A organização e a capacidade de priorizar demandas são habilidades valiosas no ambiente de trabalho moderno. A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que auxilia profissionais e empresas a melhorarem sua tomada de decisão, definindo as prioridades certas.
Na rotina administrativa, a busca por soluções que ajudem a otimizar seu foco e aprimorar o nível de produtividade é um desafio em si.
Felizmente, essa ferramenta é uma solução simples, eficaz e versátil, que pode ser utilizada no planejamento estratégico de empresas, bem como na rotina de um profissional.
Que tal entender mais? Preparamos um guia completo sobre a Matriz de Eisenhower!
O que é Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma técnica de gestão de tempo que foi desenvolvida pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Ele criou a matriz para ajudar a tomar decisões mais eficazes sobre como gastar o seu tempo.
A matriz é composta por quatro quadrantes:
- “importante e urgente“;
- “importante, mas não urgente“;
- “não importante, mas urgente“;
- “não importante e não urgente”.
Eisenhower acreditava que as pessoas desperdiçavam muito tempo em atividades que eram urgentes, mas não importantes. Ele incentivava as pessoas a se concentrarem nas atividades importantes, mesmo que elas não fossem urgentes.
A matriz pode ser uma ferramenta útil para ajudá-lo a gerenciar o seu tempo e tomar decisões mais eficazes. No entanto, é importante notar que nem todas as atividades podem ser facilmente classificadas em um dos quatro quadrantes.
Às vezes, você pode precisar usar o seu bom senso para determinar se uma atividade é realmente importante ou urgente.
Atividades que são importantes e urgentes devem ser consideradas como prioridade. Estas atividades geralmente são sensíveis ao tempo e não podem ser adiadas.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Decisão de Eisenhower é uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. Mas como funciona na prática?
Primeiro, vale reforçar que um dos motivos de sua popularidade é a simplicidade.
Outro ponto é que quem criou a Matriz de Eisenhower foi um político e general cinco estrelas, conhecido por sua capacidade de tomar decisões sensatas com rapidez e eficiência.
A ferramenta baseia-se na premissa simples de que existem quatro tipos de tarefas: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, não importantes mas urgentes e não importantes e não urgentes.
Isso fornece uma estrutura para avaliar cada demanda e decidir se deve ser dada prioridade.
O primeiro passo é identificar em qual categoria cada tarefa se enquadra.
- Tarefas importantes e urgentes são aquelas que devem ser feitas imediatamente e têm um impacto significativo em seus objetivos;
- Tarefas importantes, mas não urgentes, são aquelas que contribuem para seus objetivos de longo prazo, mas podem ser agendadas para mais tarde;
- Tarefas não importantes, mas urgentes são aquelas que precisam ser feitas, mas não contribuem para seus objetivos;
- E, finalmente, tarefas não importantes e não urgentes são aquelas que podem ser ignoradas com segurança.
Depois de classificar cada tarefa, você pode começar a tomar decisões sobre como lidar com elas:
- Tarefas importantes e urgentes devem ter prioridade, enquanto tarefas não importantes e não urgentes podem ser ignoradas com segurança;
- Tarefas importantes, mas não urgentes, podem ser agendadas para mais tarde, enquanto tarefas não importantes, mas urgentes, podem precisar ser tratadas imediatamente para evitar consequências negativas.
Ao usar a Matriz Eisenhower, você pode tomar decisões rápida e eficientemente sobre quais tarefas merecem sua atenção e quais podem ser ignoradas com segurança.
Como é dividida a matriz Eisenhower?
Como mencionamos, a Matriz de Eisenhower funciona a partir de uma divisão das tarefas em quatro diferentes quadrantes. O objetivo é entender quais demandas priorizar, delegar e agendar. Assim, auxilia no melhor planejamento das entregas.
Que tal entender cada quadrante? Explicamos brevemente acima, mas queremos expandir a seguir.
