O que é check-in no hotel, como funciona e como modernizá-lo?

Equipe TOTVS | 11 agosto, 2022

Você sabe o que é check-in no hotel? Essa é uma das operações mais básicas e também mais importantes no setor de hospitalidade. Quanto mais otimizada for, melhor a experiência do hóspede.

Ainda assim, muitos líderes e gerentes de negócios na área relegam sua importância, de modo a depender de métodos antiquados e pouco convenientes de realizar o check-in de hóspedes.

Além disso, vale ressaltar que essa é uma operação crucial para o bom controle de hóspedes em um estabelecimento. Ele favorece uma melhor manutenção das acomodações e ajuda a mitigar o overbooking.

Que tal entender mais? Há muito a se explorar e conhecer quando a pergunta é “o que é check-in?”, por isso, preparamos um guia básico com tudo que você precisa saber.

É só continuar a leitura para seguir aprendendo!

O que é check-in em um hotel?

Afinal, o que é check-in? Em um hotel, é o processo pelo qual os hóspedes se registram e são atribuídos a um quarto. Ou seja, é a confirmação de entrada no estabelecimento.

Essa operação é comum em vários serviços, como em aeroportos, hostels, pousadas e eventos de todos os tipos.

Em um negócio do setor de hospitalidade, há várias formas de check-in, como por telefone, de forma digital ou pessoalmente na recepção do hotel.

As várias opções (e que hoje são cada vez mais variadas) servem para tornar o processo mais conveniente ao hóspede. Assim, evita-se que o mesmo enfrente filas já na recepção.

Vale lembrar que existe também um processo oposto ao check-in, que é o check-out, realizado quando o hóspede deixa o estabelecimento.

Uma vez que o check-in for concluído e o quarto atribuído, o hóspede receberá uma chave que permitirá o acesso às suas acomodações.

Nova call to action

Como funciona o check-in de hotel?

Agora que você entendeu o que é check-in, é hora de compreender como funciona essa operação. Antes de falar da parte prática, vale ressaltar: existem diferentes formas de registrar um hóspede.

A maneira mais convencional é o check-in diretamente na recepção do estabelecimento, onde todas as dúvidas são sanadas e todos os benefícios são detalhados.

Além disso, o processo de check-in geralmente envolve o preenchimento de um formulário de registro, a apresentação de um documento de identificação válido.

Aqui, o pagamento da estadia pode ocorrer neste momento (antes do hóspede se instalar), porém, muitos hotéis também oferecem a opção de pagar apenas no check-out.

Claro, tudo isso sem levar em conta outras opções de pagamento, como as parcelas por meio de marketplaces de hospedagem e aplicativos como o Airbnb.

Após o check-in, o hóspede recebe uma chave que vai possibilitar o acesso às suas dependências.

No entanto, esse é apenas o método mais convencional.

Alguns estabelecimentos já oferecem a opção de realizar o check-in online.

Ou seja, ao chegar ao local, é possível preencher o formulário de identificação (enviando uma foto do documento de identidade, por exemplo) em um aplicativo ou página da web.

Assim, a validação da reserva é rápida e prática, sem enfrentamento de filas. É o que chamamos de self check-in.

A liberação do quarto vai depender do nível de tecnologia do hotel, já que hoje há fechaduras eletrônicas e digitais que não necessitam de uma chave física.

Ou seja, o acesso ao quarto pode ser liberado com uma senha temporária, fornecido no aplicativo ou via e-mail.

Porém, a depender do estabelecimento, a entrega das chaves pode ocorrer pessoalmente, apenas automatizando a parte burocrática do processo, ou ainda com liberação do acesso a um cofre que contém as chaves.

Novamente, tudo vai depender do nível de tecnologia adotado pelo estabelecimento.

Qual a importância dessa etapa?

Independente do negócio, quando falamos do setor de hospitalidade, entender o que é check-in e sua importância é essencial para quem lida com a gestão dos imóveis, quartos ou locais a serem alugados.

