Muitos empresários buscam saber se a assinatura digital é confiável para que possam utilizar a tecnologia e usufruir de seus benefícios, como a rapidez ao fechar negócios e a redução de custos.
No entanto, a segurança é a maior preocupação para quem pensa em adotar esse recurso no dia a dia da empresa. Será que é seguro fazer assinatura digital?
Para entender essas questões acerca da tecnologia, é importante conhecer seu conceito e funcionamento. Afinal, quando se fala de assinatura digital, as regras existem e constam na Lei nº 14.603/2020.
A partir desse conhecimento, você saberá responder a algumas perguntas comuns, como “Quais os riscos de uma assinatura digital?” ou “Como é validada a assinatura digital?”.
Vamos lá?
O que é assinatura digital? Como ela funciona?
A assinatura digital ou assinatura eletrônica qualificada é uma forma de comprovar a identidade de uma pessoa física ou jurídica na internet com o uso de um certificado digital validado pela ICP-Brasil.
É uma funcionalidade que consegue garantir segurança e agilidade nas transações realizadas no ambiente eletrônico, inclusive prevenindo fraudes em contratos digitais, por exemplo.
Na prática, o recurso veio substituir a necessidade de se obter assinaturas feitas à mão, em documentos físicos.
Se você quer se aprofundar no assunto de assinatura eletrônica e assinatura digital, as regras e as especificações estão previstas na Lei nº 14.603/2020 (Lei da Assinatura Digital).
Mas será que é seguro fazer assinatura digital? O gestor empresarial pode confiar neste recurso?
Assinatura digital é confiável?
Sim, a assinatura digital é confiável e é, atualmente, o formato de autenticação online mais seguro para pessoas físicas e jurídicas. Ela apresenta a mesma validade legal que as assinaturas à mão.
E por que é seguro fazer assinatura digital? Por ser um recurso que utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil. De acordo com o artigo 1º, da MP 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ela foi criada para:
“[…] garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.
Este certificado é composto por duas chaves de segurança: chave pública (pode ser divulgada para terceiros) e chave privada (exclusiva do titular do documento).
Na prática, um conteúdo protegido por uma chave só pode ser decifrado por outra chave. Se você enviou um contrato para seu fornecedor, ele só conseguirá acessá-lo com a chave pública que você irá fornecer.
Vale ressaltarmos aqui que, assim como a assinatura digital com certificado, a assinatura eletrônica também é confiável. Contudo, o foco deste artigo é a primeira!
Agora, vamos entender melhor os fatores que tornam esse tipo de assinatura um recurso mais seguro do que aquela feita a mão?
Fatores que tornam a assinatura digital mais segura que a assinatura a punho
Como acabamos de explicar, a assinatura digital funciona a partir de um certificado digital, responsável pela autenticação eletrônica e criptografada.
A partir da criptografia assimétrica, em que um par de chaves diferentes se relacionam via algoritmo, somente os receptores certos têm a possibilidade de receber e autenticar as transações, os contratos e os documentos.
Ou seja, tudo que uma chave assina, somente a outra chave pode autenticar. Este recurso garante aos usuários:
- Não repúdio: prova quem é o autor de determinada ação e mantém as evidências de tal informação em eventuais disputas ou auditorias;
- Autenticidade: quem assina terá sua identidade confirmada e validada, um dos motivos pelos quais a assinatura digital é confiável;
- Reconhecimento de firma: é possível assinar documentos com carimbo de data e hora, o que garante a validade de um reconhecimento de firma;
- Integridade: a partir do momento em que um documento foi assinado digitalmente, o recurso garante que ele não foi alterado, fraudado ou falsificado.
Em documentos com assinatura à mão, a situação é um pouco diferente, certo?
Pessoas não autorizadas podem acessar informações sigilosas em documentos ou realizar transações que prejudicam a empresa. Inclusive, quantas vezes você já ouviu falar sobre alguém se passando por outrem e falsificando a assinatura em atos corporativos?