Primeiro, vale conferir como é composta a matriz. São duas linhas e duas colunas, divididas deste modo:
Modelo Matriz de Priorização de Eisenhower
| URGENTE | NÃO URGENTE | |
| IMPORTANTE | ||
| NÃO IMPORTANTE |
Primeiro quadrante
O primeiro quadrante, localizado na linha de cima e à esquerda, trata das tarefas urgentes e importantes.
Elas demandam que a ação seja tomada na hora. Ou seja, as tarefas aqui devem ser feitas o quanto antes.
Normalmente, esse quadrante envolve tarefas relacionadas a crises e entregas com prazos curtos.
Segundo quadrante
O segundo quadrante, localizado na linha de cima e à direita, trata das tarefas importantes e não urgentes.
Os itens que estão nessa posição são aquelas demandas que precisam ser agendadas para depois. Ou seja, são tarefas que precisam da sua atenção para serem inseridas em um cronograma lógico.
Assim, são tarefas ou projetos normalmente vinculados a planos pessoais ou profissionais relativos a objetivos de longo prazo.
Terceiro quadrante
Já o terceiro quadrante, localizado na linha debaixo e à esquerda, trata das tarefas que não são importantes, mas urgentes.
São itens que surgem repentinamente e demandam atenção imediata.
Porém, como não são tarefas essenciais, normalmente não exigem seu tempo. Esses itens são ideais para serem delegados a outra pessoa.
Quarto quadrante
Por fim, o quarto e último quadrante, localizado na linha debaixo e à direita, trata de itens que não são importantes e nem urgentes.
Essas são tarefas ou, simplesmente, distrações que devem ser evitadas e, em geral, deletadas da sua to-do list.
Nesse quadrante, incluem-se itens como “checar redes sociais”.
São tarefas bem-vindas em momentos de pausa ou nos intervalos de produtividade, mas que não devem ser encaradas com nenhuma prioridade.
Por que as pessoas têm dificuldade em tomar decisões?
As pessoas têm dificuldade em tomar decisões porque carecem de informações, temem as consequências ou são incapazes de pesar os prós e os contras de maneira adequada.
Na prática, a tomada de decisão pode ser uma tarefa difícil porque geralmente envolve uma situação conhecida como “trade-off“.
O trade-off é uma troca entre duas opções desejáveis, mas incompatíveis em valor.
Por exemplo, você pode ter que escolher entre permanecer em seu emprego atual com um aumento de 10% ou aceitar um novo emprego, com aumento de 15%, mas que exija sua realocação.
O medo do desconhecido é outra razão comum pela qual as pessoas têm dificuldade em tomar decisões.
Você pode ter medo de fazer a escolha errada ou pode estar preocupado com as possíveis repercussões de sua decisão.
Finalmente, as pessoas muitas vezes têm dificuldade em tomar decisões porque são incapazes de pesar adequadamente os prós e os contras.
Isso pode acontecer por vários motivos, tanto emocionais, quanto racionais.
Mas como melhorar as habilidades de tomada de decisão? Afinal, trata-se de uma soft skill muito desejada hoje. Além de usar ferramentas como a Matriz de Priorização de Eisenhower, você pode:
- Coletar informações: é importante coletar o máximo de informações possível. Isso ajudará você a entender todas as suas opções e tomar uma decisão mais informada. Tente obter informações de fontes confiáveis, como familiares e amigos, e observe a situação de todos os ângulos;
- Não ter medo das consequências: é natural sentir alguma ansiedade ao tomar uma decisão, mas é importante não deixar que seus medos o impeçam. Tente pensar no pior cenário e na probabilidade de acontecer. Lembre-se de que geralmente você pode fazer alterações se não gostar dos resultados de sua decisão;
- Pesar prós e contras: depois de reunir todas as informações, é hora de pesar os prós e os contras de cada opção. Faça uma lista de todos os resultados potenciais de cada escolha e, em seguida, decida qual opção é melhor para você;
- Agir: depois de tomar sua decisão, é importante agir rapidamente. A indecisão muitas vezes pode levar a oportunidades perdidas, então confie em seus instintos e siga seu instinto.
