Quanto custa um funcionário para empresa? Saiba como calcular!

Você já parou para calcular quanto custa um funcionário para empresa? Muitas vezes, esse é um aspecto que passa despercebido, mas entender os custos envolvidos na contratação de um colaborador é essencial para uma gestão financeira eficiente. 

Para entender quanto a empresa paga por um funcionário, é preciso saber em qual regime ela está enquadrada, os encargos e benefícios obrigatórios e fazer o cálculo corretamente.

Para ajudar você, neste artigo, explicaremos os diferentes aspectos que contribuem para o custo total de um colaborador para a empresa, bem como quanto custa um funcionário CLT. 

Afinal, entender esses custos é o primeiro passo para uma gestão financeira sólida e para garantir que os recursos da empresa sejam alocados da maneira mais eficiente possível. 

Ótima leitura!

Quanto custa um funcionário para empresa?

Para saber quanto custa um funcionário para empresa, é essencial ter em mente que não se trata apenas de calcular o valor do salário base. Há uma série de fatores que entram em jogo, desde os encargos trabalhistas e benefícios pagos até os tributos e obrigações fiscais.

Para você ter uma ideia, segundo as regras da CLT, um funcionário tem direito a:

• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• Férias;
• 13º salário.

Além disso, ainda existem os encargos sociais que a empresa deve pagar para diversos órgãos, mas que variam conforme o regime tributário.

Fatores que devem ser considerados ao calcular o custo de um colaborador

Ao calcular o custo de um colaborador, diversos fatores devem ser levados em conta. Vamos analisar cada um deles detalhadamente:

Enquadramento tributário da empresa

O enquadramento tributário da sua empresa tem um impacto direto nos custos relacionados aos colaboradores. Entre as opções mais comuns, destacam-se o Simples Nacional e os regimes de Lucro Real e Lucro Presumido.

Saiba quanto custa um funcionário para empresa em 2024 com o cálculo em cada um dos regimes:

Simples Nacional

Se sua empresa está enquadrada no Simples Nacional, os custos com colaboradores são simplificados, pois os impostos são recolhidos de forma unificada.

Os tributos inclusos são:

• 8% de FGTS ao mês;
• Férias;
• ⅓ do valor integral do salário;
• 13º salário;
• 8% de FGTS anual;
• Vale-transporte e Vale-refeição.

Imagine que Priscila é funcionária de uma empresa e recebe o salário de R$ 1.500,00, o cálculo para empresa ficará:

• 8% de FGTS ao mês = R$ 120,00;
• Férias = R$ 1.500,00 (anual);
• ⅓ do valor integral do salário = R$ 500,00;
• 13º salário = R$ 1.500,00 (anual);
• 8% de FGTS anual  – (Férias + ⅓ + 13º) x 8% = R$ 280,00;
• Vale-transporte e Vale-refeição (definido pela empresa). Por exemplo: R$ 150,00 e R$ 250,00, respectivamente.

Somando todos os valores, o valor total é de R$ 4.300,00. No entanto, é descontado 9% do INSS e 6% do vale-transporte. Assim, o funcionário custa para a empresa o valor de R$ 3.678,22.

Lucro Real ou Lucro Presumido

Já no Lucro Real ou Lucro Presumido, os custos podem variar de acordo com a faixa de faturamento e as alíquotas aplicadas. No entanto, além dos impostos do Simples Nacional, ainda são acrescentadas mais algumas:

• 2,5% destinados ao salário educação;
• 20% de INSS (contribuição patronal);
• 1% a 3% relativo ao seguro acidente de trabalho;
• 3,3% destinado ao Sistema S (SEBRAI, SENAI ou SESI);
• 8,33% de 13º salário;
• 20% de descanso semanal remunerado;
• 11,11% pagamento de férias com ⅓.

Imagine a mesma funcionária e o salário, mas no regime do Lucro Real ou Lucro Presumido, confira como ficará o cálculo:

• 2.5% destinados ao salário educação = R$ 37,50;
• 20% de INSS (contribuição patronal)  = R$ 300,00;
• 1% a 3% relativo ao seguro acidente de trabalho = R$ 30,00 (considerando 2%) ;
• 3.3% destinado ao Sistema S (SEBRAI, SENAI ou SESI) = R$ 49,50;
• 8,33% de 13º salário = R$ 124,95;
• 20% de descanso semanal remunerado = R$ 300,00;
• 11,11% pagamento de férias com ⅓  = R$ 166,65.

Somando todos os valores são: R$ 1.008,60. Ou seja, são mais de R$ 1.000,00 somados ao custo do funcionário se a empresa estiver enquadrada em um desses regimes tributários.

