Cadastro de alunos: o que é, importância e como fazer

Equipe TOTVS | 18 novembro, 2022

O cadastro de alunos é uma etapa muitas vezes burocrática da gestão acadêmica, que serve para registrar as informações dos acadêmicos em uma ficha que centraliza os dados mais relevantes.

Esse é um processo importante tanto para instituições de ensino mais tradicionais (como escolas e faculdades) como para qualquer tipo de negócio que lide com alunos, como cursinhos preparatórios e técnicos.

O problema é que, quanto maior o negócio, mais repetitivo e passível de erros o processo de cadastro de alunos se torna.

No entanto, saiba que existem formas de simplificar essa etapa — com uso de automatização e tecnologias de gestão.

Que tal entender mais? Neste conteúdo, vamos explicar tudo sobre o tema. Siga a leitura!

O que é e para que serve o cadastro de alunos?

O cadastro de alunos é um processo utilizado pelas instituições de ensino para registrar os dados pessoais dos alunos.

Geralmente, o cadastro inclui informações como o nome, data de nascimento, endereço e telefone.

Algumas instituições também podem solicitar informações sobre a situação financeira da pessoa — ou de seus responsáveis, caso caiba.

Esse processo é importante para que a instituição possa manter um controle sobre seus estudantes. Também facilita o processo de comunicação entre a escola e os alunos e seus responsáveis.

Por exemplo, se houver uma alteração na data ou horário das aulas, a escola pode enviar uma mensagem para todos os cadastrados, de maneira simples e ágil.

Da mesma forma, se houver qualquer problema com o pagamento da mensalidade, a escola poderá entrar em contato com o responsável cadastrado.

Sem um cadastro de alunos, fica mais difícil para a escola garantir o bom funcionamento do dia a dia. 

Qual a importância de fazer o cadastro de alunos? 

Mas, por que as instituições de ensino e demais negócios com alunos precisam realizar o registro dos mesmos, bem como manter as informações atualizadas e acessíveis? Explicamos em alguns pontos, confira:

Informações centralizadas

Uma das principais vantagens de se ter um registro centralizado com todas as informações sobre os alunos é que, desta forma, fica mais fácil acessar estes dados

Assim, caso o acadêmico tenha alguma urgência de saúde ou qualquer outra ocasião, a IE terá em mãos todos os dados para entrar em contato com os responsáveis de forma rápida e fácil.

Além disso, na situação de inadimplência escolar, em que a instituição precisa fazer a cobrança da mensalidade, ela saberá exatamente por quais meios se contatar com o aluno — além de presencialmente, quando possível.

Documentação padronizada

Outra vantagem de ter um registro de estudante é que isso torna possível unificar a documentação.

Em outras palavras, todos os estudantes serão obrigados a ter os mesmos documentos, a fim de serem registrados.

Isso facilita tanto o processo de registro quanto o acompanhamento dos alunos que não possuem toda a documentação necessária.

Consulta e monitoramento mais ágil

Ter todas as informações sobre os estudantes em um só lugar também torna possível uma consulta mais ágil.

Por exemplo, se a escola precisa saber quantos alunos estão matriculados em cada turma, ela será capaz de obter essas informações rapidamente.

Além disso, também é possível monitorar se todos os alunos estão aptos a cumprir com os requisitos para participação.

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Como fazer o cadastro de alunos? Veja quais informações incluir

Agora, como fazer o registro de alunos de forma correta em sua instituição de ensino? É só seguir os passos que listamos abaixo, confira:

Informações pessoais

O primeiro passo é incluir as informações pessoais do aluno no registro.

Além do nome completo, também é importante incluir a data de nascimento, endereço e número de telefone do aluno ou responsável.

Estes dados serão úteis não só para manter contato com os alunos, mas também em caso de qualquer emergência.

Canais de contato

Além do telefone, também é importante criar outros canais de comunicação com os alunos.

Os mais comuns são o e-mail e o WhatsApp, mas algumas escolas também têm seus próprios canais, como um app de aprendizagem que conecta pais, alunos e professores em um mesmo ambiente virtual.

Desta forma, é mais fácil para a instituição entrar em contato com os alunos — e vice-versa.

