Quer otimizar a cotação de preços na sua indústria? Confira nossas dicas!

Quer otimizar a cotação de preços na sua indústria? Confira nossas dicas!

Equipe TOTVS | GESTÃO INDUSTRIAL | 18 fevereiro, 2019

Garantir as melhores negociações com os fornecedores é uma das estratégias para adquirir insumos e matérias-primas de qualidade, além de otimizar os custos na empresa. Para que isso seja possível, é fundamental realizar o processo de cotação de preços — que ajuda a tomar decisões com base em um excelente custo-benefício.

Contudo, é normal que se existam dúvidas a respeito de como fazer essa cotação e o que deve ser levado em consideração no momento. Foi pensando nisso que resolvemos elaborar este artigo e esclarecer o assunto de uma vez por todas. Confira!

Cotação de preços x Orçamentos

A cotação de preços é o processo pelo qual o setor de compras faz um levantamento de preços praticados no mercado. Porém, ela não se limita a essa pesquisa monetária, já que também consiste em buscar informações completas a respeito de determinado produto ou serviço antes de efetivar a compra ou contratação.

Assim, pode-se dizer que ela consiste na análise de valores (em dinheiro), das condições de pagamento, das especificações técnicas dos materiais, da qualidade dos itens, das marcas comercializadas e também na avaliação das propostas recebidas — buscando decidir pela que oferece a melhor possibilidade de retorno, por um preço justo.

Vale destacar que cotação é diferente de orçamento, que se refere à previsão dos gastos (e receitas) que se terá em determinado período, ou seja, ele está ligado ao planejamento orçamentário da empresa — que contempla, entre várias outras coisas, o limite de gastos com matérias-primas, insumos e produtos acabados para cada setor (direcionando as negociações feitas com base nas cotações).

As regras da cotação de preços

Visando a alcançar um resultado mais satisfatório no processo de cotações de preços, deve-se seguir algumas regras básicas. Conheça as três principais a seguir.

Faça, no mínimo, 3 cotações diferentes

Essa é a quantidade mínima de pesquisas que deve ser aplicada no setor de compras. O objetivo dessa estratégia é permitir que se conheça outras propostas no mercado e avaliar qual delas é a mais satisfatória.

Caso contrário, ao aceitar a oferta feita no primeiro contato, corre-se o risco de perder dinheiro ou adquirir um produto (ou contratar um serviço) que oferece a qualidade aquém do que se espera — ou, ainda pior, ter que lidar com os dois problemas de uma só vez (item caro sem o retorno planejado).

Ao realizar as 3 cotações, fica mais fácil reconhecer uma boa proposta, além do fato de ter o seu poder de barganha aumentado (podendo negociar melhores preços e condições).

Não contrate ou compre pelo primeiro preço

Depois que a primeira cotação é recebida, o ideal é entrar em contato com a empresa e tentar fazer uma negociação. É preciso verificar se existe a possibilidade de conseguir descontos por volume ou de acordo com as condições de pagamento (à vista, por exemplo) ou se há algum outro fator que pode influenciar o preço.

Se a conversa não resultar em um valor monetário que esteja de acordo com o que se espera e a compra se tornar inviável (financeiramente falando), é o momento de procurar outros fornecedores.

Não se torne dependente de apenas um fornecedor

Por mais que um contrato de exclusividade possa ser financeiramente tentador, depender 100% de um fornecedor sem ter, ao menos, um parceiro como backup pode trazer problemas para a sua operação.

Mesmo que exista uma cláusula relacionada ao nível de serviço de entregas, é preciso lembrar que imprevistos acontecem. Um pequeno atraso pode representar uma parada de linha com grandes prejuízos financeiros para a sua empresa, por exemplo.

Portanto, escolha sempre desenvolver relacionamentos com outros fornecedores, ainda que tenha um exclusivo, que vão ajudar o seu negócio em situações mais problemáticas.

5 dicas para otimizar a cotação de preços na sua indústria

Agora que você já sabe um pouco melhor o que é, o que fazer e evitar em uma cotação de preços, vamos listar 5 dicas para otimizar o processo na sua indústria. Vamos a elas?

