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Veja como gerir o espelho de ponto de forma eficiente

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 30 junho, 2020

O espelho de ponto é uma forma bastante eficiente de monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Entretanto, é preciso ter um controle para garantir que as informações de entrada, saída e almoço estejam marcadas de forma correta. 

Entenda mais sobre o que é o espelho de ponto, qual sua principal finalidade e por que ele é tão importante para o setor de recursos humanos da sua empresa.

O que é e qual a finalidade do espelho de ponto?

Para entender melhor o que é espelho de ponto, é preciso pensar sobre os registros de entrada e saída dos profissionais da empresa. É nele que ficam marcados esses horários e também quando o colaborador foi almoçar e quando voltou do almoço.

É importante que haja esse registro para que os profissionais do setor de recursos humanos e os gestores tenham controle sobre a quantidade das horas trabalhadas dos profissionais. 

Esses dados podem ajudar na atribuição de tarefas e na identificação da necessidade de contratação de novos colaboradores para administrar a demanda de trabalho. Portanto, é necessário ter um controle de ponto preciso e eficiente.

Tipos de ponto

Existem alguns tipos de ponto que são utilizados nas empresas para fazer o registro da jornada de trabalho dos colaboradores. A seguir, veja exemplos:

Espelho de ponto manual

O espelho de ponto manual pode ser feito em livro de ponto, registrado no papel. Essa é uma das formas mais tradicionais, porém também mais trabalhosas de se registrar os horários de entrada e saída dos profissionais. 

Isso porque o profissional de RH terá que levantar os dados individuais do colaborador, levando em consideração horas extras, abonos, faltas e outros descontos que venham a acontecer. O cartão de ponto manual está sujeito a erros e falhas na folha de pagamento.

Espelho de ponto digital

Já o espelho de ponto eletrônico é feito por meio de um sistema que armazena os dados de cada colaborador e registra automaticamente seus horários. Existem equipamentos que leem a digital da pessoa e, depois do registro, entregam um comprovante com o horário exato da batida.

O controle de ponto eletrônico facilita muito o trabalho do RH e promove mais eficácia na gestão do espelho de ponto. Além de reduzir a ocorrência de erros e o retrabalho, principalmente no caso de empresas que possuam muitos colaboradores.

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Como fazer a gestão do espelho de ponto eficientemente?

Para garantir a produtividade e a eficiência dos colaboradores, é preciso que haja um controle sobre o espelho de ponto. Assim, é possível administrar a demanda de trabalho para cada profissional de forma justa, evitando sobrecargas. 

Comunicação

O primeiro ponto a ser trabalhado para que seja feita uma boa gestão do espelho de ponto é a comunicação entre o setor de recursos humanos e os colaboradores. Portanto, faltas, atrasos e outros problemas devem ser imediatamente comunicados e justificados, seja por meio de atestado ou declaração. 

O que mais dificulta o controle do ponto é deixar que os colaboradores marquem seus horários sem qualquer monitoramento. Isso faz com que o registro não cumpra seu papel de verificar as horas que de fato foram trabalhadas. 

Registro eficiente

Outra medida que a empresa precisa tomar é se certificar de que o registro seja feito de forma eficiente. Por esse motivo, é necessário adotar um sistema de ponto adequado, que tenha menos incidência de falhas e seja fácil de usar.

Assim, os colaboradores poderão marcar o horário de maneira correta, além de facilitar muito o trabalho dos profissionais de RH que vão analisar esses dados. Portanto, é preciso levar em conta esses pontos ao determinar como as marcações de almoço, entrada e saída serão feitas.

Tecnologia

Uma boa dica é investir em soluções que sejam mais assertivas na gestão do espelho de ponto e que automatizem parte desse processo. Um sistema de gestão de recursos humanos, por exemplo, centraliza as informações e auxilia no gerenciamento desses dados.

Além disso, o software também facilita outras rotinas importantes do setor, como a elaboração da folha de pagamento, o recrutamento e a seleção de candidatos, os treinamentos, entre outras atividades.

Se trata de uma tecnologia que oferece funcionalidades para a automatização de processos e a promoção de mais produtividade e eficiência do setor. Entenda mais sobre as vantagens em implementar um sistema como esse e de que forma ele pode ajudar seu negócio a se desenvolver cada vez mais.

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