A tecnologia sem dúvidas facilitou muitos processos administrativos, operacionais e logísticos para as empresas. Prova disso é o Manifesto Fiscal, documento emitido em meio digital para regulamentar produtos transportados em território nacional.
Obrigatório para a movimentação de cargas, o manifesto eliminou a necessidade de documentações em papel, mas trouxe algumas dúvidas para os gestores.
Antes, o processo era realizado por meio do Manifesto de Carga, com impressão em papel. Mesmo com a operação eletrônica válida desde 2014, os questionamentos são naturais, especialmente sobre quando e como emitir o manifesto de nota fiscal.
Neste artigo, você vai encontrar essas respostas, assim como outras informações importantes sobre o documento. Aproveite a leitura!
O que é manifesto fiscal?
O manifesto fiscal é um documento emitido sempre que ocorre o transporte de mercadorias entre diferentes estados ou municípios. Também conhecida como MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos), a declaração é feita de forma totalmente digital.
No registro, é possível encontrar as informações presentes na NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e também os dados do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
A emissão do manifesto é obrigatória desde 2014, conforme previsto no Ajuste SINIEF 21/2010. Desde então, ele passou a substituir oficialmente o antigo Manifesto de Carga – documento semelhante ao MDF-e, mas com emissão em papel.
Portanto, emitir o manifesto eletrônico é fundamental para manter a conformidade com as exigências fiscais.
Qual é a função do manifesto fiscal?
Criado com o objetivo de desburocratizar processos e simplificar a fiscalização a partir do uso de documentos eletrônicos, o manifesto fiscal serve para registrar e regulamentar as movimentações de carga em território nacional.
O documento centraliza as informações necessárias em um único lugar e padroniza os registros de circulação de carga.
Diante disso, o MDF-e tem algumas funções importantes, tanto para a sua empresa como para os órgãos reguladores, como:
- permitir o rastreamento da carga;
- identificar o responsável pelo transporte de carga;
- reunir as informações da NF-e e do CTe em um mesmo documento;
- registrar o início e o fim do transporte, bem como qualquer alteração na operação;
- simplificar e unificar o registro de todos os documentos fiscais necessários para o transporte.
Quem deve emitir o MDF-e?
O MDF-e deve ser emitido por transportadoras e também por empresas que realizam a movimentação de cargas por conta própria, sendo obrigatório a expedição do documento em transportes interestaduais e intermunicipais.
Sendo assim, se você possui um e-commerce, por exemplo, e cuida do transporte das mercadorias sem o auxílio de uma empresa terceirizada, terá que emitir o documento. A regra também é válida caso você contrate um transportador autônomo.
Por outro lado, caso o processo aconteça por uma transportadora contratada, ela é quem fica responsável por emitir o MDF-e.
Além do transporte de cargas, a emissão do manifesto de nota fiscal eletrônica deve ser realizada nas seguintes ocasiões:
- transbordo;
- redespacho;
- subcontratação;
- substituição de motorista, contêiner ou veículo, assim como quando há a inclusão de novos documentos fiscais ou novas mercadorias.
Os principais eventos que ocorrem durante a emissão do manifesto
Ao longo do processo de emissão do manifesto fiscal, você pode se deparar com alguns acontecimentos que devem ser registrados no documento ou ainda eventos necessários para a regularidade da operação.
Um deles é a autorização, que consiste na liberação do documento pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda e Planejamento).
O processo é simples: você envia o MDF-e ao órgão, que vai avaliar se os dados formais estão corretos, como numeração do manifesto e a assinatura, por exemplo.
Confira outros eventos para se atentar durante a emissão:
- encerramento: quando a mercadoria é entregue ao consumidor ou o transporte é finalizado, é necessário informar o encerramento do MDF-e ao SEFAZ;
- cancelamento: é possível cancelar o manifesto, desde que ele já tenha sido autorizado pela SEFAZ e o transporte ainda não tenha se realizado;
- inclusão de motorista: caso aconteça a troca de motoristas durante a operação de transporte de cargas, é necessário fazer o registro no MDF-e;
- registro de passagem: esse registro é feito quando o veículo de transporte passa por um posto de fiscalização.
Caso outras alterações aconteçam, como a troca de veículo, mudanças na documentação ou inclusão de novas mercadorias, é preciso encerrar o manifesto e então emitir um outro MDF-e, contendo essas informações.
Antes do envio ao SEFAZ, o documento pode ser alterado pelo emissor quantas vezes forem necessárias para ajustar os dados corretamente.
Como fazer manifesto fiscal?
Além das dúvidas sobre o que é e para que serve o manifesto de nota fiscal, como fazer o documento é outro questionamento comum entre os gestores. Feito por meio digital, o processo é simples, mas exige alguns requisitos.
É preciso, por exemplo, solicitar um credenciamento à SEFAZ e ter um certificado digital para formalizar a assinatura e validar o documento.
