Comprovar a autenticidade de um documento digital sem depender de pilhas de papel ou carimbos físicos é uma necessidade de muitas empresas que querem se modernizar.
O carimbo digital permite essa inovação: ele assegura que qualquer alteração no documento original será detectada e o torna confiável para diversas finalidades.
Mas o que ele é e por que ele realmente é importante?
Nesse texto, além de explicar o que é, vamos falar dos principais benefícios para quem o utiliza e como usá-lo!
O que é carimbo digital?
Um carimbo digital é uma versão moderna de um selo ou carimbo físico, mas em formato eletrônico. Ele funciona anexando informações criptográficas a um documento digital e validando sua autenticidade e integridade.
Ele não está necessariamente associado a uma pessoa, mas sim a uma organização ou processo.
Vale dizer que ele atua como uma marca d’água invisível que assegura que o documento permanece inalterado após ser carimbado.
Isso é essencial para transações digitais, que sempre demandam verificações rápidas e seguras.
Qual a importância dos carimbos digitais?
Eles trazem uma camada extra de segurança e asseguram que as informações permaneçam íntegras e livres de adulteração. E considerando que dados circulam rapidamente, garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos é essencial.
Além disso, os carimbos digitais são fundamentais para a conformidade regulatória, uma exigência em setores que lidam com informações sensíveis e processos auditáveis.
Isso a faz uma aliada estratégica em auditorias e controles internos, contexto em que a precisão documental é imprescindível para evitar riscos e manter a empresa em conformidade com as normas vigentes.
Ganhos em eficiência
A implementação de carimbos digitais pode transformar a eficiência operacional das empresas.
Em um cenário típico, o processo de autenticação de documentos envolve uma série de etapas manuais que consomem tempo.
Com os carimbos digitais, muitas dessas etapas são automatizadas, o que permite que as empresas acelerem suas operações diárias.
Por exemplo, contratos que antes exigiam dias de validação agora podem ser concluídos em minutos. Esse salto em eficiência significa que as organizações podem redirecionar recursos para áreas mais estratégicas.
É uma otimização não apenas de tempo, mas também de esforços.
Redução de custos
A transição para carimbos digitais representa uma redução significativa nos custos operacionais. Pense em todo o papel, tinta e espaço de armazenamento físico que são necessários para gerenciar vastos repositórios de documentos.
Com a digitalização e autenticação virtual, esses custos são reduzidos drasticamente. Além disso, o tempo economizado na administração e no manuseio de documentos físicos se traduz diretamente em economias financeiras.
Empresas podem também reduzir custos associados a erros humanos no processamento de documentos, já que o sistema digital garante precisão e consistência.
Segurança documental
A segurança documental é uma preocupação primordial para qualquer empresa, e os carimbos digitais oferecem uma solução robusta.
Ao contrário de documentos em papel que podem ser facilmente perdidos ou adulterados, um documento digital carimbado mantém sua integridade e está protegido contra alterações não autorizadas.
Esse nível de segurança é alcançado por meio da criptografia avançada, que atua como um cadeado digital. Isso garante que apenas partes autorizadas possam acessar ou modificar o documento.
Colaboração e acessibilidade global
Carimbos digitais facilitam a colaboração, permitindo que equipes em diferentes fusos horários e locais trabalhem em conjunto sem atritos.
Além disso, eles garantem que todos os materiais compartilhados sejam legítimos e estejam na versão correta. Isso é especialmente importante para empresas com escritórios internacionais ou que dependem de redes de fornecedores globais.
A acessibilidade garantida pelos documentos carimbados digitalmente quebra barreiras geográficas, o que é fundamental para uma comunicação fluida e ágil.
Sustentabilidade
A sustentabilidade é uma palavra de ordem nos negócios modernos, e os carimbos digitais são uma etapa progressiva nesse sentido.
Reduzir a dependência de papel e de processos físicos ajuda a minimizar a pegada de carbono de uma empresa.
Pelo ângulo da sustentabilidade, a transição para processos digitais tanto alinha a empresa às expectativas ecológicas modernas como também atrai consumidores conscientes ambientalmente.
Esse movimento para o digital tem se tornado um pilar na responsabilidade corporativa de muitas organizações e, consequentemente, as torna mais competitivas e respeitadas no mercado.
De acordo com um levantamento da Amcham Brasil, 71% das empresas brasileiras implementaram ou começaram a adotar práticas de sustentabilidade ambiental, social e de governança (ESG).
Como fazer um carimbo digital?
Para criar um carimbo digital, é necessário seguir alguns passos básicos, que envolvem o uso de ferramentas e certificações digitais para garantir a autenticidade e a segurança dos documentos.
São eles:
1. Escolha uma ferramenta ou software de assinatura digital
Existem diversas empresas que oferecem carimbos digitais e também assinatura eletrônica, como a TOTVS. Escolha um software de assinatura digital que atenda às necessidades da sua empresa e que seja reconhecida pelo mercado em termos de segurança e conformidade.
2. Obtenha um certificado digital
O certificado digital é o componente essencial para validar o carimbo digital. Esse certificado, emitido por uma Autoridade Certificadora (como Serasa Experian, Certisign ou Valid), cria uma assinatura digital única para cada documento, assegurando sua autenticidade.
3. Defina o formato e a localização do carimbo no documento
Muitos softwares permitem escolher onde o carimbo será inserido no documento e como ele será visualizado. Ele pode aparecer como um selo visível em uma página específica ou ser embutido de forma invisível no arquivo, dependendo das configurações de segurança.
4. Aplique o carimbo digital
Com o certificado digital ativo e o software configurado, você pode aplicar o carimbo ao documento. A ferramenta geralmente permite arrastar e soltar o carimbo digital em um ponto específico, após o qual o documento é criptografado para impedir alterações.
5. Salve e compartilhe o documento com segurança
Depois de carimbar o documento, armazene-o em um local seguro ou compartilhe-o com as partes necessárias — com a certeza de que ele está protegido contra adulterações.
Para compartilhamento, opte por métodos seguros, como plataformas de transferência com criptografia ou ambientes protegidos.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Se você quer otimizar os processos dos documentos digitais da sua empresa, a TOTVS pode ajudar você com isso.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que facilita a assinatura eletrônica de documentos, combinando agilidade, simplicidade e segurança jurídica.
Com essa solução, você pode criar e enviar contratos para assinatura totalmente online, o que elimina a necessidade de papel, impressoras e scanners.
Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite acompanhar o status de cada documento em tempo real e visualizar quem já assinou, quem ainda precisa assinar e o tempo total do processo.
A plataforma também oferece armazenamento seguro, com criptografia, backups e rastreabilidade, o que garante que os documentos assinados estejam sempre protegidos e organizados.
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Conclusão
Os carimbos digitais são uma evolução mais do que necessária no mundo corporativo, transformando como lidamos com a autenticação e segurança de documentos.
Ao adotar essa tecnologia, as empresas aumentam sua eficiência operacional, reduzem custos e, ainda, reforçam sua responsabilidade com o meio ambiente e promovem uma colaboração mais efetiva.
Com soluções como TOTVS Assinatura Eletrônica, as empresas têm a chance de modernizar suas operações e se destacar em um cenário competitivo.
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