WMS: o que é, características, funcionalidades e vantagens

O WMS (Warehouse Management System) é uma solução que potencializa a performance da empresa, integrando os processos do seu negócio desde o chão de fábrica até a expedição do produto. Trata-se de uma resposta tecnológica ao novo nível de demanda dos consumidores, que voltam suas preferências de compra para o ambiente online, que está criando …

Equipe TOTVS | 25 maio, 2021

O WMS (Warehouse Management System) é uma solução que potencializa a performance da empresa, integrando os processos do seu negócio desde o chão de fábrica até a expedição do produto.

Trata-se de uma resposta tecnológica ao novo nível de demanda dos consumidores, que voltam suas preferências de compra para o ambiente online, que está criando uma demanda totalmente nova para a logística, que precisa ser cada vez mais ágil e produtiva para atender a esse público.

Em um mercado cada vez mais volátil, atender a essas expectativas pode fazer toda diferença na corrida contra os concorrentes.

No entanto, não pense que tamanha eficiência depende apenas de uma “entrega rápida”. Atingir esse patamar exige muito mais do que meios ágeis de transporte.

É necessário reformular os processos internos, tornar estoques enxutos, potencializar o atendimento e otimizar a operação. É algo que envolve manufatura, distribuição e logística, ou seja, toda operação da Supply Chain.

Assim, além de alto desempenho, sua empresa reduz custos e melhora o nível de entrega.

E tudo isso só é possível com o uso de um WMS, o Sistema de Gerenciamento Armazém.

Neste conteúdo, você vai entender tudo sobre o software, quais os tipos de WMS disponíveis, sua importância, e bem como as razões pela qual sua empresa deve investir em um WMS. Vamos lá?

O que é WMS (Warehouse Management System)?

WMS é a sigla para Warehouse Management System, uma solução digital (software ou aplicativo) que integra processos, automatiza tarefas e ajuda na gestão da logística de uma empresa. É aplicado em armazéns e centros de distribuição.

É uma ferramenta que representa a inovação na operação logística das empresas, algo já visto como essencial para 75% dos líderes da indústria, de acordo com estudo da Deloitte.

Não é à toa que, conforme a Logistics Management identificou em 2018, sistemas WMS já eram realidade em 90% das empresas.

O sistema proporciona tamanha eficiência pois centraliza o controle e a operação de diversos processos.

Dessa forma, atividades que antes eram difundidas entre vários funcionários e ocorriam sem controle adequado, ficam registrados e monitorados no sistema. São eles:

Manufatura

Entre as necessidades da área de manufatura que o WMS auxilia, incluem-se: estoque, separação de itens, picking, impressão de etiquetas, endereçamento, etc.

Distribuição

A distribuição é o que permite um melhor fluxo de produtos e mercadorias pelo armazém.

Cuidar de processos pilares dessa área de atuação é uma das principais missões do WMS, agindo comumente nas seguintes necessidades:

Paletização, pré-inventário, geração de nota fiscal, impressão de etiqueta dupla, shelf life, troca de informações entre sistemas, planejamento de armazenagem, etc.

Logística

Apesar de parecer ser um software com atuação muito mais operacional, ele também auxilia na parte estratégica relacionada aos processos logísticos.

Do recebimento a expedição, o WMS facilita o gerenciamento de execuções e otimiza a rotina dentro do armazém.

É o braço direito de uma estratégia logística moderna, como o Cross Docking e Ship From Store.

Automatização na gestão de estoque 

O WMS é uma ferramenta que apoia completamente a gestão de estoque da sua empresa, assumindo total controle das atividades e do controle de informações.

Ou seja, o software atua do momento que o produto chega ao estoque até a sua expedição.

Com tecnologia de ponta, é possível que as empresas rastreiem movimentações dentro do armazém ou CD, bem como facilitem todo processo de localização e separação de produtos e mercadorias.

Tudo que entra e sai vai para o sistema e tecnologias como RFID, código de barras ou QR Code auxiliam no controle de logística interna.

