O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que auxilia no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes de uma empresa.
O sistema GED é um conjunto de inovações que permite à organização fazer a gestão de vários documentos digitalizados. O acesso é ágil e seguro, e pode ser feito de qualquer lugar. Isso otimiza a rotina de trabalho e tem um impacto direto na produtividade.
Quando minha empresa precisa de um sistema GED?
A gestão eletrônica de documentos é uma tendência nos negócios. A virtualização de processos abre novas possibilidades e aplicações nos segmentos em que atua. Se você está pensando em implementar essa solução, saiba quando adotar o GED é indicado.
Sua empresa quer reduzir despesas e espaços?
A gestão de arquivos funciona em rotinas de empresas de diferentes portes. Se você quer tornar os processos da sua organização mais ágeis, ou se falta espaço para fazer o armazenamento de documentos, isso pode ser feito ao digitalizar os arquivos que são usados frequentemente.
Outro ponto que tem a ganhar com essa tecnologia é a sustentabilidade. Com a eliminação do uso de papéis e impressões, o meio ambiente agradece e os custos da operação diminuem consideravelmente.
Sua empresa quer ter mais segurança com os dados?
Garantir o controle e a segurança de informações essenciais para sua empresa deve ser uma prioridade. Com a gestão de arquivos e documentos feita eletronicamente, esse objetivo é garantido.
Isso acontece porque é possível definir permissões de acesso e determinar níveis de segurança no sistema, passando a bola para pessoas de confiança. Dessa forma, os dados com que a organização lida estão protegidos contra roubos e extravios.
Sua empresa precisa melhorar a organização?
A solução de GED é recomendada para empresas que lidam com uma grande quantidade de papéis e documentos. Isso é muito comum em escolas e faculdades, operadoras de planos de saúde e empresas voltadas a recursos humanos, por exemplo.
A acessibilidade também é otimizada nessa modalidade de gerenciamento de documentos. Vamos tomar como exemplo as operadoras de plano de saúde. Essas instituições dependem de respostas e envio de informações rapidamente aos órgãos fiscalizadores. É nesse tipo de cenário que o GED se destaca.
Vantagens em obter a solução de GED
Nós já te contamos alguns dos pontos em que o GED pode ter uma aplicação satisfatória e que traga resultados. Mas você deve estar se perguntando que outros benefícios esse sistema traz para sua empresa. Confira a seguir:
- Traz maior consciência ao processo de tomada de decisão;
- Faz o controle do fluxo de documentos;
- Promove a transparência dos atos administrativos;
- Normatiza os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos;
- Racionaliza a produção documental;
- Categoriza os documentos, com uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição;
- Faz a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, convertendo informações em voz, texto ou imagem para a forma digital;
- Busca por conteúdo que está dentro dos documentos;
- Organiza seus documentos com pastas e metadados;
- Permite lidar com documentos publicados sem a necessidade de download;
- Controla a documentação desde a publicação, segurança de acesso e aprovação,
- Acessa os dados mesmo em modo offline.
Entre outras vantagens que podemos citar em utilizar o sistema GED estão as ilimitadas possibilidades de indexação, o que leva a mais qualidade de atendimento ao cliente.
Respostas rápidas e precisas nas transações também entram em cena, afinal o gerenciamento automatizado de processos dá suporte às atividades dos colaboradores.
Sua empresa estará um passo à frente da concorrência, com os documentos sempre disponíveis na rede, prontos para serem usados em uma visita ao cliente, negociação de contratos, etc.
A evolução do GED: Conheça o ECM
Atualmente, o conceito do GED evoluiu para trazer outros elementos que o ECM possui. Sua definição é de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida.
Enquanto o sistema GED é direcionado à gestão e armazenamento de documentos, o ECM também se encarrega dessa tarefa e ainda engloba ferramentas de workflow e BPM. Isso permite que documentos e processos da empresa saiam do papel, reduzindo custos operacionais e agregando inteligência às informações estratégicas.
Algumas características do ECM são:
- Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
- Personalização de formulários e instruções;
- Acionamento de aplicações a partir de tarefas ou estrutura dos processos;
- Possibilidade de anexar vários documentos aos processos em andamento;
- Comunicação distribuída e em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente;
- Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas,
- Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo.
Gestão eletrônica de documentos é com a TOTVS
A solução TOTVS suporta um grande volume de informações para acompanhar o crescimento do seu negócio. Ela é a única que se conecta com todos os ERPs do mercado, não deixando que as informações fiquem perdidas e sem gerenciamento.
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