Assinatura digital é confiável? Como garantir a segurança para seus documentos

Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 05 agosto, 2024

Muitas pessoas buscam saber se a assinatura digital é confiável para que possam utilizar a tecnologia e usufruir de seus benefícios, como a rapidez ao fechar negócios e a redução de custos.

É uma dúvida válida, já que a segurança é a maior preocupação para quem pensa em adotar esse recurso no dia a dia da empresa, porém é um recurso bastante confiável sim.

Para entender essas questões acerca da tecnologia, é importante conhecer seu conceito e funcionamento que atestam essa segurança. Afinal, quando se fala de assinatura digital, as regras existem e constam na Lei nº 14.603/2020. 

Vamos esclarecer as principais dúvidas relacionadas à confiabilidade das assinaturas digitais e quais são as opções para ter uma camada extra de proteção aos seus dados e documentos.

Vamos lá?

O que é assinatura digital? Como ela funciona?

A assinatura digital ou assinatura eletrônica qualificada, é uma forma de comprovar a identidade de uma pessoa física ou jurídica na internet com o uso de um certificado digital validado pela ICP-Brasil. 

É uma funcionalidade que consegue garantir segurança e agilidade nas transações realizadas no ambiente eletrônico, inclusive prevenindo fraudes em contratos digitais, por exemplo.

Na prática, o recurso veio substituir a necessidade de se obter assinaturas feitas à mão, em documentos físicos. 

Suas regras e especificações estão previstas na Lei nº 14.603/2020 (Lei da Assinatura Digital) que é um dos aspectos usado para ratificar a confiabilidade deste recurso.

A assinatura digital é confiável?

Sim, a assinatura digital é confiável e é, atualmente, o formato de autenticação online mais seguro para pessoas físicas e jurídicas. 

Ela apresenta a mesma validade legal que as assinaturas à mão e tem várias certificações que atestam sua confiabilidade.

Por ser um recurso que utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil, de acordo com o artigo 1º, da MP 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ela foi criada para:

“[…] garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.

Este certificado é composto por duas chaves de segurança: chave pública (pode ser divulgada para terceiros) e chave privada (exclusiva do titular do documento).

Na prática, um conteúdo protegido por uma chave só pode ser decifrado por outra chave. Logo, se você enviou um contrato para seu fornecedor, ele só conseguirá acessá-lo com a chave pública que você irá fornecer.

Vale ressaltar que assim como a assinatura digital com certificado, a assinatura eletrônica também é confiável

Fatores que tornam a assinatura digital mais segura que a assinatura a punho

A assinatura digital funciona a partir de um certificado digital, responsável pela autenticação eletrônica e criptografada.

Com o uso da criptografia assimétrica, onde um par de chaves diferentes se relacionam via algoritmo, somente os receptores certos têm a possibilidade de receber e autenticar as transações, os contratos e os documentos.

Ou seja, tudo o que uma chave assina, somente a outra chave pode autenticar. Este recurso garante aos usuários:

  • Não repúdio: prova quem é o autor de determinada ação e mantém as evidências de tal informação em eventuais disputas ou auditorias;
  • Autenticidade: confirma e valida a identidade de quem assina, um dos motivos pelos quais a assinatura digital é tão confiável;
  • Reconhecimento de firma: é possível assinar documentos com carimbo de data e hora, o que garante a validade de um reconhecimento de firma;
  • Integridade: a partir do momento em que o documento é assinado digitalmente, o recurso garante que ele não foi alterado, fraudado ou falsificado.

Em documentos com assinatura à mão, a situação é um pouco diferente, uma vez que pessoas não autorizadas podem acessar informações sigilosas ou realizar transações que podem prejudicar a empresa. 

Em um contrato com assinatura digital, por exemplo, garante-se o que acabamos de mencionar: autenticidade, integridade e não-repúdio.

Quais os riscos de uma assinatura digital?

O processo de assinatura digital pode ser feito diretamente em programas de edição de texto (Word) e também em PDFs, mas há um risco nessa opção.

