Controle de Ponto: Solução online para otimização

O controle de ponto é um sistema essencial, muito embora sua implementação ainda cause confusões em alguns empreendedores. A verdade é que ele pode ser um grande aliado do seu Departamento Pessoal, auxiliando na correta gestão da jornada de trabalho. É por isso que os benefícios de contar com o controle de ponto vão além …

Equipe TOTVS | 02 fevereiro, 2021

O controle de ponto é um sistema essencial, muito embora sua implementação ainda cause confusões em alguns empreendedores.

A verdade é que ele pode ser um grande aliado do seu Departamento Pessoal, auxiliando na correta gestão da jornada de trabalho.

É por isso que os benefícios de contar com o controle de ponto vão além da mera obrigação legal.

O correto controle de ponto contribui para a otimização das tarefas burocráticas da sua empresa.

E quando falamos de “correto”, queremos falar da solução online.

As alternativas mais antigas, embora eficientes, sempre demandaram muito esforço operacional.

Porém, antes de escolher a melhor alternativa para sua organização, é preciso entender o todo.

Afinal, você sabe qual o conceito por trás de controle de ponto? E o que a CLT diz sobre o assunto? E claro: como controlar o ponto de equipes externas?

Já sobre a solução online, vale mesmo a pena? Quais as vantagens e como implementar um software de controle de ponto?

São dúvidas que cada vez mais ocupam os gestores. Neste conteúdo, você vai encontrar a resposta para todas.

E então, vamos aprender mais sobre o controle do ponto? Siga a leitura!

O que é e para que serve o controle de ponto?

O controle de ponto pode ser duas coisas: a ação de gerenciar as entradas e saídas de colaboradores da empresa, bem como o sistema que auxilia na gestão da jornada de trabalho.

O primeiro caso não necessita de maiores explicações, certo? Trata-se de uma tarefa comum de empresas que atingem ou ultrapassam um certo limite de funcionários.

Controlar o ponto, portanto, garante mais assertividade na geração das folhas de pagamento — possibilitando o cálculo dos valores, oferecendo maior facilidade na hora de custear  horas extras  ou descontos por atrasos não justificados.

Por outro lado, o controle de ponto também ajuda a organizar e gerir o banco de horas, tanto o colaborador como também a área de Recursos Humanos. 

E o sistema de controle de ponto?

É uma plataforma capaz de registrar todos os dados acerca da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa — no caso da utilização do ponto eletrônico ou online.

Ou seja, horários de entrada e saída, auxiliando na visão ampla dos atrasos e horas extras realizadas.

O sistema de controle de ponto é uma inovação incrível, que chegou há um tempo e já ajuda incontáveis empresas a melhorar sua  gestão financeira e administrativa.

Afinal, o controle de ponto é uma responsabilidade do Departamento Pessoal, que lida com diversas questões burocráticas — especialmente em relação aos funcionários.

Dessa forma, com auxílio do sistema de controle de ponto, o DP consegue centralizar as informações de jornada de trabalho.

Assim, garante que a empresa funcione dentro das diretrizes impostas na lei, sendo essencial no cálculo da folha de pagamento a cada mês e indispensável para situações demissionais.

O que a CLT diz sobre o controle de ponto?

De acordo com a legislação, mais precisamente o artigo 74 da CLT, todas as empresas com 20 ou mais funcionários devem controlar a jornada de trabalho dos profissionais, independentemente de suas atuações serem externas ou não.

Vale mencionar que o texto original da CLT obrigava que empresas com 10 ou mais funcionários adotassem o controle de ponto.

No entanto, após a MP da Liberdade Econômica de 2019, o artigo foi alterado e o número mínimo subiu para 20.

Além disso, a portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego alterou a forma como o controle de ponto é realizado.

Entre os critérios estabelecidos, é proibido restringir a marcação de ponto, usar marcadores automáticos e realizar qualquer mudança nas informações registradas.

A portaria 373/2011 atualizou a legislação, com a permissão do uso de um sistema de ponto alternativo.