Confira o passo a passo da emissão a seguir.
Credencie-se na SEFAZ do seu estado
O primeiro passo é solicitar o seu credenciamento junto a SEFAZ do seu estado. Neste processo, o órgão faz o registro da sua empresa para habilitar a emissão do MDF-e no sistema da Secretaria.
Esse cadastramento confere a autorização para expedição da Nota Fiscal Eletrônica e do Conhecimento de Transporte Eletrônico, que compõem o MDF-e.
No registro, será gerado o login e a senha para acessar o sistema de emissão do documento fiscal.
Caso você já tenha cadastro de CTe ou NF-e, o credenciamento para emitir o manifesto não é necessário.
Conte com um certificado digital
Com o credenciamento concluído, a próxima etapa é obter um certificado digital para garantir a autenticidade e a validade jurídica do manifesto fiscal.
O certificado é um documento que funciona como uma identidade virtual e possibilita assinaturas com validade legal no meio digital, assim como elas têm no ambiente físico.
Na prática, o documento serve como um atestado de autenticidade para essa assinatura eletrônica.
Para isso, o certificado emite chaves criptográficas únicas que identificam cada pessoa. Elas são vinculadas ao documento eletrônico para confirmação da identidade.
Vale destacar que esse registro deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora, devidamente credenciada à ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Tenha algumas informações em mãos
É necessário preencher as informações sobre o transporte de cargas no manifesto e, para isso, é importante ter os dados corretos em mãos.
Isso ajuda a evitar uma rejeição do documento pela SEFAZ, o que poderia atrasar toda a operação logística e prejudicar a entrega das mercadorias.
Neste contexto, vale a pena conhecer as principais informações a serem incluídas no MDF-e. São elas:
- dados da NF-e e do CTe;
- peso e valor total da mercadoria transportada;
- dados do condutor do veículo, como CPF e nome;
- local de origem do carregamento e destino para descarregamento, bem como o trajeto a ser percorrido;
- informações do veículo utilizado no transporte, como placa, Renavam e RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga).
Preencha o MDF-e no sistema
Para preencher o MDF-e é necessário, antes, ajustar alguns detalhes no sistema. Já conhecemos as principais informações do documento, agora vamos entender mais sobre as configurações necessárias.
É importante que você registre os dados da sua empresa corretamente no sistema, incluindo CNPJ e as informações sobre o frete.
A SEFAZ contava com um emissor gratuito, mas o aplicativo foi descontinuado em 2018. Por isso, é necessário encontrar um sistema emissor mais adequado às necessidades do seu negócio.
Faça a impressão do o DAMDFE
O último passo é imprimir o DAMDFE, o Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos. Essa impressão deve acontecer após a autorização do MDF-e pela SEFAZ.
Vale destacar que, apesar de estarem diretamente relacionados, MDF-e e DAMDFE são documentos diferentes.
O DAMDFE é uma representação gráfica do manifesto fiscal. É ele que acompanha a mercadoria desde o carregamento até o destinatário final.
Com o Documento Auxiliar, os órgãos fiscalizadores podem acessar as informações do MDF-e de forma simplificada.
Para isso, ele traz informações básicas sobre a carga transportada, como peso, documentação e dados do veículo. Além disso, o DAMDFE apresenta uma chave de acesso numérica, responsável por permitir a conferência do MDF-e.
Sistema fiscal da TOTVS
Como vimos, é necessário contar com um sistema emissor eficiente para garantir a expedição correta do MDF-e, com configurações práticas e agilidade no processo.
Isso é o que o sistema fiscal da TOTVS proporciona a sua empresa. A plataforma oferece a automação de cálculos e recolhimentos, incluindo o controle de MDF-e, CTe e muito mais.
Além de auxiliar na gestão fiscal, o sistema possibilita integração com outros produtos.Com isso, você consegue centralizar o gerenciamento do seu negócio e automatizar processos de diferentes setores, otimizando a rotina da empresa.
Conheça todas as funcionalidades do sistema fiscal da TOTVS e saiba como otimizar a gestão do seu negócio
Conclusão
Por ser um documento obrigatório, o manifesto fiscal é um dos mais importantes para empresas que trabalham com o transporte de cargas de alguma maneira.
Mesmo para quem tem uma transportadora terceirizada, é fundamental ficar atento à emissão correta do MDF-e para evitar problemas fiscais com a mercadoria.
Com a digitalização do documento, o processo tornou-se mais simples, mas é necessário atenção às regras para emissão, como o envio para autorização do SEFAZ e o encerramento do MDF-e ao final do transporte.
Um bom sistema fiscal, como o da TOTVS, pode otimizar essas etapas ao automatizar procedimentos e centralizar a gestão fiscal e tributária do seu negócio.
Para manter a regularidade do seu negócio, confira também o nosso conteúdo sobre as regras para o transporte de cargas.
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