Certidão negativa: o que é, principais tipos e como emitir

Equipe TOTVS | 16 setembro, 2022

A certidão negativa faz parte da realidade de qualquer pessoa, seja física ou jurídica. Esse documento comprova a situação legal de uma pessoa ou bem perante os órgãos públicos.

À primeira vista, especialmente por conta do nome incomum, esse documento causa estranheza.

No entanto, sua requisição é um ato bem comum em várias situações.

Que tal entender mais sobre o assunto? Preparamos um guia completo para explicar em detalhes tudo sobre certidão negativa: o que é, como funciona e os diferentes tipos.

Vamos lá? É só seguir a leitura, confira!

O que é certidão negativa?

Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento que assegura que determinada pessoa, empresa ou mesmo bem (como um carro ou imóvel) não possui pendências financeiras ou processuais com órgãos públicos.

Popularmente conhecido como “Nada Consta”, a CND pode ser emitida apenas por instituições públicas dentro das três diferentes esferas (municipal, estadual ou federal).

O objetivo da certidão negativa é verificar se há pendências atreladas a um CPF, CNPJ ou bem ativo.

Para que serve a certidão negativa?

A certidão negativa serve para uma ampla gama de situações, mas normalmente é exigida em processos de concorrência, homologação e solicitações variadas.

Na realidade de uma empresa, a CND pode ser exigida por bancos e instituições financeiras na hora de aprovar linhas de crédito.

Além disso, diante da possibilidade de venda de uma organização, é muito comum que a CND seja um dos documentos solicitados — tanto da pessoa jurídica, como da pessoa física à frente da operação.

Em geral, sua aplicação é extremamente variada. Por isso, existem diferentes tipos de CNDs.

Se um aluno de universidade deseja se inscrever em um programa de bolsa de estudos, a instituição pode exigir uma CND, buscando não somente verificar se há pendências financeiras em seu nome, mas se há e quais são os bens que o mesmo possui.

Assim, é possível realizar um filtro mais adequado — e legalmente aceito — sobre a real necessidade do aluno sobre este benefício.

Certidão negativa x positiva: quais são as diferenças?

A certidão positiva é o exato oposto da CND: um documento que demonstra que determinada pessoa, empresa ou bem possui pendências em aberto em uma instância pública.

O processo de emissão é semelhante ao da Nada Consta.

Vale relembrar que existe a Certidão Positiva com efeito de Negativa (CPEN).

Neste caso, o documento comprova que determinada pessoa ou bem possui pendências em um órgão público, mas que a dívida está suspensa ou inexigível.

Ou seja, é considerada uma certidão positiva porque há o registro de débito, mas com efeito de negativa já que não há a obrigação do pagamento (exigibilidade suspensa).

Na prática, a CPEN tem o mesmo valor da CND.

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Conheça os principais tipos de certidões negativas

Agora, que tal descobrir os tipos de certidões negativas? Como mencionamos, esse documento pode ser emitido por diferentes instituições públicas.

Que tal conferir mais? Separamos uma lista ampla de CNDs que podem ser solicitadas em vários órgãos e esferas do governo. Veja só!

Certidão negativa federal

A CND federal é emitida pela Receita Federal, comprovando que determinada empresa não possui pendências e dívidas ativas relacionados a tributos federais e Previdência Social.

Entre os tributos considerados, incluem-se os cobrados pela União, como o PIS (Programa de Integração Social), a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Ela pode ser solicitada diretamente no site da RFB.

Certidão negativa estadual

A CND estadual pode ser solicitada por empresas e pessoas físicas contribuintes de tributos estaduais.

Essa certidão serve para assegurar que o contribuinte permaneça em dia com as contribuições devidas ao Estado, como o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).

A solicitação vai depender da unidade federativa e de suas políticas.

Em geral, basta procurar pela página de Certificação Estadual no portal do governo do seu Estado, informando o CNPJ/CPF.

Certidão negativa municipal

No caso da certidão municipal, o objetivo é semelhante ao descrito acima: verificar se o contribuinte está em conformidade com as obrigações devidas ao município, como o Imposto Sobre Serviços (ISS).

A forma de solicitação depende do município, podendo ser online ou presencial. Além disso, a cobrança de taxas também pode variar de lugar para lugar.

Certidão negativa de débitos trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é um instrumento que comprova que a empresa não possui pendências ativas com a Justiça do Trabalho.

