CSC: padronize processos e organize sua operação com as ferramentas dessa metodologia

Equipe TOTVS | 26 julho, 2023

O Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é um modelo de gestão de negócios que tem se tornado cada vez mais popular nos últimos anos. 

É uma maneira de unir todos os processos e comunicação de uma empresa, para facilitar a organização e distribuição de tarefas.

Serve para agilizar as operações e reduzir custos, enquanto preserva o padrão de qualidade das entregas. 

No artigo de hoje, vamos trazer os fundamentos de um bom CSC, quais as formas de aplicá-lo no contexto do seu negócio e como a tecnologia viabiliza tudo isso.

Acompanhe até o final para dicas práticas de implementação mais eficiente.

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CSC: o que é?

Para entender o que é CSC, analisar o nome é um bom começo: Centro de Serviços Compartilhados se refere a unidades que contêm todos os processos operacionais e de apoio dentro de uma organização.

Essa metodologia atualmente é materializada em softwares para gestão dos processos. Porém, o conceito em si é simples e antigo.

O objetivo é reunir as demandas de todos os departamentos de uma empresa em uma única plataforma para facilitar a distribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso.

É uma metodologia que está muito presente em grandes empresas, já que controlar várias frentes de atendimento é uma atividade muito custosa.

Também é uma ótima ferramenta para negócios que visam à expansão, seja com modelo de franquias ou filiais próprias.

Com essa solução, todos os processos ficam centralizados, o que dá ao gestor maior controle sobre as operações, mesmo que estejam distantes geograficamente.

Como funciona um Centro de Serviços Compartilhados?

Como o objetivo é unir os setores de uma empresa em um único lugar, a metodologia funciona criando um hub de informações e integrando as comunicações.

Esse modelo transforma uma gestão vertical em uma forma descentralizada, que permite trocas de informações mais ágeis e assertivas.

Por exemplo, se algum setor precisa de determinado recurso, pode rapidamente ter acesso a informações do financeiro para saber se há viabilidade para tal.

Outro ponto é a criação de um ambiente que estimula os feedbacks entre colaboradores, proposição de melhorias e geração de insights inovadores.

Contudo, antes do Centro de Serviços Compartilhados ser implementado, a empresa precisa ter seu fluxograma bem organizado e consolidado.

Isso porque o método se apoia no funcionamento dos processos já estabelecidos para entregar a produtividade otimizada que toda empresa busca.

Tudo isso só é possível por meio de tecnologia, então, demanda investimento em softwares e sistemas de automação adequados às necessidades da sua operação.

Quanto mais padronizados forem os processos, mais simples será para automatizá-los e, assim, reduzir custos com mão de obra, sem impactar na qualidade do produto final.

Importante ressaltar que, para a metodologia funcionar, os funcionários precisam ser bem treinados. 

Portanto, aposte em sistemas que sejam o mais intuitivos possível, com uma curva de aprendizado menor.

Quais são os benefícios de um CSC?

A seguir, veremos como a aplicação de um Centro de Serviços Compartilhados pode ser benéfico para sua empresa:

Economia de custos

Automatizar atividades reduz o tempo de trabalho das equipes, o que de cara diminui os custos com mão de obra e eleva a produtividade.

Em processos centralizados, a distribuição das tarefas é muito mais eficiente, o que diminui a incidência de erros e acelera a conclusão de processos.

A comunicação também fica integrada, e mesmo operações complexas se tornam mais ágeis, já que as dúvidas são sanadas em tempo real.

Melhora na comunicação

O modelo permite que todos tenham acesso a informações relevantes para suas atividades.

É como se todos os setores da empresa estivessem na mesma sala, e basta perguntar para obter a resposta.

Porém, a vantagem é que isso ocorre em um ambiente virtual. Portanto, os colaboradores nem precisam estar no mesmo espaço físico.

Isso permite que a empresa busque mão de obra qualificada em qualquer lugar do Brasil ou do mundo, sem perder eficiência na comunicação.

Funcionários mais produtivos e integrados

Em um ambiente organizado com a metodologia CSC, as atividades são padronizadas e integradas, o que favorece a fluidez da execução das tarefas.

A produtividade aumenta consideravelmente com a eliminação de processos redundantes e de burocracias.

Associada à automação de tarefas repetitivas, a operação passa a ter menos erros, o que otimiza os custos.

Processos padronizados e centralizados

A centralização de processos padronizados permite aos novos colaboradores uma adaptação rápida à operação.

Isso facilita a expansão do negócio tanto para a abertura de filiais quanto para criar um modelo de franquias para a marca.

Controlar as operações e garantir a qualidade da entrega final fica mais simples, assim como a implementação de ajustes para aprimoração constante da operação.

Como todos os setores estão integrados no mesmo centro, a agilidade da troca de informações diminui o tempo de aprovação de um setor para o outro.

