Folha de Pagamento: como a tecnologia pode ajudar na gestão?

Equipe TOTVS | 27 julho, 2021

O trabalho do profissional de departamento pessoal é repleto de  tarefas consideradas mais burocráticas, mas que são fundamentais no ciclo de vida de uma empresa. A Folha de pagamento é uma delas.

Esse componente operacional é ao mesmo tempo complexo e essencial para o funcionamento do negócio e também garante máximo controle e transparência para os funcionários.

Tanto do ponto de vista financeiro, quanto tributário e também de mercado.

Afinal, trata-se de pagar os seus funcionários de acordo com os valores de salário, bonificações e horas extras combinadas. Além disso, há encargos e outros tributos a considerar.

É uma carga de trabalho e tanto para o seu setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, certo?

Por isso, fechar a folha de pagamento e realizar as movimentações financeiras corretamente e no dia mais adequado é tão importante.

Trata-se de algo que impacta, especialmente, a saúde financeira do seu negócio.

Agora, você sabe tudo que envolve a folha de pagamento além do documento físico que é entregue ao colaborador? Sabe os processos que precedem e que sucedem seu fechamento?

Para entender tudo sobre folha de pagamento, preparamos um guia completo sobre o assunto, destrinchando tudo — de A a Z. Que tal continuar lendo para aprender ainda mais?

O que é  folha de pagamento? 

A folha de pagamento pode ser tanto o documento que descreve os registros de cada pagamento ao funcionário, como também o próprio processo de pagamento (a movimentação financeira) ao colaborador.

Holerite

No primeiro caso, há outro nome bastante popular comumente relacionado: holerite.

Este é um demonstrativo impresso que espelha os vencimentos (e seus devidos acréscimos ou descontos mensais), que é disponibilizado ao colaborador. 

Basicamente, o holerite relaciona todas as informações sobre a remuneração de um funcionário, de modo que seja legalmente correto e funcional do ponto de vista contábil, fiscal e operacional.

Pagamento

E no segundo caso, falamos do ato de pagar os funcionários.

No entanto, muito além de simplesmente realizar as movimentações financeiras, o processo é composto de um complexo cálculo que leva em conta:

  • Impostos;
  • FGTS e INSS;
  • Adicionais (noturno, periculosidade, etc);
  • DSR;
  • Horas Extras;
  • Bonificações (como PPR);
  • Faltas e Atrasos.

Além disso, ainda na questão de “processo”, há outras ações relacionadas à folha de pagamento, como:

  • Política de rescisão;
  • Política de pagamento;
  • Cálculo do salário bruto e líquido, conferindo também as deduções legais.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

Em termos legais, a folha de pagamento é um documento cuja emissão é uma obrigação da empresa. É o que determina o Decreto 3048/99, em seu artigo 225, nos incisos I e II:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos; 

Perante a lei, a folha de pagamento é considerada um documento com função tripla (operacional, contábil e fiscal), que serve de histórico para o colaborador e também para a empresa.

Qual é a importância da folha de pagamento para o colaborador e o empregador?

De maneira geral, a folha de pagamento cumpre um papel extremamente importante para o controle financeiro e contábil da empresa.

Afinal, é um documento que comprova que a empresa pagou devidamente os salários de seus salários, os benefícios a que eles têm direito e demais acréscimos que podem ter origem setorial, por exemplo.

Além disso, serve de comprovação que impostos, FGTS e INSS foram devidamente recolhidos.

Trata-se de uma salvaguarda para a organização, que evita processos trabalhistas que podem levar a sanções, multas e indenizações.

Infelizmente, não são todas as empresas que contam sequer com uma metodologia para essa questão.

De acordo com um estudo global da EY, 35% das empresas não possuem uma estratégia formalizada para sua folha.

E veja bem, a folha também possui uma grande importância para o próprio trabalhador, já que a folha de pagamento serve de comprovante de renda e pode ajudá-lo na tomada de decisões em sua vida pessoal.

Isto é, requisição de financiamento para a compra de um automóvel ou mesmo de um imóvel!