Para emiti-la, basta acessar o site do Tribunal Superior do Trabalho.

Sua aplicação varia conforme a situação, mas podemos adiantar que a CNDT é essencial caso sua empresa for participar de solicitações públicas.

Certidão negativa da Previdência Social

A certidão negativa INSS é um certificado que comprova que a empresa não possui dívidas ativas com a Previdência Social, atestando sua regularidade.

É um documento amplamente utilizado, especialmente por pessoas físicas na hora de dar entrada na documentação e solicitação da aposentadoria.

Além disso, é aplicado na revalidação de registro de imóveis e requer indenização do INSS.

Esse documento pode ser emitido no site da RFB.

Certidão negativa do FGTS

De acordo com o portal Empresas & Negócios, do governo, a certidão do FGTS “comprova a quitação do pagamento do fundo de garantia por tempo de Serviço“, bem como do pagamento de contribuições sociais.

É utilizado na comprovação de quitação das obrigações do fundo de garantia ou mesmo para comprovar a situação de desemprego.

Essa certidão é emitida no portal da Caixa Econômica e, para isso, a empresa deve:

  • Estar em regularidade com o pagamento do FGTS;
  • Estar em regularidade com o pagamento de contribuições sociais, como INSS;
  • Estar em regularidade com o pagamento de empréstimos lastreados com o FGTS.

Certidão negativa de Imposto de Renda

A CND de Imposto de Renda é a mesma declaração que a CND federal, emitida pela Receita Federal e que mencionamos no primeiro tópico da lista.

Ele comprova a regularidade fiscal de pessoas, empresas e produtores rurais junto à Fazenda Nacional.

Certidão negativa eleitoral

Já no caso da certidão de quitação eleitoral, é possível comprovar que uma pessoa física não possui pendências com a Justiça Eleitoral.

Sua emissão é gratuita e digital, pelo próprio site do Tribunal Superior Eleitoral.

É exigido em diversas situações, como na inscrição em concursos públicos, receber pagamentos relativos a funções ou empregos públicos, obter passaporte ou carteira de identidade, entre outros.

Certidão negativa de antecedentes criminais

Como o nome dá a entender, a CND de antecedentes criminais atenta que a pessoa física não possui registros de crimes na base de dados da Polícia Federal.

A emissão pode ser feita online, no próprio site de verificação de Antecedentes Criminais.

Certidão negativa de falência

Já no caso da CND de falência, a empresa pode garantir que nunca houve a abertura de recuperação judicial ou pedidos de falência em seu CNPJ.

É um instrumento que garante a saúde financeira da organização.

Outro instrumento que atesta se a empresa já realizou o pedido de falência é a concordata.

Neste caso, a concordata é um acordo feito entre uma empresa devedora e seus credores, proposto quando a pessoa jurídica em si não possui condições financeiras de cumprir com os débitos.

Certidão negativa de propriedade de veículo

Essa certidão é um serviço dos Estados, que atesta que um veículo não está registrado em nome de uma pessoa física em tal unidade federativa.

Cada Estado possui uma política diferente para a emissão de tal certidão, muitas vezes composta de mais documentos para comprovar seu registro, propriedade, histórico, débitos, entre outros.

Certidão negativa de imóvel

Simplesmente, trata-se de um certificado de que o imóvel não possui pendências de tributos e impostos em variadas esferas do governo, bem como penhoras e dívidas atreladas a ele.

É também conhecida como certidão de ônus reais, trazendo também o histórico do imóvel, com os nomes de todos os proprietários (mesmo antigos) e o registro de quitação de financiamento ou garantia de imóvel.

A emissão depende de onde o imóvel está registrado.

Normalmente, é necessário solicitar no cartório responsável pelos apartamentos de sua região.

Para imóveis localizados na cidade de São Paulo, é possível emitir a certidão diretamente pelo site da prefeitura.

Além disso, existe um instrumento semelhante, a Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários, que mostra a existência de débitos de IPTU e de taxas anteriores ao exercício de 2000.

Certidão negativa de imóvel rural

No caso da Certidão de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União de Imóvel Rural (ITR), é possível comprovar a regularidade fiscal deste tipo de imóvel.

Assim, avalia-se que não há pendências cadastrais, nem omissões de declaração e pendências de débitos.

O documento pode ser emitido no site da Receita Federal, na seção da CND de imóvel rural.