Dados bancários

A fim de agilizar o processo de pagamento, também é importante incluir os dados bancários do estudante ou do responsável na inscrição.

Desta forma, você poderá debitar automaticamente a mensalidade — caso essa seja a opção escolhida — ou, por exemplo, enviar o boleto por e-mail ou WhatsApp.

Histórico de mensalidades

Finalmente, também é importante incluir o histórico do pagamento das mensalidades no registro.

Assim, você pode verificar se o aluno já pagou a mensalidade ou se há algum atraso no pagamento da mensalidade, que configura a inadimplência.

É uma maneira de ter tudo organizado e poder oferecer um melhor serviço aos seus alunos!

Modelo de ficha cadastral do aluno

Qual modelo perfeito para registrar as informações dos seus alunos? Uma ficha simples pode seguir o exemplo a seguir:

Entretanto, veja bem: esse é um modelo super simplificado, que serve de guia para que a sua instituição crie a própria ficha.

Ao contar com um sistema para gestão da IE, é possível digitalizar e personalizar as informações das fichas, de modo que se tornem aprofundadas no nível ideal.

E por que personalizar é importante?

Bom, aqui entra um aspecto interessante de ser abordado. O cadastro de alunos pode ser conciliado com sua ficha acadêmica, com informações além daquelas mais tradicionais (que indicamos anteriormente).

Que tal conferir alguns exemplos?

Restrições alimentares

Outra informação que não pode ser deixada de fora ao registrar estudantes está relacionada a restrições dietéticas.

Isso é importante porque, desta forma, a IE será capaz de oferecer alimentos que satisfaçam as necessidades de cada aluno.

Por exemplo, se um aluno do ensino básico é alérgico a algum tipo de alimento, a escola deve estar ciente disso.

Da mesma forma, também é importante saber se o aluno tem algum tipo de intolerância ou prefere não comer certos alimentos.

Problemas de saúde e alergias

Além das restrições dietéticas, também é importante incluir informações sobre a saúde do estudante na inscrição.

Por exemplo, se o aluno tem algum tipo de alergia, é importante que a escola saiba.

Isso porque, em caso de emergências, a instituição saberá como agir de maneira rápida e eficiente.

O mesmo vale para as doenças crônicas: é essencial que a escola saiba sobre elas para que possa proporcionar o melhor cuidado possível ao aluno, inclusive no que diz respeito à prevenção de sintomas.

Vale mencionar que, a fim de proteger a privacidade do aluno, este tipo de informação deve ser tratado confidencialmente pelas autoridades escolares.

Informações dos responsáveis diretos

Para ter uma visão completa do aluno, é essencial incluir informações de cuidadores diretos.

Por exemplo, se a criança vive com ambos os pais, é importante incluir os detalhes de contato de ambos na aplicação.

Desta forma, a escola poderá entrar rapidamente em contato com as pessoas responsáveis pelo aluno no caso de uma emergência.

O mesmo vale para outros parentes ou guardiões: é importante que a escola saiba como alcançá-los, se necessário.

Indicação de necessidades especiais

Finalmente, também é importante indicar na aplicação se o aluno tem algum tipo de necessidade especial, como algum tipo de deficiência física, por exemplo.

A inclusão desta informação na aplicação ajudará a IE a fornecer a melhor educação possível para o aluno.

Como você pode ver, há muitas informações importantes que devem ser incluídas no registro de um estudante.

Ao incluir todas essas informações, você será capaz de oferecer um melhor serviço aos seus alunos e suas famílias.

Cadastro de alunos: dúvidas frequentes

Antes de finalizar, que tal conferir as respostas para perguntas comuns sobre cadastro de alunos? Confira a nossa seleção abaixo:

Como fazer ficha de cadastro de alunos no Word?

Fazer um formulário de registro de estudante no Word é um processo relativamente simples.

Primeiro, abra um novo documento no Word e depois selecione a aba “Inserir”.

Em seguida, clique no botão “Tabela” e então selecione o número de colunas e linhas que você quer em sua tabela.

Uma vez que você tenha sua tabela configurada, você pode começar a adicionar informações para isso.