Já em um contrato com assinatura digital, por exemplo, garante-se tudo isso que acabamos de mencionar: autenticidade, integridade e não-repúdio.
Percebe como a assinatura digital é confiável? Mas há riscos associados ao uso desse recurso que você precisa conhecer!
Quais os riscos de uma assinatura digital?
O processo de assinatura digital pode ser feito diretamente em programas de edição de texto (Word) e também em PDFs.
Porém, os gestores empresariais costumam optar por sistemas de assinatura eletrônica devido a suas diversas funcionalidades.
Neste contexto, estamos diante do maior risco da assinatura digital: a confiabilidade da plataforma.
Um bom sistema de assinatura eletrônica faz a diferença, pois é ele que garante a integridade e a autenticidade das partes.
A assinatura digital é confiável por ser um tipo de assinatura eletrônica qualificada.
Assinatura digital tem validade jurídica?
Sim, a assinatura digital é confiável e tem validade jurídica de acordo com a MP 2.200-2/2001 e a Lei da Assinatura Digital.
Em outras palavras, é uma modalidade reconhecida por lei.
Como é validada a assinatura digital?
A assinatura digital é validada por meio de seu mecanismo de funcionamento (criptografia).
Como apresentamos anteriormente, ela depende do uso do certificado digital, que é composto pelo par de chaves assimétricas. O conteúdo protegido chave por uma chave só será decifrado pela outra chave.
No entanto, é preciso destacar que o certificado digital, para ser válido, deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada.
No Brasil, há muitas empresas credenciadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que oferecem esse serviço.
Agora que você já entendeu mais sobre assinatura digital, como fazer?
Como fazer assinatura digital?
Existem algumas maneiras de fazer assinatura digital. Você pode, por exemplo, utilizar o Word ou o PDF.
No Word, você deverá criar uma linha de assinatura na planilha ou no documento em questão.
Basta colocar o ponteiro onde deseja criar a linha (guia “Inserir”, opção “linha de assinatura” e “linha de assinatura do Microsoft Office”) e seguir com a configuração proposta e assinar.
No PDF, você pode fazer o upload do documento para alguma ferramenta de assinatura eletrônica. Nas soluções, você poderá assinar seus documentos com certificado digital.
A seguir, exemplificamos como fazer assinatura digital com Certificado A1 ou A3 pela TOTVS Assinatura Eletrônica:
A assinatura digital pode ser usada em qualquer documento?
Sim. Como você viu, a assinatura digital é confiável, motivo pelo qual pode ser utilizada em diversos tipos de transações.
Se você deseja assinar um contrato com assinatura digital, é possível. Se deseja emitir um parecer ou outro documento, como uma procuração, o recurso também pode ser utilizado.
Veja uma lista com diversas possibilidades de uso da assinatura digital:
- procurações;
- termos de uso;
- documentos fiscais;
- notas fiscais eletrônicas;
- transações com fornecedores;
- contratos de prestação de serviços;
- assinatura de contratos de aluguel;
- assinatura de contratos de admissão digital;
- envio e recebimento de documentos aos cartórios;
- documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
- assinatura de declaração de imposto de renda e outros serviços prestados na Secretaria da Receita Federal etc.
Assinatura digital é confiável: dúvidas frequentes
Se você ainda tem dúvidas se a assinatura digital é confiável, apontamos aquelas mais comuns no ambiente corporativo.
É válido assinar contrato usando assinatura digital e manual ao mesmo tempo?
Não existe resposta com base em leis para a questão. No entanto, os operadores jurídicos entendem que a combinação da assinatura digital com a manual no mesmo documento não garante a autenticidade, a integridade e a confiabilidade do instrumento.
Portanto, não é válido assinar contrato usando assinatura digital e manual ao mesmo tempo.
Para que haja segurança jurídica, o documento deve ser assinado totalmente de forma manual quando impresso ou assinado totalmente de forma eletrônica.
Como confirmar a data de uma assinatura digital?