Aprenda a diferença entre urgência e importância
A diferença entre urgência e importância é crucial para a tomada de decisão. Algo urgente requer atenção imediata, enquanto algo importante é relevante para o seu objetivo a longo prazo.
Por exemplo, uma urgência seria apagar um incêndio, já uma importância seria evitar que futuros incêndios ocorram.
Urgências são geralmente problemas que precisam ser resolvidos de imediato, enquanto importâncias podem esperar um pouco.
No entanto, às vezes é difícil determinar qual é qual. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a fazer a distinção:
- Defina seus objetivos: o que você quer alcançar no longo prazo?
- Analise as consequências: qual é o resultado mais grave se você não agir?
- Determine o prazo: você tem tempo suficiente para resolver o problema?
- Avalie as opções: qual é a melhor solução para o problema?
Ao tomar decisões, certifique-se de considerar os seus objetivos a longo prazo e avaliar todas as consequências antes de agir.
Quais são os benefícios da matriz de priorização de Eisenhower?
A grande vantagem da Matriz de Eisenhower é a sua simplicidade. Trata-se de uma ferramenta eficaz e fácil de ser utilizada, aplicável a qualquer cenário e qualquer tipo de tomada de decisão.
Não por menos, foi criada e utilizada por um estadista americano e que também atuou na frente estratégica do exército americano na Segunda Guerra Mundial.
Desse modo, falamos de uma solução eficiente para quem busca organizar suas demandas, definir o foco da sua produtividade e conquistar melhores resultados.
E as desvantagens?
A Matriz de Priorização de Eisenhower é útil porque fornece um método visual para classificar as tarefas e ajuda a garantir que as demandas mais importantes sejam realizadas primeiro.
No entanto, a ferramenta tem algumas desvantagens.
Em primeiro lugar, nem todas as tarefas podem ser facilmente classificadas em um dos quatro quadrantes.
Além disso, a matriz pode não ser útil para todos os tipos de pessoas.
Por exemplo, pessoas que são naturalmente impulsivas podem priorizar as tarefas do primeiro quadrante em detrimento das tarefas do segundo ou terceiro quadrante, que podem ser mais importantes a longo prazo.
Por fim, a matriz pode não ser eficaz em todas as situações.
Por exemplo, se uma pessoa está atrás de deadline, ela pode precisar priorizar as tarefas no primeiro quadrante sobre as tarefas nos outros três quadrantes.
Como fazer a Matriz de Eisenhower?
Para fazer a matriz, basta seguir alguns passos simples. Sua execução mais conhecida segue o modelo que apresentamos anteriormente: 4 quadrantes, agrupados em duas linhas e duas colunas.
Ela pode ser utilizada nos mais diversos estágios da gestão de projetos, auxiliando a tomada de decisões de forma ampla ao longo de um projeto ou da definição de metas (como no método SMART, por exemplo).
Além disso, não é incomum ver a ferramenta em conjunto com outras metodologias, como design thinking e BPM, além de tarefas comuns à gestão do negócio, como o mapeamento de processos e planos de ação.
Já do ponto de vista individual, a pessoa pode utilizar a matriz como auxílio ao definir suas metas e objetivos na sua carreira profissional.
É possível fazer a Matriz de Eisenhower no Excel?
Sim, a Matriz de Eisenhower possui um desenho extremamente simples e que, em sua essência, é visual e lógico. É possível fazê-lo em um quadro branco, Excel, ferramentas de Kanban, softwares de gestão, entre outros.
É, claro, o Excel ou qualquer outra planilha apresenta um layout simplificado, mas que não é integrado a nenhum sistema do seu negócio.
Utilizá-lo é ter a ciência de que a planilha será apenas um complemento ou solução temporária e limitada.
Por isso, tenha esse aspecto em mente!
