A assinatura eletrônica representa uma revolução bem-vinda no setor jurídico, uma vez que traz mais agilidade, segurança e eficiência para a gestão de documentos.
Advogados e escritórios de advocacia podem se beneficiar enormemente dessa tecnologia, que permite assinar contratos, petições, procurações e outros documentos essenciais de forma digital.
Esse processo não só reduz custos operacionais e melhora a experiência do cliente, como também garante a conformidade legal e a integridade dos documentos, contribuindo para uma prática jurídica mais moderna e eficiente.
Se quiser saber mais sobre as vantagens da assinatura eletrônica e suas possibilidades para advogados e escritórios, acompanhe.
As vantagens da assinatura eletrônica para o setor jurídico
A assinatura eletrônica traz diversas vantagens para o setor jurídico, facilitando e modernizando processos. Vejamos como isso ocorre.
Redução de custos operacionais
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de papel, impressões, envio postal e armazenamento físico de documentos. Isso resulta em uma significativa redução de custos operacionais para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Além disso, diminui o impacto ambiental associado ao uso de papel, de modo a contribuir para práticas mais sustentáveis.
Agilidade e eficiência
Com a assinatura eletrônica, documentos podem ser assinados em minutos, independentemente da localização das partes envolvidas.
Isso acelera processos, como a formalização de contratos e a submissão de petições. Assim, os advogados podem se concentrar em atividades mais estratégicas.
A agilidade na assinatura de documentos também reduz atrasos processuais e melhora bastante o atendimento aos clientes.
Segurança e conformidade legal
Essa tecnologia geralmente utiliza criptografia avançada e métodos de autenticação robustos para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos. Isso minimiza os riscos de fraudes e adulterações.
No Brasil, a assinatura eletrônica é devidamente reconhecida pela lei da assinatura digital (Lei nº 14.063), com uma validade jurídica que proporciona segurança e tranquilidade aos advogados e seus clientes.
Um exemplo dessa segurança é a assinatura digital OAB, por exemplo. É um recurso que garante validade jurídica em documentos a partir de uma autenticação especial.
Facilidade de acesso e arquivamento
Documentos assinados eletronicamente podem ser armazenados digitalmente e acessados facilmente por qualquer dispositivo com conexão à internet.
Esse ponto facilita a organização, o arquivamento e a busca de documentos, reduzindo o tempo gasto em atividades administrativas.
A facilidade de acesso aos documentos também melhora a colaboração entre os membros da equipe jurídica e os clientes.
Melhoria na experiência do cliente
No geral, a possibilidade de assinar documentos de forma eletrônica oferece maior conveniência aos clientes, que não precisam se deslocar até o escritório de advocacia para assinar fisicamente.
Isso melhora a experiência, tornando o processo mais rápido e menos burocrático. Clientes satisfeitos tendem a confiar mais no serviço prestado, e isso aumenta a fidelização e o índice de recomendação do escritório.
Flexibilidade e mobilidade
Da mesma forma, os advogados podem assinar e gerenciar documentos eletronicamente de qualquer lugar, seja no escritório, em casa ou em viagens.
Essa flexibilidade permite que os profissionais jurídicos mantenham a produtividade e a eficiência, independentemente da sua localização física.
A mobilidade oferecida pela assinatura eletrônica é especialmente valiosa em um mundo cada vez mais digital e conectado, em que vários outros processos são resolvidos na palma da mão.
Integração com outros sistemas
Por fim, outro destaque é a capacidade de integração.
Plataformas de assinatura eletrônica são integradas com outros sistemas de gestão utilizados por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, como sistemas de gerenciamento de casos e ferramentas de CRM.
Isso é bom, pois possibilita uma gestão mais integrada e eficiente dos processos, além de melhorar a coordenação e a comunicação entre diferentes áreas da organização.
Documentos do setor jurídico que podem ser assinados digitalmente
Vejamos alguns documentos que podem ser assinados digitalmente.
Contratos e acordos
Contratos de prestação de serviços, acordos de confidencialidade, contratos de locação, entre outros, podem ser assinados digitalmente, uma vez que isso facilita a formalização e a execução dos acordos de maneira ágil e segura.
Petições e recursos
Advogados podem assinar petições iniciais, recursos e outros documentos processuais eletronicamente, agilizando a tramitação nos tribunais que aceitam processos digitais, como o Processo Judicial Eletrônico (PJe).
Procurações
Procurações para representar clientes em diferentes esferas jurídicas podem ser assinadas digitalmente, eliminando a necessidade de deslocamentos e agilizando o processo de representação legal.
Documentos societários
Documentos como atas de reuniões, estatutos sociais e contratos sociais também são passíveis de assinatura eletrônica, com uma melhor gestão e organização de documentos corporativos.
Notificações e cartas
Notificações extrajudiciais e cartas de cobrança são outras opções passíveis de serem assinadas digitalmente, a fim de garantir a validade jurídica e a rastreabilidade das comunicações realizadas pelos advogados.
Laudos e pareceres
Laudos periciais, pareceres jurídicos e relatórios técnicos podem ser assinados eletronicamente, com garantia da autenticidade e da integridade dos documentos emitidos por profissionais do direito.
Assinatura Eletrônica para o setor Jurídico é com a TOTVS
A TOTVS oferece uma solução completa de assinatura eletrônica, ideal para o setor jurídico, com todos os fatores necessários para advogados e escritórios: agilidade, segurança e conformidade legal na gestão de documentos.
Com a plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica, advogados assinam contratos, petições, procurações e outros documentos essenciais de forma digital, sem papel e sem perder tempo com tramitação.
A plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica oferece ainda validação por IP e criptografia avançada para reforçar a segurança e a autenticidade dos documentos.
A validação por IP assegura que as assinaturas sejam realizadas de locais confiáveis, adicionando uma camada extra de segurança ao processo.
Além disso, a criptografia SHA256 protege os dados contra acesso não autorizado, a fim de preservar a integridade e a confidencialidade dos documentos assinados.
Além disso, os documentos ficam seguros na cloud da TOTVS.
Com essas funcionalidades, a TOTVS garante conformidade legal e proteção máxima para documentos jurídicos.
Vantagens principais do TOTVS Assinatura Eletrônica
Segurança: utiliza criptografia avançada para conferir autenticidade e manter a integridade dos documentos, protegendo contra fraudes;
Conformidade legal: a solução é totalmente alinhada com a legislação brasileira e, portanto, assegura a devida validade jurídica aos documentos assinados digitalmente.
Praticidade: permite a assinatura de documentos de qualquer lugar e a qualquer hora, facilitando a rotina dos advogados e escritórios de advocacia.
Integração: compatível com outros sistemas TOTVS, a fim de uma gestão integrada e eficiente dos processos jurídicos. É integrável com o TOTVS RH, por exemplo, e com o TOTVS Backoffice.
Como funciona
A plataforma permite o envio, assinatura e arquivamento de documentos de maneira digital, com um processo intuitivo e fácil de usar. Em um dashboard, é possível gerenciar os registros dos documentos.
Advogados e clientes podem assinar eletronicamente utilizando diversos dispositivos.
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