Entre as possibilidades está o registro do ponto online pelo smartphone, computador ou notebook.

Entretanto, caso opte pela utilização de smartphones ou computadores para registro de ponto, é essencial ter atenção para obedecer algumas regras, como:

  • Garantir que o sistema não tenha nenhum tipo de restrição à marcação do ponto eletrônico;
  • Assegurar que a marcação não seja automática;
  • Não admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada,
  • Não alterar ou eliminar os dados registrados pelo funcionário no meio alternativo utilizado.

A Reforma Trabalhista, regulamentada pela Lei 13.467, de 2017, não alterou a legislação do ponto eletrônico.

No entanto, mudou alguns pontos relativos à Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que podem impactar a atuação de equipes externas, como novos modelos de trabalho, chance de negociação da jornada e banco de horas.

Qual é a importância do controle de ponto para uma empresa?

O controle de ponto otimiza as ações do seu Departamento Pessoal, possibilitando um dia a dia de execuções mais ágeis.

Porém, talvez o maior valor aqui seja que o correto controle de ponto alinhe sua empresa com as obrigações legislativas.

E com um sistema online, os benefícios são ainda maiores.

Dessa forma, sua empresa garante total segurança nos registros — sem dar chance ao azar, reduzindo o índice de erros.

O acesso às informações é instantâneo, com atualizações em tempo real.

Assim, ao gerar relatórios, você evita fraudes e elimina grande chance de falhas operacionais.

Tudo isso facilita o trabalho do departamento pessoal, que obtém dados concretos para elaborar a folha de pagamentos — entre outras atribuições.

Aqui, falamos do entendimento completo acerca da frequência do colaborador. Dessa forma, é possível traçar um perfil de cada um, entendendo seus atrasos ou horas extras.

Assim, é possível agir com rapidez na redução ou manutenção dessas situações, o que se traduz em mais produtividade.

Esse acompanhamento próximo, se feito de uma forma empática, estimula a satisfação do colaborador, reduzindo índices ruins para a organização, como o turnover.

Tudo isso é realmente muito importante, certo?

Não é por menos que até mesmo empresas pequenas e com poucos funcionários optam por adotar o sistema de controle de ponto.

Em especial, buscam por opções modernas e eficientes que lhes deem tamanho poder de controle.

Um bom sistema de controle de ponto centraliza tudo ao redor do fechamento da folha de pagamentos, tornando o trato com os dados ainda mais transparente.

É uma forma de, não apenas terminar o mês bem, mas de proteger a companhia em casos de processos trabalhistas — um grande temor dos empreendedores, com razão.

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Quais são as principais formas de fazer o controle de ponto?

Ao realizar o controle do ponto, não existe uma forma específica que sua empresa é obrigada a adotar. O importante é ter as informações corretas em mãos, ao fim de cada mês.

Portanto, é uma decisão da empresa escolher pelo melhor sistema de controle de ponto. Aqui, não se trata apenas da opção online, pois há muitas no mercado.

O que vai te ajudar a definir é, justamente, os benefícios de cada uma.

Por isso, abaixo, você confere os principais tipos de controle de ponto. Veja só:

Manual

O controle de ponto manual foi o primeiro sistema introduzido no mercado. É conhecido como “Livro de Ponto”, onde os funcionários anotam manualmente seus horários.

É fácil de ser encontrado em qualquer livraria ou comércio de itens para escritório.

Em geral, contém a indicação de informações básicas, como: nome do funcionário, horário de entrada, almoço e saída, e também uma área para assinatura.

Apesar do óbvio baixo custo, o Livro Ponto é quase uma bomba-relógio.

Afinal, o potencial para erros e fraudes é enorme.

São os próprios colaboradores que devem anotar seus horários — o que pode ser uma brecha para alguém mal intencionado.

Além disso, é mais suscetível a perdas e rasuras, o que pode comprometer a legitimidade dos dados. 

Ou seja, um sistema pouco prático, embora barato, e que apresenta enorme risco de falhas. Não é por menos que é cada vez menos utilizado!

Mecânico

O controle de ponto mecânico (ou relógio de ponto) também foi bastante popular no passado. 

