O controle de entrada e saída de veículos melhora a gestão da frota e evita impactos na produtividade e nos custos da operação.
Por isso, é importante ter como prioridade o controle e o acompanhamento em tempo real da movimentação.
Além disso, é fundamental ter um sistema eficiente e confiável para registrar e monitorar o movimento dos veículos, bem como os dados dos motoristas, das rotas, dos horários, do consumo de combustível e da manutenção.
Neste artigo, apresentaremos algumas dicas e vantagens de usar uma solução tecnológica para controle de entrada e saída de veículos da empresa. Vamos lá?
Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?
Segundo as informações da Agência Nacional de Transportes (ANTT), existem aproximadamente 700 mil frotas registradas no Brasil. Uma das preocupações constantes para todas é o controle eficiente de entrada e saída de veículos.
Pois, ele monitora os deslocamentos diários dos veículos e acompanha a saúde da frota. Ou seja, garante o bom funcionamento dos veículos para que possam sair em uma viagem e evitar prejuízos.
Com o controle, é possível verificar o histórico de operações da frota, os dados da empresa, a quantidade de multas e acidentes.
Além disso, o responsável pela frota sabe quais são os itens que mais passam pela inspeção e geram problemas repetidamente.
Com base nisso, é possível obter melhores resultados, ter uma gestão mais eficaz da movimentação de entrada e saída de veículos, bem como aumentar a segurança da frota.
Como fazer um controle de entrada e saída de veículos?
O controle pode ser feito de forma manual e utilizando soluções tecnológicas, como check list de entrada e saída de veículos. No próximo tópico, explicaremos sobre as duas opções. Confira:
Manualmente
No controle manual de entrada e saída de veículos toda a movimentação é registrada por meio de planilhas que informam cada veículo que entra e sai.
Mesmo com o avanço da tecnologia, muitos gestores ainda preferem fazer esse processo. No entanto, ele toma mais tempo e pode causar erros humanos.
Consequentemente, o controle manual pode impactar a eficiência da operação, causar a saída de veículos não autorizados e atrasos na entrega de mercadorias.
Com soluções tecnológicas
As soluções tecnológicas para o controle de entrada e saída de veículos automatizam os processos e permitem uma gestão mais eficiente das frotas.
Elas reduzem os erros de registro porque a tecnologia possibilita um acesso completo às informações em tempo real sobre os veículos.
Imagine que Vinícius precisa fazer um controle de entrada e saída de veículos. Para isso, ele opta por usar um sistema que registra os dados dos caminhões, como placa, modelo, cor, hora de entrada e saída, e valor a ser pago.
Esse sistema pode ser instalado em um computador na portaria, onde um funcionário pode digitar as informações ou usar um leitor de código de barras.
O sistema também pode emitir um ticket com os dados do veículo e o valor a ser pago, que o motorista deve apresentar na saída, além de funcionar como sinalizador de entrada e saída de veículos.
Assim, Vinicius pode ter um controle mais eficiente e seguro dos veículos que entram e saem do seu estabelecimento.
Um sistema pode proporcionar muitas outras vantagens que mostraremos no decorrer deste artigo.
Como controlar a entrada e saída de veículos da frota?
Independentemente da forma que é feito o controle de entrada e saída de veículos, é necessário seguir alguns passos. Confira a seguir:
- período de amostragem: para analisar os dados da frota, ou seja, o intervalo e tempo que pode ser diário, semanal, mensal ou outro, dependendo da necessidade da empresa;
- informações sobre o veículo: todos os dados, como modelo, placa, tipo, cor, entre outros;
- informações do motorista: dados do motorista, como dados pessoais, idade, tempo de contrato, habilitação, contato, entre outros;
- horário e data da entrada e saída do veículo: para manter o controle da frota nos momentos em que o veículo sai e retorna à garagem da empresa;
- quilometragem de saída e final: para saber quais foram os gastos no percurso, como combustível, manutenção e desgaste de peças.
Por que usar a tecnologia no controle de entrada e saída de veículos?
Utilizar tecnologia é fundamental para ter mais agilidade nas operações, otimizar o tempo dos colaboradores e ainda modernizar toda a frota.
Além disso, ela traz várias vantagens. Confira a seguir:
Produtividade
Como os processos são automatizados, com registros automáticos e consultas que podem ser feitas em tempo real, ocorre o aumento da produtividade de todos os colaboradores.
Isso ocorre por causa do uso de dispositivos como câmeras, sensores, rastreadores e etiquetas eletrônicas, que identificam os veículos que entram e saem das instalações.
Além disso, fazem o registro das informações de forma automática, agilizam os processos de carga e descarga e otimizam as rotas e o tempo de viagem.
Economia de custos
As soluções tecnológicas possibilitam fazer o acompanhamento dos gastos de veículos e motoristas e economizar os custos.
Dessa maneira, é possível fazer o monitoramento dos veículos, as rotas mais rápidas e seguras, a quilometragem de cada percurso, entre outras informações.
Tudo isso é possível com o uso de sistemas integrados, que reduzem os gastos com combustível, manutenção, multas, acidentes, roubos e furtos, além de evitar desperdícios e fraudes.
Também gerenciam melhor os recursos humanos e diminuem a necessidade de contratação de pessoal extra ou terceirizado.
Monitoramento em tempo real
Permite fazer o controle dos veículos em todos os lugares, sem falha e de forma confiável. Assim, é possível saber todos dados sobre o percurso, bem como a duração e tempo de espera.
Além disso, também é possível inspecionar todas as entradas e saídas de veículos, receber alertas e notificações em caso de anomalias ou situações de risco, gerar relatórios e indicadores de desempenho e verificar se as rotas são autorizadas.
Mais segurança
Com sistema, a segurança está em todas as operações logísticas, desde a conferência das peças dos veículos, vistoria e entrega da mercadoria.
Além disso, é possível utilizar reconhecimento facial, biometria, leitura de placas, controle de acesso e alarmes, o que previne e combate a violência, a invasão, o roubo e o furto de veículos e cargas.
Também é possível proteger os motoristas e os clientes, garantindo a integridade física e a satisfação dos mesmos.
TOTVS YMS
Você já entendeu que a tecnologia é uma grande aliada na gestão de frotas e no controle de entrada e saída de veículos, certo?
Chegou a hora de tornar a sua operação logística mais eficiente. Isso é possível com o nosso sistema TOTVS YMS, que organiza todo o fluxo operacional e faz o controle da entrada e saída de veículos.
Ele é um sistema completo para a sua frota e também faz o monitoramento, acompanhamento e rastreio em tempo real das operações.
Além disso, ainda elimina as falhas na operação, pois identifica os problemas e evita filas de veículos.
Quer ter mais facilidade no controle de entrada e saída dos seus veículos? Conheça o TOTVS YMS!
Conclusão
Neste artigo, você entendeu sobre a importância do controle de entrada e saída de veículos, bem como as suas vantagens.
Também compreendeu que com o uso de sistemas inteligentes, é possível aumentar a produtividade, reduzir os custos, monitorar as operações em tempo real e garantir mais segurança para os motoristas e para os clientes.
Portanto, fica evidente que a tecnologia no controle de entrada e saída de veículos traz diversos benefícios para as empresas que trabalham com frotas.
Lembre-se que, ao investir em soluções modernas e eficientes, é possível melhorar a gestão, a qualidade e a rentabilidade dos serviços prestados.
Aproveite e aprenda ainda mais com o nosso conteúdo sobre como fazer controle de veículos.
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