Assinatura escaneada: o que é? Tem valor legal?

Equipe TOTVS | 17 fevereiro, 2024

A assinatura é um dos recursos mais importantes na formalização de documentos, pois representa a manifestação de vontade das partes. Mas você sabe o que é uma assinatura escaneada? Será que ela tem valor legal?

Este tipo de assinatura digitalizada é válida em algumas situações, mas nem sempre garante validade jurídica.

Por isso, vamos explicar melhor o conceito deste tipo de assinatura, seu valor, suas aplicações mais comuns, e qual é a forma mais segura de assinar documentos eletronicamente. Confira

Acompanhe!

O que é uma assinatura escaneada?

Uma assinatura escaneada é aquela que é feita em papel e depois digitalizada por meio de um scanner ou de uma câmera. 

E como funciona a assinatura digitalizada? Ela pode ser inserida em um documento eletrônico como uma imagem ou um arquivo anexado.

Assim, simplifica o processo de assinatura de documentos, pois dispensa a impressão e o envio físico dos papéis. 

Vale pontuar que o recurso também pode ser usado para comprovar a autoria de um documento ou a concordância com o seu conteúdo.

Mas será que esta assinatura digitalizada é válida juridicamente?

A resposta para essa pergunta depende do tipo de documento que está sendo assinado e do nível de segurança jurídica que se deseja

Conforme a Lei da Assinatura Digital, existem três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada.

A assinatura digitalizada se enquadra no tipo simples, pois permite identificar o signatário e manifestar a sua vontade em relação ao documento. 

Seu uso é recomendado em documentos que não exigem um alto grau de segurança jurídica, como recibos, ordens de serviço, termos de uso, entre outros.

Portanto, a assinatura escaneada tem valor legal para tais documentos.

No entanto, se sua empresa lida com documentos que envolvem obrigações legais, financeiras ou patrimoniais, o recurso não é suficiente para garantir a validade jurídica do documento.

Assim, um contrato com assinatura escaneada tem validade limitada e pode ser facilmente contestado. O ideal, neste caso, é utilizar outros tipos de assinatura.

O que é possível fazer com esse tipo de assinatura?

Já que você não utilizará uma assinatura escaneada na licitação junto ao governo, em quais situações ela pode ser usada?

Desde que não haja restrições legais ou regulatórias para o seu uso, o recurso pode ser útil para assinar documentos:

  • Pessoais, como currículos, cartas de recomendação, declarações;
  • Acadêmicos, como trabalhos escolares, artigos científicos, monografias;
  • Empresariais internos e externos que exigem baixo grau de segurança, como relatórios, atas, memorandos, propostas comerciais, orçamentos, pedidos etc.

Como visto, a assinatura escaneada tem valor legal nestes casos, mas não se compara à assinatura digital.

Assinatura digitalizada x assinatura digital

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica qualificada que utiliza um certificado digital ICP-Brasil para garantir a integridade do documento e a identidade do signatário. 

O par de chaves criptográficas assimétricas é o que garante que este recurso tenha o sistema de segurança mais complexo dentre os tipos de assinatura.

Na prática, ela garante a validade jurídica do documento em qualquer situação, inclusive para aqueles que exigem reconhecimento de firma ou registro em cartório.

Já a assinatura digitalizada é válida em casos que demandam menor complexidade e exigência de segurança. É um tipo de assinatura mais simples, que não garante a validade em qualquer caso.

Qual é a forma mais segura de formalizar documentos?

A forma mais segura de formalizar documentos eletronicamente é por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica que oferece diferentes tipos de assinatura, conforme a necessidade de cada documento. 

Essa plataforma deve garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados, além de seguir as normas legais e regulatórias vigentes.

Com ela, você pode, por exemplo, utilizar a assinatura digitalizada em documentos internos da empresa, bem como utilizar o certificado digital para assinar contratos e procurações.

As assinaturas eletrônicas garantem a conformidade com as normas legais e regulatórias vigentes, pois asseguram a identidade, a autenticidade e a integridade dos documentos.

Elas também protegem os dados contra acessos não autorizados, alterações ou perdas, pois utilizam criptografia e armazenamento em nuvem.

Vale lembrar que o uso de assinaturas digitais e eletrônicas é benéfico para um negócio em vários outros aspectos, como redução de custos e erros, e maior produtividade.

Nota-se em média uma redução de 80% no erros durante o processo de assinatura, e uma melhoria de 85% de produtividade. Ótimo, não?

Que tal conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica?

TOTVS Assinatura Eletrônica

A TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma completa e integrada que permite assinar documentos eletronicamente com segurança, agilidade e praticidade. 

Nela, você pode escolher entre diferentes tipos de assinatura, utilizar seu certificado digital emitido pela ICP-Brasil, armazenar documentos em nuvem com criptografia e backup, e muito mais.

A segurança também é garantida pelo alto padrão de criptografia (SHA 256) e pela conformidade da plataforma com a LGPD.

Com a ferramenta da TOTVS, você pode assinar documentos com tranquilidade e confiança.

Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e aproveite os benefícios de substituir as assinaturas manuais em sua empresa!

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Conclusão

A assinatura escaneada é uma forma de assinar documentos eletronicamente que pode ser útil para situações que não exigem um alto grau de segurança jurídica. 

No entanto, ela tem limitações e riscos que devem ser considerados antes do seu uso. 

Documentos como memorandos, atas, propostas comerciais e orçamentos podem utilizá-la sem medo, o que não acontece com contratos e procurações.

Por isso, para garantir a validade jurídica dos seus documentos eletrônicos, o ideal é usar uma plataforma de assinatura eletrônica que oferece diferentes tipos de assinatura, conforme a necessidade de cada documento. 

A TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução completa e integrada que permite assinar documentos com segurança, agilidade e praticidade. Que tal conhecer tudo sobre as plataformas de assinatura digital?

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