O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que auxilia no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes de uma empresa.

O sistema GED é um conjunto de inovações que permite à organização fazer a gestão de vários documentos digitalizados. O acesso é ágil e seguro, e pode ser feito de qualquer lugar. Isso otimiza a rotina de trabalho e tem um impacto direto na produtividade.

Quando minha empresa precisa de um sistema GED?

A gestão eletrônica de documentos é uma tendência nos negócios. A virtualização de processos abre novas possibilidades e aplicações nos segmentos em que atua. Se você está pensando em implementar essa solução, saiba quando adotar o GED é indicado.

Sua empresa quer reduzir despesas e espaços?

A gestão de arquivos funciona em rotinas de empresas de diferentes portes. Se você quer tornar os processos da sua organização mais ágeis, ou se falta espaço para fazer o armazenamento de documentos, isso pode ser feito ao digitalizar os arquivos que são usados frequentemente.

Outro ponto que tem a ganhar com essa tecnologia é a sustentabilidade. Com a eliminação do uso de papéis e impressões, o meio ambiente agradece e os custos da operação diminuem consideravelmente.

Sua empresa quer ter mais segurança com os dados?

Garantir o controle e a segurança de informações essenciais para sua empresa deve ser uma prioridade. Com a gestão de arquivos e documentos feita eletronicamente, esse objetivo é garantido.

Isso acontece porque é possível definir permissões de acesso e determinar níveis de segurança no sistema, passando a bola para pessoas de confiança. Dessa forma, os dados com que a organização lida estão protegidos contra roubos e extravios.

Sua empresa precisa melhorar a organização?

A solução de GED é recomendada para empresas que lidam com uma grande quantidade de papéis e documentos. Isso é muito comum em escolas e faculdades, operadoras de planos de saúde e empresas voltadas a recursos humanos, por exemplo.

A acessibilidade também é otimizada nessa modalidade de gerenciamento de documentos. Vamos tomar como exemplo as operadoras de plano de saúde. Essas instituições dependem de respostas e envio de informações rapidamente aos órgãos fiscalizadores. É nesse tipo de cenário que o GED se destaca.

Vantagens em obter a solução de GED

Nós já te contamos alguns dos pontos em que o GED pode ter uma aplicação satisfatória e que traga resultados. Mas você deve estar se perguntando que outros benefícios esse sistema traz para sua empresa. Confira a seguir:

• Traz maior consciência ao processo de tomada de decisão;
• Faz o controle do fluxo de documentos;
• Promove a transparência dos atos administrativos;
• Normatiza os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos;
• Racionaliza a produção documental;
• Categoriza os documentos, com uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição;
• Faz a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, convertendo informações em voz, texto ou imagem para a forma digital;
• Busca por conteúdo que está dentro dos documentos;
• Organiza seus documentos com pastas e metadados;
• Permite lidar com documentos publicados sem a necessidade de download;
• Controla a documentação desde a publicação, segurança de acesso e aprovação,
• Acessa os dados mesmo em modo offline.

Entre outras vantagens que podemos citar em utilizar o sistema GED estão as ilimitadas possibilidades de indexação, o que leva a mais qualidade de atendimento ao cliente.

Respostas rápidas e precisas nas transações também entram em cena, afinal o gerenciamento automatizado de processos dá suporte às atividades dos colaboradores.

Sua empresa estará um passo à frente da concorrência, com os documentos sempre disponíveis na rede, prontos para serem usados em uma visita ao cliente, negociação de contratos, etc.

A evolução do GED: Conheça o ECM

Atualmente, o conceito do GED evoluiu para trazer outros elementos que o ECM possui. Sua definição é de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida.

Enquanto o sistema GED é direcionado à gestão e armazenamento de documentos, o ECM também se encarrega dessa tarefa e ainda engloba ferramentas de workflow e BPM. Isso permite que documentos e processos da empresa saiam do papel, reduzindo custos operacionais e agregando inteligência às informações estratégicas.

Algumas características do ECM são:

• Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
• Personalização de formulários e instruções;
• Acionamento de aplicações a partir de tarefas ou estrutura dos processos;
• Possibilidade de anexar vários documentos aos processos em andamento;
• Comunicação distribuída e em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente;
• Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas,
• Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo.

Gestão eletrônica de documentos é com a TOTVS

A solução TOTVS suporta um grande volume de informações para acompanhar o crescimento do seu negócio. Ela é a única que se conecta com todos os ERPs do mercado, não deixando que as informações fiquem perdidas e sem gerenciamento.

Se você gostou desse conteúdo, continue acompanhando nosso blog para estar sempre por dentro das inovações que podem ajudar o seu negócio a crescer e se destacar no mercado.