Dessa forma, atividades que antes tomavam muito tempo, com o WMS são agilizadas ao máximo.

Sem atrasos, é possível favorecer sua estratégia logística, como cross-docking ou just in time.

Para que serve o WMS?

Agora que você já sabe o que é WMS e também reconhece que a rotina dentro de um armazém envolve algumas questões como organização, agilidade da equipe e produtividade.

Assim, o WMS atua, por exemplo, na área de picking (separação e preparação de pedidos), tornando o processo mais direcionado.

Com um software WMS também é possível mensurar a produtividade da equipe e o tempo de retrabalho, dessa forma evitando gargalos e garantindo fluxos operacionais mais fluidos e dinâmicos.

Além disso, a disposição dos itens no estoque conforme o fluxo de vendas deve seguir processos categóricos a fim de evitar perda de produtos por prazo de validade, por exemplo.

Outro ponto ao qual o software é aliado é a hora do inventário.

Conseguir acompanhar as entradas e saídas de produtos ao longo do dia possibilita que você feche o dia de forma mais rápida, com a descrição facilitada da contagem de itens e quais destinos estão ocupados ou desocupados.

Como funciona um sistema WMS?

Uma empresa com um sistema WMS possui acesso aos dados em tempo real, que atualiza acerca do status do uso de prateleiras e da quantidade de mercadorias.

Os dados são coletados a partir de alguma tecnologia de rastreio (RFID, código de barras, QR Code, etc) que identifica cada tipo de produto e as prateleiras ou espaços de armazenagem.

A cada entrada ou baixa, os operários utilizam um equipamento que lê a tecnologia e, por meio de WiFi ou redes móveis, atualiza o sistema em tempo real.

Assim, o WMS é automaticamente atualizado e cria relatórios assertivos informando as condições do estoque, com a classificação que for necessária.

Além disso, por meio do WMS a equipe pode verificar os espaços vagos nas prateleiras, ordenando de forma mais ágil o trabalho de armazenagem.

E nas ocasiões de venda, o sistema automaticamente aponta o local onde o produto deve ser retirado.

Alguns sistemas ainda podem contar com outra etapa de atualização: de chegada ao destinatário, completando o ciclo de venda.

Nova call to action

Quais são as principais funcionalidades de um sistema WMS?

 WMS atua de ponta a ponta no processo logístico da empresa, incorporando o fator tecnologia a cada atividade. Assim, pode mudar totalmente a rotina do centro de distribuição ou armazém.

Nos resultados, seus impactos são muitos, como:

  • Melhora na performance;
  • Aumento da lucratividade;
  • Indicadores com informações da empresa;
  • Simulação de diferentes cenários;
  • Visão estratégica com planejamento dos negócios,
  • Mapeamento das atividades das empresas.

E na prática, as funcionalidades do WMS são muitas. Abaixo, separamos algumas das principais para você entender como e onde utilizar o sistema.

Mapeamento por picking

Essa função consegue analisar e separar as mercadorias por endereço de picking (preparação de pedidos para expedição), comparando as movimentações diárias com a capacidade máxima de cada mapeamento.

O sistema permite planejar as ações do negócio se baseando em simulações de possíveis cenários.

Dessa forma, o gestor consegue, por exemplo, visualizar um cenário em que a loja cresça, com a projeção das separações de picking por período e sazonalidade.

Solicitações por picking

As movimentações no estoque acontecem sempre pela procura de produtos.

Quando a empresa compra um produto, ele fica no estoque até a venda ser efetuada. Nessa etapa, o operador recebe uma solicitação de carga e entrega.

Por não ter controle sobre todas as fases desse processo, porém, não consegue se organizar.

Com o uso de um WMS, a empresa obtém a análise de um determinado período e a indicação do melhor mapeamento do seu endereço de picking.

Por exemplo, o sistema pode sugerir melhorias para uma grande movimentação de caixas em que endereço do produto está inadequado.