Em geral, os documentos digitais assinados com o certificado trazem dados sobre o signatário e sobre a data de assinatura.
Quanto ao período de validade da assinatura digital, entende-se que ela valerá até o vencimento do certificado do signatário, se não contiver o carimbo de tempo.
Se a assinatura digital for realizada com o carimbo de tempo (atesta hora e data da autenticação), ela é vitalícia.
Qual o preço de uma assinatura digital?
A assinatura digital é confiável por utilizar um certificado digital e demandar o intermédio de uma plataforma de assinatura eletrônica, como a solução TOTVS Assinatura Eletrônica, uma das opções mais competitivas do mercado.
Quanto ao certificado digital, o seu preço varia conforme a Autoridade Certificadora e o tipo de certificado, o que envolve o tempo de validade e a forma de uso (software no computador ou tablet, token ou smartcard).
Existe alguma assinatura digital gratuita?
Se você já possui um certificado digital válido, é possível encontrar ferramentas e plataformas digitais online que possibilitam a assinatura digital gratuita.
Todavia, boa parte delas oferece funcionalidades limitadas para as empresas, como limitações no número de assinaturas ou de usuários, impossibilidade de inserção da marca e de integração com outros sistemas.
Qual o melhor programa de assinatura digital?
O melhor programa de assinatura digital é aquele que se adequa às necessidades da sua empresa, mas cumpre todos os requisitos de segurança.
Lembra que falamos que a assinatura digital é confiável, mas há riscos envolvidos? Um deles é não contar com uma plataforma segura.
Alguns pontos que você deve avaliar para escolher o melhor programa de assinatura digital são:
- Solução em conformidade com LGPD;
- Recursos adicionais da plataforma, como gestão de contratos e documentos empresariais;
- Existência de diferentes níveis de acesso e autenticação, criptografia e outros recursos de segurança;
- Tecnologia mobile para facilitar o uso da ferramenta em outros locais fora do estabelecimento;
- Possibilidade de utilizar a ferramenta de forma integrada a outras tecnologias e softwares de terceiros via API;
- Geração de protocolo com QR Code e hash única após a assinatura, o que garante a integridade de arquivos e assinaturas armazenadas;
- Liberdade de escolher se o documento a ser assinado utilizará um certificado digital válido ou se optará por outra modalidade de assinatura eletrônica;
- Formas de garantir a integridade do documento em todas as etapas do processo de assinatura (upload, envio, assinatura e armazenamento do documento digital).
Ainda está se perguntando qual o melhor programa de assinatura digital? O TOTVS Assinatura Eletrônica apresenta todos esses requisitos!
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que pode agilizar todas as suas negociações empresariais!
Nossa solução é compatível com os modelos de certificado A1 e A3, permitindo que você utilize o certificado digital em seus documentos.
Além disso, nós centralizamos toda a gestão de assinaturas, proporcionando melhorias na gestão eletrônica de documentos da sua empresa. Veja outros recursos e benefícios:
- App Minha Assinatura Eletrônica;
- Alto padrão de criptografia para garantir a segurança.
- Signatários e usuários ilimitados;
- Possibilidade de inserção da marca;
- Notificações sobre o status dos documentos;
- Compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio;
- integração com diversas plataformas, como o Google Drive;
- Dashboard intuitivo, que facilita o acompanhamento dos indicadores de usabilidade.
Quer saber como a solução da maior empresa de tecnologia do Brasil pode ajudá-lo na prática?
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Conclusão
A assinatura digital é confiável, pois é validada a partir do uso de um certificado digital. Por meio de criptografia, ele garante a autenticidade, a validade e a integridade dos documentos.
Para aproveitar todos os benefícios deste recurso, é preciso escolher com critérios as ferramentas para utilizá-lo. Um bom sistema de assinatura eletrônica é fundamental, pois suas funcionalidades devem proporcionar a segurança desejada.Por isso, saiba como escolher os sistemas de gestão de assinatura eletrônica!
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