Ainda encontra-se em alguns negócios, especialmente de cunho mais operacional, como pequenas empresas do ramo têxtil.

Trata-se de um cartão individual, com nome e função do colaborador.

Assim que ele entra ou sai da empresa, deve inseri-lo em uma máquina que carimba mecanicamente os horários respectivos.

Ao Departamento Pessoal, recai a missão de recolher todos os cartões e, manualmente, transferir os dados para uma planilha.

Esse processo, além de demorado, abre também várias brechas para fraudes e falhas.

Eletrônico

A versão eletrônica do controle de ponto surgiu como uma grande inovação.

Primeiro, manteve-se o cartão de ponto.

Porém, em vez de papel e carimbo, utilizava-se um sistema magnético, que identificava as informações do cartão (que tinha o formato de um cartão de crédito, o famoso crachá) ao ser inserido ou encostado na máquina.

No entanto, esse ainda é um meio com lacunas para fraudes, visto que qualquer um pode passar o cartão e marcar a hora.

O segundo modelo, que você pode encontrar em várias empresas hoje em dia, é o biométrico.

Ou seja, através da leitura da digital do funcionário, que deve marcar seus horários de entradas e saídas ao encostar o dedo na máquina.

Uma das desvantagens desse último modelo é o custo da máquina e de manutenção, bem como a necessidade de um software que complemente o sistema, transferindo os dados.

Por outro lado, acaba sendo mais seguro em relação a evitar fraudes, quando comparado com as outras opções citadas até o momento.

Online

Uma das alternativas mais modernas, o controle de ponto online oferece um sistema completo e integrado que facilita não apenas o gerenciamento da jornada de trabalho, mas também complementa a gestão de pessoas.

Com essa opção, as empresas têm total controle das informações sobre o trânsito dos colaboradores.

Além disso, o armazenamento é em nuvem, o que dá mais segurança e mobilidade.

O que isso significa?

Que o registro dos pontos não é apenas local. Ele pode ser feito via smartphone, tablet ou mesmo desktop.

A forma também varia: por QR Code, reconhecimento facial ou senha!

O controle de ponto online também oferece outro diferencial: geralmente, os colaboradores têm acesso a uma plataforma para visualização da sua jornada de trabalho.

Assim, em poucos toques na tela, conseguem analisar suas horas e entender seu crédito de horas extras ou faltantes, facilitando a organização do profissional.

É uma ferramenta altamente customizável e flexível, ideal para empresas que pensam no futuro e visam pela transparência dos dados para com seus colaboradores.

Como funciona um controle de ponto?

O controle de ponto, independente do tipo, é um sistema que possibilita o registro dos horários de chegada, pausas e saída de seus funcionários.

Ele deve ser utilizado diariamente e seus dados servem para compor a folha de pagamento.

Seu funcionamento varia dependendo do tipo escolhido.

Como você aprendeu, há opções mais tradicionais e antigas, que conservam o trabalho manual, e outras super modernas e ágeis, que oferecem recursos incríveis para facilitar o trabalho do departamento pessoal e agilizar sua rotina produtiva.

E no caso de equipes externas?

O controle de ponto de equipes externas é um tópico que demanda atenção especial dos gestores.

Afinal, gerenciar o horário do time que trabalha fora das paredes do escritório apresenta desafios, como custo de operação e acesso limitado à informações.

Além disso, é necessário respeitar a lei trabalhista que rege o controle de ponto. 

Nesse sentido, buscar soluções que otimizem o controle da “entrada e saída” dos funcionários que trabalham fora da empresa e que ofereçam mobilidade é indispensável para ter sucesso nessa tarefa.

O ponto eletrônico por meio de aplicativos online, por exemplo, é uma alternativa, pois o colaborador pode bater o ponto de qualquer lugar onde esteja realizando suas atividades. .

Entre as opções, destacam-se:

Relógio de ponto online integrado via web

O profissional que atua fora da empresa usa qualquer computador conectado à internet, coloca seu login e sua senha para registrar o ponto no início e no fim do seu trabalho, e registra também o horário de almoço e o intervalo.