Em quesito de eficiência de gestão, acabar com esse gargalo é um diferencial competitivo em relação à concorrência.

Curva ABC

Um dos pontos mais importantes da operação, essa análise melhora as regras de movimentação no estoque segundo a classificação do produto, cuja atualização é automática.

Também é possível identificar a sazonalidade de acordo com o artigo e o período.

O objetivo aqui é definir que itens devem estar mais perto das áreas de embarque para que a movimentação seja rápida, evitando desperdício de recursos e mão de obra.

Visões em tela única

O WMS oferece uma tela de análise gerencial, que aponta uma variedade de dados, como por exemplo:

  • Movimentações internas dos itens;
  • Expedição;
  • Recebimento;
  • Documentos movimentados;
  • Visualização por período,
  • Áreas de estoque que precisam de novos recursos.

Tudo isso acontece de forma rápida e dinâmica, para você ter certeza na hora de definir suas prioridades e garantir uma gestão com ações estratégicas focadas em resultados.

Gerenciamento

Todas essas funcionalidades só funcionam se os recursos de gerenciamento forem realmente abrangentes e significativos.

É preciso que o sistema WMS ofereça mais do que o poder de visualizar fluxos, mas de alterá-los quando necessário.

Assim, é possível gerenciar todo o armazém e centro de distribuição, ajustando processos conforme a necessidade e causando impactos positivos e rastreáveis com essas ações.

Produção

Com o WMS, é possível compreender a fundo qual a disponibilidade dos produtos e mesmo insumos.

Assim, ele facilita o planejamento produtivo do dia, semana ou mês, adiantando as demandas com base em dados reais.

Expedição 

Buscando tornar o envio de itens aos clientes mais eficiente, rápido e bem administrado?

O WMS possibilita maior organização na separação de itens para o despacho, o que adianta todo processo de expedição e traz ganhos de produtividade a sua empresa.

Armazenamento 

Compreender o espaço físico e a disponibilidade de prateleiras de um armazém ou centro de distribuição é uma tarefa um tanto difícil, já percebeu?

Uma das vantagens de utilizar o WMS é que o sistema facilita e agiliza essa etapa, indicando com assertividade os espaços disponíveis para armazenamento de novas mercadorias.

É um recurso indispensável, que contribui com seu método de controle de estoque, como first in, first out (FIFO); first expire, first out (FEFO); last in, first out (LIFO), etc.

Como a falta de um sistema WMS pode impactar a gestão do estoque de sua empresa?

Uma das principais perdas de uma empresa sem o WMS é na sua performance. 

Uma gestão do estoque arcaica, sem recursos de automação, pode prejudicar todo seu esforço para se manter competitivo, já que interfere diretamente na qualidade da experiência do cliente.

Aliás, podem afastar sua organização do topo da concorrência, prejudicando seus resultados no curto, médio e longo prazo.

A falta de automação é um dos principais sintomas de problemas atuais e futuros.

De acordo com dados divulgados na Robotic Business Review, armazéns automatizados e eficientes demonstraram:

  • probabilidade 76% maior de aumentar a precisão do inventário para 99% ou mais;
  • probabilidade 36% maior de reduzir os custos de mão de obra em uma média de 3% ao ano;
  • probabilidade 40% maior de realizar envio consistente no mesmo dia que o pedido for efetuado.

Além disso, podemos destacar outros impactos na empresa, como:

Perda de qualidade 

Um processo logístico mais dinâmico, autônomo e automatizado proporciona mais tempo hábil para que sua equipe se dedique às tarefas estratégicas.

Assim, cada operação é feita com a devida atenção, conservando a qualidade das entregas — e mesmo melhorando!

Além disso, a automatização de processos que decorre do uso de WMS pode contribuir para uma melhor execução das atividades — como movimentação de mercadorias no armazém — com maior segurança, sem chances de prejudicar produtos ou mesmo funcionários.

Falta de padronização 

Ainda falando em automação, uma das principais vantagens é a chance de padronizar suas operações.