Além disso, os holerites podem ser utilizados posteriormente na vida do colaborador, ao realizar seu pedido de aposentadoria.

Quais informações devem constar na folha de pagamento? 

Até aqui, você já percebeu que a folha de pagamento não é apenas um mero informativo, certo? São vários os detalhes que a compõem. Por isso, para entender como calculá-la, é necessário também conhecer as informações que ela deve ter.

São alguns, veja só:

  • Dados do empregador;
  • Dados do empregado, bem como seu cargo e função;
  • Descontos de INSS, FGTS, vales, contribuição sindical, etc;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valores de horas extras;
  • Valor bruto e líquido do salário.

Além disso, deve-se organizar a folha de pagamento seguindo algumas diretrizes bastante específicas, como:

  • Agrupamento dos segurados por categoria (segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratados por prazo determinado);
  • Indicação das seguradas que recebem salário-maternidade na ocasião;
  • Indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado.

Viu só? São muitas informações que devem ser consideradas. Por isso, a equipe por trás desse processo deve entender profundamente sua função.

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Quais são os descontos da folha de pagamento? 

Esse é um tópico essencial no entendimento dos componentes de uma folha de pagamento.

Os descontos são, basicamente, valores que serão deduzidos da remuneração do colaborador.

Você sabe exatamente quais descontos deve considerar no desenvolvimento da folha de pagamento dos seus colaboradores? A gente explica:

Adiantamentos

Como o nome sugere, trata-se de um adiantamento do salário solicitado pelo próprio colaborador.

Com isso, essa parcela de salário adiantado será descontada no mês subsequente, impactando também as deduções futuras.

Vales

Existem alguns tipos de vales que também devem ser considerados e são obrigatórios em alguns casos. Veja só:

Vale-Transporte (VT)

Uma contribuição de até 6% do salário do funcionário, feita pela empresa para os trabalhadores que utilizam o transporte público para se deslocar de casa até a empresa, e da empresa até a casa.

Vale-Alimentação (VA)

O vale-alimentação é uma contribuição semelhante, com intuito de ajudar nos custos de alimentação do profissional.

No entanto, não há legislação específica para esse tipo de vale. No máximo, a empresa pode oferecer VAs de até 20% do salário do colaborador.

No entanto, vale lembrar que para as empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador — PAT, e oferecem alimentação aos colaboradores, é possível deduzir essas despesas em cerca de 4% do seu Imposto de Renda.

Desconto de Previdência (INSS)

Refere-se à tributação das contribuições para a Previdência Social.

A empresa é encarregada de descontar uma alíquota, que varia entre 8% e 11% do valor do salário do funcionário, diretamente na folha.

Desconto do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

O FGTS é um tributo bastante conhecido, destinado especialmente ao próprio profissional.

Trata-se de um tipo de poupança (o “fundo de garantia”) paga para todos os profissionais com carteira assinada.

O depósito da alíquota de 8% sobre o salário do colaborador é feito pela própria empresa, em uma conta do FGTS vinculada à Caixa Econômica Federal.

Esse fundo pode ser utilizado em alguns momentos ou ocasiões específicas, como diante de liberações do governo, financiamento de imóvel, pagamento de tratamentos médicos, etc.

Imposto de renda

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é a tributação em cima dos rendimentos da pessoa.

Como é retido na fonte, o próprio pagador que deve apurá-lo e repassar os valores à Receita Federal. Neste caso, a empresa.

As alíquotas variam conforme o salário de contribuição e seguem as indicações de uma tabela de contribuição mensal do IRRF.

Contribuição sindical

Este é um tributo pago anualmente pelo colaborador, visando contribuir com a manutenção das atividades de seu sindicato.

O valor varia de acordo com o salário do colaborador e a alíquota corresponde a um dia de trabalho deste. Ou seja, varia de profissional para profissional.

Com a Reforma Trabalhista de 2017, essa contribuição passou a ser facultativa. Desse modo, o trabalhador deve expressar o interesse em contribuir.

