A implementação de tecnologias que simplificam processos é indispensável. Um desses avanços tecnológicos é a assinatura eletrônica para RH, que pode ser muito útil para esse setor.
Esse método não só agiliza a formalização de contratos e documentos, mas também fortalece a segurança e a conformidade legal, dois aspectos críticos para qualquer empresa.
Além disso, com o aumento do trabalho remoto, a assinatura eletrônica para RH garante que as operações sejam contínuas.
Nesse artigo, vamos entender melhor o assunto!
As vantagens da assinatura eletrônica para o RH
A assinatura eletrônica é uma forma de assinar legalmente documentos sem necessidade de escrita física.
Ela é prevista pela Lei n.º 14.063, também conhecida pela Lei da Assinatura Digital.
No setor de RH, ela alinha a empresa com as práticas modernas de trabalho, aumentando sua eficácia e competitividade no mercado.
Aqui, trazemos 5 benefícios!
Agilidade nos processos
A assinatura digital para empresas transforma a maneira como o departamento de RH gerencia documentos, trazendo uma notável agilidade aos processos.
Com ela, documentos como contratos de trabalho, políticas de empresa, e acordos de não-divulgação podem ser enviados e assinados em minutos, não importa em qual lugar o signatário esteja localizado.
Isso elimina as demoras associadas ao envio físico de documentos e à necessidade de encontros presenciais para coleta de assinaturas.
O resultado disso são etapas de contratação e integração de novos colaboradores concluídas com muito mais rapidez.
Redução de custos
Implementar a assinatura eletrônica no RH pode resultar em uma significativa redução de custos.
O corte vem de duas origens: diminuição do uso de papel e redução de despesas relacionadas à impressão, envio postal e armazenamento de documentos físicos.
Além disso, a redução do tempo gasto em processos manuais e a diminuição da necessidade de espaço físico para arquivos contribuem para uma gestão de custos mais eficiente, liberando recursos para serem investidos em outras áreas estratégicas da empresa.
Segurança e conformidade
A assinatura eletrônica é confiável e, por isso, oferece recursos avançados de segurança que protegem as informações sensíveis dos funcionários.
Tecnologias como criptografia de ponta a ponta e autenticação de duas etapas asseguram que os documentos só sejam acessados por pessoas autorizadas.
Além disso, essas soluções atendem a rigorosos padrões legais e regulatórios, garantindo que o processo de assinatura digital seja legalmente reconhecido e que os documentos tenham validade jurídica,
Isso ajuda as empresas a manterem-se conforme as leis de proteção de dados, como a LGPD no Brasil.
Acessibilidade e conveniência
A possibilidade de acessar uma plataforma de assinatura digital de qualquer lugar e a qualquer momento é uma das grandes vantagens da assinatura eletrônica.
Isso faz a diferença para empresas com funcionários remotos ou em diferentes localizações geográficas.
Essa facilidade de acesso não só acelera os processos, mas também oferece maior flexibilidade e conveniência para todos os envolvidos no processo.
Melhor experiência do empregado
O uso de assinaturas eletrônicas pode melhorar a experiência dos empregados dentro da empresa.
Processos de RH mais rápidos e eficientes, como o onboarding digitalizado, reduzem o estresse e aumentam a satisfação dos colaboradores.
A facilidade e rapidez na gestão de documentos também refletem um ambiente de trabalho moderno e eficiente.
Um dos efeitos positivos disso pode ser a retenção de talentos e a atração de novos profissionais que valorizam ambientes de trabalho inovadores e adaptados às novas tecnologias.
Documentos de RH que podem ser assinados digitalmente
Aqui estão cinco tipos de documentos de RH que podem ser assinados eletronicamente, facilitando o processo administrativo e garantindo maior eficiência e segurança:
- Holerites: a digitalização do processo de assinatura dos recibos de pagamento economiza papel e agiliza a distribuição segura e confidencial dos holerites aos empregados;
- Folhas de ponto: com a assinatura eletrônica, as folhas de ponto podem ser assinadas digitalmente, o que simplifica o processo de verificação e aprovação das horas trabalhadas, reduzindo erros e discrepâncias;
- Aviso e recibo de férias: a gestão das notificações de férias se torna mais rápida e transparente, permitindo que os empregados assinem digitalmente tanto o aviso de férias quanto o recibo, assegurando conformidade e agilidade no processo;
- Compensação de horas de trabalho: documentos que formalizam acordos de compensação de horas podem ser prontamente criados, enviados e assinados digitalmente, o que facilita o controle de jornadas de trabalho flexíveis;
- Contratos de trabalho e aditivos: a assinatura de contratos de trabalho, incluindo aditivos contratuais que alteram cláusulas ou termos do contrato original, pode ser efetuada de maneira digital, garantindo que ambas as partes tenham acesso fácil e imediato aos documentos assinados.
Como implementar assinatura eletrônica para RH?
O primeiro passo é avaliar diferentes fornecedores de assinatura eletrônica considerando fatores como segurança, conformidade legal, facilidade de uso e integração com outros sistemas que sua empresa já utiliza.
Também, defina políticas claras sobre como as assinaturas eletrônicas serão utilizadas na empresa, ou seja, quais documentos serão assinados digitalmente e quem terá autorização para assiná-los.
Depois, confira se a solução de assinatura eletrônica se integra com os sistemas de RH já em uso, como sistemas de gestão de funcionários, folha de pagamento e gestão de documentos. Isso garante uma transição tranquila e mantém a eficiência operacional.
Ao decidir a ferramenta, treine sua equipe de RH e quaisquer outros funcionários envolvidos para garantir que todos entendam como utilizar a nova ferramenta de assinatura digital. Isso ajudará a minimizar erros e aumentar a aceitação do novo processo.
Outra dica é implementar a solução de assinatura eletrônica começando com um grupo pequeno ou um departamento antes de expandir para toda a organização. Feito isso, monitore o uso e colete feedback para fazer ajustes conforme necessário!
Assinatura eletrônica para RH é com a TOTVS
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma robusta que centraliza a gestão e execução de assinaturas eletrônicas, garantindo segurança e validade jurídica aos documentos assinados.
O sistema permite, por exemplo, a publicação de envelopes de documentos em um fluxo de assinantes, em que cada um recebe um link personalizado para realizar sua assinatura.
A plataforma se destaca pela sua conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), proporcionando agilidade no processo de assinatura e validação de documentos através de sua tecnologia móvel.
Com um alto padrão de segurança, utiliza criptografia SHA256, uma das mais fortes disponíveis no mercado, para proteger as assinaturas eletrônicas e digitais.
A melhor parte é que esse sistema de assinatura eletrônica conta com integrações aos sistemas da TOTVS a cada release e com API para integração com softwares de terceiros.
Ele está integrado nativamente a diversas soluções da empresa e, no aspecto RH, tem conexão com a Linha RM e a Linha Protheus.
Conheça todos os diferenciais do TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
A assinatura eletrônica para RH é uma opção que acelera as operações, garantindo assinaturas, que antes poderiam levar dias, em minutos. Da mesma forma, também aumenta a segurança e a conformidade com as regulamentações vigentes.
Com a digitalização dos processos, as empresas podem reduzir custos com papel, impressão e armazenamento físico, além de contribuir para a sustentabilidade ambiental.
No contexto atual, em que a agilidade e eficiência são vitais para a competitividade empresarial, esse passo é importante para modernizar o RH e melhorar a experiência de todos os colaboradores.
Para continuar aprendendo sobre o tema, leia também sobre desenvolvimento de liderança: importância e como fazer na empresa!
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