Exemplo de Matriz de Eisenhower
Que tal conferir como é uma Matriz de Eisenhower pronta? Com base no modelo que exemplificamos acima, vamos criar um modelo. Veja só:
Matriz de Eisenhower Pronta – Project Manager
| URGENTE | NÃO URGENTE | |
| IMPORTANTE | Manter os stakeholders a par do status do projeto;Avaliar o impacto de uma solicitação de mudança;Obter informações sobre o que está atrasando a implementação. | Identificar lacunas de recursos/skills;Revisar o orçamento do projeto;Agendar testes de usabilidade. |
| NÃO IMPORTANTE | Planejar reuniões de Scrum;Escrever especificações técnicas. | Ler todos os e-mails;Checar redes sociais. |
Kanban e Matriz de Eisenhower são a mesma coisa?
Kanban e a Matriz de Decisão Eisenhower são ferramentas que podem ser usadas para ajudar a priorizar e gerenciar tarefas. No entanto, eles não são a mesma coisa.
A Matriz de Eisenhower é um sistema para categorizar tarefas com base em urgência e importância. Ele pode ser usado para ajudar a determinar quais tarefas devem ter prioridade.
Kanban, por outro lado, é um sistema para rastrear e gerenciar tarefas.
É frequentemente usado em conjunto com a Matriz para ajudar a priorizar e organizar demandas.
Embora tanto o Kanban quanto a Matriz de Eisenhower possam ser ferramentas úteis, eles servem a propósitos diferentes.
Como usar a Matriz de Eisenhower nas empresas?
A ferramenta criada por Dwight Eisenhower pode ser aplicada tanto em empresas, quanto na rotina pessoal de qualquer um. Porém, dada sua simplicidade, fica a dúvida: a matriz pode mesmo ser adotada por organizações?
A resposta é positiva, mas é importante seguir algumas dicas para que a aplicação seja bem-sucedida. Confira!
- Não priorize somente o primeiro quadrante;
- Consulte a matriz regularmente;
- Metrifique seu desempenho;
- Conte com um software de organização.
1. Não priorize somente o primeiro quadrante
Muita gente prioriza somente o primeiro quadrante, pois são tarefas que precisam ser feitas imediatamente.
Essa visão pode nublar a hierarquia de demandas como um todo — algo que deve ser evitado.
É importante lembrar que as tarefas do quadrante 2 são importantes para o seu objetivo final, e que as tarefas do quadrante 3 podem se tornar críticas se você deixá-las para depois.
2. Consulte a matriz regularmente
Não se esqueça de sempre ficar de olho na matriz, para não perder seu foco e evitar que erros na tomada de decisão aconteçam.
3. Metrifique seu desempenho
Uma ação importante é a metrificação do seu desempenho.
Ou seja, a melhor maneira de avaliar os resultados atingidos é definindo indicadores de performance que possam ser medidos.
Assim, você tem como rastrear os resultados e analisá-los sob uma régua predefinida que determina o nível de sucesso ou fracasso das ações.
4. Conte com um software de organização
Mas é claro que organizar suas tarefas e hierarquizar demandas é só o início de um planejamento estratégico de sucesso.
A tecnologia serve como base para seu plano de ação, de modo a automatizar tarefas, centralizar os dados e possibilitar maior visibilidade sobre a sua cadeia de valor.
Assim, é possível entender como sua empresa funciona, quais os resultados conquistados em tempo real e quais os melhores caminhos para melhorar sua performance.
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Conclusão
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que hierarquiza a classificação das demandas em quatro categorias diferentes.
O objetivo é ranquear as tarefas com base na urgência e na importância.
E na sua empresa, a solução já é utilizada? Esperamos que esse conteúdo ajude você a entender mais sobre a ferramenta e sua utilidade.
Agora, continuando no tema de gestão de projetos, você já conhece o BPMN ou Business Process Model and Notation?
Essa sigla diz respeito a uma representação gráfica que padroniza o fluxo de processos. Que tal entender mais sobre em nosso guia completo?
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