Faltas e atrasos

No caso do trabalhador faltar ou se atrasar sem apresentar uma justificativa, a empresa pode descontar esse dia da sua folha de pagamento (e também o valor do DSR).

Empréstimo consignado

Esse é um caso bem ocasional, mas que você precisa conhecer.

O profissional pode pedir um empréstimo consignado junto a empresa. Isso quer dizer que até 30% do seu salário pode ser descontado direto na folha para pagamento das parcelas do valor emprestado do banco.

Como é feito o cálculo da folha de pagamento? Veja o passo a passo

Na prática, a folha de pagamento provou ser um processo muito mais complexo do que aparente, certo? São tantos fatores a considerar que é fácil se perder.

Afinal, como calcular corretamente a remuneração de cada profissional?

Para ensinar você como calcular a folha de pagamento da forma certa, preparamos um passo a passo completo. Confira!

1º Passo: Classifique os colaboradores de acordo com a função 

Sim, é muito importante ter destrinchado quais categorias e cargos dos funcionários.

Isso facilita o entendimento sobre o seu salário-base, bem como esclarece diferentes convenções coletivas que ele pode fazer parte (o que incide em diferentes descontos, por exemplo).

2º Passo: Avalie o número de horas trabalhadas no mês

Partindo para o cálculo em si, o primeiro a se fazer para evitar quaisquer erros é calcular o número de horas trabalhadas pelo profissional no mês.

Ou seja, uma avaliação do controle de ponto.

Desse modo, você terá uma visão mais assertiva sobre eventuais faltas ou atrasos, bem como horas extras, adicionais noturnos, etc.

3º Passo: Registre os descontos de impostos e encargos trabalhistas

Após isso, você deverá então registrar os descontos legais, provenientes de impostos e encargos trabalhistas.

Falamos de INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais, entre outros.

4º Passo: Considere os descontos de benefícios  

Por fim, realize a dedução de valores referentes aos benefícios oferecidos pela própria empresa, como VT, VA ou VR, plano de saúde, bolsa de estudo, auxílio-creche, entre outros.

Com todos os descontos no papel, é possível separar o salário bruto do salário líquido, entendendo o quanto deve ser pago ao funcionário.

Como funciona o pagamento da folha de pagamento?

Agora que você já sabe como calcular a folha de pagamento, resta uma dúvida bastante essencial: como realizar os pagamentos aos seus funcionários? Bom, existem diferentes modelos a serem seguidos.

Apesar de algumas variações, o 5º dia útil do mês é conhecido como prazo para que os funcionários recebam seus pagamentos, referente ao mês que já passou.

E a transferência do dinheiro em si? Bom, ela pode ser feita legalmente de 3 formas:

  • Em dinheiro, com valor entregue em mãos.
  • Em cheque emitido diretamente da empresa para o nome do colaborador;
  • Via depósito em conta-salário em um banco da escolha do colaborador ou mesmo da empresa.

Como um sistema ajuda sua empresa na emissão e gestão da folha de pagamento? 

Uma boa notícia para você que chegou até aqui é que existem soluções tecnológicas para ajudar na emissão e gestão de folhas de pagamento.

É o caso do sistema de gestão para RH!

A solução pode ajudar seu setor de RH, DP e o Financeiro a agilizar a contabilização de folhas, bem como outros balanços empresariais.

Esse é um fator extremamente importante. Conforme o estudo da EY já citado, outro dado relevante pode contribuir para entender essa questão.

Para as empresas entrevistadas, o principal desafio acerca do processo de gestão da folha de pagamento é justamente o desenvolvimento dos relatórios gerenciais (20%).

É por isso que entre seus benefícios, você pode aproveitar de recursos de integração, automatização e inteligência, que facilitam todo o processo.

Assim, sua empresa reduz os custos atrelados à gestão de folha de pagamentos — e que acredite, podem ser consideráveis!

5 Motivos para investir em um sistema para folha de pagamento

O sistema para folha de pagamento pode contribuir para implementação do RH digital, com otimização dos processos dentro da empresa, melhorando significativamente sua eficiência operacional.