Controle de ponto eletrônico por meio de aplicativos

O ponto eletrônico no app funciona por meio de biometria, com reconhecimento facial.

Dessa forma, não há a possibilidade de outra pessoa marcar o ponto de um funcionário, por exemplo.

Já o controle de ponto feito com GPS usa o telefone para mostrar o local exato em que o funcionário está.

Integração com o sistema de gestão da empresa

Ao aderir a um sistema de gestão, o negócio ganha maior autonomia na tomada de decisões, graças ao acompanhamento de diversos pontos importantes, inclusive o controle de ponto eletrônico.

Com o sistema, informações como os horários de entrada e saída e o pagamento de horas extras podem ser visualizadas em tempo real.

Neste sentido, a tecnologia permite que o RH possua dados estratégicos para a melhor gestão do capital humano da empresa em um só lugar.

Quais são os desafios do controle de ponto em equipes externas?

Apesar da flexibilização da legislação, o controle de ponto em equipes externas ainda apresenta alguns desafios, mas as soluções em tecnologia ajudam na hora de enfrentá-los. Veja de que maneira!

Custo de operação

O custo de operação pode ser uma preocupação gigante ao fazer a gestão de funcionários terceirizados, mas a verdade é que compensa quando se considera a adoção de um app para controle de horas trabalhadas. Dessa forma, a empresa  não só está de acordo com as diretrizes trabalhistas, como também pode usar esse dado de forma estratégica.

Acesso limitado à informação

Um controle de ponto externo instalado no celular do funcionário permite saber seus horários exatos e, consequentemente, descontar possíveis atrasos e remunerar/compensar horas extras.

A informação também não se perde: todos os dados são armazenados na nuvem e podem ser acessados pelo gestor quando ele desejar.

Gerenciamento de jornadas flexíveis

Gerenciar jornadas flexíveis de trabalho — cada vez mais comuns com a Reforma Trabalhista — fica mais fácil com o uso de apps para controle de ponto.

É possível, por exemplo, usar um dispositivo de geolocalização.

Assim, pode-se verificar se o funcionário está no seu local de trabalho ou até monitorar a rota de profissionais que se deslocam o tempo todo, como entregadores e motoristas.

Vale a pena uma empresa investir em um sistema online de controle de ponto?

Sem rodeios: o sistema online de controle de ponto é o futuro da gestão de pessoas nas empresas.

O sistema não apenas flexibiliza as ações, mas dá um poder muito maior para o setor responsável — ao mesmo tempo que empodera os colaboradores.

É uma inovação que traz benefícios mútuos e amplia o engajamento, facilitando a comunicação da empresa com seus funcionários.

Os métodos antigos, apesar de possuírem seu valor, já se mostram cada vez mais antiquados devido às suas limitações.

Pense bem, quanta manutenção e impressão de papel seus sistemas de controle de ponto antigos demandam? Apostamos que muito!

Ou seja, uma documentação extensa, pesada e importante que exigia alto nível de organização e espaço físico de armazenamento.

Um caos para quem faz a gestão manual de tudo.

Hoje, porém, uma solução online para controle de ponto oferece um enorme potencial de otimização, facilitando o dia a dia do DP.

Entre os benefícios, destacam-se a maior produtividade e a redução de custos, que refletem diretamente na gestão do negócio.

Além disso, o sistema online de controle de ponto é uma forma da empresa abraçar a transformação digital e suas inovações.

E se o intuito é trazer a tecnologia para o core do negócio, por que não começar por essa que é uma obrigação, o controle de ponto?

Quais são as vantagens de investir em um sistema online de controle de ponto?

Ao investir em um sistema online de controle de ponto, você vai encontrar algumas facilidades interessantes. A relação dos colaboradores com seus horários é uma delas. Mas em geral, quais os benefícios?

Explicamos os principais abaixo, veja só:

Redução de custos

Com uso de um sistema online, erros dificilmente acontecem.