Essa operação garante que o proprietário ou gerentes saibam não apenas sobre o fluxo de entrada e saída de hóspedes, mas também tenham acesso a todas as suas informações mais importantes.

Assim, é possível confirmar os dados da reserva e, claro, sanar as dúvidas dos hóspedes.

A depender do estabelecimento, existem diferentes níveis de hospedagem, que garantem acessos e benefícios variados.

Apesar de todas essas informações serem divulgadas de antemão, é de bom tom relembrá-las ao hóspede no momento do check-in. Assim, eliminam-se brechas que possam gerar dores de cabeça no curto prazo.

Outro ponto é que o check-in é uma etapa confirmatória importante para que o hotel:

  • Saiba que será pago (por algum meio de pagamento combinado);
  • Entenda como organizar a agenda de hospedagens, encaixando as próximas estadias assim que a anterior finalizar.

Por fim, o check-in permite que o hotel capture dados importantes sobre os hóspedes, como seus destinos e datas de viagem, o que pode ser útil para fins de marketing e análise.

Trata-se de uma ótima maneira de criar uma primeira impressão positiva sobre o hotel e assegurar que os hóspedes tenham uma estadia satisfatória.

O que é necessário para fazer check-in em um hotel?

Agora, o que os hóspedes devem fazer para se registrar com sucesso em um hotel? Os documentos para fazer check-in variam de um estabelecimento para o outro, mas normalmente incluem:

  • Confirmação de reserva (um código fornecido por e-mail, normalmente);
  • Documentos de identificação (no exterior, é comum que peçam pelo passaporte);
  • Informações de outras pessoas que acompanham o hóspede que fez a reserva, por medida de segurança;
  • Dados do seu cartão de crédito ou débito para assegurar que eventuais despesas adicionais sejam cobradas automaticamente, como itens retirados do frigobar, quartos extras ou o acesso a serviços pagos.

Essas informações serão registradas em um formulário de inscrição. Ao completar o check-in, você receberá sua chave do quarto e outras informações úteis sobre sua estadia, como horários de café da manhã e demais serviços disponíveis.

Quais são as formas de check-in no hotel?

Como abordamos ao longo do conteúdo, existem diversas formas de check-in em hotel, das mais convencionais às mais modernas. Que tal conferir um pouco mais sobre cada uma delas?

Separamos uma lista para explicar todas, confira:

Online

Existem alguns estabelecimentos que oferecem a opção do check-in online, por meio de diferentes canais de comunicação, como:

  • Chatbot;
  • Aplicativo;
  • Site do hotel;
  • Formulário online;
  • WhatsApp (com atendimento automatizado ou não);

Neste sentido, o check-in online oferece algumas vantagens tanto para o estabelecimento como para o hóspede em si.

Para o hotel, é uma maneira de integrar automaticamente os dados fornecidos com o sistema de gestão hoteleira.

Além disso, é uma maneira de reduzir a carga de trabalho em cima dos recepcionistas, o que possibilita até mesmo tornar o time mais enxuto. Ou seja, maior economia para o seu bolso.

Para os clientes, é muito mais cômodo, prático e rápido, o que permite que eles possam antecipar o processo.

Mobile

O check-in mobile segue os passos do modelo acima, só que exclusivamente feito pelo celular.

É ideal para estabelecimentos que possuem aplicativos ou sites responsivos, com a opção de check-in bem otimizada — a fim de não gerar estresses e de ser facilmente realizável.

Ainda assim, muitos dos canais que falamos anteriormente cabem nesta categoria, já que são métodos “irmãos”.

Por isso, as vantagens são as mesmas.

Como (possível) desvantagem, podemos mencionar o trabalho extra do hóspede em baixar e instalar o aplicativo do hotel em seu smartphone, ocupando espaço em sua memória.