É uma forma segura de automatizar a tornar mais fluida uma tarefa essencial para sua organização, garantindo mais agilidade na prestação de contas com seus funcionários.

O que, invariavelmente, impacta na satisfação dos colaboradores e pode melhorar a qualidade das entregas.

No entanto, há muitos outros benefícios que podem ser os motivadores para sua decisão de investir em uma tecnologia do tipo, confira:

Integração com outras áreas

Ao integrar áreas como o setor Contábil e o Financeiro através de um único sistema, você centraliza o acesso aos dados.

Desse modo, tudo sobre cada colaborador se encontra no mesmo banco de dados, o que agiliza o acesso às informações de cada profissional, facilitando o desenvolvimento de cada folha de pagamento.

Automatização de processos de gestão de férias

Se os cálculos referentes à folha de pagamento já são complexos, espere até ter que lidar com a gestão de férias e seus descontos.

Ao administrar uma grande equipe, essa pequena tarefa pode se tornar uma verdadeira bola de neve.

Felizmente, o sistema de gestão de RH resolve isso, automatizando processos, como todo cálculo dos descontos referentes às férias dos profissionais.

Além disso, você centraliza tudo referente a essa questão: pedidos de férias, bem como aprovação ou recusa da mesma, sem mencionar nas notificações e avisos de férias vencidas ou a vencer.

Orçamento de pessoal

Sabe todo aquele cálculo que você precisa fazer toda hora que quer fazer alguma mudança no time? Seja em caso de contratação, promoção ou mesmo demissão.

Trata-se do orçamento de pessoal da empresa.

Com um sistema de folha de pagamento, você pode otimizar a gestão do seu plano de contas, entendendo de forma mais transparente os movimentos que pode realizar.

Afinal, cada contratação ou promoção incide em novos custos para a empresa — além do salário, como benefícios, local de trabalho, carro, moradia, entre outros!

Validação de registros para envio do eSocial

Contar com um sistema de RH também permite que você centralize as informações da folha de pagamento para preenchimento e envio do eSocial e Sped Fiscal.

Relatórios gerenciais flexíveis

Com tantos dados integrados em um mesmo sistema, é possível emitir relatórios gerenciais complexos e aprofundados, que permitam melhor entendimento sobre o desempenho financeiro, produtivo e estratégico da empresa.

Desse modo, você torna o RH cada vez mais forte dentro da estrutura organizacional, proporcionando maior qualidade em sua tomada de decisão.

TOTVS RH

Definitivamente, para que uma empresa seja competitiva não apenas diante do mercado, como também internamente, a tecnologia é um must have.

É por isso que o TOTVS RH, é o seu parceiro tecnológico ideal para rotinas que vão do departamento pessoal à gestão do capital humano!

Nosso sistema de gestão já foi eleito 9 vezes o campeão do TOP of mind RH, e permite que vocêautomatize praticamente todos os processos dentro do RH, entre eles a gestão de folha de pagamento.

Centralize os setores, aproxime as rotinas da área contábil e financeira, melhore a comunicação interna e otimize a execução de todas as tarefas do RH!

Vem entender mais os detalhes do TOTVS RH e como ele pode beneficiar seu negócio!

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Conclusão 

Não há dúvidas de que a folha de pagamento é um processo com imenso valor operacional e também estratégico.

Conhecer todos os detalhes e meandros por trás de sua execução é um conhecimento que enriquece a sua gestão e pode evitar problemas pela frente.

Sabe o que mais ajuda a combater essas situações e otimizar sua gestão do RH? Um sistema que automatiza toda folha de pagamento!

Neste conteúdo, você leu tudo sobre esse software e como ele pode impactar o seu negócio.

Por isso, se vai escolher um sistema de gestão para verdadeiramente melhorar suas operações, você já sabe: a TOTVS é a melhor escolha!E agora, que tal aprender mais sobre gestão de RH, com dicas e novidades para você melhorar a forma que você gerencie seus funcionários? Continue lendo o Blog e assine a nossa newsletter!

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