Afinal, a plataforma é um ambiente preparado para a função de registro das horas. Além disso, não há chances da máquina quebrar — pois não há máquina!

No fim das contas, reduz custos significativos com manutenção e impressão de papel.

Segurança das Informações

Todos os dados da jornada de trabalho dos colaboradores se encontram na nuvem. Tudo em tempo real, assim que o registro é feito.

Ou seja, não há como perder os dados ou mesmo fraudá-los.

Praticidade para equipes externas

A gestão de equipes externas sempre apresentou problemas e inconsistências no controle de ponto. Com um sistema online, essa missão já não é tão complexa.

Na verdade, ao contrário, é bem simples pois basta o uso de um dispositivo móvel para realizar os check-ins e outs de qualquer lugar.

Solução digital dentro da lei

A Portaria 373 e a LGPD regulamentam sistemas alternativos para controle de ponto. Ao escolher a melhor opção para sua empresa, você se garante dentro da lei!

Agilizar o processo de  gestão

Um sistema online de controle de ponto é uma plataforma completa, que centraliza as informações e oferece recursos inovadores para melhorar a gestão de pessoas.

Um exemplo é que, com esse tipo de solução, o próprio funcionário pode adicionar justificativas aos atrasos e extras.

Assim, é possível facilitar a resolução de problemas e agilizar o fechamento da folha.

Integração com outros sistemas

Um aspecto muito importante é que o sistema online deve possuir ampla integração com outros sistemas da sua empresa.

Assim, garante melhor fluxo de dados e agiliza, por exemplo, as ações dos setores que atuam em conjunto com o RH e o Departamento Pessoal.

Como implementar um sistema de controle de ponto online?

O sistema online de controle de ponto pode ser facilmente implementado em sua empresa.

Por não necessitar de relógio de ponto, basta a empresa aderir ao sistema e solicitar aos funcionários que baixem um aplicativo em seus dispositivos móveis.

Para quem não possui, a alternativa de uso via desktop também está aberta!

A partir daí, basta orientar os colaboradores quanto ao uso da ferramenta.

O mais importante aqui é buscar pelo melhor fornecedor do mercado.

Um que ofereça modernidade, inovação, segurança e flexibilidade para transformar seu controle de ponto!

Inteligência artificial para realizar o controle de ponto

Uma adição interessante ao sistema online de controle de ponto é a inteligência artificial.

Por meio da IA, é possível usar recursos como reconhecimento facial para dar ainda mais credibilidade e segurança a cada registro.

O melhor de tudo é que isso não atrasa em nada o processo.

Pelo contrário, cada registro leva poucos segundos — como deve ser!

TOTVS RH Clock In by Carol

Que tal adotar o melhor sistema online de controle de ponto do mercado, que conta com ampla integração a qualquer sistema?

O TOTVS RH Clock In by Carol usa a Inteligência Artificial da TOTVS, com recurso de reconhecimento facial e confirmação do ponto por comando de voz, para facilitar seu controle de ponto.

E o melhor: o sistema já está adaptado  à Portaria 373 e adequado à LGPD!

 É uma solução agnóstica completa, que reduz seus custos e torna toda gestão de jornada de trabalho muito mais simples. Ainda por cima proporciona  mais segurança aos seus dados com a solução que se integra ao seu sistema de ponto, ao Backoffice e, consequentemente, ao ERP da TOTVS!

O funcionário poderá fazer a batida do ponto por diversas plataformas: desktop, tablet ou celular – no caso web, com registros geolocalizados diretamente da tela do seu computador.

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Conclusão

O controle de ponto não é apenas mais uma tarefa dentre várias do seu Departamento Pessoal. É uma responsabilidade que exige atenção e, hoje em dia, recursos para poder apresentar excelência.

Por isso, investir no melhor é buscar pela modernidade, contribuindo para uma gestão mais tecnológica e ágil de todo processo burocrático por trás da empresa.

E então, que tal começar essa revolução agora em seu negócio?

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Além de ficar por dentro de como a tecnologia impacta o setor, você pode se informar sobre as tendências do mercado e inovações na gestão.

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