1. Estabeleça processos bem estruturados e padronizados

Antes de mais nada, é preciso estruturar e padronizar os processos. Essa é a base para que qualquer atividade seja bem-sucedida. Sendo assim, o ideal é criar um fluxograma com o fluxo de trabalho que envolve uma cotação.

Mapeie o passo a passo com os detalhes das tarefas para que isso sirva de base para todos os colaboradores — até mesmo os recém-contratados, que já serão treinados no modelo adequado. O ideal é que o documento seja disponibilizado no setor para possíveis consultas em caso de dúvidas.

No que diz respeito à padronização, ela é importante para formalizar os contatos que são feitos com os fornecedores, além de transmitir a mensagem de profissionalismo por parte da sua empresa. Alguns pontos que valem a pena ser destacados são:

  • utilize marca d’água, logotipo ou qualquer outro tipo de identificação ao enviar as cotações — mesmo que isso seja feito de forma digital;
  • identifique a sua empresa (com os dados como nome, CNPJ, endereço, telefone e contato da pessoa responsável);
  • mantenha registros com os contatos das pessoas responsáveis pelas cotações nos fornecedores (isso facilita a comunicação, tornando-a mais direcionada);
  • informe a data e o responsável pelo processo em todos os documentos.

2. Conheça bem as suas necessidades e os seus limites

Antes de iniciar uma cotação de preços, é de suma importância entender melhor quais são as necessidades da empresa. Isso quer dizer que é preciso levantar as características indispensáveis (com ajuda da área técnica, se for o caso), as quantidades ideais (ou a duração do serviço) e todos os outros detalhes que vão ajudar a garantir que o resultado será coerente com o que se espera.

Tudo isso deve ser repassado aos fornecedores, para que eles avaliem a capacidade (ou a falta dela) para entregar o que seu negócio busca e, com base nisso, repassar os preços praticados por eles.

3. Negocie as possibilidades

Antes de partir para a negociação, de fato, é preciso ter ciência de quais são os limites financeiros da sua empresa. Pagar muito caro por um produto ou serviço pode gerar sérios impactos na saúde financeira. Então, tenha essa informação à mesa no momento certo.

Feito isso, é hora de negociar os preços. Compare as suas cotações recebidas, avalie qual delas tem as melhores condições (do seu ponto de vista) e, a partir daí, tente conseguir descontos, mostre as condições que são mais favoráveis e também saiba a hora de ceder. O objetivo é estabelecer uma relação de ganha-ganha.

4. Planeje o calendário de cotações

Contar com um planejamento é o aspecto mais básico no setor de compras. No que diz respeito às cotações, também vale a pena estabelecer um calendário para a realização dessas atividades.

Dessa forma, evita-se o risco de ter que lidar com atrasos e tornar o processo urgente — ou mesmo sofrendo com a entrega mais demorada dos produtos, em decorrência disso —, além da possibilidade de prejudicar a qualidade das aquisições.

5. Compre em volumes maiores (sempre que possível)

Em muitos casos, o poder de barganha aumenta quando o volume das compras é maior. Sendo assim, sempre que possível opte por comprar em grandes quantidades. Só não se esqueça de garantir que o estoque suporta esse aumento e que ele não vai prejudicar o seu fluxo de caixa.

Como um sistema ERP pode ajudar na gestão de compras

A utilização de um sistema ERP — que viabiliza a gestão integrada dos processos — automatiza diversas tarefas dentro de uma empresa. Quanto às rotinas do setor de compras, a tecnologia otimiza e facilita o controle de questões como:

  • contratos com fornecedores;
  • planejamento de compras;
  • recebimentos;
  • controle de qualidade;
  • busca de fornecedores e realização de cotações online.

Como você pôde ver, a cotação de preços exerce um papel importante dentro das organizações, sendo o ponto focal das decisões voltadas para relacionamento com fornecedores, saúde financeira do negócio e garantia de qualidade na produção.

Gostou deste artigo? Você se interessou pelo uso de um ERP na sua empresa e quer entender melhor como ele ajuda a aprimorar diversas atividades (não só relacionadas à área de suprimentos)? Então, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas com um de nossos especialistas!

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