site próprio e também em marketplaces, por exemplo, pode aproveitar essas funcionalidades para atualizar o estoque automaticamente após cada venda, evitando que um item se esgote sem aviso.

Com um sistema de vendas para loja online, também é possível acompanhar o status do pedido com poucos cliques, organizando a logística de maneira eficiente e garantindo maior controle sobre a entrega. 

Quanto custa um software para loja?

Você pode encontrar sistemas gratuitos no mercado, bem como aqueles que variam de R$19 a mais de R$5.000. Porém, isso é apenas uma estimativa. 

Os valores variam de acordo com as funcionalidades oferecidas, o nível de personalização do software e a forma de contratação.

É possível encontrar, por exemplo, planos mensais com parcelas mais baixas ou planos anuais com descontos mais atrativos no valor total a ser pago.

Antes de obter um sistema para loja, considere as reais necessidades da sua empresa e, a partir daí, faça uma pesquisa para conhecer as opções disponíveis e avaliar o melhor custo-benefício.

Existe no mercado algum sistema para loja grátis?

Conforme citamos acima, existem softwares para loja gratuitos no mercado. Contudo, é importante prestar atenção em suas funcionalidades, pois costumam ser bastante limitadas.

Encontrar um software completo e gratuito não é impossível, mas muito difícil. Geralmente, eles fornecem apenas a integração entre PDV, financeiro e estoque, departamentos considerados o “coração do varejo”. 

Então o que fazer? 

Nesse caso, a melhor abordagem é encontrar uma boa solução econômica. Ter um sistema de gestão completo, por um custo que cabe no seu bolso e a possibilidade de administrar sua empresa de qualquer lugar pode alavancar seus negócios.

Conheça o TOTVS Varejo Lojas – Linha Protheus

Precisa de um sistema de gestão especializado em varejo com módulos que permitam organizar tarefas e ainda dar mobilidade? Nós temos!

O TOTVS Varejo Lojas – Linha Protheus é uma tecnologia especializada que gerencia desde os processos administrativos até a retaguarda do varejo, permitindo que você alcance uma verdadeira operação omnicanal. 

A API do sistema pode ser integrada a todos os seus canais de venda no varejo, seja app ou desktop, o que ajuda a simplificar os procedimentos administrativos e aumentar a produtividade da loja. 

Um destaque é a capacidade de integrar a funcionalidade PDV móvel para fornecer aos clientes maior flexibilidade. Ainda, é possível emitir comprovantes de impostos eletrônicos diretamente do celular.

Além disso, a TOTVS oferece soluções específicas para cada tipo de loja do varejo. Tudo foi pensado para potencializar as operações de cada negócio.

Revolucione sua gestão com o TOTVS Varejo Lojas — Linha Protheus, venda mais e fidelize seus clientes!

Conclusão

Ter um software para sua loja pode trazer muitos benefícios, desde custos mais baixos até uma melhor organização e mais vendas. 

Ao escolher o software ideal para o seu negócio, certifique-se de considerar suas necessidades e avaliar diferentes opções no mercado. 

O TOTVS Varejo Lojas — Linha Protheus é uma ótima opção que oferece uma ampla gama de recursos para ajudá-lo a gerenciar sua loja de forma mais eficiente e vender mais. 

E, então, gostou deste artigo sobre software para loja? Continue em nosso blog. Aproveite para conferir o conteúdo que produzimos sobre digitalização para varejo!