Isso porque, a gestão desses documentos é precária e podem se perder os arquivos.

Optar por sistemas de assinatura eletrônica é mais seguro devido a suas diversas funcionalidades. 

Neste contexto, estamos diante do maior risco da assinatura digital: a confiabilidade da plataforma.

Um bom sistema de assinatura eletrônica faz a diferença, pois é ele que garante a integridade e a autenticidade das partes. 

Assinatura digital tem validade jurídica?

Sim, a assinatura digital é confiável e tem validade jurídica de acordo com a MP 2.200-2/2001 e a Lei da Assinatura Digital.

Como saber se a assinatura digital é verdadeira?

A assinatura digital é validada por meio de seu mecanismo de funcionamento (criptografia). 

Usando o validador ITI do Governo Federal é possivel confirmar a validade e veracidade da assinatura digital.

As ferramentas em sua maioria também oferecem recurso de validação, sendo um diferencial a ser considerado antes da contratação de uma plataforma.

Vale destacar que o certificado digital, para ser válido, deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Como confirmar a data de uma assinatura digital?

Em geral, os documentos assinados digitalmente costumam trazer dados sobre o signatário e sobre a data de assinatura.

Quanto ao período de validade da assinatura, entende-se que ela valerá até o vencimento do certificado do signatário, caso o documento não contenha o carimbo de tempo.  

Se a assinatura digital for realizada com o carimbo de tempo (atestando hora e data da autenticação), ela é vitalícia.

A assinatura digital pode ser usada em qualquer documento?

Sim, a assinatura digital é confiável, motivo pelo qual pode ser utilizada em diversos tipos de transações.

Se você deseja assinar um contrato é possível, ou emitir um parecer, ou outro documento, como uma procuração, o recurso também pode ser utilizado.

Veja uma lista com diversas possibilidades de uso da assinatura digital:

Como fazer assinatura digital de forma segura?

Em um ambiente corporativo cada vez mais digitalizado, a assinatura eletrônica se torna um recurso muito eficiente.

E para fazer um certificado digital e posteriormente uma assinatura digital, o passo a passo é: 

1. Escolha uma plataforma certificada de assinatura digital que respeite a legislação e os padrões de segurança;

2. Realize um cadastro detalhado, fornecendo dados pessoais e documentos que comprovem sua identidade;

3. Verifique se a plataforma utiliza criptografia robusta e autenticação de dois fatores para proteger as informações;

4. Siga as instruções da ferramenta para criar sua assinatura, que pode ser uma versão digitalizada da manuscrita ou um token criptográfico;

5. Antes de assinar, confirme a integridade do documento a ser firmado;

6. Use sua chave privada para assinar o documento, assegurando assim sua autenticidade e não repúdio.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que pode agilizar todas as suas negociações empresariais.

Nossa solução é compatível com os modelos de certificado A1 e A3, permitindo que você utilize o certificado digital em seus documentos.

Além disso, nós centralizamos toda a gestão de assinaturas, proporcionando melhorias na gestão eletrônica de documentos da sua empresa. 

Veja outros recursos e benefícios:

  • App Minha Assinatura Eletrônica;
  • Alto padrão de criptografia para garantir a segurança.
  • Signatários e usuários ilimitados;
  • Possibilidade de inserção da marca;
  • Notificações sobre o status dos documentos;
  • Compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio;
  • integração com diversas plataformas, como o Google Drive;
  • Dashboard intuitivo, que facilita o acompanhamento dos indicadores de usabilidade.

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Conclusão

A assinatura digital é confiável, pois é validada a partir do uso de um certificado digital. Por meio de criptografia, ele garante a autenticidade, a validade e a integridade dos documentos.

Para aproveitar todos os benefícios deste recurso, é preciso escolher com critérios as ferramentas para utilizá-lo. Um bom sistema de assinatura eletrônica é fundamental, pois suas funcionalidades devem proporcionar a segurança desejada. Por isso, saiba como escolher os sistemas de gestão de assinatura eletrônica!

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