Dessa forma, você mantém o nível de excelência em cada entrega, melhorando o ciclo operacional.

Sem isso, a chance dos funcionários se perderem nos nós de uma gestão desintegrada e desconexa é muito grande, o que pode criar variações no nível de qualidade do serviço.

Baixa produtividade

Por fim, sistemas como o WMS atuam para potencializar a produtividade da empresa em várias frentes, mas especialmente estratégica — afinal, atuam reduzindo a carga operacional e otimizando várias tarefas.

Sem um sistema tecnológico, você pode até manter os níveis de produtividade, mas dificilmente superará os concorrentes.

A tecnologia encurta caminhos, centraliza informações e integra vários setores, otimizando a comunicação.

É algo essencial para não apenas aprimorar os níveis de entrega, mas também para melhorar a gestão dos processos do próprio armazém.

Assim, fica mais fácil por exemplo organizar e executar as rotinas de conferência de estoque ou criar relatórios de movimentação referentes a certo ciclo.

7 Motivos para uma empresa investir em um sistema WMS para controle de estoque

Interessante o potencial do sistema WMS, certo? Não é à toa que muitas empresas estão adotando a tecnologia e vendo resultados imediatos do seu uso.

Agora que você conheceu mais sobre o Warehouse Management System e como funciona, que tal entender por que vale realmente a pena investir nesse sistema?

Muito além de organizar sua logística, é uma solução ideal para aprimorar o controle de estoque.

Conheça agora outros motivos para investir em um sistema WMS!

Redução no tempo de espera dos pedidos

Seus clientes não precisam se preocupar: com um WMS, você economiza tempo em várias operações logísticas.

A leitura de QR Code ou etiquetas RFID agiliza o registro de entrada e saída de produtos, atualizando ainda outros parâmetros como peso, validade, modelo, etc.

Assim, processos como picking e expedição decorrem de forma mais ágil, possibilitando uma entrega mais rápida.

Mais qualidade e eficiência

Com um sistema WMS, sua equipe atua rápido no armazenamento e na localização de itens.

Assim, cada ordem de compra que chega já ativa uma série de funções que, de forma automática e quase instantânea, facilitam o processo de separação dos produtos para despacho.

Auxilia na comunicação interna 

Quem trabalha em armazém sabe o quão complexo pode ser a troca de informações entre o time.

O nível de demandas por vezes distorce o fluxo de informações, que chegam incompletas ou incorretas às pessoas, gerando erros que acarretam em custos.

Com auxílio do WMS, a empresa melhora essa parte do trabalho: uma melhor comunicação interna, pois os dados são assertivos e corretos.

Cada movimentação fica registrada, o que facilita na conferência na hora de acolher mercadorias e na hora de despachá-las.

Informações em tempo real

Um complemento ao ponto anterior sobre a comunicação, é que o WMS permite um fluxo de informações em tempo real.

Com a leitura dos códigos de barras, QR Code ou RFID, é possível atualizar todo controle de estoque a partir de dispositivos móveis.

Assim, sua empresa não corre o risco de se encontrar sem mercadorias de maior giro, por exemplo, o que pode prejudicar os negócios.

Otimização do espaço físico

Uma melhor leitura da ocupação dos espaços e das prateleiras também permite um maior nível organizacional dos produtos, o que otimiza o espaço físico do armazém.

Assim, é possível aprimorar as estratégias de fluxo de produtos dentro do local, o que contribui para processos logísticos mais rápidos e eficientes.

Melhor gerenciamento de equipe

O sistema WMS permite que você aprimore não apenas a gestão de processos, mas também as tarefas dos funcionários.

Assim, é possível reduzir a carga de tarefas repetitivas dos seus ombros e realocá-los para atividades mais vitais para o funcionamento da estratégia logística.

Ou seja, você reduz (ou elimina) o índice de tempo ocioso e torna a rotina produtiva do time mais eficiente e focada.