Em cada célula, você vai querer incluir um rótulo para as informações que você está solicitando, tais como “Nome”, “Endereço”, “Número de telefone”, entre outros.

Uma dica é seguir o exemplo da imagem de modelo que figura pouco acima, neste conteúdo.

Depois de ter todas as suas etiquetas configuradas, você pode salvar seu documento e então imprimi-lo.

Uma vez que você tenha impresso cópias de seu formulário, você pode distribuí-las aos estudantes e suas famílias — e começar a aplicá-las já no momento de matrícula ou renovação da mesma.

Quando se trata de registro de estudante, é importante coletar informações precisas e atualizadas. Ao incluir todas as informações listadas acima, você será capaz de fornecer um melhor serviço ao seu cliente e aos alunos de forma geral.

Como fazer o cadastro de alunos no Excel?

Uma maneira de registrar as informações é com uma planilha de cadastro de alunos. Mas como criá-la?

Primeiro, assim como no processo do Word, basta abrir um novo documento Excel, inserir uma tabela e selecionar o número de linhas e colunas. Então, basta adicionar as informações.

Em cada célula, você vai querer incluir um rótulo para as informações que você está solicitando, como “Nome”, “Endereço”, informações residenciais, etc.

Uma dica é seguir o exemplo da imagem modelo retratada logo acima.

Como a tecnologia pode auxiliar sua instituição de ensino nesta etapa?

Há muitas maneiras pelas quais a tecnologia pode ajudar a simplificar o cadastro de alunos e o registro de informações.

Por exemplo, muitas instituições de ensino agora usam sistemas de gestão com recursos avançados para cadastro de dados de cada aluno.

Assim, o processo pode ser conduzido tanto na instituição, mas também na matrícula online!

Desse modo, estudantes e suas famílias podem preencher os formulários necessários e enviá-los eletronicamente.

É uma ação que pode economizar muito tempo, de modo a contribuir para a otimização do processo tanto para a instituição quanto para as famílias envolvidas.

Outra forma pela qual a tecnologia pode ajudar é fornecendo um banco de dados central para todos os registros dos alunos.

Assim, facilita muito o acesso dos funcionários da escola a informações importantes sobre cada acadêmico. Um sistema também pode ajudar a garantir que as informações sejam precisas e atualizadas.

Finalmente, a tecnologia também pode ajudar ao automatizar várias tarefas relacionadas ao registro de alunos.

Existe algum programa para cadastro de alunos grátis?

O uso de tecnologias de gestão gratuitas é uma maneira indicada apenas para que empresas testem as soluções.

Afinal, normalmente, tratam-se de sistemas com funcionalidades limitadas ou funcionais por apenas determinado período de tempo.

Ao escolher uma solução gratuita, considere-a apenas como uma ferramenta temporária, para o intuito de testá-la e entender suas funcionalidades.

Sistemas TOTVS para instituições de ensino

E você, na busca de um programa para fazer cadastro de alunos?

Para essa tarefa, bem como todas as outras da gestão acadêmica e da administração da IE, conte com os sistemas TOTVS para instituições de ensino!

A TOTVS possui um guarda-chuva completo de soluções para gestão educacional básica, superior e continuada.

A tecnologia, atualizada de acordo com a legislação do setor, moderniza sua gestão administrativa e acadêmica, bem como otimiza a comunicação simples e fácil entre instituição, professores, alunos e responsáveis.

Que tal conferir todas as funcionalidades, incluindo o recurso de registro de alunos?

Conheça os sistemas TOTVS para instituições de ensino!

Conclusão

O cadastro de alunos é um processo comum às instituições de ensino, mas ainda assim tem sua complexidade: costuma ser burocrático, repetitivo e passível de erros.

E a depender da IE, é repleto de informações extras sobre os alunos e seus responsáveis.

Por isso, contar com uma tecnologia que simplifica esse processo é super importante — então, conte com as soluções TOTVS!

Agora que você entendeu mais sobre o tema, que tal seguir lendo os nossos conteúdos?No próximo guia, explicamos o que é um sistema de gestão escolar e seus benefícios. Leia agora mesmo!

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