Por exemplo, se o marketing precisa colocar uma campanha para rodar mas depende do aval do financeiro, em um ambiente CSC a aprovação é imediata.

O fator de sucesso para eficiência desse processo é treinar todos os colaboradores para utilizar o software dentro do mesmo padrão. Assim, a comunicação é realmente ágil.

Melhora na tomada de decisão

No dia a dia do gestor, tomar decisões rápidas é fundamental para aproveitar oportunidades de mercado. Porém, não é ideal decidir de forma intuitiva.

Ao mesmo tempo, é difícil ter uma visão ampla da situação do seu negócio para fazer a escolha mais adequada, o que gera um paradoxo.

Com um Centro de Serviços Compartilhados, todos os setores estão integrados e os dados disponíveis em tempo real, o que prioriza consultas rápidas aos dados para uma tomada de decisão assertiva.

Para otimizar ainda mais essa gestão, busque softwares que tenham recursos de big data para análises ainda mais precisas.

No entanto, é importante compilar essas informações em relatórios para que a análise seja, de fato, eficiente.

Foco no core business

Toda essa integração e automação de processos serve a um propósito principal: liberar os gestores e colaboradores para focar no core business da empresa.

É muito comum que líderes passem muito tempo lidando com burocracias, o que deixa os produtos e/ou serviços em segundo plano.

Isso impacta diretamente na qualidade do produto e na competitividade, ainda mais em setores em que há inovação constante.

Ter esse foco no que sua empresa faz de melhor é potencializar seus pontos fortes sem deixar outros processos importantes desguarnecidos.

Satisfação do cliente

Quanto melhor for a entrega, melhores serão os feedbacks. Inclusive, o relacionamento com o cliente fica mais estreito.

Dessa forma, é muito mais fácil aumentar as taxas de retenção e fidelização de clientes no seu negócio.

Além disso, é possível melhorar os seus índices de Net Promoter Score, com consumidores satisfeitos que serão os maiores divulgadores da sua marca.

O que é necessário para implementar esse modelo de negócio?

Aplicar essa metodologia na sua organização não vai exatamente fazer milagres, já que ela depende de uma estrutura prévia bem estabelecida.

Para isso, preparamos um passo a passo para auxiliar a implementação:

Padronização das tarefas

Ter bem desenhado os fluxogramas da empresa é fundamental para viabilizar a aplicação da metodologia CSC.

Padronize as atividades e organize as tarefas baseadas em níveis de prioridade para, assim, determinar quem será responsável pela execução.

Aplicar os conceitos de SoD (Segregação de Funções) é uma forma eficiente de organizar e padronizar o fluxo de trabalho na sua empresa.

Utilize métricas e indicadores

A melhor forma de garantir a eficiência dessa padronização é realizar um acompanhamento a partir de métricas e indicadores, para atestar a qualidade dos processos.

Os KPIs (indicadores-chave de performance) são fundamentais para estabelecer um nível de qualidade que possa ser replicado.

O sucesso dos fast foods, por exemplo, se deu justamente por um padrão de produção em linha que favoreceu o avanço das franquias mundo afora.

Implemente um software para gestão do Centro de Serviços Compartilhados

É fundamental para a eficiência dessa metodologia que haja um software robusto para fazer a gestão desses processos.

Buscar opções que ofereçam recursos de controle de acesso, ERPs, gestão de tarefas e afins é o caminho para implementar o modelo CSC.

Por fim, um dos fatores de sucesso para essa organização é ter um histórico dos processos da empresa, para que possam ser implementadas inovações embasadas em dados.

Isso porque o conceito de Centro de Serviços Compartilhados é uma característica de companhias que têm a filosofia de gestão data driven.

CSC da TOTVS Consulting

A implementação da metodologia vai na ponta final da operação, após a padronização dos processos internos.

Para solucionar isso, o CSC da TOTVS Consulting agrega a consultoria técnica para organizar as atividades da empresa, com uma plataforma com todos os recursos necessários para implementação.

Nossa tecnologia atende a vários setores produtivos, otimiza  processos e alavanca a produtividade dos seus colaboradores.

Além disso, você pode melhorar o atendimento e a comunicação, aprimorando as soluções que oferece a seu público consumidor.

Saiba mais sobre como aproveitar os benefícios do CSC da TOTVS Consulting.

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Conclusão

O modelo de Centros de Serviços Compartilhados entrou no mercado corporativo brasileiro na década de 1990 e seu uso vem se expandindo desde então.

Essa forma eficiente de organizar as operações de uma empresa que entrega benefícios variados se tornou ainda melhor com o avanço da tecnologia.

A TOTVS, líder de mercado no setor, desenvolveu a tecnologia ideal para implementar o CSC na sua empresa de forma simples e eficaz.

Entenda mais da nossa solução e otimize as operações corporativas da sua empresa.

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