Redução de custos 

A tecnologia é uma grande amiga das empresas que buscam reduzir as taxas de erros humanos. No caso da logística, é algo bastante presente.

Por isso, o uso de um sistema dedicado pode ajudar, pois reduz consideravelmente os custos com mão de obra em tarefas agora automatizadas.

Assim, você diminui a taxa de erros e sofre com menos retrabalho, o que contribui para o bolso da empresa.

Quais as diferenças entre os sistemas WMS, TMS e YMS?

Na indústria e no mercado como um todo, é comum se deparar com vários sistemas de gestão. Os famosos “management systems”.

Ao procurar por soluções para melhorar sua logística e distribuição, é comum se deparar com diferentes sistemas, mais especificamente o TMS, o YMS e WMS.

Mas há diferenças entre essas soluções que vale a pena entender antes de decidir por um investir.

  • TMS: O Sistema de Gestão de Transporte ajuda empresas a controlar suas mercadorias enquanto estão em trânsito. É uma ferramenta que permite o rastreio de movimentação de carga, bem como gerencie maquinário de transporte (caminhões, etc) e documentações legais e financeiras.
  • YMS: O Sistema de Gestão de Pátio permite o monitoramento de caminhões e reboques dentro das instalações de sua fábrica, depósito, armazém ou centro de distribuição. Ele serve para facilitar o agendamento de docas e a gestão de pátios em centros logísticos.
  • WMS: Já o Sistema de Gestão de Armazém é uma solução que auxilia, de forma completa, no gerenciamento do estoque. Ou seja, você consegue controlar cada movimentação de uma mercadoria, do momento que são recebidas, armazenadas até o seu envio.

Como escolher um sistema WMS adequado para sua empresa?

O sistema WMS ideal para sua empresa existe, basta saber como encontrá-lo e como achar o melhor fornecedor.

Afinal, a relação da sua empresa com o desenvolvedor da solução não deve ser unilateral e pontual.

Ao contrário, você busca por uma solução que lhe entregue mais para potencializar seu poder estratégico, além de uma parceria comercial que compartilhe dos seus objetivos, certo?

Portanto, busque por um sistema e um fornecedor que proporcionem tudo isso:

Funcionalidades

De nada basta um sistema WMS implementado, se a sua suíte de funcionalidades não cumprir com as necessidades da sua empresa.

É necessário, portanto, pesquisar bem e entender tudo que as principais plataformas do mercado oferecem.

Contar com o sistema de uma empresa consolidada é um plus nesse ponto, pois justamente oferecem soluções completas e robustas para arcar com as demandas do seu negócio.

Atualização do sistema 

Já imaginou, hoje, assinar um sistema de gestão que não é atualizado corriqueiramente?

Se a tecnologia evolui a cada dia, a solução precisa estar à par — até mesmo para se adiantar às necessidades que seu negócio pode ter amanhã.

Por isso, verificar e entender o cronograma de atualizações é essencial para conhecer mais sobre o comprometimento da desenvolvedora com o seu negócio.

Integração com outro softwares

Um sistema WMS pode ser um complemento ideal para outros sistemas de gestão da sua empresa, já pensou nisso? Um exemplo é o ERP.

Ambos podem se alimentar com dados assertivos sobre as áreas de negócio, melhorando relatórios e tornando a leitura de dados mais precisa.

Por isso, apenas faça negócio com fornecedores que pensam na sua capacidade de integração e facilitem esse processo, independente dos sistemas que você utilize.

Busque priorizar empresas que possuam uma suíte completa de soluções, como ERP e WMS no mesmo portfólio.

Assim, a integração completa é totalmente garantida.

Implementação 

Já pensou em como seria o processo de implementação da solução WMS na sua empresa?

É preciso contar com um sistema flexível e dinâmico, fácil de utilizar e cujo treinamento não prejudique sua rotina atual — mas realmente a mude, já no dia 1.

Por isso, busque por empresas que ofereçam todo suporte necessário para a melhor e mais rápida implementação, contribuindo com as metas do seu negócio.