Benefícios pagos

Além do salário base, os benefícios pagos aos colaboradores também devem ser considerados, tais como vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde, entre outros.

O vale-transporte é um direito garantido por lei e uma obrigação que é paga a parte para o funcionário. 

Para isso, é preciso saber quantos ônibus, metrô ou trem o funcionário precisa até chegar ao trabalho. No entanto, ele deve contribuir com 6% do seu salário, como você pode ver nos cálculos anteriores.

Se o colaborador fizer um acordo com a empresa, é possível substituir o vale-transporte pelo auxílio combustível. Mas ele deve renunciar ao seu direito ao vale-transporte.

Já os benefícios como vale-refeição e vale-alimentação são opcionais e são definidos pela empresa. Assim, como outros benefícios, como plano odontológico, plano de saúde e auxílio-creche.

Tributos e obrigações trabalhistas

Diversos tributos e obrigações trabalhistas também impactam nos custos de um funcionário para a empresa. Entre eles, destacam-se:

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• entre outros.

Outros gastos

Além dos custos diretos com salários e benefícios, para saber quanto custa um funcionário para empresa, há outros gastos indiretos que devem ser considerados, como:

• despesas com infraestrutura;
• uniformes;
• treinamento e desenvolvimento;
• despesas com equipamentos;
• gastos com workshops;
• gastos com benefícios para atrair mais talentos.

A diferença de valor para contratações CLT e PJ

Já deu para entender quanto custa um funcionário para empresa, não é mesmo? No entanto, uma questão muito comum no mundo corporativo é: a diferença de custos entre contratações CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e PJ (Pessoa Jurídica).

Para você ter uma ideia, existem 37,7 milhões de empregados com carteira de trabalho assinada, em 2023, um crescimento de 5,8% no ano. Os dados são do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística).

Isso mostra que o CLT ainda é uma das contratações mais comuns, mas o PJ também tem aumentado significativamente com o passar do tempo.

Imagine que Luiza é uma jovem desenvolvedora de software. Ela é especializada em linguagens de programação específicas e é muito requisitada no mercado. 

Uma empresa, ao decidir contratá-la, se depara com duas opções: contratá-la como CLT ou como PJ.

Se optar pela contratação CLT, a empresa terá que arcar com todos os encargos trabalhistas, benefícios e demais custos relacionados à contratação de um funcionário. No entanto, ele favorece a retenção de talentos por oferecer benefícios.

Por outro lado, se optar pela contratação como PJ, a empresa pode economizar significativamente, pois não precisará arcar com os mesmos encargos trabalhistas, além de ter maior flexibilidade contratual.

Além disso, ele pode repassar os gastos com encargos com funcionário diretamente para ele, o que muitas vezes aumenta o salário e o torna mais atraente.

No entanto, o funcionário não terá direito aos benefícios sociais, como férias, 13º salário, seguro desemprego e FGTS. Por isso, é importante ter atenção às leis trabalhistas e fiscais, para evitar problemas legais futuros.

Tecnologias TOTVS para RH

Como você viu, nem sempre é simples fazer os cálculos corretamente dos colaboradores de uma organização de maneira manual para saber quanto custa um funcionário para empresa. Por isso, um sistema de gestão de recursos humanos, pode otimizar processos e reduzir custos. 

É fundamental contar com as tecnologias adequadas para garantir que todos os cálculos dos funcionários estejam corretos, bem como controlar a jornada de ponto eletrônico e pagamento de salário.

A TOTVS oferece soluções modernas e eficientes para gestão de RH, que abrangem desde o recrutamento e seleção até o controle de férias e folha de pagamento.

Com elas, é possível fazer isso e muito mais, com uma gestão completa de departamento pessoal e gestão da experiência humana. 

Quer mais facilidade para gerenciar e fazer os cálculos dos seus funcionários? Conheça as tecnologias TOTVS para RH!

Conclusão

Neste conteúdo, você entendeu quanto custa um funcionário para empresa, como fazer o cálculo e quanto uma empresa paga de imposto por funcionário, conforme o enquadramento da empresa. Mas, para isso, é essencial uma gestão financeira eficiente. 

Ao considerar todos os fatores envolvidos, desde os tributos e obrigações trabalhistas até os benefícios pagos e os gastos indiretos, você terá uma visão clara dos custos associados à contratação de colaboradores. 

Além disso, é importante avaliar as diferentes modalidades de contratação, como CLT e PJ, para tomar decisões estratégicas que impactem positivamente nos resultados da empresa. 

Com as tecnologias adequadas, como as oferecidas pela TOTVS, é possível otimizar processos e reduzir custos, garantindo uma gestão de RH eficiente e alinhada com os objetivos do negócio.

Leia também o nosso conteúdo sobre como funciona uma entrevista online!