Por esse motivo, é interessante contar com um app otimizado e responsivo, que não pese nos dispositivos mobile.

Presencial

Ao aprender o que é check-in, o método mais convencional é o presencial.

Para isso, o hóspede deve chegar ao estabelecimento e se dirigir ao balcão de recepção, onde o processo de registro é efetuado.

Neste momento, todo atendimento é pessoal, o que inclui também a comunicação das regras do hotel (ou a entrega de um welcome book, um livro de boas-vindas) e todos os demais detalhes.

Automatizado

Já o check-in automatizado normalmente ocorre com o uso de um sistema de self check-in localizado no próprio hotel, como em um totem de serviço ou quiosque que autoatendimento que possibilita aos hóspedes agilizarem o processo.

É um método que se aproveita de tecnologia de ponta, como Inteligência Artificial, para agilizar o processo.

O que é check-out de hotel?

O check-out de hotel é o processo pelo qual o hóspede devolve a chave do quarto ao estabelecimento e finaliza sua estadia.

Geralmente ocorre no dia de sua partida, embora possa ser feito online antes da data de saída, adiantando os serviços subsequentes, como a limpeza.

No check-out, o hotel verificará se o quarto foi devolvido nas mesmas condições em que o hóspede o encontrou e se o pagamento foi feito por todos os serviços utilizados.

Se o quarto estiver em mau estado, o hotel poderá cobrar uma taxa de limpeza extra. Após o check-out, o hóspede não terá mais acesso ao quarto e aos serviços do hotel.

Entre as funções do check-out, incluem-se:

  • Vistoria do quarto ou imóvel alugado;
  • Pagamento de quaisquer encargos pendentes;
  • Contagem de itens consumidos ou que sofreram danos e avarias.
  • Devolução das chaves, cartões de acesso e outros itens que foram fornecidos no check-in.

O processo de check-out de um hotel pode variar ligeiramente de um lugar para outro, mas é comum que siga essas etapas.

Entenda o conceito de early check-in e late check-out

O early check-in e late check-out são serviços prestados pelos hotéis e demais negócios de hospitalidade para que os hóspedes possam chegar mais cedo ou sair mais tarde do que o horário permitido.

São serviços que normalmente têm um custo adicional ao hóspede, mas oferecem mais flexibilidade.

Por exemplo, um cliente cujo voo aterrissou duas horas antes do previsto pode necessitar do early check-in.

No mesmo sentido, um hóspede que vai participar de uma conferência e é informado que um dos painéis do evento atrasará quatro horas pode ser obrigado a solicitar o late check-out.

São medidas extraordinárias, mas que garantem uma melhor experiência para os hóspedes.

No entanto, é importante notar que os horários de early check-in e late check-out podem variar de acordo com o hotel. Alguns hotéis cobram por essa operação, enquanto outros a oferecem gratuitamente.

Seu hotel/pousada deve oferecer um check-in flexível?

Muita gente pensa que seu hotel ou pousada deveria oferecer um check-in flexível, mas será que realmente é esse o caso? Aqui estão algumas coisas a considerar antes de tomar uma decisão:

1. Qual é a sua janela de check-in?

Se for apenas algumas horas, um check-in flexível pode não ser necessário. No entanto, se a janela de check-in for mais longa, uma maior flexibilidade pode ser útil.

2. Com que frequência você recebe convidados que chegam cedo ou tarde?

Se for raro, um check-in flexível pode não valer o esforço.

Agora, se você costuma receber hóspedes fora da janela de check-in, a flexibilidade é uma boa para incrementar suas opções.

3. Que tipo de propriedade você está administrando?

Se você é uma pequena pousada, um check-in flexível pode não ser prático.

No entanto, se você for um hotel grande com muitos quartos, o check-in flexível pode ser útil.

4. Quais são os seus procedimentos de check-in?

Se você tiver um processo de check-in simples, um check-in flexível pode não ser necessário.