ROI

Por fim, os números. De nada adianta investir em uma ferramenta que não traga resultados, certo?

Uma forma de analisar isso é através dos cases de sucesso da empresa e dos clientes que já utilizaram seu sistema WMS.

Esses depoimentos, bem como os dados de retorno de investimento, devem ser decisivos para sua escolha!

TOTVS WMS 

O TOTVS WMS tem a tecnologia de gerenciamento de armazém e centros de distribuição perfeita para o seu negócio com garantia de qualidade da maior empresa de tecnologia do Brasil.

A TOTVS é grande parceira do segmento logístico, contribuindo para necessidades amplas e também específicas de empresas do setor.

Suas diferentes linhas do TOTVS WMS facilitam o controle de estoque e dos processos de empresas responsáveis pela entrega dos produtos, bem como de operadores logísticos que atuam como parceiros de empresas — do varejo ou da indústria,

A seguir, confira os diferentes sistemas WMS que a TOTVS oferece:

TOTVS WMS – Linha Protheus 

O TOTVS WMS – Linha Protheus é um sistema completo para gestão de armazéns e centros de distribuição de empresas varejistas.

Integrado ao TOTVS Backoffice – Linha Protheus, ele potencializa sua operação e coloca seu negócio na frente da concorrência, otimizando processos logísticos e permitindo que você entregue mais rapidamente e mais eficientemente para o cliente final!

TOTVS WMS – Linha Datasul

Já o TOTVS WMS – Linha Datasul atende todas as demandas de gestão de armazenagem do setor industrial, proporcionando maior produtividade e eficiência.

Com ele, você realiza inventários completos e executa o picking, bem como gerencia o packing quando necessário.

TOTVS WMS – Linha Logix

O TOTVS WMS – Linha Logix é um sistema criado especialmente para operadores logísticos, dedicados à distribuição ou venda de produtos de clientes industriais.

Com este sistema, você gerencia a transferência de mercadorias para outros caminhões (Cross Docking). Além disso, é possível realizar o faturamento de serviços de operadores logísticos.

Com o Portal WEB WMS, você ainda torna a comunicação com clientes mais transparente e segura.

TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor

Com o TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor você pode fazer o controle de todas as mercadorias no armazém e de quebra ainda faz o registro de Notas Fiscais automaticamente, o que evita erros com o preenchimento manual.

A ideia de otimizar o controle de estoque por meio da automatização é um recurso para diminuir os custos e gastos dentro do procedimento, a fim de centralizar dados, armazenar essas informações e transformá-las em conhecimento aplicado à gestão.

São mais de 1.800 clientes dos diferentes sistemas WMS da TOTVS no Brasil, que ao todo gerencia mais de 2 milhões de m² de armazéns e centros de distribuição.

Eficácia comprovada pelos números e pelos milhares de clientes em todo país.

Que tal entender como os sistemas TOTVS WMS podem se encaixar no seu negócio? Confira as soluções personalizadas que temos para o seu negócio!

produtividade empresarial

Conclusão

Uma empresa que busca inovação deve pensar, primeiro, na experiência do cliente.

E isso vai muito além do produto entregue, mas de todo ciclo de compra.

Uma responsabilidade que se estende, especialmente, pelo estoque da empresa e pelo seu setor logístico. O sistema WMS surge como solução para os problemas de ontem, hoje e do futuro, colocando sua empresa na frente da concorrência.

E isso se traduz nas 3 diferentes linhas de WMS que a TOTVS desenvolveu e oferece aos clientes. 

E agora, que tal atender melhor e entregar mais rápido, reduzindo custos e tornando sua operação mais eficiente?

Então saiba que implementar um sistema WMS é necessário.

A TOTVS se baseia na inovação dos produtos e nas especializações necessárias para atender exigências dos mais diversos segmentos.

Continue acompanhando nosso blog e outros conteúdos semelhantes para estar sempre por dentro das novidades!

WMS

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