Certidão negativa ambiental

Na prática, existem diferentes certidões negativas relativas a débitos, pendências e infrações ambientais.

Eles são emitidos pelas diferentes instituições e órgãos dedicados ao tema.

Um exemplo é a Certidão Negativa de Débitos Ambientais (CNDA), que comprova que uma pessoa ou empresa não possui pendências que resultam de multas por infração ambiental junto ao município.

Normalmente, a CNDA pode ser emitida direto no site das prefeituras.

Como emitir uma certidão negativa?

Assim como existem vários tipos de CNDs, o processo de emissão também varia. Afinal, onde tirar certidão negativa?

Primeiro, é preciso esclarecer que para emitir CND, é necessário solicitar no próprio órgão público.

Ou seja, se você quer emitir uma CND de Débitos Trabalhistas, é preciso solicitar no Tribunal Superior do Trabalho.

Agora, e se quiser emitir uma Certidão de Regularidade Fiscal Municipal? Então, é preciso se dirigir a um dos canais específicos do município.

No geral, a certidão negativa pode ser emitida no próprio site das instituições — porém, em alguns casos, é preciso se informar com o órgão para entender se existe essa opção.

A CND mais “comum” provavelmente é da Receita Federal, relativa a Tributos Federais e Dívidas Ativas com a União.

Neste caso, basta acessar a página de emissão da CND no site da RFB, escolher entre pessoa física ou jurídica e emitir o documento gratuitamente.

Caso a pessoa não consiga acessar o documento, é provável que existam dívidas ativas.

Porém, lembre-se: como esse processo não é padronizado, cada órgão possui um método diferente.

Assim, outro ponto que vale a pena mencionar é que, se a empresa, pessoa ou bem possui alguma irregularidade fiscal ou jurídica, não é possível emitir a CND.

Neste caso, o documento a ser emitido é a certidão positiva ou CNEP, como explicamos anteriormente.

Qualquer pessoa pode fazer a emissão?

Uma pessoa física, jurídica ou dono de um bem pode solicitar uma CND. A emissão do documento é responsabilidade do órgão público — e todas as instituições do governo podem fazê-lo.

Além disso, cartórios podem emitir a certidão, comprovando que não há pendências naquele estabelecimento em si.

Qual o prazo de validade de uma certidão negativa?

De acordo com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, o prazo de validade da CND é de 180 dias, conforme publicado na Portaria MF nº 358 de 2014.

Em 2021, a Câmara dos Deputados aprovou uma lei que estende o prazo de validade das CNDs de débitos tributários de micro e pequenas empresas obtidas junto a órgãos públicos, como a Receita Federal.

Como informou a Agência Câmara de Notícias, as CNDs terão a validade ampliada em 90 dias do momento em que a lei foi publicada até um ano após o término do estado de emergência da saúde pública no Brasil, por conta da Covid-19.

Essa determinação aconteceu no dia 22 de maio de 2022, conforme informou o portal do Governo.

Isso quer dizer que, até 22/05 de 2023, as certidões negativas possuirão validade de 270 dias.

Minha empresa está em débito com um órgão do governo, o que fazer?

Caso a sua empresa esteja com dívidas e pendências em aberto com algum órgão público, é um problema que deve ser corrigido.

Mas como fazê-lo?

Novamente, o passo a passo vai depender do órgão em si, mas o procedimento mais comum é entrar em contato diretamente com a instituição, verificando as pendências e entendendo a forma que podem ser resolvidas.

Em caso de dívidas ativas em órgãos do governo, é possível que a própria instituição entre em contato com os devedores, informando da situação de débito e enviando uma intimação de pagamento.

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Conclusão

E, então, gostou de aprender mais sobre certidões negativas e como esse documento pode ser aplicado no dia a dia?

Na rotina de uma empresa, a CND é uma realidade em várias situações.

Por isso, entender tudo sobre esse instrumento e como ele funciona é essencial para que sua organização não seja prejudicada em processos como licitações, concorrências e operações comerciais.

E você, que tal seguir aprendendo sobre as diferentes burocracias e obrigações do sistema tributário brasileiro?

A DIRF ou Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação tanto de pessoas físicas quanto jurídicas.

Seu objetivo é combater a sonegação fiscal e é um dos instrumentos mais utilizados na identificação de possíveis fraudes tributárias.

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