Porém, se você tiver um processo de check-in mais complexo, um check-in flexível pode ser útil.

5. Quais são as necessidades do seu hóspede?

Se seus hóspedes são executivos e líderes de negócios que precisam fazer check-in em horários incomuns, ou mesmo famílias com crianças pequenas que precisam fazer check-in mais cedo, um check-in flexível pode ser útil.

Agora, no caso de seus hóspedes possuírem um perfil de pessoas de férias, viajantes a lazer sem necessidades especiais, um check-in flexível pode não ser necessário.

Em última análise, a decisão de oferecer ou não um check-in flexível depende da sua propriedade individual e das necessidades dos hóspedes. Não há resposta certa ou errada — é apenas algo a considerar antes de tomar uma decisão.

Como garantir um processo de check-in eficiente aos hóspedes?

Fazer check-in em um hotel pode ser um processo moroso, especialmente se houver muitos hóspedes na fila.

No entanto, existem alguns passos que os funcionários do hotel podem tomar para garantir uma experiência de check-in eficiente para todos.

Quando os hóspedes chegam, é importante que eles sejam recebidos com um sorriso. Isto fará com que se sintam bem-vindos e à vontade.

O check-in deve ser rápido e sem problemas, para que os hóspedes possam relaxar e aproveitar a estadia o quanto antes.

Primeiro, certifique-se de ter todas as informações necessárias sobre o hóspede em mãos, incluindo o nome, o endereço e o número de telefone. Em seguida, confirme a data de check-in e check-out.

Depois, você pode fornecer ao hóspede as chaves do quarto e orientá-lo sobre os serviços do hotel.

Uma ideia é usar um sistema de check-in eletrônico, que pode ajudar a acelerar o processo de check-in tanto para funcionários do hotel quanto para hóspedes.

A tecnologia como aliada no setor hoteleiro

A tecnologia está cada dia mais presente nas nossas vidas. Ela simplifica as tarefas e torna as rotinas mais eficientes.

No setor hoteleiro, ela também pode ser uma grande aliada para os empresários, de modo que auxilia na gestão do negócio e oferece um atendimento de qualidade aos hóspedes. 

Com a tecnologia é possível automatizar diversas tarefas, desde o processo de reserva, passando pelo check-in até o check-out.

É um investimento que simplifica a rotina administrativa e reduz os erros, com a automatização de incontáveis processos.

Com um software de gestão hoteleira é possível ter controle total sobre as vendas, os estoques, o financeiro, as reservas e o atendimento aos hóspedes. Assim, você ganha tempo e reduz custos com processos manuais.

Tecnologias TOTVS para Hospitalidade

Sabia que as melhores tecnologias para negócios hoteleiros você encontra na TOTVS?

Possuímos uma suíte completa de soluções que complementam, de ponta a ponta, a gestão do seu hotel ou pousada.

Assim, você automatiza uma série de tarefas, incluindo o check-in, monitora todos os principais indicadores de sucesso e aumenta suas vendas.

Melhore sua rotina de administração e otimize a experiência dos hóspedes com as soluções certas.

Conte com as tecnologias TOTVS para Hospitalidade!

Conclusão

Ao entender o que é check-in, sua importância, as diferentes maneiras de efetuá-lo e como sua organização pode melhorá-lo, você dá um passo além na otimização da experiência do hóspede.

No entanto, investir no check-in não é meramente uma questão de contratar mais recepcionistas.

Há diferentes formas de fazer isso — e a principal delas é contar com tecnologias que agilizem os processos como esse, que costumam ser tão burocráticos.

Por isso, conte com as tecnologias TOTVS para Hospitalidade!

Antes de finalizar o conteúdo, que tal seguir aprendendo sobre assuntos relacionados à gestão de hotéis e pousadas?Neste sentido, um tema bastante procurado é a governança hoteleira! Você sabe o que é e como aprimorá-la? Explicamos tudo em nosso guia!

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